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Programmation des quarts de travail pour les membres de l’équipe

Aperçu

Nous savons à quel point il est crucial pour le bon déroulement du travail que votre horaire soit facilement accessible. C’est pourquoi, avec l’application Gestion d’équipe et la programmation des horaires Gestion d’équipe et Équipe Plus de Square, vous accéderez directement à l’horaire afin de pouvoir prévoir votre semaine. Si votre entreprise utilise Équipe Plus, vous recevrez des notifications vous rappelant de pointer votre quart de travail à l’arrivée et à la sortie.

Shift Scheduling Overview

Glossaire

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les termes couramment utilisés dans le cadre de la programmation de l’horaire.

Terme Définition
Quart de travail Un quart de travail désigne une période pendant laquelle un membre de l’équipe travaille sous un même intitulé de poste. La planification des quarts de travail comprend plusieurs états, notamment : le quart programmé, le quart en cours et le quart terminé. Un membre de l’équipe peut être affecté à plusieurs quarts au cours d’une journée de travail.
Fiche de présence Une fiche de présence est le relevé d’un ensemble de quarts, généralement associé à la période de paie de votre entreprise. En fonction de la période prise en compte, une fiche de présence peut comprendre à la fois des quarts en cours et des quarts terminés.
Journée de travail Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (minuit à minuit) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, le début de la journée de travail doit correspondre au moment où tous les membres de l’équipe ont pointé pour la journée (par exemple, pour les bars, la journée de travail peut être de 4 h du matin à 4 h du matin pour tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit).
Heures rémunérées Les heures rémunérées correspondent au nombre total d’heures travaillées, moins les pauses non rémunérées. Par exemple, vous travaillez de 9 h à 17 h, avec une pause non rémunérée de 30 minutes pour le lunch; vous avez donc travaillé un total de 7,5 heures rémunérées.
Disponibilité La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un membre de l’équipe est en mesure de travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un membre de l’équipe peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 21 h, du lundi au vendredi.
Congé Le congé fait référence à une absence ponctuelle demandée par un membre de l’équipe. Le congé n’est pas un concept récurrent. Un membre de l’équipe peut demander un congé pour un seul jour ou pour plusieurs jours consécutifs.
Intitulé de poste L’intitulé de poste fait référence au poste que vous occupez au sein de votre entreprise. Les membres de l’équipe peuvent avoir jusqu’à 12 intitulés de poste, avec un salaire attribué à chacun. Les salaires associés seront déterminés par l’intitulé du poste que vous occupez. Par exemple, un membre de l’équipe qui occupe les postes de « Caissier » et de « Barman » peut gagner 15 $ comme « Caissier » et 17 $ comme « Barman ».
Notifications Les notifications font référence aux messages qui sont transmis par courriel ou par notification poussée à partir de l’application Équipe. Remarque : Votre entreprise doit utiliser Équipe Plus pour que vous puissiez recevoir certaines notifications (p. ex., les rappels à pointer à l’arrivée, etc.).

Vérification de votre horaire

Une fois que votre employeur a créé et publié votre horaire, vous devriez recevoir un courriel automatique ou une notification poussée de l’application Équipe comprenant un lien vous permettant d’afficher vos quarts de travail de la semaine. Pour vous assurer de pouvoir toujours consulter vos nouveaux horaires ou d’être informé de toute mise à jour d’un horaire existant, vous devez vérifier que vous avez mis à jour vos paramètres de notification dans l’application Équipe. Pour ce faire :

  1. À la page Accueil de l’application Équipe Square, touchez Plus.

  2. Sous la section Paramètres de travail, touchez Notifications.

  3. Activez ou désactivez les Notifications de l’application ou les Notifications par courriel dans les sections Horaire publié et Horaire mis à jour en fonction de vos préférences.

  4. Touchez Enregistrer les modifications.

Nous vous recommandons également de vous adresser directement à votre employeur si vous avez des questions ou des préoccupations concernant votre emploi du temps. Il aura la possibilité d’apporter les modifications nécessaires, le cas échéant.

Shift Scheduling Schedule In-App

Gestion de votre horaire

Pour faciliter la programmation des horaires en fonction de vos disponibilités, il sera utile de communiquer celles-ci à votre employeur. Votre employeur ou tout membre de l’équipe disposant d’une autorisation de plein accès aura la possibilité de mettre à jour vos disponibilités à partir du Tableau de bord Square en ligne. Mais vous pouvez également mettre à jour vos propres disponibilités à tout moment avec l’application Équipe Square. Pour ce faire :

  1. À la page Accueil de l’application Équipe Square, touchez Plus.

  2. Sous la section Paramètres de travail, touchez Disponibilité.

  3. Touchez le jour de la semaine que vous souhaitez mettre à jour pour ouvrir l’écran Ajouter une disponibilité et apportez les modifications nécessaires.

  4. Touchez Enregistrer les modifications pour revenir à la section Disponibilité et recommencez pour les autres jours qui doivent être mis à jour.

Remarque : Les membres de l’équipe ne disposant pas d’une autorisation de plein accès pourront mettre à jour leur disponibilité à partir de l’application Équipe Square, mais ne seront pas en mesure de le faire pour le moment par le biais du Tableau de bord Square en ligne.

Quarts de travail ouverts

Votre employeur peut également choisir de rendre visibles les quarts de travail ouverts, ce qui vous permettra de choisir parmi les quarts disponibles pour les membres de l’équipe. Vous pouvez consulter facilement les quarts de travail ouverts à partir de l’application Équipe. Tout membre de l’équipe qui est disponible pour cet horaire et autorisé à prendre en charge ce poste verra s’afficher ce quart de travail. Pour commencer :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Horaire.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour cet horaire.

  3. Repérez un quart de travail marqué comme Quart de travail ouvert en bleu. Touchez le quart de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails du quart de travail.

  4. Touchez Demande de quart de travail.

Dès qu’un membre de l’équipe demande un quart de travail ouvert, votre employeur reçoit une notification dans son Tableau de bord Square en ligne. Il sera invité à Refuser ou à Approuver la demande de changement, et le membre de l’équipe recevra une notification dans l’application Équipe confirmant sa décision.

Échanger des quarts de travail

Si vos disponibilités changent ou si vous préférez simplement changer de quart de travail, vous avez également la possibilité d’échanger des quarts de travail avec d’autres membres de l’équipe. Pour ce faire :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Horaire.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour cet horaire.

  3. Touchez le quart de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails du quart de travail.

  4. Touchez Échanger un quart de travail.

  5. Dans la liste des quarts de travail disponibles, sélectionnez celui qui convient le mieux et appuyez sur Demander un échange.

Ensuite, le membre de l’équipe dont le quart de travail fait l’objet d’une demande d’échange recevra un courriel ou une notification poussée de l’application Équipe (en fonction de ses paramètres de notification). Ce courriel l’informera du fait qu’un autre membre de l’équipe veut échanger des quarts de travail, qu’il pourra accepter ou refuser. Lorsque ce membre de l’équipe aura fait son choix, l’employeur ou le gestionnaire du compte en sera informé et il lui sera demandé d’accepter ou de refuser. Remarque : Vous devez toujours supposer que le quart de travail initial que l’on vous a attribué est le vôtre jusqu’à ce que l’employeur ou le gestionnaire du compte donne son accord.

Demandes de congé

En plus de pouvoir échanger de quarts de travail, vous pouvez présenter une demande de congé directement à partir de l’application Équipe Square pour n’importe quels horaires non publiés si votre employeur est abonné à Équipe Plus. Une fois la demande envoyée, votre employeur recevra une notification par courriel ainsi qu’une notification sur son Tableau de bord Square en ligne. Ensuite, il pourra approuver ou refuser la demande et vous recevrez une notification concernant sa décision. Pour commencer :

  1. Accédez à l’application Équipe et touchez Plus.

  2. Touchez Congé  > Demander un congé.

  3. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire où vous désirez demander un congé et ajoutez une note sous la section Motif.

  4. Touchez Confirmer la demande.

Vous pouvez faire le suivi de vos demandes ainsi qu’annuler toute demande approuvée ou en attente en visitant la même section de l’application Équipe Square.

Remarque : Vous pouvez demander un congé que sur les horaires non publiés; dans le cas où un horaire serait déjà publié, vous ne pourrez pas présenter une demande de congé.

Questions fréquentes

Puis-je échanger un quart de travail avec un autre membre de l’équipe si je ne suis pas disponible pour assurer le mien?

Avec Équipe Plus, dès que l’horaire est publié, vous pouvez échanger des quarts de travail avec d’autres membres de l’équipe si vous n’êtes pas en mesure d’assurer les vôtres. Il vous suffit d’ouvrir votre application Équipe, puis de toucher Horaire pour afficher les quarts de travail en question. Dans la section Détails du quart de travail, touchez Échanger un quart de travail pour afficher les quarts disponibles à échanger, puis sur Demander un échange pour envoyer une notification au membre de l’équipe avec lequel vous souhaitez effectuer l’échange. S’il accepte votre demande, vous recevrez votre horaire mis à jour selon le mode de notification que vous avez définie une fois que la modification aura été enregistrée. Remarque : Le membre de l’équipe avec lequel vous souhaitez échanger le quart de travail doit accepter la demande d’échange pour qu’elle puisse avoir lieu.

Je n’ai pas reçu mon horaire. Puis-je demander qu’il me soit envoyé à nouveau?

Oui. Vous pouvez demander directement à votre employeur ou à votre gestionnaire de publier à nouveau l’horaire. Vous devrez par ailleurs vérifier les paramètres de notification de votre application Équipe pour être certain de recevoir les notifications poussées. Il est également possible que le courriel vous informant de l’horaire ait été envoyé à une adresse courriel non valide ou dans votre dossier de courrier indésirable. La meilleure pratique consiste à confirmer que l’adresse courriel associée à votre profil d’équipe est à jour et que vous avez bien vérifié votre boîte de réception. Remarque : Vous devez normalement pouvoir consulter les horaires publiés directement dans l’application Équipe.

Mes disponibilités ont changé à la dernière minute. Comment puis-je les mettre à jour?

Vous pouvez mettre à jour vos disponibilités à tout moment à partir de la section Disponibilité dans Plus de votre application Équipe Square. Si vous souhaitez effectuer ce changement pendant une semaine de travail déjà en cours, nous vous recommandons de communiquer avec votre employeur ou votre responsable pour les informer du changement de vos disponibilités. De cette façon, les quarts de travail qui doivent être réattribués pourront l’être aussi rapidement que possible. Remarque : Chaque membre de l’équipe a droit à un maximum de quatre blocs de disponibilité.

Je dois modifier ma fiche de présence d’un de mes anciens quarts de travail. Est-ce possible?

Vous pouvez modifier la fiche de présence associée à n’importe quel quart de travail passé directement à partir de l’application Équipe Square, à condition que votre employeur soit abonné à Équipe Plus.

Pour modifier votre fiche de présence :

  1. Ouvrez l’application Équipe Square et touchez Fiches de présence.
  2. Sélectionnez la période appropriée et sélectionnez le quart que vous souhaitez modifier.
  3. Vous devrez mettre à jour les informations nécessaires (par exemple, le titre du poste, l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les pauses, les notes, etc.) et touchez Demander des modifications. Votre responsable recevra une notification lui demandant d’approuver ou de refuser votre demande.

Remarque : Tant que votre gestionnaire n’aura pas approuvé ou refusé votre demande, vous ne pourrez pas présenter une autre demande de modification pour le même quart de travail. Toutefois, vous pouvez inclure plusieurs modifications (par exemple, changer l’heure d’arrivée et ajouter une pause manquante) pour un quart de travail dans une seule demande.

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