Gestiona les plantilles i la configuració de factures
- Als titulars de comptes o empleats amb els permisos necessaris per consultar, modificar, crear i eliminar factures i pressupostos. Configura els permisos al Tauler de control de Square.
- Els subscriptors al pla Plus de Factures Square poden personalitzar les plantilles de les factures.
Informació sobre les plantilles i la configuració de factures
Pots personalitzar les factures perquè reflecteixin la imatge i la configuració del teu negoci, i dissenyar plantilles predeterminades per fer-les servir quan creïs una factura, de manera que s’emplenin automàticament amb les dades de facturació.
Abans de començar
-
Cal tenir una subscripció al pla Plus de Factures Square per:
Personalitzar el disseny de les factures
Desar i reutilitzar les plantilles de factures personalitzades
Afegir camps personalitzats a qualsevol factura o plantilla
Pots afegir el logotip del negoci i els colors de la marca sense tenir una subscripció al pla Plus de Factures Square.
Crea i gestiona les plantilles
Crea plantilles amb una preselecció d’articles i serveis, d’opcions de pagament o de notes que podràs tornar a fer servir per a feines o vendes similars.
Pots crear fins a 100 plantilles per al teu negoci. Quan en tinguis unes quantes, pots establir una plantilla de factura predeterminada que sempre apareixerà com a primera opció quan comencis a crear una factura.
Només pots crear plantilles per a factures des del Tauler de control de Square. Per fer-ho:
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Comandes i pagaments (o bé a Factures i pagaments o a Pagaments) > Factures.
- Selecciona Crea una plantilla i tria entre Única o Recurrent. Posa un nom a la plantilla (només se’t mostrarà a tu).
- Especifica la informació de la plantilla de la factura, com ara:
- Títol de la factura, visible per al client
- Un missatge per al client
- Per a les factures úniques, selecciona una data d’enviament Tria entre enviar-la immediatament o en 7, 14 o 30 dies a partir de la creació de la factura.
- Per a les factures recurrents, especifica les dates d’inici i de finalització, la data de venciment i si vols permetre, o no, els pagaments automàtics.
- Afegeix partides que s’inclouran automàticament a la plantilla de factura.
- Tria les opcions de pagament i el mètode que faràs servir per compartir la factura, com ara per missatge de text, o manualment a través d’enllaços de pagament.
- Un cop hagis emplenat tota la informació de la plantilla, fes clic a Previsualitza per comprovar com veuran la factura els clients.
- Fes clic a Desa la plantilla.
Els canvis que facis als articles de la Col·lecció d’articles no quedaran reflectits a la plantilla. Si vols que els articles de la plantilla es vegin amb els canvis aplicats, un cop els hagis modificat a la col·lecció, elimina’ls de la plantilla i torna’ls a afegir. Aquí t’expliquem com crear i gestionar articles.
Un cop hagis creat diverses plantilles, podràs triar-ne una que sigui la predeterminada quan creïs factures. Aquesta plantilla predeterminada substituirà qualsevol configuració anterior de les factures. Per fixar-ne una:
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Comandes i pagaments (o bé a Factures i pagaments o a Pagaments) > Factures.
- A Plantilles, selecciona la plantilla que vols configurar per defecte i fes clic a Estableix com a predeterminada.
Per eliminar una plantilla per a factures del compte:
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Comandes i pagaments (o bé a Factures i pagaments o a Pagaments) > Factures.
- Selecciona la plantilla que vols eliminar i fes clic a Elimina.
Configura les factures
Ajusta la configuració de les factures noves. Es pot modificar per a factures individuals.
Per modificar el logotip, el color de la marca i la informació de l’empresa des del Tauler de control de Square, ves a Configuració > Compte i configuració > Pagaments > Rebuts.
Activa la gestió de l’inventari per a les factures a Configuració d’articles. Des d’aquí, pots activar o desactivar l’opció Ajusta els nivells de l’inventari a través de les factures per reduir les existències automàticament per als articles que figuren en una factura un cop s’hagi pagat. S’aplicarà als punts de venda seleccionats.
Aquí t’expliquem com configurar el seguiment de l’inventari.
Personalitza els permisos i l’accés de cada empleat per crear factures des de Gestió d’equips
Consulta més informació sobre com crear i modificar conjunts de permisos.
Configura els pressupostos
Estableix la configuració per defecte per als pressupostos nous. Aquesta configuració es pot anul·lar en pressupostos concrets. Per fer-ho:
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Comandes i pagaments (o bé a Factures i pagaments, o a Pagaments) > Factures > Pressupostos.
- A Configuració dels pressupostos, modifica els valors predeterminats.
- Fes clic a Desa.
Els subscriptors als plans Plus i Prèmium de Factures Square poden convertir els pressupostos en factures automàticament en el moment què el client els accepti. Un cop fet, el pressupost es convertirà en una factura i s’enviarà al client segons el mètode definit al pressupost. Per fer-ho:
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Comandes i pagaments (o bé a Factures i pagaments, o a Pagaments) > Factures > Pressupostos.
- A Opcions de conversió per defecte, activa o desactiva l’opció Converteix un pressupost en una factura automàticament quan el client l’accepti.
- Fes clic a Desa.
Consulta més informació sobre com crear i enviar pressupostos de factures.
Configura la personalització
Amb el pla Plus de Factures Square, pots fer destacar la teva marca i donar un toc personal al negoci per cridar l’atenció dels clients. Els canvis s’aplicaran a totes les factures i pressupostos que enviïs. Amb cada plantilla única que creïs, podràs:
Per seleccionar el disseny que vols aplicar als PDF quan imprimeixis o descarreguis una factura:
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Personalització.
- A Dissenys, pots triar entre l’original, el modern i el clàssic.
- Fes clic a Previsualitza per saber com ho veurà el client i, un cop hagis acabat, clica Desa.
Juntament amb la pestanya Configuració, a Factures, també pots fer canvis en la marca des del Tauler de control de Square anant a Comandes i pagaments (o bé a Factures i pagaments, o a Pagaments) > Factures > Configuració > pestanya Personalització. Selecciona com vols que es mostri el logotip: emmarcat o complet.
- Emmarcat: els dissenys simples es veuen més bé amb el format emmarcat (com el logotip que fas servir a xarxes socials) i es mostraran juntament amb el nom del negoci.
- Complet: aquest disseny es veu bé a la pantalla i ocupa tot l’espai de la factura.
Les dimensions recomanades són com a mínim de 1280 x 648 píxels per a una resolució alta o una proporció de 2:1.
Pots modificar el logotip, el color de la marca i la informació de l’empresa a Compte i configuració, al Tauler de control de Square.
Personalitza el vocabulari que apareix a les teves factures i pressupostos per tal que coincideixi amb la manera en què parles de la teva feina amb els clients. Pots fer canvis en la terminologia que es mostra a les factures i als pressupostos:
- Articles: tria una paraula que descrigui bé el que vens. Per exemple, una perruqueria pot parlar de serveis i una botiga de roba, d’articles o productes.
- Client: com vols anomenar els clients que reben factures o pressupostos: client, comprador o destinatari.
- Quantitat: per exemple, un consultor podria parlar d’hores i una botiga de roba, de quantitats.
- Data del servei: la data associada als productes o serveis que vens, que pot ser la data d’un servei, la d’un esdeveniment o la de tramitació.
- Preu: el cost per unitat que cobres, com ara un preu, una tarifa o un preu unitari.
- Ingrés: descriu els pagaments que t’han de fer per reservar productes o serveis, per exemple un ingrés, una retenció o un dipòsit.