Gérer vos factures avec l’application Factures Square
Accepter des paiements de factures à partir de l’application Factures Square
Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.
Touchez la facture dans la liste ou apprenez comment créer une facture sur votre appareil mobile.
Touchez Ajouter un paiement sous le suivi de l’état de la facture et sélectionnez Facturer maintenant.
Glissez, insérez ou passez la carte de votre client, ou sélectionnez un autre mode de paiement : carte enregistrée, espèces, carte cadeau, chèque ou autre.
L’écran final Facture payée s’affiche une fois le paiement finalisé.
Votre client recevra automatiquement une confirmation de paiement à l’adresse courriel saisie pour sa facture.
L’option d’ajout de pourboires aux factures est offerte et se configure lors de la création d’une facture.
Les paiements effectués à partir de l’application Factures Square ne prennent pas en charge les signatures sur papier et toutes les signatures de cartes se feront sur l’écran de l’appareil, même si le paramètre Signature sur l’appareil est désactivé.
Renvoyer et archiver des factures à partir de l’application Factures Square
Renvoyer une facture
Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.
Choisissez dans la liste la facture que vous souhaitez modifier.
Touchez Modifier ou Annuler une facture.
Effectuez toutes les mises à jour nécessaires et touchez Renvoyer.
Confirmez ou modifiez les destinataires mis en copie sur la facture afin de déterminer qui sera avisé des modifications et des annulations de la facture.
Archiver une facture
Vous pouvez déplacer des factures, y compris des factures annulées et impayées, dans un fichier d’archivage différent pour vous aider à demeurer organisé et masquer les factures plus anciennes ou moins pertinentes.
Pour ce faire :
Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.
Choisissez dans la liste la facture que vous souhaitez archiver.
Faites défiler la page vers le bas, puis touchez Plus > Archiver.
Si vous voulez restaurer une facture, sélectionnez Annuler l’archivage à partir du menu.
Pour consulter toutes les factures archivées, sélectionnez Toutes les factures > Archiver dans le menu.
Personnaliser vos factures
Personnalisez vos paramètres de factures par défaut et configurez les champs suivants :
Paramètres de base : Choisissez comment et quand envoyer vos factures, définissez des dates d’échéance, demandez une adresse de livraison et définissez des rappels de facture.
Personnalisation de la facture : Ajoutez un intitulé à une facture, un message et des champs personnalisés supplémentaires, comme les conditions d’utilisation, les politiques d’annulation ou d’autres détails.
Paramètres de paiement : Définir les paramètres de paiement par défaut pour les nouvelles factures, comme les modes de paiement acceptés, le paiement par carte enregistrée avec une Facture Square et une option pour les pourboires.
Tous les champs personnalisables peuvent être modifiés sur les factures.
Vous pouvez ajouter un champ personnalisable à votre facture, comme vos conditions générales ou une politique de retour, et décider de l’emplacement du champ personnalisé sur votre facture.
Lors de la création d’une facture, sélectionnez Ajouter un champ personnalisé après les Options de paiement. Saisissez l’intitulé et le texte de votre champ personnalisé, choisissez son emplacement et appuyez sur Enregistrer. Vérifiez votre facture et envoyez-la comme d’habitude.
Apprenez-en davantage au sujet de la personnalisation de vos reçus et factures.
Partager une facture à partir de votre application Factures Square
Ouvrez l’application Factures Square et touchez Factures.
Touchez Créer une facture.
Dans le champ d’envoi, touchez Partager l’URL manuellement.
Remplissez la facture et touchez Créer.
Touchez Copier le lien pour copier l’URL à partager dans le presse-papiers, ou cliquez sur Plus d’options pour partager la facture avec votre client par courriel, par message texte ou par un réseau social.
Vous trouverez également un bouton Partager le lien dans une facture existante. Copiez l’URL de la facture en bas de l’écran des détails de la facture pour la partager à partir de votre appareil mobile.
Remarque : Pour le moment, il n’est pas possible d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur un appareil mobile.
Ajouter des rappels automatiques pour les factures avec l’application Factures Square
Lorsque vous créez une facture, remplissez tous les champs pertinents avec les informations de facturation pour chaque ligne en passant par le calendrier et le mode de paiement.
Touchez Continuer.
Cliquez sur Rappels de paiement.
Modifiez les options par défaut. Sélectionnez Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.
Remplissez et programmez votre facture ou envoyez-la.
L’envoi des rappels cessera lorsque la facture aura été payée.
Remarque : Si une facture est envoyée par message texte, les rappels automatiques ne seront pas envoyés à vos clients. Les rappels automatiques ne s’appliquent qu’aux factures envoyées manuellement ou par courriel.
Envoyer un rappel pour une facture à partir de l’application Factures Square
Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.
Choisissez dans la liste la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel.
Faites défiler jusqu’au bas des détails de la facture et touchez Envoyer un rappel.
Remarque : Si une facture est envoyée par message texte, un rappel manuel sera envoyé par courriel si le client dispose d’une adresse courriel dans votre Répertoire de clients.
Dupliquer une facture à partir de l’application Factures Square
Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.
Choisissez dans la liste la facture que vous souhaitez dupliquer.
Faites défiler jusqu’au bas des détails de la facture et touchez Dupliquer.
Une nouvelle page de facture reprenant les détails précédents s’affiche. Modifiez les sections appropriées selon vos besoins, puis touchez Envoyer.
Envoyer une estimation à partir de l’application Factures Square
Envoyez un prix estimé pour des biens et des services à un acheteur potentiel avant de lui envoyer une facture.
Sélectionnez + dans le menu de navigation et touchez Estimation.
Touchez Ajouter un client pour créer un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire. Vous pouvez également ajouter des destinataires supplémentaires à l’estimation, le cas échéant.
Ajoutez un intitulé, un nº d’estimation et un message personnalisé à votre estimation, puis touchez Enregistrer.
Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, choisissez d’ajouter une photo à partir de votre appareil mobile, de prendre une photo ou de joindre un fichier PDF.
Vous pouvez aussi ajouter, le cas échéant, des Contrats Square à votre estimation. Sélectionnez Ajouter une estimation sur un appareil iOS ou Continuer sur Android. Remarque : Les contrats peuvent être ajoutés aux estimations à partir d’un appareil iOS ou Android. Cependant, à l’heure actuelle, les contrats ne peuvent être modifiés qu’à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Ajouterune estimation sur un appareil iOS ouContinuer sur Android.
Ajouter des Articles ou des offres multiples à votre estimation. Vous pouvez également fixer une date d’envoi, une date pour le service ou la mise en vente et une date d’expiration ou un calendrier des paiements.
Une fois que tous les détails de votre estimation sont remplis, touchez Prévisualiser et envoyer.
Convertir une estimation en facture
Accédez à Estimations dans la barre de navigation et touchez l’estimation en attente.
Faites défiler vers le bas et sélectionnez Convertir en facture.
Touchez Envoyer pour envoyer cette facture à votre client.
Remarque : Quand une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Par conséquent, si une estimation est envoyée par message texte, la facture convertie automatiquement sera également envoyée par message texte.
Archiver une estimation
Vous pouvez déplacer des estimations, y compris des estimations annulées et impayées, dans un fichier d’archivage différent pour vous aider à demeurer organisé et masquer les estimations plus anciennes ou moins pertinentes.
Pour ce faire :
Sélectionnez Estimations dans la barre de navigation.
Choisissez dans la liste l’estimation que vous souhaitez archiver.
Faites défiler la page vers le bas, puis touchez Plus > Archiver.
Si vous voulez restaurer une estimation, sélectionnez Annuler l’archivage à partir du menu.
Remarque : Vous pouvez affiner votre recherche d’une facture ou d’une estimation en recherchant des champs ou des mots-clés précis comme le nom du client, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, l’intitulé et plus. Consultez une liste détaillée des options de recherche des champs de facture dans notre Centre d’assistance.
Ajouter des frais de retard à une facture
Vous pouvez fixer des frais de retard pour le paiement d’une facture dès la création d’une nouvelle facture. Pour ce faire, cliquez sur Frais de retard sous le montant total de la facture et établissez un pourcentage ou un taux fixe et un délai de grâce.
Vous pouvez également appliquer des frais de retard aux factures existantes. Pour ce faire, cliquez sur une facture existante, sélectionnez les trois points, puis Modifier. Ensuite, suivez les mêmes étapes que ci-dessus.
Vous pouvez supprimer les frais de retard en cliquant sur le X dans la page de la Nouvelle facture à droite des frais de retard.