Gérer les bons de commande avec Square pour détaillants
Avec les abonnements Square for Retail Plus et Premium, vous pouvez facilement créer et gérer des bons de commande pour assurer une saine gestion de vos produits, faire le suivi des fournisseurs et recevoir les stocks. Remarque : Les bons de commande ne sont pas offerts avec la version gratuite de Square pour détaillants.
Créer un nouveau bon de commande
- Accédez à Articles > Gestion des stocks > Bons de commande.
- Cliquez sur Créer un bon de commande.
- Saisissez les détails du bon de commande, tels que le nom du fournisseur, l’adresse de livraison, la date de livraison prévue et l’information sur l’article.
- Cliquez sur Créer ou sur Enregistrer l’ébauche.
- Vérifiez l’adresse courriel de votre fournisseur et ajoutez une note au besoin. Pour consulter le bon de commande avant de l’envoyer, cliquez sur Prévisualiser un courriel.
- Si vous souhaitez obtenir une copie du bon de commande, sélectionnez M’envoyer une copie, Enregistrer au format PDF ou Enregistrer au format CSV.
- Cliquez sur Envoyer ou sur Terminé.
Vous pouvez créer, modifier et gérer des bons de commande directement à partir de l’application PDV Square pour détaillants sur des appareils iOS et sur Square Register. Pour ce faire :
- à partir du menu de navigation, touchez Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher vos stocks.
- Touchez Bons de commande > Créer un bon de commande.
- Sélectionnez un fournisseur existant ou touchez Créer un nouveau fournisseur.
- À l’aide de la barre de recherche ou d’un lecteur de codes à barres compatible, sélectionnez les articles à appliquer au bon de commande et touchez Continuer. Remarque : Vous ne voyez que les articles associés au fournisseur actuel en activant l’option de filtrage « Nom du fournisseur seulement » quand vous effectuez une recherche.
- Choisissez la variante afin de rajuster les stocks, puis touchez Continuer.
- Continuez à rajuster les stocks comme il convient.
- Confirmez les coûts unitaires, les codes du fournisseur et les quantités. Touchez le champ pertinent si des rajustements sont nécessaires. Touchez Continuer.
- Passez en revue les détails du bon de commande.
- Ajoutez la date prévue et les taxes applicables.
- Touchez Créer ou Enregistrer pour terminer la version provisoire plus tard.
Une fois le bon de commande créé, vous pouvez vous en envoyer une copie ou en envoyer une au fournisseur. Vous pouvez également ajouter une note au besoin.
Remarque importante
Un bon de commande ne peut pas comprendre plus de 500 différents articles.
Une fois que vous avez créé un bon de commande pour un fournisseur existant, la variante de l’article sera associée à ce fournisseur et au coût d’achat chez ce fournisseur. Les articles associés à un Fournisseurs seront visibles sous l’onglet Catalogue d’articles dans le profil du fournisseur.
Créer un nouveau bon de commande automatique en ligne
Les commandes automatiques vous renseignent sur les articles dont le stock est susceptible d’être épuisé. Square prend des décisions de haut niveau en se fiant sur trois sources d’informations :
La quantité courante de stock de chaque article, ce qui comprend la quantité en stock et la quantité en commande
Une prévision des ventes de cet article
Une prévision du délai d’approvisionnement de cet article
Square vous proposera de commander à nouveau un article si, sur la base de ces éléments d’informations, nous prévoyons que vous serez en rupture de stock avant que d’autres articles ne vous soient livrés par votre fournisseur.
Par exemple, l’article « XL Levi Slim Fit Jeans » indique une quantité de 6 en stock et de 6 en commande. En nous fiant sur les commandes passées, nous prévoyons que cet article vous sera livré dans 7 jours si vous le commandez de votre fournisseur aujourd’hui. Nous prévoyons également que vous en vendrez 2 par jour. Cela signifie que d’ici les 7 prochains jours, vous vendrez 14 unités. Mais vous en avez seulement 12 en stock et en commande. L’article figurera donc sur vos commandes automatiques.
Pour activer les commandes automatiques :
Accédez à Articles > Paramètres > Stocks > Activer les commandes automatiques sur votre Tableau de bord Square en ligne.
Remarque : La bannière des bons de commande automatiques apparaîtra dans la section Bons de commande du Tableau de bord une fois que l’option aura été activée dans les paramètres. Les articles doivent comporter un fournisseur par défaut et un historique des ventes pour être pris en compte par les commandes automatiques. Les commandes automatiques ne sont pas reliées aux alertes de bas niveau de stock.
Importer un bon de commande
Avec Square pour détaillants Plus, vous pouvez accélérer la création de bons de commande en important une version CSV ou Excel du bon de commande par le biais du Tableau de bord Square en ligne.
Nous vous recommandons de télécharger le modèle d’importation de Square avant d’importer un bon de commande. Il suffit de cliquer sur le lien ci-dessous ou d’accéder à la section Articles de votre Tableau de bord en ligne.
Bien que nous recommandions de télécharger le modèle d’importation de Square pour faciliter le processus, vous pouvez également utiliser un modèle de votre choix, à condition qu’il s’agisse d’un fichier CSV ou Excel.
Une fois que vous aurez rempli le modèle, vous serez prêt à importer le fichier CSV ou Excel. Pour ce faire :
Accédez à Articles > Gestion des stocks > Bons de commande sur votre Tableau de bord Square en ligne.
Si vous créez directement un nouveau bon de commande, vous y verrez également l’option d’importation.
Cliquez sur Importer.
Glissez-déposez le fichier dans la fenêtre contextuelle Importer un bon de commande ou cliquez sur Sélectionner sur votre ordinateur pour téléverser le modèle directement à partir de vos fichiers. Remarque : Si vous n’avez pas rempli le modèle, cliquez sur Télécharger le modèle pour commencer.
Cliquez sur Importer.
Sélectionnez l’identifiant de l’article approprié en choisissant le nom de l’article, l’UGS ou le GTIN pour aider à repérer facilement les articles en double pendant le processus d’importation. Remarque : Square recommande de choisir l’UGS ou le GTIN comme identifiant d’article approprié pour faciliter l’utilisation.
Cliquez sur Suivant.
Remarque : Tous les identifiants d’articles doivent correspondre exactement à un article ou à une variante pour que le processus d’importation s’effectue correctement.
Si vous utilisez votre propre modèle, vous devrez passer par le processus de correspondance des colonnes pendant la première partie du processus d’importation. Pour ce faire :
Cliquez sur le bouton Importer pour lancer le processus d’importation et téléverser votre modèle personnalisé.
Une fois téléversé, vous verrez l’écran Faire correspondre les colonnes du document. À partir de là, utilisez les menus déroulants pour confirmer que chaque attribut du bon de commande Square correspond à la bonne colonne dans votre fichier d’importation.
Cliquez sur Suivant pour continuer le processus d’importation.
Le processus d’importation peut prendre jusqu’à une minute, mais ne dure généralement que quelques secondes. Soyez attentif aux messages d’erreur qui pourraient s’afficher pendant l’importation. Une fois l’importation terminée, le bon de commande nouvellement créé s’affichera en haut de la liste des bons de commande figurant dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Vous pouvez également importer les ébauches de bons de commande déjà associés à votre compte en exportant l’ébauche. Pour ce faire, cliquez sur l’icône ••• à côté de l’ébauche du bon de commande et sélectionnez Enregistrer au format CSV.
Gérer les bons de commande existants
- Accédez à Articles et commandes >Articles > Gestion des stocks > Bons de commande.
- Cliquez sur le bon de commande que vous voulez modifier.
- Cliquez sur Modifier la commande pour mettre à jour les détails du bon de commande.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : La modification d’un bon de commande ne déclenche pas automatiquement l’envoi d’un nouveau courriel à votre fournisseur. Pour s’assurer qu’il recevra bien les informations de commande mises à jour :
- À partir de Bons de commande, cliquez sur ••• à droite du bon de commande.
- Cliquez sur Envoyer par courriel.
- Incluez une note pour expliquer que le bon de commande a été mis à jour.
- Cliquez sur Envoyer.
Vous pouvez également modifier un bon de commande existant directement à partir de l’application PDV Square pour détaillants avec tout appareil compatible (iPhone, iPad, Square Terminal et Square Register). Pour démarrer :
- Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher le Stock.
- Touchez Bons de commande > touchez le bon de commande approprié dans la liste « Active ».
- Sélectionnez le ou les article(s) à mettre à jour pour ouvrir l’écran « Modifier l’article à recevoir ».
- Modifiez les informations appropriées et répétez ces étapes pour tous les articles concernés.
- Touchez Enregistrer pour terminer la modification.
Pour annuler un bon de commande à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
- Dans l’onglet Bons de commande, cliquez sur__ •••__ à côté du bon de commande que vous souhaitez annuler.
- Cliquez sur Annuler le bon de commande.
Remarque : Lorsqu’une commande a été annulée, elle est déplacée dans la section Commandes archivées. Pour le moment, il n’est pas possible d’annuler les bons de commande à partir de l’application Square pour détaillants.
Recevoir un bon de commande
- À partir de l’onglet Bons de commande, cliquez sur le bon de commande que vous avez reçu.
- Cliquez sur Tout recevoir ou Ne pas recevoir. Pour recevoir une partie des stocks, cliquez sur Recevoir dans la ligne du produit.
- Saisissez le montant à recevoir partiellement.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez Stocks.
- Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher les Stocks.
- Si vous utilisez Square pour détaillants sur Square Register, touchez l’icône de la liste à gauche de l’écran.
- Touchez Bons de commande > touchez le bon de commande approprié dans la liste « Active ».
- Touchez Sélectionner les articles à recevoir, puis cochez les articles concernés et touchez Suivant.
- Pour modifier le type de réception des articles, touchez Recevoir au complet pour recevoir la quantité totale ou touchez Partiellement reçu pour recevoir une partie de la quantité, puis touchez Enregistrer.
- Touchez à nouveau Suivant pour afficher le résumé du bon de commande, puis touchez Terminé pour finaliser la réception.
Remarque importante
À l’heure actuelle, les bons de commande ne permettent pas de commander ou de recevoir des quantités décimales; seuls les nombres entiers sont acceptés.
Si le stock est endommagé ou ne peut pas être reçu pour une raison quelconque, cliquez sur Mettre à jour à côté de l’article en question. Le fait de marquer les articles comme endommagés, volés ou perdus ne se reflétera pas dans votre rapport sur le coût des marchandises vendues.
Lorsque vous recevez un bon de commande, vous pouvez y ajouter des frais d’expédition et de manutention ou d’autres frais en cliquant sur Ajouter des frais. Les frais supplémentaires seront inclus dans votre rapport sur le coût des marchandises vendues. N’oubliez pas que l’ajout de frais supplémentaires ne modifiera pas le coût unitaire des différents articles sur le bon de commande.
Ajouter ou créer un article à partir d’un bon de commande
Si les articles à inclure sur un bon de commande donné sont déjà créés, il suffit de commencer à saisir leur nom dans la barre de recherche, et les articles s’afficheront sous forme de liste déroulante pour que vous puissiez faire votre choix. Si vous devez créer un article pour une commande, vous pouvez saisir manuellement le nom de l’article, le prix et le coût unitaire à même le bon de commande.
- À partir de Bons de commande, cliquez sur Créer.
- Saisissez le nom de l’article que vous souhaitez créer.
- Cliquez sur Créer un article.
- Saisissez les détails de l’article, y compris l’UGS, le prix et le coût.
- Cliquez sur Enregistrer.
Dans la barre de navigation, touchez Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher les Stocks.
- Touchez Bons de commande et sélectionnez Créer un bon de commande.
- À partir de la barre de recherche, saisissez le nom de l’article que vous souhaitez créer.
- Touchez Créer un article.
- Saisissez les détails de l’article, y compris l’UGS, le prix et le coût.
- Touchez Enregistrer.
Votre nouvel article sera automatiquement ajouté à votre bon de commande. Remarque : On ne peut ajouter plus de 500 articles à un bon de commande.
De plus, sur la page de création d’un article, si vous cliquez sur Afficher toutes les propriétés de l’article, vous pouvez ajouter d’autres renseignements comme les points de vente où ce nouvel article sera offert ou encore les variantes de l’article.
Configurer un coût unitaire avec les bons de commande
Lorsque vous recevez du stock à partir d’un bon de commande, le coût unitaire des articles figurant sur le bon de commande est automatiquement enregistré.
Pour configurer le coût unitaire du Stock reçu :
Accédez à Articles et Commandes > Articles sur votre Tableau de bord Square en ligne.
Recherchez et sélectionnez un article à rajuster.
Sélectionnez un point de vente pour lequel vous souhaitez rajuster le stock > sélectionnez Stock reçu.
Ajoutez une quantité de 1 ou plus.
Ajoutez un prix unitaire > Enregistrer.
Apprenez-en davantage sur la configuration et la mise à jour de vos unit costs.
Imprimer des étiquettes à code à barres pour les bons de commande
Vous pouvez imprimer des étiquettes à code à barres pour les bons de commande à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Pour démarrer :
Accédez à Articles et commandes > Articles dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Actions > Imprimer des étiquettes.
Cliquez sur Sélectionner à partir d’un bon de commande. La liste de vos bons de commande s’affichera, avec le numéro de commande et le nom du fournisseur.
Sélectionnez les bons de commande pertinents > Terminé.
Remarque : Lorsque les étiquettes sont imprimées directement à partir d’un bon de commande pour une quantité fractionnée, la quantité préremplie pour le nombre d’étiquettes qui seront imprimées doit être arrondie au nombre entier supérieur le plus proche.
Apprenez-en davantage sur la création des barcode labels with Square for Retail.