Les codes UGS et GTIN avec Square pour détaillants
Aperçu
Square pour détaillants facilite la gestion des stocks et le suivi de votre activité. Mais nous sommes bien conscients du fait que la terminologie utilisée pour gérer votre boutique peut parfois prêter à confusion, surtout si vous débutez. Qu’est-ce qu’une UGS par rapport au CUP? Qu’est-ce qu’un GTIN? Quel est le moyen le plus efficace pour effectuer le suivi des produits et s’assurer de réduire au minimum le risque d’erreur au moment de faire l’inventaire?
Pour vous guider dans ce processus et éliminer une partie du stress qui accompagne la mise en place de votre catalogue d’articles, nous vous présentons ci-dessous des définitions de termes courants (avec des liens vers d’intéressantes ressources), ainsi qu’une section consacrée aux questions fréquentes des commerçants comme vous.
Qu’est-ce qu’une unité de gestion des stocks (UGS)?
Une unité de gestion des stocks (UGS) est un numéro d’identification international qui consiste en une série unique de lettres et de chiffres, souvent appelée « numéro UGS » ou « code de produit ». Les commerçants attribuent des numéros UGS uniques aux produits afin de définir les articles disponibles au point de vente et dans le système de gestion des stocks. Si vous utilisez Square pour détaillants Plus, vous avez également la possibilité de générer des UGS automatiquement à partir de l’application Square pour détaillants sur iOS et Square Register, ou encore à partir du catalogue d’articles de votre Tableau de bord Square en ligne.
Les commerçants peuvent ainsi connaître à tout moment l’état d’un article de leur stock. Le numéro d’UGS est généralement visible par les clients, qu’il figure sur l’étiquette de l’article, sur l’étiquette de prix ou dans la description du produit sur votre boutique en ligne.
Qu’est-ce qu’un GTIN?
Un code article international (GTIN - Global Trade Item Number) est le code des codes qui sert à identifier les articles et les produits commerciaux tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Le GTIN est un terme utilisé pour décrire plusieurs familles de numéros d’identification de produits, par exemple :
Codes universels des produits (CUP) [UPC-E, UPC-A, GTIN-12] : Un numéro à 12 chiffres utilisé principalement en Amérique du Nord.
GTIN-8 (EAN/UCC-8) : Un numéro à 8 chiffres couramment utilisé en dehors de l’Amérique du Nord.
Numérotation européenne des articles (NEA) [EAN-13 ou numéro d’article international, EAN/UCC-13] : Un numéro à 13 chiffres couramment utilisé en dehors de l’Amérique du Nord.
GTIN-14 (EAN/UCC-14 ou ITF-14) : Un numéro à 14 chiffres utilisé pour identifier les articles commerciaux à différents niveaux d’emballage.
Numéro international normalisé du livre (ISBN, GTIN-13) : Un numéro à 13 chiffres utilisé pour identifier les livres à couverture rigide, les livres de poche et les livres électroniques, géré par l’Agence internationale de l’ISBN. Le système ISBN a été introduit en 1970 comme un numéro à 10 chiffres et une mise à jour effectuée en 2007 l’a fait passer à 13 chiffres.
Numéro d’article japonais (JAN), compatible avec EAN/GTIN-13 : Le numéro d’article japonais (JAN) est l’autre nom du code à barres EAN (GTIN-13). Les deux premiers chiffres font office de code pays et doivent être 49 ou 45. Tout comme un CUP, un JAN peut être raccourci à 8 chiffres, qu’on appelle la version courte.
Les données associées à un GTIN comprennent généralement tous les détails nécessaires pour cataloguer un bien physique, notamment le nom de l’article, l’image, la description, la marque, etc.
Les fabricants et les marques enregistrent les informations sur les produits dans des bases de données telles que Gs1 pour garantir que les entreprises de vente au détail ont accès à des informations complètes et précises sur les produits destinés à la vente. En savoir plus sur les codes GTIN ici.
Questions fréquentes
Il est fortement déconseillé de réutiliser le même GTIN pour plusieurs variantes d’articles, car chaque variante doit posséder son propre GTIN. Le fait de créer des GTIN uniques facilitera le suivi des stocks, le suivi des passages en caisse et l’ajout d’un produit disponible à la vente dans des canaux de vente en ligne tels que Google Shopping.
Bien que ce ne soit pas une obligation, la plupart des détaillants des grandes surfaces feront imprimer un code GTIN sur l’emballage de leurs articles. Il est moins fréquent toutefois que les petits détaillants comme les boutiques achètent des codes GTIN pour leurs produits. Si une variante d’article ne dispose pas d’un code GTIN, vous pouvez à la place créer une UGS pour cette variante.
Oui! Tout d’abord, vous devez vous assurer que vous utilisez un lecteur de codes à barres compatible connecté à votre ordinateur de bureau ou votre portable. Une fois que vous avez confirmé que le lecteur de codes à barres est connecté :
- Accédez à l’onglet Articles et commandes > Articles dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur Créer un article pour ouvrir l’écran Créer un article.
- Dans la section Détails, sélectionnez Recherche de produits.
- Lisez le code GTIN associé à l’article que vous voulez créer.
- Touchez le bouton radio à côté de l’article lorsqu’il apparaît sous « Meilleurs résultats ».
- Pour créer l’article, cliquez sur Sélectionner.
- Si vous voulez créer des variantes associées, cliquez sur Ajouter des variantes. Sélectionnez toutes les variantes suggérées que vous voulez appliquer à l’article ou lisez le code GTIN associé aux variantes que vous voulez appliquer. Ensuite, cliquez sur Ajouter une (des) variante(s).
- Sélectionnez Enregistrer.
Vous pouvez créer un nouvel article en lisant un code GTIN directement à partir de l’application Square pour détaillants sur un appareil iOS. Pour ce faire :
- À partir du menu de navigation, touchez Articles.
- Sous Tous les articles, touchez Créer un article.
- Touchez Recherche de produits et lisez le code GTIN d’un ou de plusieurs articles que vous souhaitez créer à l’aide d’un lecteur de codes à barres compatible ou de l’appareil photo intégré de votre appareil.
- Sélectionnez l’article à partir de l’écran Recherche de produits, puis touchez Continuer.
- Ensuite, sélectionnez les variantes suggérées à appliquer à l’article ou lisez les codes GTIN associés aux variantes que vous souhaitez appliquer, puis cliquez sur Ajouter une ou plusieurs variantes.
- Touchez Enregistrer.
Pendant le processus de création de l’article, vous verrez également des conseils de description (en surbrillance en vert) qui fournissent des suggestions pour le nom de la catégorie, ainsi que des mots et des phrases à ajouter à la description de l’article.
La principale différence entre les codes UPC-A et UPC-E est la taille de leur code à barres (p. ex., l’espace que le code à barres occupera).
Le code UPC-E, aussi appelé « UPC abrégé sans 0 » (0-Suppressed UPC) est en fait un code UPC-A standard à 12 chiffres raccourci en un code à 6 chiffres. Les zéros se trouvant à la fin dans le code du fabricant et au début dans le numéro de produit sont supprimés. Le septième chiffre est un chiffre de contrôle défini à partir des 6 premiers chiffres du code.
Un code UPC-E peut redevenir un code standard UPC-A à 12 chiffres. Seuls les codes UPC-A commençant par « 0 » peuvent être abrégés en UPC-E. Aussi, tout code de fabrication commençant par un chiffre autre que « 0 » ne peut pas être abrégé.