Recompte de l’inventari amb Square per a comerços
Vista general
Les vendes, els robatoris, les pèrdues i els ajustos que no s’han fet correctament o s’han omès poden generar diferències entre l’inventari associat al teu compte de Square i l’inventari físic que tens a mà.
Per ajustar o eliminar aquestes diferències, la majoria de comerços fa recomptes físics complets de l’inventari o recomptes de cicles. Amb el Pla Plus de Square per a comerços, pots fer aquests recomptes amb la càmera integrada del teu iPad o iPhone o introduir les existències manualment mitjançant un lector de codis de barres compatible. A més, es poden fer tàndems de diversos empleats per fer el recompte, de manera que puguis tornar a aixecar la persiana i reprendre les vendes abans.
Estableix els permisos de l’inventari
Per fer recomptes de l’inventari amb Square per a comerços, hauràs d’assignar permisos als empleats. Mira el vídeo següent, en què s’explica com afegir els permisos per al recompte de l’inventari.
Entre els permisos de recompte d’existències hi trobaràs:
Possibilitat de mostrar el cost unitari durant els recomptes (al TPV i al Tauler de control): permet que l’empleat que tingui aquell càrrec vegi els costos unitaris i els imports del valor total dels articles que hi ha en un recompte. Aquest permís només afectarà la visibilitat del cost unitari dins d’un recompte. No té res a veure amb altres àmbits o moments en què es pugui mostrar el cost unitari en l’ús habitual de Square per a comerços.
Inici, contribucions i processos del recompte de cicles (només al TPV): permet que l’empleat que tingui aquell càrrec comenci i completi un recompte de cicles, independentment de les revisions.
Inici dels recomptes complets de l’inventari i contribucions (només al TPV): permet que l’empleat que tingui aquell càrrec comenci un recompte complet, però no que revisi ni actualitzi el sistema.
Revisa, porta a terme i elimina recomptes complets de l’inventari (al TPV i al Tauler de control): permet que l’empleat que tingui aquell càrrec revisi, modifiqui i enviï un recompte completat al sistema.
Per assignar permisos d’inventari:
Al Tauler de control en línia de Square, ves a Equip > Permisos i selecciona el càrrec al qual vols assignar el permís de recompte d’existències.
Selecciona Articles.
A Recompte d’existències, selecciona els permisos que li vols assignar.
Si el permís és per a un empleat nou, selecciona Desa l’empleat.
Si el permís és per a un empleat existent, fes clic a Desa.
Aquí tens més informació sobre com .
Recomptes de cicles
Es recomana fer un recompte de cicle per a cada variant d’article com a mínim una vegada cada 90 dies.
Recomptes manuals de cicles
A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.
Toca Compta les existències > Recompte de cicle.
Toca la barra de cerca a la part superior de la pantalla i selecciona la variant que pertoqui. A continuació, toca Continua.
Toca la variant de l’article per introduir una quantitat amb el teclat numèric i, després, toca la marca de verificació.
Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.
Toca Següent > Confirma.
Recompte de cicles amb un lector o càmera
A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.
Toca Compta les existències > Recompte de cicle.
Escaneja l’article amb un lector de codis de barres compatible o la càmera integrada de l’iPad o l’iPhone.
Continua escanejant els duplicats dels articles un per un o bé toca la llista d’articles a la pantalla per introduir una quantitat amb el teclat numèric. A continuació, toca la marca de verificació.
Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.
Toca Següent > Confirma.
Pots desar el recompte del cicle o cancel·lar-lo en qualsevol moment tocant la icona de la X que hi ha al costat de Recompte d’existències, a la cantonada de la pantalla. Veuràs una finestra emergent amb el missatge Desa els canvis. Pots desar i tancar o bé tancar sense desar.
Nota: els canvis només es desaran al dispositiu que s’hagi fet servir per fer el recompte de l’inventari, és a dir, no pots accedir a un recompte desat des d’un altre dispositiu, encara que el dispositiu tingui la sessió iniciada al mateix compte de Square.
Recomptes complets
Recompte manual complet
A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.
Toca Compta les existències > Recompte complet.
Toca la barra de cerca a la part superior de la pantalla, selecciona la variant que calgui i toca Continua.
Toca la variant de l’article per introduir una quantitat amb el teclat numèric i, després, toca la marca de verificació.
Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.
Toca Envia el que has fet fins ara > Confirma.
Recompte complet amb un lector o una càmera
A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.
Toca Compta les existències > Recompte complet.
Escaneja l’article amb un lector de codis de barres compatible o la càmera integrada de l’iPad o l’iPhone.
Continua escanejant els duplicats dels articles un per un o bé toca la llista d’articles a la pantalla per introduir una quantitat amb el teclat numèric. A continuació, toca la marca de verificació.
Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.
Toca Envia el que has fet fins ara > Confirma.
Pots desar un recompte complet o cancel·lar-lo en qualsevol moment tocant la icona de la X que hi ha al costat de Recompte d’existències, a la cantonada de la pantalla. Veuràs una finestra emergent amb el missatge Desa els canvis. Pots desar i tancar o bé tancar sense desar.
Recompte complet per categoria
Per fer un recompte complet per categoria d’articles en lloc d’anar afegint articles expressament, pots fer servir els filtres de cerca que tens a la teva disposició com a part de la cerca d’articles.
Per afegir articles a la sessió de recompte per categoria:
A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recompte d’existències.
Toca Recompte d’existències > Recompte complet o selecciona un recompte complet existent que estigui en curs.
Toca la barra de cerca a la part superior de la pantalla i, a continuació, fes clic a la icona del Filtre que hi ha al costat de la barra de cerca.
Selecciona una categoria d’articles per a la qual vols fer el recompte d’existències i toca Mostra els resultats.
A la llista de resultats, pots seleccionar articles específics o fer clic a Selecciona-ho tot.
Toca Confirma quan hagis seleccionat els articles.
Un cop hagis acabat d’afegir articles a la sessió de recompte, pots tocar qualsevol article o variant i introduir-hi una quantitat. Quan hagis acabat de comptar tots els articles, toca Envia el que has fet fins ara per desar la feina feta.
Revisa i aprova un recompte complet de l’inventari
Després de fer un recompte complet de l’inventari, l’hauràs de revisar i aprovar. Assegura’t d’haver comptat tots els articles disponibles abans d’enviar a revisar el recompte.
Pots enviar les revisions a través de l’aplicació de Square per a comerços per a iOS o del Tauler de control de Square.
Per començar al Tauler de control:
Al Tauler de control en línia de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.
Dins de la llista, fes clic a un Recompte complet que es mostri com a En curs. A continuació, fes clic a Comença la revisió. Nota: un cop s’aprovi la revisió del recompte, les existències de les variants que no s’hagin comptat es posaran a zero. Per consultar el resum d’un recompte sense enviar-lo a revisar, fes clic a Cancel·la > Mostra el resum del recompte.
-
A la pantalla Revisa els resultats, verifica que tots els recomptes siguin correctes:
Per ordenar la llista, toca Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.
Per sobreescriure el recompte d’una partida, fes clic a la partida i a Sobreescriu el recompte. Després, introdueix el recompte correcte i fes clic a Fet.
Per afegir els articles que falten al recompte, torna a la vista dels Recomptes d’existències i fes clic al recompte que tingui l’estat En revisió. Toca Retira de la revisió > Confirma i el recompte passarà a estar En curs. Un cop el recompte torni a estar En curs, es poden comptar els articles nous mitjançant l’aplicació per a iOS. Quan hagis acabat de modificar-lo, l’hauràs de tornar a enviar a revisar.
Quan s’hagin revisat totes les partides, fes clic a Confirma.
Per començar amb iOS:
A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.
Dins de la llista, toca un Recompte complet que es mostri com a En curs. A continuació, toca Comença la revisió. Nota: un cop s’aprovi la revisió del recompte, les existències de les variants que no s’hagin comptat es posaran a zero. Per consultar el resum d’un recompte sense enviar-lo a revisar, toca Cancel·la > Mostra el resum del recompte.
-
A la pantalla Revisa els resultats, verifica que tots els recomptes siguin correctes:
Per ordenar la llista, toca Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.
Per sobreescriure el recompte d’una partida, toca la partida i toca Sobreescriu el recompte. Després, introdueix el recompte correcte, toca la marca de verificació i toca Fet.
Per afegir els articles que falten al recompte, torna a la vista dels Recomptes d’existències i toca el recompte que tingui l’estat En revisió. Toca Retira de la revisió > Confirma i el recompte passarà a estar En curs. Per afegir les variants que faltin al recompte, toca Reprèn el recompte. Quan hagis acabat de modificar-lo, l’hauràs de tornar a enviar a revisar.
Un cop s’hagin revisat totes les partides, toca Confirma.
Nota: comprova que hagis revisat totes les partides abans de tocar Confirma, ja que aquesta acció no es pot desfer. Quan tot el recompte de l’inventari s’hagi aprovat, es mostrarà com a Completat als Recomptes d’existències.
Informe de variàncies de l’inventari
Per començar des del Tauler de control:
Al Tauler de control en línia de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.
Fes clic a un recompte complet que es mostri com a Completat.
Per ordenar la llista, fes clic a Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.
-
Fes clic a Detalls a la part superior dreta per mostrar el recompte total i la variància de cost del recompte. També pots fer clic a variants individuals per mostrar-ne el recompte total i la variància de cost.
Procura indicar els costos unitaris que faltin al Tauler de control en línia de Square per a totes les variants del recompte. Si hi falten costos unitaris, pot ser que el valor de l’inventari disponible i la variància total siguin inexactes.
Per començar amb iOS:
A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.
Toca un recompte complet que es mostri com a Completat.
Per ordenar la llista, toca Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.
-
Toca Detalls per mostrar el recompte total i la variància de cost del recompte. També pots tocar variants individuals per mostrar-ne el recompte total i la variància de cost.
Procura indicar els costos unitaris que faltin al Tauler de control en línia de Square per a totes les variants del recompte. Si hi falten costos unitaris, pot ser que el valor de l’inventari disponible i la variància total siguin inexactes.
Nota: únicament els empleats que tinguin el permís Consulta el cost unitari durant els recomptes poden veure la variància de cost d’un recompte de l’inventari. Quan un recompte s’ha enviat a revisar, ja no es poden actualitzar els costos unitaris associats a un article o variant.
Exporta l’informe de variàncies de l’inventari
Pots exportar l’informe de variància de l’inventari per a un recompte de cicles completat o bé les dades d’un recompte, en curs o completat, mitjançant el Tauler de control en línia de Square.
Per exportar les dades d’un recompte de cicles:
Al Tauler de control en línia de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.
Fes clic a un recompte del cicle que es mostri com a Completat.
-
Fes clic a Exporta i tria un informe per exportar.
El CSV dels articles exportarà els recomptes dels articles i les dades de variància.
El CSV del resum del recompte exportarà un resum dels detalls del recompte, com ara els responsables del recompte, els revisors i el moment en què es va iniciar i enviar.
Per exportar les dades d’un recompte complet:
Al Tauler de control de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.
Fes clic a un recompte complet que es mostri com a En curs o Completat.
-
Fes clic a Exporta a la part superior dreta del Tauler de control i tria un informe per exportar.
El CSV dels articles exportarà els recomptes dels articles i les dades de variància
El CSV del resum del recompte exportarà un resum dels detalls del recompte, com ara els responsables del recompte, els revisors i el moment en què es va iniciar i enviar.
Preguntes més freqüents
Els recomptes d’inventari només estan disponibles per als subscriptors del Pla Plus de Square per a comerços. Més informació sobre com començar amb Square per a comerços aquí.
El recompte d’inventari requereix la versió 6.7 o superior de l’aplicació. Pots actualitzar a l’última versió de l’aplicació de TPV per a Comerços a través de l’App Store. Més informació sobre com actualitzar l’aplicació de TPV per a Comerços aquí.
No podràs accedir als recomptes complets mentre hi hagi un recompte cíclic en curs. Per continuar, l’hauràs de descartar o comprometre. La funció de recompte complet queda amagada fins que els recomptes cíclics s’han compromès a conservar les dades que hagis computat per a un recompte actiu.
Per tal d’evitar que els articles sense comptar s’estableixin a 0 unitats, et recomanem que facis un recompte cíclic. Els recomptes complets serveixen per comptar tots els articles de l’inventari en un punt de venda. Per tant, tots els articles sense comptar es posen a 0.
Pots dur a terme els recomptes d’inventari als dispositius mòbils compatibles que t’indiquem a continuació:
- iPhone 6s, 6s Plus o posterior amb sistema operatiu iOS 14 o posterior
- iPad Mini 4 o posterior amb iOS 14 o posterior
- iPad Air 2 o posterior, iPad Pro, iPad (5a generació) o posterior amb iOS 14 o posterior