Envoyer des factures avec l’application Factures Square
Créer une facture
Pour créer une facture à partir de l’application Factures Square :
Sélectionnez Factures dans le menu de navigation, et touchez Créer une facture.
Touchez Ajouter un client pour créer un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire. Ajoutez des destinataires supplémentaires et demandez une adresse d’expédition si nécessaire.
Sélectionnez les Articles à ajouter à la facture. Touchez Ajouter un autre article pour appliquer des frais de service à la facture, pour des coûts comme l’expédition ou la manutention qui seront exigés en plus du paiement de la facture initiale. Remarque : Les frais de service par défaut peuvent être créés à partir de la section Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également paramétrer des frais de service variables, dont le montant ou le pourcentage exact sera calculé au fur et à mesure de la constitution d’un panier.
Sous Calendrier de paiement, définissez un calendrier de paiement, choisissez de demander un acompte ou fractionnez le paiement de la facture en plusieurs jalons.
Choisissez de rendre la facture Récurrente ou Unique, puis sélectionnez à quelle date la facture arrive à Échéance et à quelle date Envoyer la facture. Vous pouvez également ajouter ici une Date de la vente ou du service à la facture.
Indiquez le mode de paiement accepté pour la facture.
Ajoutez les Détails de la facture, tels qu’un intitulé, un nº d’estimation et un message personnalisé, puis touchez Enregistrer.
Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, choisissez d’ajouter une photo à partir de votre appareil mobile, de prendre une photo ou de joindre un fichier PDF.
Si nécessaire, ajoutez des Contrats Square à votre facture. Remarque : Les contrats peuvent être ajoutés aux factures à partir des appareils iOS et Android. Cependant, les contrats ne peuvent être modifiés qu’à partir de votre Tableau de bord Square en ligne pour le moment.
Touchez Continuer pour choisir votre mode de communication et ajouter des rappels de paiement.
Une fois que tous les détails de votre facture sont remplis, touchez Envoyer la facture.
Remarque : Les valeurs par défaut des factures peuvent être consultées et modifiées dans votre Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Factures Square (appareils iOS seulement). Il n’est pas possible pour l’instant d’ajouter un article et des quantités décimales si vous ajoutez un Montant personnalisé à une facture.
Les clients peuvent payer les factures Square au moyen de leur téléphone intelligent ou en ligne avec une carte de paiement pris en charge, Apple Pay ou Google Pay. Les clients peuvent également effectuer des paiements partiels en ligne uniquement avec une carte de paiement prise en charge. Les factures payées apparaîtront dans les transactions à même l’application et le Tableau de bord Square en ligne sous Transactions.
En vous abonnant à Factures Square Plus, vous accédez à des fonctionnalités permettant de créer des estimations à options multiples, de convertir automatiquement des estimations acceptées en factures et de créer des champs personnalisés et des modèles de contenu, le tout à partir de l’application Factures Square.
Utiliser Factures Square avec Carte Square
Vous pouvez commander votre Carte Square et en gérer le solde à partir de l’application Factures.
Apprenez comment commander votre Carte Square et comment afficher le solde de votre Carte Square.
Ajouter des pièces jointes à des factures
Lorsque vous créez une facture, sélectionnez Ajouter une pièce jointe.
Choisissez une photo à partir de votre galerie de photos ou prenez-en une.
Modifiez le nom d’une image si nécessaire et touchez Téléverser.
Pour ajouter d’autres pièces jointes, retournez à l’étape 1.
Touchez Envoyer.
Remarque : Les fichiers d’image peuvent être téléversés avec un maximum de dix fichiers combinés d’une taille ne dépassant pas 25 Mo. Vous pouvez téléverser les fichiers de type PNG et JPG.
| N’utilisez pas cette fonctionnalité pour télécharger des renseignements médicaux personnels, des contenus illégaux ou des contenus qui enfreignent les Conditions d’utilisation. Les contenus que vous téléversez pourront être étudiés et utilisés par Square en vue de contester une rétrofacturation. |
Créer une série de factures récurrentes à l’aide de l’application Factures Square
Sélectionnez + dans le menu de navigation, puis touchez Facture récurrente.
Touchez Ajouter un client et créez un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire et activez l’option permettant de demander une adresse d’expédition au besoin.
Touchez Ajouter un article pour ajouter des articles à partir de votre catalogue d’articles. Une fois ajouté, touchez le nom de l’article pour rajuster la quantité ou ajouter une note. Pour ajouter une remise à la facture entière, touchez Remise et sélectionnez une remise existante dans votre catalogue d’articles. Pour appliquer des frais de service à votre facture, comme les frais d’expédition ou de manutention, sélectionnez Ajouter un autre article > Frais de service et sélectionnez les frais de service que vous souhaitez appliquer à la facture. Vous pouvez également paramétrer des frais de service variables, dont le montant ou le pourcentage exact sera calculé au fur et à mesure de la constitution d’un panier.
Sous Détails du paiement, sélectionnez Méthode de facturation pour choisir si vous voulez envoyer la facture par courriel ou par message texte à votre client ou si vous préférez partager l’URL avec lui directement. Si votre client a déjà une carte enregistrée au dossier, vous pouvez la sélectionner comme mode de paiement.
Sous Fréquence, sélectionnez Récurrente, puis définissez la fréquence d’envoi de cette facture et la date de fin.
Sélectionnez la date de Début de votre facture, ainsi qu’une date d’Échéance pour chaque facture.
Si vous offrez au client d’utiliser les paiements automatiques sur la carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Le client a ainsi le choix d’enregistrer sa carte de paiement, sur laquelle chaque facture sera imputée automatiquement et en toute sécurité en fonction de la série récurrente. La carte du client sera donc automatiquement débitée selon le calendrier établi pour la série.
Activez les Rappels de paiement et saisissez un message personnalisé que votre client recevra comme courriel de notification lorsque le paiement sera dû. Cliquez sur Ajouter un rappel.
Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre, un numéro de facture personnalisé pour qu’elle corresponde avec celle de vos dossiers, et tous courriels ou numéros de téléphone supplémentaires à copier. Sélectionnez Ajouter des pièces jointes ou indiquez une Date de la vente ou du service, si nécessaire.
Ajoutez un message personnalisé pour cette facture et cliquez sur Enregistrer.
Activez l’option Demander une adresse de livraison pour exiger que le client indique une adresse de livraison. Vous pouvez aussi activer les options Autoriser les pourboires pour autoriser les clients à ajouter des pourboires aux factures, ainsi que Autoriser le client à enregistrer sa carte afin que vos clients puissent enregistrer leur carte au moment du paiement, ce qui vous permet de l’imputer pour les prochaines factures
Une fois terminé, vous pouvez Prévisualiser ce à quoi ressemblera la facture pour le client, Enregistrer l’ébauche ou Envoyer.
Établir un calendrier de paiement
Vous pouvez établir pour vos clients un calendrier de paiement pour une facture. Avec les factures progressives, il est possible de permettre à vos clients d’effectuer jusqu’à 12 paiements échelonnés, sans compter le paiement de l’acompte initial si vous en avez demandé un.
Pour en apprendre davantage sur les factures progressives, consultez notre Centre d’assistance.