Mises à jour du système

Nous rencontrons des problèmes qui pourraient affecter vos services Square. Nous continuerons à mettre à jour la page d’état avec d’autres informations.

Accueil>Programmation des quarts de travail

Shift Scheduling for Team Members

Overview

We know that having clear visibility into your schedule is crucial to your work week. That’s why, with Square Gestion d’équipe et Équipe Plus Shift Scheduling and Team app, you’ll have direct access to your schedule and be able to properly plan out your week. If your business uses Team Plus, you’ll also receive reminders to clock in and out for your scheduled shifts.

Shift Scheduling Overview

Glossary

Review the table below to learn more about commonly used terms associated with your schedule.

Terme Définition
Quart de travail Un quart de travail désigne une période pendant laquelle un membre de l’équipe travaille sous un même intitulé de poste. La planification des quarts de travail comprend plusieurs états, notamment : le quart programmé, le quart en cours et le quart terminé. Un membre de l’équipe peut être affecté à plusieurs quarts au cours d’une journée de travail.
Fiche de présence Une fiche de présence est le relevé d’un ensemble de quarts, généralement associé à la période de paie de votre entreprise. En fonction de la période prise en compte, une fiche de présence peut comprendre à la fois des quarts en cours et des quarts terminés.
Journée de travail Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (minuit à minuit) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, les heures de la journée de travail doivent correspondre au moment où tous les membres de l’équipe ont pointé pour la journée (p. ex. pour les bars, la journée de travail peut être de 4 h du matin à 4 h du matin pour tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit).
Heures rémunérées Les heures rémunérées correspondent au nombre total d’heures travaillées, moins les pauses non rémunérées. Par exemple, vous travaillez de 9 h à 17 h, avec une pause non rémunérée de 30 minutes pour le lunch; vous avez donc travaillé un total de 7,5 heures rémunérées.
Disponibilité La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un membre de l’équipe est en mesure de travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un membre de l’équipe peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 21 h, du lundi au vendredi.
Congé Le congé fait référence à une absence ponctuelle demandée par un membre de l’équipe. Le congé n’est pas un concept récurrent. Un membre de l’équipe peut demander un congé pour un seul jour ou pour plusieurs jours consécutifs.
Intitulé de poste L’intitulé de poste fait référence au poste que vous occupez au sein de votre entreprise. Les membres de l’équipe peuvent avoir jusqu’à 12 intitulés de poste, avec un salaire attribué à chacun. Les salaires associés seront déterminés par l’intitulé du poste que vous occupez. Par exemple, un membre de l’équipe qui occupe les postes de « Caissier » et de « Barman » peut gagner 15 $ comme « Caissier » et 17 $ comme « Barman ».
Notifications Les notifications font référence aux messages qui sont transmis par courriel ou par notification poussée à partir de l’application Équipe. Remarque : Votre entreprise doit utiliser Équipe Plus pour que vous puissiez recevoir certaines notifications (p. ex., les rappels à pointer à l’arrivée, etc.).

Reviewing Your Schedule

Once your employer has created and published your schedule, you should receive an automated email and or Team app push notification with a direct link to view your upcoming shifts for the week. To ensure full visibility into new schedules and/or any updates to an existing schedule, you’ll also want to make sure that you have updated your notification settings in the Team app. To do so:

  1. From the Home page of the Square Team app, tap More.

  2. Under the Work Settings section, tap Notifications.

  3. Toggle on/off App notifications and/or Email notifications under the Schedule published and Schedule updated sections based on your personal preferences.

  4. Tap Save changes.

As a best practice, we also recommend that you reach out to your employer directly if you have any questions or concerns about your schedule. They will have the access to make any necessary changes, should they arise.

Shift Scheduling Schedule In-App

Note: Visibility of other team members schedules is based on the individual’s user settings. This can be configured by going to Settings within the Schedule section of the Team app.

Managing Your Schedule

In order to set proper expectations regarding when you’re available to work, you’ll want to provide your employer with your availability. While your employer or any team member with full access permissions will have the ability to update your availability using the online Square Dashboard, you can also update your own availability at any time by using the Square Team app. To do so:

  1. From the Home page of the Square Team app, tap More.

  2. Under the Work Settings section, tap Availability.

  3. Tap on the day of the week that you’d like to edit to open up the Add availability screen and make any necessary changes.

  4. Tap Save changes to return to the Availability section and repeat for the remaining days that need to be updated.

Note: Team members without full access permissions will be able to update their availability when using the Square Team app, but are not able to update their availability through the online Square Dashboard at this time.

Open Shifts

Your employer may also choose to utilize open shifts, which will allow you to pick up shifts that have yet to be filled by other members of the team. Open shifts are easily viewable from the Team app and will appear to any team member that isn’t currently scheduled for that particular time frame, and is able to work under that job title. To get started:

  1. Log into the Team app > tap Schedule.

  2. Use the date selector to choose the appropriate time frame for the schedule.

  3. Locate a shift that is noted as Open shift in blue > tap the shift in question to open up the Shift details screen.

  4. Tap Request shift.

Once an open shift has been requested, your employer will receive a notification in their online Square Dashboard. They will be prompted to Decline or Approve the Shift request, and you will receive a push notification from Team App confirming which action was taken.

Trade Shifts

If you have a change in availability, or simply prefer a different shift, you’ll also have the option to trade shifts with other members of the team. To do so:

  1. Log into the Team app > tap Schedule.

  2. Use the date selector to choose the appropriate time frame for the schedule.

  3. Tap the shift in question to open up the Shift details screen.

  4. Tap Trade shift.

  5. From the list of available shifts, select the shift that works best and tap Request trade.

From here, the team member whose shift was requested for trade will receive an email and/or push notification from the Team app (depending on their Notifications settings). This will alert them that another member of the team wants to trade shifts, to which they can accept or decline. Once the team member has taken action, the account owner or manager will be notified and asked to accept or decline. Note: You should always assume you are working your original shift until approved by the account owner or manager.

Time Off Requests

In addition to trading shifts, you can request time off directly from the Square Team app for any unpublished schedules if your employer is subscribed to Équipe Plus. Once you submit a request, your employer will receive an email notification, as well as a notification in their online Square Dashboard. From here, they can approve or decline the request, and you’ll receive an alert letting you know their decision. To get started:

  1. Log in to the Team app and tap More.

  2. Tap Time off  > Request time off.

  3. Use the date selector to choose the time frame you want to request off, and add a note under the Reason section.

  4. Tap Request off.

You can monitor your requests, as well as cancel any pending or approved requests, by visiting the same section of the Square Team app. 

Note: You can only request off for unpublished schedules—if a schedule is published, you won’t be able to submit a time off request.

FAQs

Puis-je échanger un quart de travail avec un autre membre de l’équipe si je ne suis pas disponible pour assurer le mien?

Avec Équipe Plus, dès que l’horaire est publié, vous pouvez échanger des quarts de travail avec d’autres membres de l’équipe si vous n’êtes pas en mesure d’assurer les vôtres. Il vous suffit d’ouvrir votre application Équipe, puis de toucher Horaire pour afficher les quarts de travail en question. Dans la section Détails du quart de travail, touchez Échanger un quart de travail pour afficher les quarts disponibles à échanger, puis sur Demander un échange pour envoyer une notification au membre de l’équipe avec lequel vous souhaitez effectuer l’échange. S’il accepte votre demande, vous recevrez votre horaire mis à jour selon le mode de notification que vous avez définie une fois que la modification aura été enregistrée. Remarque : Le membre de l’équipe avec lequel vous souhaitez échanger le quart de travail doit accepter la demande d’échange pour qu’elle puisse avoir lieu.

Je n’ai pas reçu mon horaire. Puis-je demander qu’il me soit envoyé à nouveau?

Oui. Vous pouvez demander directement à votre employeur ou à votre gestionnaire de publier à nouveau l’horaire. Vous devrez par ailleurs vérifier les paramètres de notification de votre application Équipe pour être certain de recevoir les notifications poussées. Il est également possible que le courriel vous informant de l’horaire ait été envoyé à une adresse courriel non valide ou dans votre dossier de courrier indésirable. La meilleure pratique consiste à confirmer que l’adresse courriel associée à votre profil d’équipe est à jour et que vous avez bien vérifié votre boîte de réception. Remarque : Vous devez normalement pouvoir consulter les horaires publiés directement dans l’application Équipe.

Mes disponibilités ont changé à la dernière minute. Comment puis-je les mettre à jour?

Vous pouvez mettre à jour vos disponibilités à tout moment à partir de la section Disponibilité dans Plus de votre application Équipe Square. Si vous souhaitez effectuer ce changement pendant une semaine de travail déjà en cours, nous vous recommandons de communiquer avec votre employeur ou votre responsable pour les informer du changement de vos disponibilités. De cette façon, les quarts de travail qui doivent être réattribués pourront l’être aussi rapidement que possible. Remarque : Chaque membre de l’équipe a droit à un maximum de quatre blocs de disponibilité.

Je dois modifier ma fiche de présence d’un de mes anciens quarts de travail. Est-ce possible?

Vous pouvez modifier la fiche de présence associée à n’importe quel quart de travail passé directement à partir de l’application Équipe Square, à condition que votre employeur soit abonné à Équipe Plus.

Pour modifier votre fiche de présence :

  1. Ouvrez l’application Équipe Square et touchez Fiches de présence.
  2. Sélectionnez la période appropriée et sélectionnez le quart que vous souhaitez modifier.
  3. Vous devrez mettre à jour les informations nécessaires (par exemple, le titre du poste, l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les pauses, les notes, etc.) et touchez Demander des modifications. Votre responsable recevra une notification lui demandant d’approuver ou de refuser votre demande.

Remarque : Tant que votre gestionnaire n’aura pas approuvé ou refusé votre demande, vous ne pourrez pas présenter une autre demande de modification pour le même quart de travail. Toutefois, vous pouvez inclure plusieurs modifications (par exemple, changer l’heure d’arrivée et ajouter une pause manquante) pour un quart de travail dans une seule demande.

Mon employeur aura-t-il l’option de diviser les pourboires entre moi et les autres membres de l’équipe?

Oui. Avec Équipe Plus, votre employeur peut mettre en commun les pourboires pour diviser de façon égale chaque pourboire laissé par carte de crédit entre tous les membres de l’équipe admissibles qui ont pointé.

Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez?