Gestiona les comandes amb Square per a comerços
Amb les subscripcions Plus i Prèmium de Square for Retail, et serà molt fàcil crear, modificar i gestionar comandes per proveir-te de productes, fer un seguiment dels proveïdors i rebre existències. Nota: les comandes no estan disponibles amb el pla Gratuït de Square per a comerços.
Crea una comanda nova
- Ves a Articles > Gestió de l’inventari > Comandes.
- Fes clic a Crea una comanda.
- Introdueix les dades de la comanda, com ara el nom del proveïdor, el punt de venda per a l’entrega, la data prevista i la informació de l’article.
- Fes clic a Crea o a Desa com a esborrany.
- Afegeix l’adreça electrònica del proveïdor i una nota opcional. Per consultar la comanda abans d’enviar-la, fes clic a Previsualitza el correu electrònic.
- Si vols una còpia de la comanda, selecciona Envia-me’n una còpia, Desa com a PDF o Desa com a CSV.
- Fes clic a Envia o Fet.
Pots crear, modificar i gestionar les comandes amb l’aplicació de TPV Square per a comerços en dispositius iOS i amb l’Square Register. Per fer-ho:
- Al menú de navegació, toca Inventari. Nota: si fas servir Square per a comerços en un iPhone, toca la icona de la llista per mostrar l’inventari.
- Toca Comandes > Crea una comanda.
- Selecciona un proveïdor existent o toca Crea un proveïdor nou.
- Mitjançant la barra de cerca o un lector de codis de barres compatible, selecciona els articles que vols incloure a la comanda i toca Continua. Nota: si, a l’hora de fer la cerca, actives el filtre Només per nom de proveïdors, es mostraran només els articles relacionats amb el proveïdor actual.
- Tria la variant per ajustar les existències i, a continuació, toca Continua.
- Continua ajustant les existències segons sigui necessari.
- Confirma els costos unitaris, els codis dels proveïdors i les quantitats. Per ajustar-ho, toca el camp corresponent. Toca Continua.
- Revisa la informació de la comanda.
- Afegeix la data prevista i els impostos corresponents.
- Toca Crea o Desa si vols acabar l’esborrany en un altre moment.
Un cop s’hagi creat la comanda, podràs enviar-te’n una còpia o bé enviar-ne una al proveïdor. També podràs afegir-hi una nota opcional.
A tenir en compte
Es poden afegir un màxim de 500 articles únics a una sola comanda.
Un cop hagis creat una comanda per a un proveïdor existent, la variant de l’article s’associarà amb aquest proveïdor i el seu cost de compra. Els articles associats amb un Proveïdors es mostraran a la pestanya Col·lecció d’articles del seu perfil.
Genera comandes automàtiques en línia
Amb les comandes automàtiques pots saber per a quins articles s’estan esgotant les existències. En termes generals, Square decideix quins articles es mostren a partir d’algunes dades:
La quantitat actual d’existències d’un article, tant les que estan en estoc com les que estan incloses en comandes
Una predicció de les vendes d’aquell article
Una predicció del temps d’entrega de l’article
Square et recomanarà tornar a demanar un article si, segons aquestes dades, preveiem que n’esgotaràs les existències abans que en rebis més per part del teu proveïdor.
Posem per cas que tens l’article «Texans de tallatge ajustat XL de Levi’s», i ara mateix tens 6 existències en estoc i 6 en comanda. Basant-nos en les comandes anteriors, preveiem que, si demanes aquest article al proveïdor avui mateix, tardaràs 7 dies en rebre’l. També preveiem que en vendràs 2 al dia, és a dir, que en els pròxims 7 dies en vendràs 14 unitats. Tot i això, com que només en tens 12 en estoc i en comanda, l’article es mostrarà a les comandes automàtiques.
Per activar les comandes automàtiques:
Ves a Articles > Configuració > Inventari > Activa les comandes generades automàticament al Tauler de control en línia de Square.
Nota: si s’activa aquesta funció, apareixerà un bàner per a comandes automàtiques a la secció Comandes del Tauler de control. Cal que els articles tinguin un historial de vendes i un proveïdor predeterminat perquè se’ls pugui tenir en compte a les comandes automàtiques. Les comandes automàtiques són independents dels avisos per nivell baix d’existències.
Importa una comanda
Amb el pla Plus de Square per a comerços, pots estalviar temps a l’hora de crear comandes, important una versió CSV o d’Excel de la comanda a través del Tauler de control en línia de Square.
Abans d’importar una comanda, et recomanem que descarreguis la plantilla d’importació de Square. Fes clic a l’enllaç següent o ves a la secció Articles del Tauler de control en línia per fer-ho.
Tot i que et recomanem que descarreguis la plantilla d’importació de Square per facilitar el procés, també pots fer servir una plantilla que et vagi bé a tu, sempre que sigui un fitxer CSV o Excel.
Un cop hagis emplenat la plantilla, ja podràs importar el fitxer CSV o Excel. Per fer-ho:
Ves a Articles > Gestió de l’inventari > Comandes al Tauler de control en línia de Square.
Si treballes directament en una comanda nova, també hi veuràs l’opció Importa.
Fes clic a Importa.
Arrossega i deixa anar el fitxer a la finestra emergent Importa la comanda o fes clic a selecciona-ho des de l’ordinador per pujar la plantilla directament des dels teus fitxers. Nota: si no has emplenat la plantilla, fes clic a Descarrega la plantilla per començar.
Fes clic a Importa.
Selecciona l’identificador d’article adequat escollint el nom de l’article, l’SKU o el GTIN per poder identificar fàcilment els articles duplicats durant la importació. Nota: Square recomana seleccionar l’SKU o el GTIN com a identificador d’article adequat per fer-ho més fàcil.
Fes clic a Següent.
Nota: tots els identificadors d’article han de coincidir exactament amb un article o una variant perquè el procés d’importació es pugui dur a terme correctament.
Si fas servir una plantilla pròpia, hauràs de seguir el procés de fer coincidir les columnes durant la primera part del procés d’importació. Per fer-ho:
Fes clic al botó Importa per començar el procés d’importació i pujar la plantilla personalitzada.
Un cop pujada, veuràs la pantalla Fes coincidir les columnes del document. A partir d’aquí, fes servir els menús desplegables per confirmar que cada atribut de la comanda de Square coincideix amb la columna correcta del fitxer d’importació.
Fes clic a Següent per continuar amb el procés d’importació.
La importació pot tardar fins a un minut, però normalment només dura uns segons. Para atenció als missatges d’error que puguin aparèixer durant la importació. Un cop completat el procés, la comanda nova que has creat es mostrarà a dalt de la llista de comandes que tens disponible al Tauler de control en línia de Square.
També pots importar qualsevol esborrany de comanda que ja estigui associat al teu compte exportant-ne l’esborrany. Per fer-ho, fes clic a ••• al costat de l’esborrany de la comanda i selecciona Desa com a CSV.
Gestiona les comandes existents
- Ves a Articles i comandes > Articles > Gestió de l’inventari > Comandes.
- Selecciona la comanda que vols modificar.
- Selecciona Modifica la comanda > actualitza la informació de la comanda.
- Fes clic a Desa.
Nota: quan modifiques una comanda no es genera automàticament cap correu electrònic nou per al proveïdor. Per assegurar-te que rep la informació actualitzada de la comanda:
- Des de Comandes selecciona ••• a la dreta de la comanda.
- Selecciona Envia com a correu electrònic.
- Inclou-hi una nota per explicar-li que la comanda s’ha actualitzat.
- Selecciona Envia.
També pots modificar una comanda existent directament des de l’aplicació de TPV de Square per a comerços a qualsevol dispositiu compatible (iPhone, iPad, Square Terminal i Square Register). Per començar:
- A la barra de navegació de la part inferior de la pantalla, toca Inventari. Nota: si fas servir Square per a comerços en un iPhone, toca la icona de la llista per accedir a Inventari.
- Toca Comandes > toca la comanda corresponent a la llista Actives.
- Selecciona els articles que cal actualitzar per obrir la pantalla Modifica l’article que es rep.
- Modifica la informació pertinent i repeteix aquests passos per a tots els articles que calgui.
- Toca Desa quan hagis acabat.
Per cancel·lar una comanda des del Tauler de control en línia de Square:
- A la pestanya Comandes, fes clic a__ •••__ al costat de la comanda que vols cancel·lar.
- Fes clic a Cancel·la la comanda.
Nota: un cop es cancel·la una comanda, passa a la secció de Comandes arxivades. En aquests moments les comandes no es poden cancel·lar des de l’aplicació de Square per a comerços.
Rep una comanda
- Des de la pestanya Comandes, fes clic a la comanda que has rebut.
- Fes clic a Rep tot o a No rebis res. Per rebre una part de l’inventari, fes clic a Rep a la fila del producte.
- Escriu l’import que vols rebre parcialment.
- Fes clic a Desa.
- A la barra de navegació de la part inferior de la pantalla, toca Inventari.
- Si fas servir Square per a comerços amb un iPhone, toca la icona de la llista per veure l’Inventari.
- Si fas servir Square per a comerços amb l’Square Register, toca la icona de la llista al costat esquerre de la pantalla.
- Toca Comandes > toca la comanda corresponent a la llista Actives.
- Toca Selecciona articles per rebre > marca els articles que has de rebre > toca Següent.
- Per als articles rebuts que necessitin modificacions, toca Recepció total per rebre’n la quantitat completa, o bé toca Recepció parcial per rebre’n una part > toca Desa.
- Toca Següent un altre cop per veure el resum de la comanda i toca Fet per completar la recepció.
A tenir en compte
Ara per ara, les comandes no són compatibles amb l’opció de demanar ni rebre quantitats decimals, només nombres enters.
Si les existències estan malmeses o no es tramitaran per qualsevol altre motiu, fes clic a Actualitza al costat de la partida afectada. El fet de marcar articles com a danyats, robats o perduts no es reflectirà a l’informe del cost dels productes venuts.
Quan reps una comanda, pots introduir els costos d’enviament i gestió o altres costos fent clic a Afegeix una comissió. L’informe del cost dels productes venuts reflectirà el cost addicional. Tingues en compte que afegir comissions addicionals no tindrà cap efecte sobre el cost unitari dels articles individuals de la comanda.
Afegeix o crea articles des d’una comanda
Si ja has creat els articles per incloure’ls en una comanda determinada, només has de començar a escriure i apareixerà un menú desplegable a la col·lecció des del qual pots triar els articles. Si has de crear un article per a una comanda, pots introduir manualment el nom de l’article, el preu i el cost unitari al moment.
- A Comandes, selecciona Crea.
- Escriu el nom de l’article que vols crear.
- Selecciona Crea un article.
- Introdueix la informació de l’article, com ara l’SKU, el preu i el cost.
- Fes clic a Desa.
A la barra de navegació, toca Inventari. Nota: si fas servir Square per a comerços en un iPhone, toca la icona de la llista per veure l’Inventari.
- Toca Comandes i selecciona Crea una comanda.
- A la barra de cerca d’articles, escriu el nom de l’article que vols crear.
- Toca Crea un article.
- Introdueix la informació de l’article, com ara l’SKU, el preu i el cost.
- Toca Desa.
L’article que acabes de crear es mostrarà automàticament a la comanda. Nota: pots afegir fins a un màxim de 500 articles a cada comanda.
A més, a la pàgina de crear articles, si selecciones Mostra totes les propietats de l’article, podràs afegir-hi més informació, com ara els punts de venda on l’article nou està disponible o les variants.
Estableix el cost unitari amb les comandes
Quan reps existències amb una comanda, el cost unitari dels articles de la comanda es desa automàticament.
Per establir el cost unitari amb Existències rebudes:
Ves a Articles i comandes > Articles al Tauler de control en línia de Square.
Cerca i selecciona un article d’inventari per modificar-lo.
Selecciona un punt de venda on modificar l’inventari > selecciona Existències rebudes.
Afegeix com a mínim un article.
Afegeix un preu unitari > Desa.
Pots consultar més informació sobre com configurar i actualitzar els costos unitaris.
Imprimeix etiquetes de codis de barres per a les comandes
Pots imprimir etiquetes de codis de barres per a les comandes al Tauler de control en línia de Square.
Per començar:
Ves a Articles i comandes > Artículos al Tauler de control en línia de Square.
Fes clic a Accions > Imprimeix etiquetes.
Fes clic a Selecciona des de la comanda. Es mostrarà el llistat de comandes, amb el número de comanda i el nom del proveïdor.
Selecciona les comandes que correspongui > Fet.
Nota: quan les etiquetes s’imprimeixen directament des d’una comanda per a una quantitat fraccionada, el recompte de la quantitat d’etiquetes que s’imprimiran i que s’emplena automàticament s’ha d’arrodonir al nombre enter més proper.
Pots consultar més informació sobre com crear barcode labels with Square for Retail.