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Accueil>Les factures dans votre application Factures Square

Gérer vos factures avec l’application Factures Square

Accepter des paiements de factures à partir de l’application Factures Square

Préparez les factures de vos clients directement dans l’application Square :

  1. Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.

  2. Touchez la facture à partir de votre liste ou apprenez comment créer une facture à partir de votre appareil mobile.

  3. Touchez Ajouter un paiement dans la section de suivi de l’état des factures, puis sélectionnez Facturer maintenant.

  4. Glissez, insérez ou passez la carte de votre client, ou sélectionnez un autre mode de paiement (carte enregistrée, espèces, carte-cadeau, chèque ou autre).

  5. L’écran final Facture payée s’affiche une fois le paiement finalisé.

  6. Votre client recevra automatiquement une confirmation de paiement à l’adresse courriel associée à sa facture.

Remarque : L’option d’ajout de pourboires aux factures est offerte et se configure lors de la création d’une facture.

Remarque : Les paiements de factures ne prennent pas en charge les signatures sur papier. Toutes les signatures de carte se feront sur l’écran de l’appareil, même si le paramètre Signature sur l’appareil est désactivé.

Communauté d’utilisateurs : Posez des questions, obtenez des réponses et découvrez comment les autres utilisateurs de Square accepter des paiements en personne pour les factures.

Renvoyer ou archiver des factures à partir de l’application Factures Square

  1. Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.

  2. Choisissez dans votre liste la facture que vous souhaitez modifier.

  3. Touchez le bouton Modifier dans le coin supérieur droit ou Annuler la facture au bas de la page.

  4. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Renvoyer pour retourner la facture.

  5. Confirmez ou modifiez les destinataires mis en copie sur la facture afin de déterminer qui (le cas échéant) sera avisé des modifications et des annulations de la facture.

Archiver une facture

Vous pouvez déplacer des factures, y compris des factures annulées et non payées, dans un fichier d’archivage distinct pour vous aider à demeurer organisé et masquer les factures plus anciennes ou moins pertinentes.

Voici comment faire :

  1. Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.

  2. Choisissez dans votre liste la facture que vous souhaitez archiver.

  3. Faites défiler vers le bas, puis touchez Plus > Archiver.

Si vous voulez restaurer une facture, sélectionnez Désarchiver dans le menu.

Pour consulter toutes les factures archivées, cliquez sur Toutes les factures en haut de l’écran et sélectionnez Archiver dans le menu.

Personnaliser vos factures

Vous avez la possibilité de personnaliser vos paramètres de facturation par défaut et de configurer les champs suivants :

  • Paramètres de base : Vous pouvez choisir le mode et la date d’envoi de vos factures ainsi que leur date d’échéance, et configurer une invitation pour vos clients à fournir une adresse de livraison ou encore définir des rappels pour les factures.

  • Personnalisation des factures : Ajoutez un intitulé à une facture, rédigez un message et remplissez les champs personnalisés supplémentaires concernant les instructions, les conditions d’utilisation, les politiques d’annulation ou tout autre détail supplémentaire pertinent.

  • Paramètres de paiement : Définissez les paramètres de paiement par défaut pour les factures, comme les modes de paiement acceptés, le paiement au moyen de cartes enregistrées avec une Facture Square et ajoutez une option de pourboire.

Vous pourrez déroger à tous les champs personnalisables au moment de créer une facture.

Vous pouvez ajouter un champ personnalisable à votre facture, comme vos conditions générales ou une politique de retour, et décider de l’emplacement du champ personnalisé sur votre facture.

Lors de la création d’une facture, sélectionnez Ajouter un champ personnalisé après Options de paiement. Indiquez le titre, le texte et l’emplacement de votre champ personnalisé, puis appuyez sur Enregistrer. À partir de là, passez en revue et envoyez votre facture comme d’habitude.

En savoir plus sur personnalisation de vos reçus et factures

Partager une facture à partir de votre application Factures Square

Partagez votre facture directement à partir de votre appareil mobile.

  1. Ouvrez l’application Square, puis touchez Factures.

  2. Touchez Créer une facture.

  3. Dans le champ d’envoi, touchez Partager l’URL manuellement.

  4. Remplissez la facture, puis touchez Créer.

  5. Touchez Copier le lien pour copier l’URL à partager dans le presse-papiers, ou cliquez sur Plus d’options pour partager la facture avec votre client par courriel, par message texte ou par un réseau social.

Vous retrouverez également un bouton de partage de lien dans la facture existante. Copiez le lien URL au bas de l’écran des détails de la facture pour le partager à partir de l’appareil mobile.

Remarque : Il n’est pas possible pour l’instant d’imprimer une facture à partir d’un navigateur d’appareil mobile.

Ajouter des rappels automatiques aux factures

  1. Lorsque vous créez une facture, faites défiler jusqu’à Détails de la facture.

  2. Touchez Rappels, puis activez Programmer des rappels de paiement.

  3. Modifiez les options par défaut ou cliquez sur Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.

  4. Remplissez et programmez ou envoyez votre facture.

L’envoi des rappels cessera lorsque la facture aura été payée.

Remarque : Si une facture est envoyée par texto, les rappels automatiques ne seront pas envoyés à vos clients. Les rappels automatiques ne s’appliquent qu’aux factures envoyées manuellement ou par courriel.

Envoyer un rappel pour une facture à partir de l’application Factures Square

Envoyez un rappel au sujet d’une facture existante en souffrance.

  1. Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.

  2. Choisissez dans votre liste la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel.

  3. Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture, puis touchez le bouton Envoyer un rappel.

Remarque : Si une facture est transmise par texto, un rappel manuel sera envoyé par courriel si le client a une adresse courriel enregistrée dans le Répertoire de clients.

Ajouter des frais de service à une facture

Vous pouvez créer et appliquer des frais de service à vos factures pour des frais supplémentaires en plus du paiement de la facture originale. Les frais de service peuvent couvrir des dépenses telles que les frais d’expédition, les frais sur les sacs ou les frais de manutention.

Pour appliquer des frais de service pendant le processus de création de la facture :

1. Connectez-vous à votre application Factures et créez une nouvelle facture.
2. Sous Articles, sélectionnez Ajouter un article.
3. Touchez Ajouter un autre article > Frais de service.
4. Sélectionnez des frais de service préexistants à appliquer, puis remplissez et envoyez votre facture comme vous le feriez normalement.

Vous pouvez également créer des frais de service par défaut à ajouter à vos factures à partir de l’onglet Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne.

Reproduire une facture à partir de l’application Factures Square

  1. Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.

  2. Choisissez dans votre liste la facture que vous souhaitez dupliquer.

  3. Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et touchez le bouton Dupliquer.

  4. Une page comportant la nouvelle facture qui présente les détails antérieurs s’affiche. Modifiez les sections au besoin et touchez le bouton Envoyer en haut à droite.

Envoyer une estimation à partir de l’application Factures Square

Envoyez un prix estimé pour des biens et des services à un acheteur potentiel avant de lui envoyer une facture.

  1. Sélectionnez le signe + dans le menu de navigation, puis appuyez sur Estimation.

  2. Touchez Ajouter un client et créez un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire. Vous pouvez également ajouter d’autres destinataires au besoin.

  3. Ajoutez un titre, un identifiant et un message personnalisé pour l’estimation et appuyez sur Enregistrer

  4. Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, choisissez d’ajouter une photo à partir de votre appareil mobile, de prendre une photo ou de joindre un fichier PDF.

  5. Si nécessaire, vous pouvez ajouter Contrats Square à votre estimation. Remarque : Les contrats peuvent être ajoutés aux estimations à partir des appareils iOS et Android. Cependant, les contrats ne peuvent être modifiés qu’à partir de votre Tableau de bord Square en ligne pour le moment. 

  6. Sélectionnez AjouterEstimation sur les appareils iOS ou Continuer sur les appareils Android. 

  7. Ajoutez des articles ou des offres multiples à votre estimation. Vous pouvez également définir une date d’Envoi et d’Expiration ou un calendrier de paiement.

  8. Une fois que tous les détails de votre estimation sont remplis, appuyez sur Prévisualiser et envoyer

Convertir une estimation en facture

  1. Accédez à Estimations dans la barre de navigation, puis touchez l’estimation en attente.

  2. Faites défiler vers le bas et sélectionnez Convertir en facture.

  3. Touchez Envoyer pour envoyer cette facture à votre client.

Remarque : Lorsqu’une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Ainsi, si une estimation est envoyée par texto, la facture convertie automatiquement sera également envoyée par texto.

Archiver une estimation

Vous pouvez déplacer des estimations, y compris des estimations annulées et non payées, dans un fichier d’archivage distinct pour vous aider à demeurer organisé et masquer les estimations plus anciennes ou moins pertinentes.

Voici comment faire :

  1. Sélectionnez Estimations dans la barre de navigation.

  2. Choisissez dans votre liste l’estimation que vous souhaitez archiver.

  3. Faites défiler vers le bas, puis touchez Plus > Archiver.

Si vous voulez restaurer une estimation, sélectionnez Désarchiver dans le menu.

Remarque : Vous pouvez cibler la recherche d’une facture ou d’une estimation en recherchant des champs ou des mots-clés précis comme le nom du client, son adresse courriel, son numéro de téléphone, son titre, etc. Vous pouvez consulter la liste complète des options de recherche dans notre Centre d’assistance.

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