Gérer les demandes d’horaire
À propos des demandes d’horaire
Avec Quarts de travail Square, vous pouvez créer, gérer et publier des horaires en fonction de la disponibilité de votre équipe. Vous pouvez également approuver et refuser les demandes de quart de travail et de congés des membres de l’équipe.
Vous pouvez également définir des alertes d’horaires dans l’application Équipe Square. Les alertes signalent des problèmes dans le Tableau de bord Square. Les notifications envoient des messages proactifs par courriel et par le Centre de notifications du Tableau de bord. Par exemple, les alertes signalent les transgressions de pauses et de quarts de travail, les heures supplémentaires et bien d’autres événements. Vous pouvez choisir de recevoir certaines modifications d’horaire ou demandes de la part de l’équipe dans l’application Équipe Square.
Avant de commencer
Pour approuver les demandes d’horaire, vous devez avoir créé et publié un horaire d’équipe, configuré des fiches de présences pour les membres de votre équipe et configuré des heures de travail et des règles sur les heures supplémentaires. Découvrez comment Configurer les horaires de l’équipe , Configurer le suivi du temps et Configurez les heures de travail et les règles sur les heures supplémentaires.
Les alertes et les notifications déclenchées par des actions spécifiques relatives aux horaires sont uniquement proposées avec l’abonnement Quarts de travail Plus.
Vérifier les demandes de remplacement de quart de travail
Quand des membres de l’équipe demandent des remplacements de quart de travail, vous pouvez les approuver et les refuser à partir du Tableau de bord Square ou de l’application Équipe Square.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Quarts de travail > Programmation > Horaire.
- Sélectionnez … > Demandes pour vérifier les demandes en cours.
- Sélectionnez une demande en cours, puis choisissez Refuser ou Autoriser.
Les membres de l’équipe reçoivent une notification poussée dans l’application Équipe Square qui confirme l’approbation our le refus.
Vérifier les demandes de congés
Quand un membre de l’équipe demande un congé, vous recevez une notification par courriel, une notification dans le Tableau de bord Square et dans l’application Équipe Square.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Quarts de travail > Programmation > Horaire.
- Sélectionnez … > Demandes pour vérifier les demandes en cours.
- Sélectionnez une demande en cours, puis choisissez Refuser ou Autoriser. Vous pouvez également laisser une note facultative.
Dès que vous approuvez ou refusez une demande, le membre de l’équipe reçoit une notification pour l’informer de votre décision. Vous recevez également une notification quand un membre de l’équipe a obtenu un congé pour la même plage horaire qu’un autre membre de l’équipe.
Quand il y a des changements d’horaire, vous pouvez facilement annuler une demande de congé déjà approuvée. Pour annuler une demande de congé approuvée :
Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Personnel > Quarts de travail > Programmation > Horaire.
Sélectionnez le bloc de quart de travail correspondant au congé approuvé, puis sélectionnez Annuler.
Activer les alertes et les notifications
Pour gérer les alertes et les notifications à propos de la programmation et des fiches de présence, modifiez les paramètres dans·l’application·Gestion·des·employés·Square·ou·le·Tableau·de·bord·Square. Une fois que les paramètres sont enregistrés, vous recevez seulement des alertes et des notifications par courriel pour les types d’alertes sélectionnés. Obtenez plus de types d’alertes pour une meilleure gestion des fiches de présence avec Quarts de travail Square Plus.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Personnel > Paramètres > Notifications et alertes.
- Sélectionnez les alertes que vous voulez recevoir en cochant la case située à côté du type d’alerte.
- Une fois que c’est fait, cliquez sur Enregistrer.
- Connectez-vous à l’application Équipe Square et touchez Plus > Paramètres de notification.
- Activez les notifications que vous voulez recevoir quand un horaire est publié ou modifié, pour les arrivées et les départs et pour les feuilles de présence ou les demandes de congés.
- Touchez Enregistrer les modifications.