Rapports sur les fiches de présence des membres de l’équipe
Quarts de travail Square vous donne accès à des fiches de présence qui vous aident à gérer les membres de votre équipe, en consignant le nombre d’heures travaillées, les pauses, les notes et le coût de la main-d’œuvre. Grâce à ces outils, vous aurez un meilleur aperçu du rendement de tous les membres de votre équipe. Renseignez-vous davantage au sujet de la création et gestion des fiches de présence avec Square.
À partir du Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez modifier les quarts de travail, afficher et exporter des rapports de suivi des heures et pointer les membres de l’équipe en cas d’oubli.
Certaines fonctionnalités avancées de suivi des heures et de gestion des quarts de travail (notamment l’échange de périodes de travail, la gestion des congés et le suivi des commissions), sont disponibles avec un abonnement à Quarts de travail Plus, mais pas avec la version gratuite de Quarts de travail Square. Pour en savoir plus sur Quarts de travail Square, consultez notre Centre d’assistance.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la section Quarts de travail de votre tableau de bord.
Aperçu de la journée de travail
Dans cet onglet, vous verrez l’activité d’un membre de l’équipe sur une seule journée. Cela comprend tous les quarts de travail commencés au cours de la journée de travail sélectionnée, les pauses, les notes et les éventuelles heures supplémentaires dans les quarts de travail de cette journée. Les erreurs dans les quarts de travail, les heures supplémentaires et le non-respect des règle de pause seront surlignés en rouge.
Aperçu de l’horaire
À partir de l’horaire de la journée de travail, vous pouvez consulter, créer, modifier et supprimer des quarts de travail. Utilisez les filtres de date et de point de vente pour trouver les quarts de travail que vous recherchez. L’horaire présente les quarts de travail un jour après l’autre.
Les calculs des coûts de main-d’œuvre estimés, qui comprennent les calculs des heures supplémentaires, seront indiqués à côté du nom de chaque membre de l’équipe, reflétant ainsi son salaire total estimé pour la période. Les estimations des coûts de main-d’œuvre sont visibles uniquement sur notre Tableau de bord Square en ligne. Elles ne s’affichent pas dans les rapports de quart de travail imprimés et ne tiennent pas compte des pauses impayées. Les coûts totaux de main-d’œuvre estimés pour vos employés sur l’ensemble de votre semaine de travail sont également visibles à partir de votre Tableau de bord Square en ligne : Horaire > Quarts de travail .
Consulter, modifier et exporter les quarts de travail des membres de l’équipe
Pour consulter un quart unique :
Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne > ajustez les filtres de date et de point de vente pour trouver le quart de travail que vous souhaitez consulter.
Trouvez et sélectionnez le quart de travail.
Ici, vous verrez le total des heures travaillées durant ce quart de travail, les heures payées, les pauses, les notes et le coût de la main-d’œuvre.
Pour consulter et exporter l’historique des quarts de travail des membres de l’équipe pour une période donnée :
Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis définissez les filtres de date et de point de vente.
Cliquez sur le nom du membre de l’équipe.
Sélectionnez un quart de travail pour en afficher les détails.
Cliquez sur Exporter les quarts de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport concernant ce membre de l’équipe.
Pour modifier le quart de travail d’un membre de l’équipe :
Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne > ajustez les filtres de date et de point de vente pour trouver le quart de travail que vous souhaitez modifier.
Trouvez et sélectionnez le quart de travail.
Réglez les détails du quart comme les heures d’arrivée et de départ, les pauses et les tâches effectuées.
Cliquez sur Enregistrer.
Si un membre de l’équipe oublie de pointer son départ dans l’application PDV Square et qu’il ne peut le faire à partir de l’Application Équipe Square, vous avez la possibilité de le faire à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour pointer le départ d’un membre de l’équipe :
Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne > ajustez les filtres de date et de point de vente pour trouver le quart de travail que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez un quart de travail ouvert.
Cliquez sur Pointer le départ.
Saisissez l’heure de départ du membre de votre équipe.
Enregistrez.
Imprimer le récapitulatif de la journée de travail à partir de la Solution PDV
Lorsqu’ils pointent leur départ à partir d’un appareil PDV partagé, les membres de l’équipe ont l’option d’imprimer le récapitulatif de leur journée de travail qui comprend les heures d’arrivée et de départ, les pauses et le total des heures payées.
Pour ce faire :
À partir de l’écran Passage en caisse de l’application Square, touchez Pointer.
Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.
Touchez Terminer le quart de travail.
Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.
Remarque : Bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne seront pas affichées à l’écran Pointer le départ.
Notifications des heures supplémentaires
Les quarts de travail qui comportent des heures supplémentaires et des heures à taux double sont surlignés en rouge et le motif est signalé. Pour afficher et ajuster les paramètres des heures supplémentaires, et pour trouver des informations sur la réglementation régionale en matière d’heures supplémentaires, accédez aux Paramètres, puis à Heures supplémentaires.
Alertes de transgression des pauses
Si la pause d’un membre de l’équipe est trop longue ou trop courte, elle sera marquée en rouge dans vos rapports de quart de travail deux minutes après la transgression.
Pour afficher et régler les paramètres des pauses et trouver des informations sur la réglementation locale en matière de repas et de pauses, accédez à Paramètres > Heures supplémentaires ou pauses.
Fiches de présence
Vérifiez le nombre total d’heures et les coûts de main-d’œuvre correspondant à la rémunération des membres de votre équipe. Si les membres de votre équipe occupent plusieurs fonctions à des salaires différents, les heures supplémentaires seront calculées à l’aide de la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total d’heures travaillées.
Heures normales : Heures travaillées au salaire d’un membre de l’équipe en fonction de l’intitulé de son poste.
Heures supplémentaires : définies par la réglementation régionale, les heures supplémentaires sont généralement payées à 1,5 fois le salaire horaire du membre de l’équipe.
Heures à taux double : définies par la réglementation régionale, les heures supplémentaires sont généralement payées 2 fois le salaire horaire du membre de l’équipe.
Heures rémunérées : Total des heures rémunérées pour la période sélectionnée.
Pauses rémunérées : total des pauses rémunérées en fonction de la réglementation régionale et de vos paramètres de pause pour la période sélectionnée. Les pauses rémunérées sont prises en compte dans le calcul des heures supplémentaires.
Pauses non rémunérées : total des pauses non rémunérées en fonction de la réglementation régionale et de vos paramètres de pause pour la période sélectionnée. Les pauses non rémunérées ne sont pas prises en compte dans le calcul des heures supplémentaires.
Coût total de la main-d’œuvre : Coût total de la main-d’œuvre pour la période sélectionnée.
Remarque : Les heures supplémentaires des membres de l’équipe qui ont plusieurs taux de salaire sont basées sur le taux combiné du membre de l’équipe. Un taux combiné est la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total des heures travaillées. En compensation, le membre de l’équipe est payé 1,5 fois ce taux en prime d’heures supplémentaires.
Rapport sur les horaires
Inclus dans Quarts de travail Plus, le rapport des quarts de travail vous permet désormais de comparer les heures prévues au calendrier avec les heures réellement travaillées par les membres de votre équipe. Sous Journée de travail et Fiches de présence, vous pouvez consulter les quarts de travail planifiés, ainsi que les alertes relatives aux arrivées pointées en avance ou en retard et aux absences. Pour rappel, vous pouvez accéder aux fonctionnalités de planification de Quarts de travail Plus avec un abonnement séparé à Quarts de travail Plus, ou avec un abonnement à Rendez-vous Square Premium, à Square pour détaillants Plus ou à Square pour restaurants Plus.
Afficher et exporter l’historique des quarts de travail
Pour consulter et exporter l’historique des fiches de présence d’un membre de l’équipe pour une période donnée, y compris les notes :
Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis définissez les filtres de date et de point de vente.
Cliquez sur le nom du membre de l’équipe.
Sélectionnez une fiche de présence pour en afficher les détails.
Cliquez sur Exporter les quarts de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport.
Rapport sur la main-d’œuvre p/r aux ventes
Le rapport sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes avec Square vous permet de comparer vos coûts horaires de main-d’œuvre à vos ventes nettes dans un seul rapport. La comparaison de votre coût de main-d’œuvre avec vos ventes vous permet de prendre des décisions d’affaires éclairées en un clin d’œil, comme l’optimisation des calendriers de votre personnel pour faire en sorte que le nombre de membres de l’équipe approprié soit programmé aux heures de pointe. Pour utiliser les rapports sur la main-d’œuvre en comparaison avec les rapports de vente, vous devez avoir souscrit à un abonnement à Quarts de travail Plus, et un salaire doit être attribué aux membres de votre équipe.
Pour comparer les coûts de la main-d’œuvre par rapport à vos ventes :
Accédez à Rapports > Main-d’œuvre p/r ventes dans le Tableau de bord Square en ligne.
Filtrez votre rapport par jour, semaine, mois, membre de l’équipe ou point de vente.
Cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV.
Remarque : Les membres de votre équipe devront pointer leurs heures d’arrivée et de départ pendant quelques jours afin de recueillir les données nécessaires pour produire un rapport. Les quarts de travail créés avant l’ajout de renseignements sur le salaire d’un membre de l’équipe ne seront pas remplis rétroactivement.
Fonctionnalités non prises en charge
Les fiches de présence de Quarts de travail Square ne prennent pas en charge pour le moment les fonctionnalités ou les modes de suivi des heures suivants :
Ajout de pauses dans la vue Horaire de votre Tableau de bord Square en ligne
Pauses automatiques