Comptage des stocks avec Square pour détaillants

Aperçu

Les ventes, les vols, les pertes et les rajustements erronés ou non comptabilisés des stocks peuvent entraîner des écarts entre les stocks comptabilisés dans votre compte Square et les stocks physiques dont vous disposez réellement.

Pour rapprocher ou éliminer ces écarts, la plupart des détaillants effectuent des comptages de stock physique cycliques ou complets. Avec Square pour détaillants Plus, vous pouvez effectuer ces comptages à partir de l’appareil photo intégré de votre iPad ou de votre iPhone ou saisir manuellement vos stocks à l’aide d’un lecteur de code à barres compatible. De plus, plusieurs membres de l’équipe peuvent compter en tandem, ce qui vous permet de rouvrir votre entreprise pour conclure des ventes plus rapidement.

Configurer les autorisations pour le comptage des stocks

Pour effectuer le comptage des stocks avec Square pour détaillants, vous devez attribuer des autorisations aux membres de votre équipe. Regardez la vidéo ci-dessous pour apprendre comment ajouter des autorisations pour le comptage des stocks.

Les autorisations pour le comptage des stocks comprennent :

• Voir le coût unitaire pendant le comptage (Solution PDV et Tableau de bord) : Cette autorisation permet à l’employé de voir les coûts unitaires et les montants de la valeur totale pour les articles comptés. Cette autorisation n’aura de répercussion que sur la visibilité du coût unitaire dans une séance de comptage et non à d’autres endroits où le coût unitaire figure dans l’expérience Square pour détaillants.

• Initier les comptages de cycles, y contribuer et les valider (Solution PDV uniquement) : Cette autorisation permet à l’employé de lancer un comptage de cycle et de l’effectuer, indépendamment de toute vérification.

• Initier les comptages complets des stocks et y contribuer (Solution PDV uniquement) : Cette autorisation permet à un employé de lancer un comptage complet, mais ne lui donne pas le droit de vérifier ou de mettre à jour le système.

• Vérifier, valider et supprimer le comptage complet des stocks (Solution PDV et Tableau de bord) : Cette autorisation permet à l’employé de vérifier, de modifier et de soumettre un comptage complet dans le système.

Pour attribuer des autorisations pour le comptage des stocks :

1. Dans votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Équipe > Autorisations, puis sélectionnez le type de rôle que vous souhaitez autoriser pour le comptage des stocks.

2. Sélectionnez Articles.

3. Sous Comptage des stocks, sélectionnez les autorisations que vous souhaitez attribuer.

4. Si l’autorisation est pour un nouveau membre de l’équipe, sélectionnez Enregistrer le membre de l’équipe.

5. Si l’autorisation est pour un membre existant, cliquez sur Enregistrer.

Renseignez-vous davantage sur la façon de Démarrer avec Gestion d’équipe.

Comptages de cycles

Il est recommandé d’effectuer un comptage de cycle pour chaque variante d’article au moins une fois tous les 90 jours.

Comptages manuels de cycles

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks, puis Comptages des stocks.

2. Touchez Compter les stocks > Comptage de cycle.

3. Touchez la barre de recherche en haut de l’écran, puis sélectionnez la variante en question. Ensuite, touchez Continuer.

4. Touchez la variante d’article afin de saisir une quantité à l’aide du pavé numérique, puis touchez le crochet.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

6. Touchez Suivant > Confirmer.

Comptage de cycle avec un lecteur ou un appareil photo

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Comptages des stocks.

2. Touchez Compter les stocks > Comptage de cycle.

3. Utilisez un lecteur de code à barres compatible ou l’appareil photo intégré de votre iPad ou de votre iPhone pour lire le code de l’article.

4. Vous pouvez soit continuer à lire le code de chacun des articles en double, soit toucher la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Ensuite, touchez le crochet.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

6. Touchez Suivant > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler le comptage de cycle à tout moment en touchant l’icône X à côté de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Une fenêtre contextuelle affichera le message Enregistrer les modifications, et vous pourrez alors soit enregistrer et fermer, soit fermer sans enregistrer.

Remarque : Le comptage ne sera enregistré que sur l’appareil utilisé pour compter les stocks, ce qui signifie que vous ne pouvez pas accéder à un comptage enregistré à partir d’un autre appareil, même si cet appareil est connecté au même compte Square.

Comptages complets

Comptage manuel complet

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Comptages des stocks.

2. Touchez Comptage des stocks > Comptage complet.

3. Touchez la barre de recherche en haut de l’écran, puis sélectionnez la variante en question. Ensuite, touchez Continuer.

4. Touchez la variante d’article afin de saisir une quantité à l’aide du pavé numérique, puis touchez le crochet.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

6. Touchez Soumettre les progrès > Confirmer.

Comptage complet avec un lecteur ou un appareil photo

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks, puis Comptages des stocks.

2. Touchez Compter les stocks > Comptage complet.

3. Utilisez un lecteur de code à barres compatible ou l’appareil photo intégré de votre iPad ou de votre iPhone pour lire le code de l’article.

4. Vous pouvez soit continuer à lire le code de chacun des articles en double, soit toucher la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Ensuite, touchez le crochet.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

6. Touchez Soumettre les progrès > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler un comptage complet à tout moment en touchant l’icône X à côté de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Une fenêtre contextuelle affichera le message Enregistrer les modifications, et vous pourrez alors soit enregistrer et fermer, soit fermer sans enregistrer.

Comptage complet, par catégorie

Pour effectuer un comptage complet par catégorie d’articles plutôt que d’ajouter des articles ponctuels, vous pouvez utiliser les filtres de recherche disponibles dans la recherche d’articles.

Pour ajouter des éléments à votre séance de comptage par catégorie :

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Comptages des stocks.

2. Touchez Compter les stocks > Comptage complet ou sélectionnez un comptage complet existant, en cours.

3. Touchez la barre de recherche en haut de l’écran, puis cliquez sur l’icône Filtrer à côté de la barre de recherche.

4. Sélectionnez une catégorie d’article pour laquelle vous souhaitez compter les stocks, puis touchez sur Afficher les résultats.

5. Dans la liste de résultats, vous pouvez sélectionner des éléments particuliers ou cliquer sur Tout sélectionner.

6. Touchez Confirmer lorsque vous avez fini de sélectionner vos articles.

Une fois que vous avez fini d’ajouter des articles à votre séance de comptage, vous pouvez toucher n’importe quel article ou variante et entrer une quantité. Quand vous avez fini de compter tous vos articles, touchez Envoyer la progression pour enregistrer votre travail.

Vérifier et approuver un comptage complet des stocks

Après avoir contribué à un comptage complet des stocks, vous devrez le vérifier et l’approuver. Assurez-vous d’avoir compté tous les articles en main avant de soumettre un comptage pour vérification.

Les vérifications peuvent être soumises par l’intermédiaire de l’application iOS Square pour détaillants ou du Tableau de bord Square.

Pour démarrer sur le Tableau de bord :

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptages des stocks.

2. À partir de cette liste, cliquez sur un Comptage complet indiqué comme étant En cours. Cliquez ensuite sur Commencer la vérification. Remarque : La quantité des variantes non comptées sera de zéro une fois que le comptage vérifié sera approuvé. Pour afficher un récapitulatif sans soumettre le comptage pour vérification, cliquez sur Annuler > Afficher le récapitulatif du comptage pour consulter ce comptage.

3. À partir de l’écran Vérifier les résultats, vérifiez l’exactitude de tous les comptes :

   1. Pour effectuer un tri dans la liste, touchez Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez effectuer un tri par Écart (quantité), Écart (coût) ou par ordre alphabétique en utilisant la fonction Alphabétique.

   2. Pour annuler le comptage d’un article, cliquez sur l’article, puis cliquez sur Annuler le comptage. Ensuite, saisissez la quantité exacte et cliquez sur Terminé.

   3. Pour ajouter des articles manquants au comptage, revenez à Comptages des stocks, affichez le comptage dont l’état est En cours de vérification et cliquez sur ce comptage. Touchez Retirer de la vérification > Confirmer, et l’état du comptage sera rétabli à En cours. Une fois que le comptage est revenu à En cours, de nouveaux articles peuvent être comptés à l’aide de l’application iOS. Une fois le comptage terminé, vous devrez à nouveau soumettre le comptage pour vérification.

4. Une fois que tous les articles ont été vérifiés, cliquez sur Confirmer.

Pour démarrer sur iOS :

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks, puis Comptages des stocks.

2. À partir de cette liste, touchez un Comptage complet indiqué comme étant En cours. Touchez ensuite Commencer la vérification. Remarque : La quantité des variantes non comptées sera de zéro une fois que le comptage vérifié sera approuvé. Pour afficher un récapitulatif sans soumettre le comptage pour vérification, touchez Annuler > Afficher le récapitulatif du comptage pour consulter ce comptage.

3. À partir de l’écran Vérifier les résultats, vérifiez l’exactitude de tous les comptages :

   • Pour effectuer un tri dans la liste, touchez Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez effectuer un tri par Écart (quantité), Écart (coût) ou par ordre alphabétique en utilisant la fonction Alphabétique.

   • Pour annuler le comptage d’un article, touchez l’article, puis touchez Annuler le comptage. Ensuite, saisissez le compte exact, touchez le crochet, puis touchez Terminé.

   • Pour ajouter des articles manquants au comptage, revenez à Comptages des stocks, affichez et touchez le comptage dont l’état est En cours de vérification. Touchez Retirer de la vérification > Confirmer, et l’état du comptage sera rétabli à En cours. Pour ajouter les variantes manquantes au comptage, touchez Reprendre le comptage. Une fois le comptage terminé, vous devrez à nouveau soumettre le comptage pour vérification.

4. Une fois que tous les articles ont été vérifiés, touchez Confirmer.

Remarque : Assurez-vous que tous les articles ont été vérifiés avant de toucher Confirmer, car cette action ne peut pas être annulée. Une fois que le comptage complet de vos stocks a été approuvé, l’état du comptage des stocks s’affichera comme Terminé.

Rapport sur les écarts de stocks

Vous pouvez afficher un rapport sur les écarts de stocks ou examiner les comptages effectués dans le passé grâce à l’application iOS Square pour détaillants ou au Tableau de bord Square.

Pour démarrer sur le Tableau de bord :

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptage des stocks.

2. Cliquez sur un comptage complet dont l’état est Terminé.

3. Pour effectuer un tri dans la liste, cliquez sur Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez effectuer un tri par Écart (quantité), Écart (coût) ou par ordre alphabétique en utilisant la fonction Alphabétique.

4. Cliquez sur Détails pour afficher les totaux des écarts de quantité et de coût pour la séance de comptage. Touchez des variantes individuelles pour afficher leurs écarts de quantité et de coût. 

   • Assurez-vous de corriger tous les coûts unitaires manquants dans votre Tableau de bord Square en ligne pour tous les écarts dans le comptage. La valeur des stocks disponibles et l’écart total peuvent être inexacts en raison de coûts unitaires manquants.

Pour démarrer sur iOS :

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks, puis touchez Comptages des stocks.

2. Touchez un comptage complet dont l’état est Terminé. 

3. Pour effectuer un tri dans la liste, touchez Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez effectuer un tri par Écart (quantité), Écart (coût) ou par ordre alphabétique en utilisant la fonction Alphabétique.

4. Touchez Détails pour afficher les totaux des écarts de quantité et de coût pour la séance de comptage. Touchez des variantes individuelles pour afficher leurs écarts de quantité et de coût. 

   • Assurez-vous de corriger tous les coûts unitaires manquants dans votre Tableau de bord Square en ligne pour tous les écarts dans le comptage. La valeur des stocks disponibles et l’écart total peuvent être inexacts en raison de coûts unitaires manquants. 

Remarque : Seul le personnel disposant de l’autorisation Afficher le coût unitaire lors du comptage pourra voir l’écart de coût pour un comptage des stocks. Une fois qu’un comptage a été soumis pour vérification, il n’est plus possible de mettre à jour les coûts unitaires associés à un article ou à une variante.

Exporter le rapport sur les écarts de stocks

De votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez exporter le rapport sur les écarts de stocks pour un comptage de cycle terminé ou les données d’un comptage en cours ou complet.

Pour exporter des données d’un comptage de cycle :

1. De votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Quantités en stock.

2. Cliquez sur un comptage de cycle dont l’état indique Finalisé.

3. Cliquez sur Exporter, puis choisissez le rapport à exporter.

   1. Le fichier contenant les données sur le nombre d’articles et les variantes sera exporté en format CSV.

   2. L’option Fichier sommaire du dénombrement en format CSV entraînera l’exportation d’un résumé des détails du comptage, ce qui inclut les compteurs, les examinateurs, ainsi que les dates de début et de soumission.

Pour exporter les données d’un comptage complet :

1. Dans le tableau de bord Square, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Quantités en stock.

2. Cliquez sur un comptage complet dont l’état indique En cours ou Terminé.

3. Cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit de votre Tableau de bord et choisissez un rapport à exporter.

   1. L’option Fichier des articles en format CSV entraînera l’exportation des données sur le comptage d’articles et les variantes.

   2. L’option Fichier sommaire du dénombrement en format CSV entraînera l’exportation d’un résumé des détails du comptage, ce qui inclut les compteurs, les examinateurs, ainsi que les dates de début et de soumission.

Questions fréquentes