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Dénombrement des stocks avec Square pour détaillants

Aperçu

Les ventes, les vols, les pertes et les rajustements erronés ou non comptabilisés des stocks peuvent entraîner des écarts entre les stocks comptabilisés dans votre compte Square et les stocks physiques dont vous disposez réellement.

Pour rapprocher ou éliminer ces écarts, la plupart des détaillants effectuent des prises d’inventaire physiques cycliques ou complètes. Avec Square pour détaillants Plus, vous pouvez effectuer ces dénombrements à partir de la caméra intégrée de votre iPad ou iPhone ou saisir manuellement vos stocks à l’aide d’un lecteur de code à barres compatible lecteur optique. En outre, plusieurs membres de l’équipe peuvent compter en tandem, ce qui vous permet de rouvrir votre entreprise pour conclure des ventes plus rapidement.

Le dénombrement des stocks peut être effectué sur les appareils mobiles pris en charge suivants :

  • iPhone 6s ou 6s Plus ou plus récent sur iOS 14+

  • iPad Mini 4 ou plus récent on iOS 14+

  • iPad Air 2 ou plus récent, iPad Pro ou iPad (5e génération) ou plus récent sur iOS 14+

Configurer les autorisations pour le dénombrement des stocks

Pour effectuer le dénombrement des stocks avec Square pour détaillants, vous devez attribuer des autorisations aux membres de votre équipe. Regardez la vidéo ci-dessous pour apprendre comment ajouter des autorisations pour le dénombrement des stocks.

Les autorisations de dénombrement des stocks comprennent :

  • Voir le coût unitaire pendant le comptage (Point de vente et tableau de bord) : Permet au rôle de voir les coûts unitaires et les montants de la valeur totale pour les articles dénombrés. Cette autorisation n’aura de répercussion que sur la visibilité du coût unitaire dans une session de dénombrement et non à d’autres endroits où le coût unitaire apparaît dans l’expérience Square pour détaillants.

  • Initier, contribuer et valider le comptage des cycles (Point de vente uniquement) : Permet au rôle de lancer un comptage de cycle et de l’effectuer, indépendamment de toute vérification.

  • Initier et contribuer au dénombrement complet des stocks (Point de vente uniquement) : permet à un rôle de lancer un dénombrement complet, mais sans droit de vérification ou de mise à jour du système.

  • Vérifier, valider et supprimer le dénombrement complet des stocks (Point de vente et Tableau de bord) : permet au rôle de vérifier, de modifier et de soumettre un dénombrement complet dans le système.

Pour attribuer des autorisations sur les stocks :

  1. Dans votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Équipe > Autorisations, puis sélectionnez le type de rôle que vous souhaitez autoriser pour le dénombrement des stocks.

  2. Sélectionnez Articles.

  3. Sous Dénombrement des stocks, sélectionnez les autorisations que vous souhaitez attribuer.

  4. Si l’autorisation est pour un nouveau membre de l’équipe, sélectionnez Enregistrer le membre de l’équipe.

  5. Si l’autorisation est pour un membre existant, cliquez sur Enregistrer.

Renseignez-vous davantage au sujet de Démarrer avec Gestion d’équipe

Comptage du cycle

Il est recommandé d’effectuer un comptage des cycles pour chaque variante d’article au moins une fois tous les 90 jours.

Comptage manuel des cycles

  1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks, puis touchez Quantités en stock.

  2. Touchez Compter les stocks > Nombre de cycles.

  3. Touchez la barre de recherche en haut de l’écran, puis sélectionnez la variante en question. Ensuite, touchez Continuer.

  4. Touchez la variante d’article afin de saisir une quantité à l’aide du pavé numérique, puis touchez le crochet.

  5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

  6. Touchez Suivant > Confirmer.

Dénombrement du cycle avec un lecteur optique ou une caméra

  1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Quantités en stock.

  2. Touchez Compter les stocks > Nombre de cycles.

  3. Utilisez un lecteur de code à barres compatible ou la caméra intégrée de votre iPad ou iPhone pour analyser l’article.

  4. Vous pouvez soit continuer à numériser chacun des articles en double, soit toucher la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Ensuite, touchez le crochet.

  5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

  6. Touchez Suivant > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler le dénombrement de cycle à tout moment en touchant l’icône X à côté de Quantités en stock dans le coin de votre écran. Une fenêtre contextuelle affichera le message Enregistrer les modifications et vous pourrez alors soit enregistrer et fermer, soit fermer sans enregistrer.

Remarque : Le dénombrement ne sera enregistré que sur l’appareil utilisé pour compter les stocks, ce qui signifie que vous ne pouvez pas accéder à la quantité de stock enregistrée à partir d’un autre appareil, même si cet appareil est connecté au même compte Square.

Dénombrement complet

Dénombrement manuel complet

  1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Quantités en stock.

  2. Touchez Dénombrer les stocks > Dénombrement complet.

  3. Touchez la barre de recherche en haut de l’écran, puis sélectionnez la variante en question. Ensuite, touchez Continuer.

  4. Touchez la variante d’article afin de saisir une quantité à l’aide du pavé numérique, puis touchez le crochet.

  5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

  6. Touchez Soumettre les progrès > Confirmer.

Dénombrement complet avec un lecteur optique ou une caméra

  1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks, puis touchez Quantités en stock.

  2. Touchez Dénombrer les stocks > Dénombrement complet.

  3. Utilisez un lecteur de code à barres compatible ou la caméra intégrée de votre iPad ou iPhone pour analyser l’article.

  4. Vous pouvez soit continuer à numériser chacun des articles en double, soit toucher la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Ensuite, touchez le crochet.

  5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

  6. Touchez Soumettre les progrès > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler le dénombrement complet à tout moment en touchant l’icône X à côté de Quantités en stock dans le coin de votre écran. Une fenêtre contextuelle affichera le message Enregistrer les modifications et vous pourrez alors soit enregistrer et fermer, soit fermer sans enregistrer.

Remarque : Le dénombrement ne sera enregistré que sur l’appareil utilisé pour compter les stocks, ce qui signifie que vous ne pouvez pas accéder à la quantité de stock enregistrée à partir d’un autre appareil, même si cet appareil est connecté au même compte Square.

Vérifier et approuver un dénombrement complet des stocks

Après avoir contribué à un dénombrement complet des stocks, vous devrez le vérifier et l’approuver. Assurez-vous d’avoir compté tous les articles en main avant de soumettre un dénombrement pour vérification. 

Pour commencer :

  1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks, puis touchez Quantités en stock.

  2. À partir de cette liste, touchez un Dénombrement complet indiqué comme étant En cours > Commencer la vérification. Remarque : Le dénombrement des variantes non comptées sera de zéro une fois que le dénombrement vérifié sera approuvé. Pour afficher un sommaire sans soumettre le dénombrement pour vérification, touchez Annuler > Afficher le sommaire du dénombrement pour consulter ce dénombrement. 

  3. À partir de l’écran Vérifier les résultats, vérifiez l’exactitude de tous les dénombrements :

    • Pour effectuer un tri dans la liste, touchez Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez effectuer un tri par Écart (quantité), Écart (coût), ou par ordre alphabétique en utilisant la fonction Alphabétique.

    • Pour annuler le dénombrement d’un article, touchez l’article, puis touchez Annuler le dénombrement. Ensuite, entrez le compte exact, touchez le crochet, puis touchez Terminé.

    • Pour ajouter des articles manquants au dénombrement, revenez à Quantités en stock, affichez et touchez le dénombrement dont l’état est En cours de vérification. Touchez Retirer de la vérification > Confirmer et l’état du dénombrement sera rétabli à En cours. Pour ajouter les variantes manquantes au dénombrement, touchez Reprendre le dénombrement. Une fois le dénombrement terminé, vous devrez à nouveau soumettre le dénombrement pour vérification. 

  4. Une fois que tous les articles ont été vérifiés, touchez Confirmer.

Remarque : Assurez-vous que tous les articles ont été vérifiés avant d’appuyer sur Confirmer, car cette action ne peut pas être annulée. Une fois que la totalité de vos stocks a été approuvée, l’état Quantités en stock s’affichera comme Terminé

Rapport sur les écarts de stocks

Pour afficher un rapport sur les écarts de stocks afin de vérifier les dénombrements complets réalisés antérieurement :

  1. À partir de la barre de navigation dans l’application Square pour détaillants, touchez Stocks > Quantités en stock.

  2. Touchez un dénombrement complet dont l’état est Terminé

  3. Pour effectuer un tri dans la liste, touchez Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez effectuer un tri par Écart (quantité), Écart (coût), ou par ordre alphabétique en utilisant la fonction Alphabétique.

  4. Touchez Détails pour afficher le dénombrement total et les écarts de coût pour la séance de dénombrement. Touchez les différents écarts pour afficher les écarts de quantité et de coût. 

    • Assurez-vous de corriger tous les coûts unitaires manquants dans votre Tableau de bord Square en ligne pour tous les écarts dans le dénombrement. La valeur des stocks disponibles et l’écart total peuvent être inexacts en raison de coûts unitaires manquants. 

Remarque : Seuls les employés disposant de l’autorisation Afficher le coût unitaire lors du dénombrement pourront voir l’écart de coût pour un dénombrement des stocks. Une fois qu’un dénombrement a été soumis pour vérification, il n’est plus possible de mettre à jour les coûts unitaires associés à un article ou une variante.

Afficher les dénombrements effectués dans l’historique des stocks

Vous pouvez également consulter en ligne les dénombrements des stocks terminés. Pour ce faire :

  1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles et commandes > Articles.

  2. Cliquez sur Gestion des stocks > Historique.

  3. Dans cette section, vous apercevrez chacune des différentes variantes ayant été dénombrées et recomptées.

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