Recompte de l’inventari amb Square per a comerços

Vista general

Les vendes, els robatoris i les pèrdues, així com els ajustos que no s’han fet correctament o s’han omès, poden generar diferències entre l’inventari associat al teu compte de Square i l’inventari físic que tens a mà.

Per ajustar o eliminar aquestes diferències, la majoria de comerços fa recomptes físics complets de l’inventari o recomptes cíclics. Amb el Pla Plus de Square per a comerços, pots fer aquests recomptes amb la càmera integrada del teu iPad o iPhone o introduir les existències manualment mitjançant un lector lector de codis de barres compatible. A més, el recompte el poden fer diversos empleats alhora, així podràs tornar a aixecar la persiana i reprendre les vendes abans.

Configura els permisos de l’inventari

Per fer recomptes de l’inventari amb Square per a comerços, hauràs d’assignar permisos al personal. En aquest vídeo t’expliquem com definir els permisos per al recompte de l’inventari.

Alguns dels permisos del recompte d’existències són els següents:

• Mostrar el cost unitari durant els recomptes (al TPV i al Tauler de control): permet que l’empleat pugui consultar els costos unitaris i el valor total dels articles que hi ha en el recompte. Aquest permís només afectarà la visibilitat del cost unitari dins del recompte. No té res a veure amb altres àmbits o moments en què es pugui mostrar el cost unitari en l’ús habitual de Square per a comerços.

• Iniciar els recomptes cíclics, treballar-hi i confirmar-los (només al TPV): permet que l’empleat comenci i completi un recompte cíclic, independentment de les revisions.

• Iniciar recomptes complets de l’inventari i treballar-hi (només al TPV): permet que l’empleat comenci un recompte complet, però no que revisi ni actualitzi el sistema.

• Revisar, confirmar i eliminar recomptes complets de l’inventari (TPV i Tauler de control):  permet que l’empleat revisi, modifiqui i enviï un recompte complet al sistema.

Per assignar permisos d’inventari:

1. Al Tauler de control en línia de Square, ves a Equip > Permisos i selecciona el càrrec al qual vols assignar el permís de recompte d’existències.

2. Selecciona Articles.

3. A Recompte d’existències, selecciona els permisos que li vols assignar.

4. Si el permís és per a un empleat nou, selecciona Desa l’empleat.

5. Si el permís és per a un empleat existent, fes clic a Desa.

Aquí t’expliquem com . 

Recomptes cíclics

Es recomana fer un recompte cíclic per a cada variant d’article com a mínim una vegada cada 90 dies.

Recomptes cíclics manuals

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Toca Compta les existències > Recompte cíclic. 

3. Toca la barra de cerca que hi ha a la part superior de la pantalla, selecciona la variant corresponent i toca Continua.

4. Toca la variant de l’article per introduir una quantitat amb el teclat numèric i, després, toca la marca de verificació.

5. Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.

6. Toca Següent > Confirma.

Recompte cíclic amb un lector o càmera

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Toca Compta les existències > Recompte cíclic. 

3. Escaneja l’article amb un lector de codis de barres compatible o amb la càmera integrada de l’iPad o l’iPhone.

4. Continua escanejant els duplicats dels articles un per un o bé toca la llista d’articles a la pantalla per introduir-ne una quantitat amb el teclat numèric. A continuació, toca la marca de verificació.

5. Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.

6. Toca Següent > Confirma.

Pots desar el recompte del cicle o cancel·lar-lo en qualsevol moment tocant la icona de la X que hi ha al costat de Recompte d’existències, al cantó de la pantalla. Apareixerà una finestra emergent amb el missatge Desa els canvis. Pots desar i tancar o bé tancar sense desar.

Nota: els canvis només es desaran al dispositiu que s’hagi fet servir per fer el recompte de l’inventari, és a dir, no pots accedir a un recompte desat des d’un altre dispositiu, encara que el dispositiu tingui la sessió iniciada al mateix compte de Square.

Recomptes complets

Recompte manual complet

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Toca Compta les existències > Recompte complet. 

3. Toca la barra de cerca de la part superior de la pantalla, selecciona la variant que calgui i toca Continua.

4. Toca la variant de l’article per introduir una quantitat amb el teclat numèric i, després, toca la marca de verificació.

5. Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.

6. Toca Envia el que has fet fins ara > Confirma.

Recompte complet amb un lector o una càmera

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Toca Compta les existències > Recompte complet.

3. Escaneja l’article amb un lector de codis de barres compatible o amb la càmera integrada de l’iPad o l’iPhone. 

4. Continua escanejant els duplicats dels articles un per un o bé toca la llista d’articles a la pantalla per introduir-ne una quantitat amb el teclat numèric. A continuació, toca la marca de verificació.  

5. Repeteix el procés per a totes les variants pertinents.

6. Toca Envia el que has fet fins ara > Confirma.

Pots desar el recompte complet o cancel·lar-lo en qualsevol moment tocant la icona de la X que hi ha al costat de Recompte d’existències, al cantó de la pantalla. Apareixerà una finestra emergent amb el missatge Desa els canvis. Pots desar i tancar o bé tancar sense desar.

Recompte complet per categoria

Per fer un recompte complet per categoria d’article, en lloc d’anar afegint articles un a un, pots fer servir els filtres de cerca.

Per afegir articles a la sessió de recompte per categoria:

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Toca Compta les existències > Recompte complet o selecciona un recompte complet existent que estigui en curs.

3. Toca la barra de cerca de la part superior de la pantalla i, a continuació, fes clic a la icona de Filtre que hi ha al costat de la barra de cerca.

4. Selecciona la categoria d’articles per a la qual vols fer el recompte d’existències i toca Mostra els resultats.

5. A la llista de resultats, pots seleccionar articles específics o fer clic a Selecciona tot.

6. Toca Confirma quan hagis seleccionat tots els articles.

Un cop hagis acabat d’afegir articles a la sessió de recompte, pots tocar qualsevol article o variant i introduir-hi una quantitat. Quan hagis acabat de comptar tots els articles, toca Envia el que has fet fins ara per desar la feina feta.

Recompte complet amb diversos dispositius

Pots fer servir diversos dispositius per dur a terme un recompte complet. Per fer-ho des de l’aplicació de TPV Square per a comerços:

1. Comença un recompte complet amb el mètode que prefereixis:

   1. Recompte manual complet.

   2. Recompte complet amb un lector de codis de barres o una càmera.

   3. Recompte complet per categoria.

2. Un cop hagis començat el recompte complet en un dels dispositius, ves a Inventari > Recompte d’existències als dispositius secundaris.

3. A la llista de recompte d’existències, selecciona un recompte complet que estigui En curs.

4. A la pantalla d’informació del recompte complet podràs triar entre Compta els articles, Mostra el resum del recompte, Elimina el recompte o Comença la revisió als dispositius secundaris.

Nota: només es poden fer servir diversos dispositius per fer recomptes d’existències complets, i tots els dispositius que hi facis servir han de tenir la sessió iniciada al mateix compte de Square.

Revisa i aprova un recompte complet de l’inventari

Després de fer un recompte complet de l’inventari, l’hauràs de revisar i aprovar. Abans d’enviar a revisar el recompte, assegura’t que has comptat tots els articles disponibles.

Pots enviar les revisions a través de l’aplicació de Square per a comerços per a iOS o del Tauler de control de Square.

Per començar des del Tauler de control:

1. Al Tauler de control en línia de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.

2. Dins de la llista, fes clic a un Recompte complet que es mostri com a En curs. A continuació, fes clic a Comença la revisió. Nota: un cop s’aprovi la revisió del recompte, les existències de les variants que no s’hagin comptat es posaran a zero. Per consultar el resum d’un recompte sense enviar-lo a revisar, fes clic a Cancel·la > Mostra el resum del recompte. 

3. A la pantalla Revisa els resultats, verifica que tots els recomptes siguin correctes:

   1. Per ordenar la llista, toca Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.

   2. Per sobreescriure el recompte d’una partida, fes clic a la partida i a Sobreescriu el recompte. Després, introdueix el recompte correcte i fes clic a Fet. 

   3. Per afegir els articles que falten al recompte, torna a la vista dels Recomptes d’existències i toca el recompte que tingui l’estat En revisió. Toca Retira de la revisió > Confirma i el recompte passarà a estar En curs. Un cop el recompte torni a estar En curs, es poden comptar els articles nous mitjançant l’aplicació per a iOS. Quan hagis acabat de modificar-lo, l’hauràs de tornar a enviar a revisar. 

4. Quan s’hagin revisat totes les partides, fes clic a Confirma. 

Per començar amb iOS:

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Dins de la llista, toca un Recompte complet que es mostri com a En curs. A continuació, selecciona Comença la revisió. Nota: un cop s’aprovi la revisió del recompte, les existències de les variants que no s’hagin comptat es posaran a zero. Per consultar el resum d’un recompte sense enviar-lo a revisar, toca Cancel·la> Mostra el resum del recompte. 

3. A la pantalla Revisa els resultats, verifica que tots els recomptes siguin correctes:

   • Per ordenar la llista, toca Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.

   • Per sobreescriure el recompte d’una partida, toca la partida i Sobreescriu el recompte. Després, introdueix el recompte correcte, toca la marca de verificació i selecciona Fet. 

   • Per afegir els articles que falten al recompte, torna a la vista dels Recomptes d’existències i toca el recompte que tingui l’estat En revisió. Toca Retira de la revisió > Confirma i el recompte tornarà a estar En curs. Per afegir les variants que faltin al recompte, toca Reprèn el recompte. Quan hagis acabat de modificar-lo, l’hauràs de tornar a enviar a revisar.  

4. Un cop s’hagin revisat totes les partides, toca Confirma. 

Nota: comprova que hagis revisat totes les partides abans de tocar Confirma, ja que aquesta acció no es pot desfer. Quan tot el recompte de l’inventari s’hagi aprovat, l’estat dels recomptes d’existències es mostrarà com a Completat . 

Informe de variàncies de l’inventari

Per començar des del Tauler de control:

1. Al Tauler de control en línia de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.

2. Fes clic a un recompte complet que es mostri com a Completat. 

3. Per ordenar la llista, fes clic a Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.

4. Fes clic a Detalls a la part superior dreta per mostrar el recompte total i la variància de cost del recompte. També pots fer clic a variants individuals per mostrar-ne el recompte total i la variància de cost. 

   • Procura indicar els costos unitaris que faltin al Tauler de control en línia de Square per a totes les variants del recompte. Si hi falten costos unitaris, pot ser que el valor de l’inventari disponible i la variància total siguin inexactes. 

Per començar amb iOS:

1. A la barra de navegació de l’aplicació de Square per a comerços, toca Inventari > Recomptes d’existències.

2. Toca un recompte complet que es mostri com a Completat. 

3. Per ordenar la llista, toca Ordena i selecciona una de les opcions. Pots ordenar-la per Variància (recompte), Variància (cost) o alfabèticament, seleccionant la funció Per ordre alfabètic.

4. Toca Detalls per mostrar el recompte total i la variància de cost del recompte. També pots tocar variants individuals per mostrar-ne el recompte total i la variància de cost. 

   • Procura indicar els costos unitaris que faltin al Tauler de control en línia de Square per a totes les variants del recompte. Si hi falten costos unitaris, pot ser que el valor de l’inventari disponible i la variància total siguin inexactes. 

Nota: només el personal amb el permís Consulta el cost unitari durant els recomptes pot consultar la variància de cost d’un recompte de l’inventari. Quan un recompte s’ha enviat a revisar, ja no es poden actualitzar els costos unitaris associats a un article o variant. 

Exporta l’informe de variàncies de l’inventari

Des del Tauler de control en línia de Square, pots exportar l’informe de variàncies de l’inventari per a un recompte cíclic completat o bé les dades d’un recompte complet, en curs o completat.

Per exportar les dades d’un recompte cíclic:

1. Al Tauler de control en línia de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recomptes d’existències.

2. Fes clic a un recompte cíclic que es mostri com a Completat.

3. Fes clic a Exporta i tria un informe per exportar.

   1. Amb el CSV dels articles, tindràs els recomptes dels articles i les dades de variància.

   2. El CSV del resum del recompte conté un resum dels detalls del recompte, com ara els responsables del recompte, els revisors i el moment en què es va iniciar i enviar.

Per exportar les dades d’un recompte complet:

1. Al Tauler de control de Square, fes clic a Articles > Gestió de l’inventari > Recompte d’existències.

2. Fes clic a un recompte complet que es mostri com a En curs o Completat.

3. Fes clic a Exporta a la part superior dreta del Tauler de control i tria un informe per exportar.

   1. El CSV dels articles conté els recomptes dels articles i les dades de variància.

   2. El CSV del resum del recompte conté un resum dels detalls del recompte, com ara els responsables del recompte, els revisors i el moment en què es va iniciar i enviar.

Preguntes més freqüents