Recompte de l’inventari amb Square per a comerços

Vista general

Les vendes, els robatoris, les pèrdues i els ajustos que no s’han fet correctament o s’han omès poden generar diferències entre l’inventari associat al teu compte de Square i l’inventari físic que tens a mà.

Per ajustar o eliminar aquestes diferències, la majoria de comerços fa recomptes físics complets de l’inventari o recomptes de cicles. Amb el Pla Plus de Square per a comerços, pots fer aquests recomptes amb la càmera integrada del teu iPad o iPhone o introduir les existències manualment mitjançant un lector de codis de barres compatible. A més, es poden fer tàndems de diversos empleats per fer el recompte, de manera que puguis tornar a aixecar la persiana i reprendre les vendes abans.

Estableix els permisos de l’inventari

Per fer recomptes de l’inventari amb Square per a comerços, hauràs d’assignar permisos als empleats. Mira el vídeo següent, en què s’explica com afegir els permisos per al recompte de l’inventari.

Entre els permisos de recompte d’existències hi trobaràs:

• Possibilitat de mostrar el cost unitari durant els recomptes (al TPV i al Tauler de control): permet que l’empleat que tingui aquell càrrec vegi els costos unitaris i els imports del valor total dels articles que hi ha en un recompte. Aquest permís només afectarà la visibilitat del cost unitari dins d’un recompte. No té res a veure amb altres àmbits o moments en què es pugui mostrar el cost unitari en l’ús habitual de Square per a comerços.

• Inici, contribucions i processos del recompte de cicles (només al TPV): permet que l’empleat que tingui aquell càrrec comenci i completi un recompte de cicles, independentment de les revisions.

• Inici dels recomptes complets de l’inventari i contribucions (només al TPV): permet que l’empleat que tingui aquell càrrec comenci un recompte complet, però no que revisi ni actualitzi el sistema.

• Revisa, porta a terme i elimina recomptes complets de l’inventari (al TPV i al Tauler de control): permet que l’empleat que tingui aquell càrrec revisi, modifiqui i enviï un recompte completat al sistema.

Per assignar permisos d’inventari:

1. Al Tauler de control en línia de Square, ves a Equip > Permisos i selecciona el càrrec al qual vols assignar el permís de recompte d’existències.

2. Selecciona Articles.

3. A Recompte d’existències, selecciona els permisos que li vols assignar.

4. Si el permís és per a un empleat nou, selecciona Desa l’empleat.

5. Si el permís és per a un empleat existent, fes clic a Desa.

Aquí tens més informació sobre com .

Recomptes de cicles

Es recomana fer un recompte de cicle per a cada variant d’article com a mínim una vegada cada 90 dies.

Recomptes manuals de cicles

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Toca Compta les existències > Recompte de cicle.

3. Toca la barra de cerca a la part superior de la pantalla i selecciona la variant que pertoqui. A continuació, toca Continua.

4. Toca la variant de l’article per introduir una quantitat amb el teclat numèric i, després, toca la marca de verificació.

5. Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.

6. Toca Següent > Confirma.

Recompte de cicles amb un lector o càmera

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.
   

2. Toca Compta les existències > Recompte de cicle.

3. Escaneja l’article amb un lector de codis de barres compatible o la càmera integrada de l’iPad o l’iPhone.

4. Continua escanejant els duplicats dels articles un per un o bé toca la llista d’articles a la pantalla per introduir una quantitat amb el teclat numèric. A continuació, toca la marca de verificació.

5. Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.

6. Toca Següent > Confirma.

Pots desar el recompte del cicle o cancel·lar-lo en qualsevol moment tocant la icona de la X que hi ha al costat de Recompte d’existències, a la cantonada de la pantalla. Veuràs una finestra emergent amb el missatge Desa els canvis. Pots desar i tancar o bé tancar sense desar.

Nota: els canvis només es desaran al dispositiu que s’hagi fet servir per fer el recompte de l’inventari, és a dir, no pots accedir a un recompte desat des d’un altre dispositiu, encara que el dispositiu tingui la sessió iniciada al mateix compte de Square.

Recomptes complets

Recompte manual complet

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Toca Compta les existències > Recompte complet.

3. Toca la barra de cerca a la part superior de la pantalla, selecciona la variant que calgui i toca Continua.

4. Toca la variant de l’article per introduir una quantitat amb el teclat numèric i, després, toca la marca de verificació.

5. Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.

6. Toca Envia el que has fet fins ara > Confirma.

Recompte complet amb un lector o una càmera

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Toca Compta les existències > Recompte complet.

3. Escaneja l’article amb un lector de codis de barres compatible o la càmera integrada de l’iPad o l’iPhone.

4. Continua escanejant els duplicats dels articles un per un o bé toca la llista d’articles a la pantalla per introduir una quantitat amb el teclat numèric. A continuació, toca la marca de verificació.

5. Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.

6. Toca Envia el que has fet fins ara > Confirma.

Pots desar un recompte complet o cancel·lar-lo en qualsevol moment tocant la icona de la X que hi ha al costat de Recompte d’existències, a la cantonada de la pantalla. Veuràs una finestra emergent amb el missatge Desa els canvis. Pots desar i tancar o bé tancar sense desar.

Recompte complet per categoria

Per fer un recompte complet per categoria d’articles en lloc d’anar afegint articles expressament, pots fer servir els filtres de cerca que tens a la teva disposició com a part de la cerca d’articles.

Per afegir articles a la sessió de recompte per categoria:

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recompte d’existències.

2. Toca Recompte d’existències > Recompte complet o selecciona un recompte complet existent que estigui en curs.

3. Toca la barra de cerca a la part superior de la pantalla i, a continuació, fes clic a la icona del Filtre que hi ha al costat de la barra de cerca.

4. Selecciona una categoria d’articles per a la qual vols fer el recompte d’existències i toca Mostra els resultats.

5. A la llista de resultats, pots seleccionar articles específics o fer clic a Selecciona-ho tot.

6. Toca Confirma quan hagis seleccionat els articles.

Un cop hagis acabat d’afegir articles a la sessió de recompte, pots tocar qualsevol article o variant i introduir-hi una quantitat. Quan hagis acabat de comptar tots els articles, toca Envia el que has fet fins ara per desar la feina feta.

Revisa i aprova un recompte complet de l’inventari

Després de fer un recompte complet de l’inventari, l’hauràs de revisar i aprovar. Assegura’t d’haver comptat tots els articles disponibles abans d’enviar a revisar el recompte.

Pots enviar les revisions a través de l’aplicació de Square per a comerços per a iOS o del Tauler de control de Square.

Per començar al Tauler de control:

1. Al Tauler de control en línia de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.

2. Dins de la llista, fes clic a un Recompte complet que es mostri com a En curs. A continuació, fes clic a Comença la revisió. Nota: un cop s’aprovi la revisió del recompte, les existències de les variants que no s’hagin comptat es posaran a zero. Per consultar el resum d’un recompte sense enviar-lo a revisar, fes clic a Cancel·la > Mostra el resum del recompte.

3. A la pantalla Revisa els resultats, verifica que tots els recomptes siguin correctes:

   1. Per ordenar la llista, toca Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.

   2. Per sobreescriure el recompte d’una partida, fes clic a la partida i a Sobreescriu el recompte. Després, introdueix el recompte correcte i fes clic a Fet.

   3. Per afegir els articles que falten al recompte, torna a la vista dels Recomptes d’existències i fes clic al recompte que tingui l’estat En revisió. Toca Retira de la revisió > Confirma i el recompte passarà a estar En curs. Un cop el recompte torni a estar En curs, es poden comptar els articles nous mitjançant l’aplicació per a iOS. Quan hagis acabat de modificar-lo, l’hauràs de tornar a enviar a revisar.

4. Quan s’hagin revisat totes les partides, fes clic a Confirma.

Per començar amb iOS:

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Dins de la llista, toca un Recompte complet que es mostri com a En curs. A continuació, toca Comença la revisió. Nota: un cop s’aprovi la revisió del recompte, les existències de les variants que no s’hagin comptat es posaran a zero. Per consultar el resum d’un recompte sense enviar-lo a revisar, toca Cancel·la > Mostra el resum del recompte.

3. A la pantalla Revisa els resultats, verifica que tots els recomptes siguin correctes:

   • Per ordenar la llista, toca Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.

   • Per sobreescriure el recompte d’una partida, toca la partida i toca Sobreescriu el recompte. Després, introdueix el recompte correcte, toca la marca de verificació i toca Fet.

   • Per afegir els articles que falten al recompte, torna a la vista dels Recomptes d’existències i toca el recompte que tingui l’estat En revisió. Toca Retira de la revisió > Confirma i el recompte passarà a estar En curs. Per afegir les variants que faltin al recompte, toca Reprèn el recompte. Quan hagis acabat de modificar-lo, l’hauràs de tornar a enviar a revisar.

4. Un cop s’hagin revisat totes les partides, toca Confirma.

Nota: comprova que hagis revisat totes les partides abans de tocar Confirma, ja que aquesta acció no es pot desfer. Quan tot el recompte de l’inventari s’hagi aprovat, es mostrarà com a Completat als Recomptes d’existències.

Informe de variàncies de l’inventari

Per començar des del Tauler de control:

1. Al Tauler de control en línia de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.

2. Fes clic a un recompte complet que es mostri com a Completat.

3. Per ordenar la llista, fes clic a Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.

4. Fes clic a Detalls a la part superior dreta per mostrar el recompte total i la variància de cost del recompte. També pots fer clic a variants individuals per mostrar-ne el recompte total i la variància de cost.

   • Procura indicar els costos unitaris que faltin al Tauler de control en línia de Square per a totes les variants del recompte. Si hi falten costos unitaris, pot ser que el valor de l’inventari disponible i la variància total siguin inexactes.

Per començar amb iOS:

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Toca un recompte complet que es mostri com a Completat.

3. Per ordenar la llista, toca Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.

4. Toca Detalls per mostrar el recompte total i la variància de cost del recompte. També pots tocar variants individuals per mostrar-ne el recompte total i la variància de cost.

   • Procura indicar els costos unitaris que faltin al Tauler de control en línia de Square per a totes les variants del recompte. Si hi falten costos unitaris, pot ser que el valor de l’inventari disponible i la variància total siguin inexactes.

Nota: únicament els empleats que tinguin el permís Consulta el cost unitari durant els recomptes poden veure la variància de cost d’un recompte de l’inventari. Quan un recompte s’ha enviat a revisar, ja no es poden actualitzar els costos unitaris associats a un article o variant.

Exporta l’informe de variàncies de l’inventari

Pots exportar l’informe de variància de l’inventari per a un recompte de cicles completat o bé les dades d’un recompte, en curs o completat, mitjançant el Tauler de control en línia de Square.

Per exportar les dades d’un recompte de cicles:

1. Al Tauler de control en línia de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.

2. Fes clic a un recompte del cicle que es mostri com a Completat.

3. Fes clic a Exporta i tria un informe per exportar.

   1. El CSV dels articles exportarà els recomptes dels articles i les dades de variància.

   2. El CSV del resum del recompte exportarà un resum dels detalls del recompte, com ara els responsables del recompte, els revisors i el moment en què es va iniciar i enviar.

Per exportar les dades d’un recompte complet:

1. Al Tauler de control de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.

2. Fes clic a un recompte complet que es mostri com a En curs o Completat.

3. Fes clic a Exporta a la part superior dreta del Tauler de control i tria un informe per exportar.

   1. El CSV dels articles exportarà els recomptes dels articles i les dades de variància

   2. El CSV del resum del recompte exportarà un resum dels detalls del recompte, com ara els responsables del recompte, els revisors i el moment en què es va iniciar i enviar.

Preguntes més freqüents