Comptage des stocks avec Square pour détaillants

Aperçu

Les ventes, les vols, les pertes et les rajustements erronés ou non comptabilisés des stocks peuvent entraîner des écarts entre les stocks comptabilisés dans votre compte Square et les stocks physiques dont vous disposez réellement.

Pour rapprocher ou éliminer ces divergences, la plupart des détaillants procèdent à des comptages physiques cycliques ou complets. Square pour détaillants Plus vous permet d’effectuer le comptage avec l’appareil photo de votre iPad ou iPhone ou de saisir manuellement vos stocks à l’aide d’un lecteur de codes à barres compatible. De plus, les membres de l’équipe peuvent compter en tandem de sorte que vous pouvez rouvrir votre entreprise et conclure des ventes plus rapidement.

Remarque : Le comptage des stocks n’est actuellement disponible que sur les appareils iOS. Cette fonctionnalité ne peut actuellement pas être utilisée sur un Square Stand ou un Square Terminal.

Configurer les autorisations pour le comptage des stocks

Pour réaliser le comptage des stocks avec Square pour détaillants, vous devrez accorder des autorisations aux membres de votre équipe. Regardez la vidéo ci-dessous pour apprendre comment ajouter des autorisations pour le comptage des stocks.

Les autorisations pour le comptage des stocks comprennent :

• Afficher le coût unitaire durant le comptage (PDV et Tableau de bord) : Cette autorisation permet à l’employé de voir les coûts unitaires et la valeur totale des articles comptés. Cette autorisation n’aura d’impact que sur la visibilité du coût unitaire dans une séance de comptage et non à d’autres endroits où le coût unitaire figure dans l’application Square pour détaillants.

• Procéder aux comptages cycliques, y contribuer et les confirmer (PDV seulement) : Cette autorisation permet à l’employé de commencer et de réaliser le comptage cyclique indépendamment de toute vérification.

• Procéder aux comptages complets des stocks et y contribuer (PDV seulement) : Cette autorisation permet à l’employé de commencer le comptage complet sans réviser ou mettre à jour le système.

• Réviser, confirmer et supprimer les comptages des stocks (PDV et Tableau de bord) :  Cette autorisation permet à l’employé de réviser, de modifier et de soumettre le résultat du comptage terminé dans le système.

Pour attribuer des autorisations de comptage des stocks :

1. Dans votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Équipe > Autorisations, puis sélectionnez le type de rôle que vous souhaitez autoriser pour le comptage des stocks.

2. Sélectionnez Articles.

3. Sous Comptage des stocks, sélectionnez les autorisations que vous souhaitez attribuer.

4. Si l’autorisation est pour un nouveau membre de l’équipe, sélectionnez Enregistrer le membre de l’équipe.

5. Si l’autorisation est pour un membre existant, cliquez sur Enregistrer.

Apprenez-en davantage sur la façon de Démarrer avec Gestion d’équipe. 

Comptages cycliques

Il est recommandé d’effectuer un comptage cyclique pour chaque variante d’article au moins une fois tous les 90 jours.

Comptages cycliques manuels

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Comptages des stocks.

2. Touchez Compter le stock > Comptage cyclique.

3. Touchez la barre de recherche en haut de l’écran, puis sélectionnez la variante en question. Ensuite, touchez Continuer.

4. Touchez la variante d’article afin de saisir une quantité à l’aide du pavé numérique, puis touchez le crochet.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes pertinentes.

6. Touchez Suivant > Confirmer.

Comptage cyclique avec un lecteur ou un appareil photo

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Comptages des stocks.

2. Touchez Compter le stock > Comptage cyclique.

3. Utilisez un lecteur de code à barres compatible ou l’appareil photo intégré de votre iPad ou iPhone pour lire le code de l’article.

4. Vous pouvez soit continuer à lire le code de chacun des articles en double, soit toucher la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Ensuite, touchez le crochet.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes pertinentes.

6. Touchez Suivant > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler un comptage cyclique à tout moment en appuyant sur l’icône X à côté de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Vous verrez s’afficher une fenêtre contextuelle indiquant Enregistrer les modifications et vous pourrez soit enregistrer et fermer, soit ignorer et ne pas enregistrer.

Remarque : Le résultat du comptage ne sera enregistré que sur l’appareil utilisé pour compter les stocks, ce qui signifie que vous ne pouvez pas accéder au résultat d’un comptage enregistré sur un autre appareil, même si cet appareil est connecté au même compte Square.

Comptages complets

Comptage manuel complet

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Comptages des stocks.

2. Touchez Compter le stock > Comptage complet.

3. Touchez la barre de recherche en haut de l’écran, puis sélectionnez la variante en question, puis touchez Continuer.

4. Touchez la variante d’article afin de saisir une quantité à l’aide du pavé numérique, puis touchez le crochet.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes pertinentes.

6. Touchez Soumettre les progrès > Confirmer.

Comptage complet avec un lecteur ou un appareil photo

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Comptages des stocks.

2. Touchez Compter le stock > Comptage complet.

3. Utilisez un lecteur de code à barres compatible ou l’appareil photo intégré de votre iPad ou iPhone pour lire le code de l’article. 

4. Vous pouvez soit continuer à lire le code de chacun des articles en double, soit toucher la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Ensuite, touchez le crochet.  

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes pertinentes.

6. Touchez Soumettre les progrès > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler un comptage complet à tout moment en touchant l’icône X à côté de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Vous verrez s’afficher une fenêtre contextuelle indiquant Enregistrer les modifications et vous pourrez soit enregistrer et fermer, soit ignorer et ne pas enregistrer.

Comptage complet par catégorie

Pour effectuer un comptage complet par catégorie d’articles plutôt que d’ajouter des articles au besoin, vous pouvez utiliser les filtres de recherche proposés dans la recherche d’articles.

Pour ajouter des éléments à votre séance de comptage par catégorie :

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Comptages des stocks.

2. Touchez Compter les stocks > Comptage complet ou sélectionnez un comptage complet existant en cours.

3. Touchez la barre de recherche en haut de l’écran, puis cliquez sur l’icône Filtrer à côté de la barre de recherche.

4. Sélectionnez une catégorie d’articles pour laquelle vous souhaitez compter les stocks, puis touchez Afficher les résultats.

5. Dans la liste de résultats, vous pouvez sélectionner des éléments particuliers ou cliquer sur Tout sélectionner.

6. Touchez Confirmer lorsque vous avez terminé la sélection de vos articles.

Une fois que vous avez terminé l’ajout d’articles à votre séance de comptage, vous pouvez toucher n’importe quel article ou n’importe quelle variante et saisir une quantité. Une fois que vous avez terminé le comptage de tous vos articles, touchez Soumettre le progrès pour enregistrer les résultats.

Comptage complet sur plusieurs appareils

Plusieurs appareils peuvent être utilisés pour effectuer un comptage complet. Pour effectuer un comptage complet avec plusieurs appareils dans votre application Square pour détaillants :

1. Commencez le comptage complet en utilisant la méthode que vous préférez :

   1. Comptage manuel complet

   2. Comptage complet avec un lecteur de codes à barres ou un appareil photo

   3. Comptage complet par catégorie

2. Une fois qu’un comptage complet est commencé sur un premier appareil, naviguez vers Stocks > Comptages des stocks sur vos appareils secondaires.

3. Dans votre liste de comptages des stocks, touchez un comptage complet à l’état En cours.

4. À l’écran des détails du comptage complet, vous pouvez choisir de compter les articles, d’afficher le récapitulatif du comptage, de supprimer le comptage ou de commencer la vérification avec vos appareils secondaires.

Remarque : Les comptages des stocks sur plusieurs appareils ne peuvent être effectués qu’avec les comptages complets. Tous les appareils contribuant au comptage complet doivent être connectés au même compte Square.

Vérifier et approuver un comptage complet des stocks

Après avoir contribué à un comptage complet des stocks, vous devrez vérifier et approuver les résultats. Assurez-vous d’avoir compté chaque article en stock avant de soumettre le résultat du comptage pour vérification.

Les vérifications peuvent être soumises par l’intermédiaire de l’application iOS Square pour détaillants ou du Tableau de bord Square.

Pour démarrer sur le Tableau de bord :

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptages des stocks.

2. Dans cette liste, cliquez sur un comptage complet à l’état En cours. Cliquez ensuite sur Commencer la vérification. Remarque : Les variantes non comptées verront leur quantité en stock remise à zéro une fois que le résultat vérifié du comptage aura été approuvé. Pour consulter un récapitulatif sans le soumettre à la vérification, cliquez sur Annuler > Afficher le récapitulatif du comptage pour le consulter. 

3. À partir de l’écran Vérifier les résultats, vérifiez l’exactitude de tous les résultats de comptage :

   1. Pour trier la liste, touchez Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez trier la liste par Écarts (quantité), Écarts (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Alphabétique.

   2. Pour remplacer le comptage d’un article, cliquez sur l’article, puis cliquez sur Remplacer la quantité. Ensuite, entrez la quantité exacte et cliquez sur Terminé.

   3. Pour ajouter des articles qui n’ont pas été comptés, revenez à la vue Comptages des stocks et cliquez sur le résultat dont l’état indique En cours de vérification. Touchez Retirer de la vérification > Confirmer, et le comptage reviendra à l’état En cours. Une fois que le comptage revient à En cours, de nouveaux articles peuvent être comptés à l’aide de l’application iOS. Une fois le comptage terminé, vous devrez le soumettre à nouveau pour vérification. 

4. Une fois que tous les articles ont été vérifiés, cliquez sur Confirmer. 

Pour démarrer sur iOS :

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Comptages des stocks.

2. Dans cette liste, touchez un comptage complet à l’état En cours. Ensuite, touchez Commencer la vérification. Remarque : Les variantes non comptées verront leur quantité en stock remise à zéro une fois que le résultat vérifié du comptage aura été approuvé. Pour consulter un récapitulatif sans le soumettre à la vérification, touchez Annuler > Afficher le récapitulatif du comptage pour le consulter. 

3. À partir de l’écran Vérifier les résultats, vérifiez l’exactitude de tous les résultats de comptage :

   • Pour trier la liste, touchez Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez trier la liste par Écarts (quantité), Écarts (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Alphabétique.

   • Pour remplacer la quantité d’un article, touchez l’article, puis touchez Remplacer la quantité. Ensuite, entrez le compte exact, touchez le crochet, puis touchez Terminé.

   • Pour ajouter des articles qui n’ont pas été comptés, revenez à la vue Comptages des stocks et touchez le résultat dont l’état indique En cours de vérification. Touchez Retirer de la vérification > Confirmer et le comptage reviendra à l’état En cours. Pour ajouter des variantes manquantes dans le comptage, touchez Reprendre le comptage. Une fois le comptage terminé, vous devrez le soumettre à nouveau pour vérification.  

4. Une fois que tous les articles ont été vérifiés, touchez Confirmer. 

Remarque : Assurez-vous que tous les articles ont été vérifiés avant de toucher Confirmer, car cette action ne peut pas être annulée. Une fois que le résultat du comptage complet a été approuvé, l’état Comptages des stocks s’affiche comme Terminé. 

Rapport sur les écarts de stocks

Vous pouvez afficher un rapport sur les écarts de stocks ou examiner les comptages effectués dans le passé grâce à l’application iOS Square pour détaillants ou au Tableau de bord Square.

Pour démarrer sur le Tableau de bord :

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptages des stocks.

2. Cliquez sur un comptage complet dont l’état est Terminé. 

3. Pour trier la liste, cliquez sur Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez trier la liste par Écarts (quantité), Écarts (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Alphabétique.

4. Cliquez sur Détails pour afficher les totaux des écarts de quantité et de coût pour la séance de comptage. Vous pouvez cliquer sur les différentes variantes pour voir les écarts de quantité et de coût. 

   • Veillez à résoudre les coûts unitaires manquants dans votre Tableau de bord Square en ligne pour toutes les variantes du comptage. La valeur des stocks disponibles et l’écart total peuvent être inexacts en raison de coûts unitaires manquants. 

Pour démarrer sur iOS :

1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Comptages des stocks.

2. Touchez un comptage complet dont l’état est Terminé. 

3. Pour trier la liste, touchez Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez trier la liste par Écarts (quantité), Écarts (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Alphabétique.

4. Touchez Détails pour afficher les totaux des écarts de quantité et de coût pour la séance de comptage. Vous pouvez toucher les différentes variantes pour voir les écarts de quantité et de coût. 

   • Veillez à résoudre les coûts unitaires manquants dans votre Tableau de bord Square en ligne pour toutes les variantes du comptage. La valeur des stocks disponibles et l’écart total peuvent être inexacts en raison de coûts unitaires manquants. 

Remarque : Seuls les employés ayant l’autorisation Afficher les coûts unitaires lors du comptage pourront voir l’écart de coût pour un comptage des stocks. Une fois qu’un comptage a été soumis pour examen, il n’y a aucun moyen de mettre à jour les coûts unitaires associés à un article ou à une variante. 

Exporter le rapport sur les écarts de stocks

De votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez exporter le rapport sur les écarts de stocks pour un comptage cyclique terminé ou sur les données d’un comptage en cours ou terminé.

Pour exporter des données d’un comptage cyclique :

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptages des stocks.

2. Cliquez sur un comptage cyclique dont l’état est Terminé.

3. Cliquez sur Exporter, puis choisissez le rapport à exporter.

   1. L’option de fichier CSV des articles exportera les données sur le décompte des articles et les écarts.

   2. L’option de fichier CSV récapitulatif du comptage exportera un résumé des détails du comptage, ce qui inclut les compteurs, les vérificateurs ainsi que les dates de début et de soumission.

Pour exporter les données d’un comptage complet :

1. Sur le Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptages des stocks.

2. Cliquez sur un comptage complet dont l’état est En cours ou Terminé.

3. Cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit de votre Tableau de bord et choisissez un rapport à exporter.

   1. L’option de fichier CSV des articles exportera les données sur le décompte des articles et les écarts.

   2. L’option de fichier CSV récapitulatif du comptage exportera un résumé des détails du comptage, ce qui inclut les compteurs, les vérificateurs ainsi que les dates de début et de soumission.

Questions fréquentes