Comment choisir le meilleur système de logiciel de caisse pour votre petite entreprise

Intro

Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de caisse, il est important de savoir quels outils vous devez utiliser pour gérer et développer votre entreprise. Un bon système de logiciel de caisse pour PME vous permet de traiter chaque vente en toute sécurité et comprend le bon logiciel pour vous aider à effectuer vos tâches administratives plus efficacement.

Les types de ventes que vous réalisez et les types de tâches pour lesquelles vous avez besoin d’aide dépendent de votre type d’entreprise. Un café très fréquenté peut avoir des besoins différents de ceux d’une boutique de vêtements, et un système de logiciel de caisse pour petite entreprise qui fonctionne pour un plombier peut naturellement ne pas avoir de sens pour un studio de fitness.

Pour chaque système de logiciel de caisse pour petites entreprises, le coût (initial et récurrent), la sécurité, la conformité PCI et la convivialité devraient être les principaux facteurs de choix. Cet article vous aide à comprendre ce qu’il faut rechercher dans un système de PDV afin que vous puissiez prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.

Aller plus loin

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse?

Un système de caisse vous permet de comptabiliser les ventes et d’accepter les paiements. Ce matériel se comporte comme une caisse enregistreuse munie d’un cerveau, qui peut être décomposée en trois composants de base:

Matériel

Un logiciel de caisse est un matériel qui vous permet d’accepter les paiements. Si vous achetez un nouveau logiciel de caisse, vous devez vous assurer qu’il accepte toutes les formes de paiement, y compris l’argent liquide, les cartes bancaires et les paiements mobiles. Si cela s’avère utile pour votre activité, votre système de logiciel de caisse devrait également imprimer des reçus, stocker de l’argent dans des tiroirs-caisses et scanner des codes-barres.

Si vous utilisez votre logiciel Square PDV sur un iPad, Square Stand est une excellente solution pour votre comptoir.

Logiciel

Le logiciel PDV est votre poste de contrôle. À un niveau de base, il vous permet de trouver des articles dans votre catalogue et de comptabiliser les ventes. Les solutions de logiciel de caisse plus robustes comportent également des outils utiles comme les rapports de vente, les logiciels d’engagement des clients, la gestion des stocks, etc.

Paiements

Les systèmes de logiciel de caisse se chargent également d’acheminer les fonds vers votre compte bancaire après chaque vente.

Un bon système de caisse pour votre entreprise, c’est la garantie de saisir chaque vente et de rationaliser les tâches administratives fastidieuses.

Quand avez-vous besoin d’un système de logiciel de caisse?

Si vous souhaitez accepter les paiements par carte bancaire et disposer d’un système rationalisé de suivi des ventes, il est probablement judicieux d’investir dans un système de logiciel de caisse conçu pour les PME. Même les TPE bénéficient d’un bon logiciel de caisse.

Si vous ne disposez pas d’un système fiable pour enregistrer électroniquement chaque vente, il est difficile d’avoir une idée précise de ce que vous vendez. En fait, plus vous avez de données sur votre entreprise, plus vous êtes en mesure de prendre des décisions éclairées. De plus, le fait de disposer d’un logiciel de caisse pour petites entreprises ajoute de la légitimité à votre entreprise, ce qui est particulièrement important si vous débutez.

Facteurs importants à prendre en considération lors du choix d’un système de logiciel de caisse:

• coût d’installation initial (temps et argent) ;
• coûts de traitement des paiements (par exemple, % de la vente + frais par transaction) ;
• autres frais de traitement mensuels ;
• coûts de l’équipement/ frais de location ;
• frais de logiciel PDV ;
• conformité PCI (c’est-à-dire la manière dont vous traitez les paiements, connectez vos systèmes et gérez les données des clients en toute sécurité).
• Niveau de mobilité ;
• capacité à accepter les cartes de paiement ;
• capacité à accepter les paiements NFC comme Apple Pay, Android Pay et les cartes sans contact ;
• fonctions du logiciel de logiciel de caisse (par exemple, factures, possibilité de stocker les données des clients en toute sécurité, gestion des stocks, programmes de fidélisation des clients, gestion des rendez-vous…).

Avantages de l’utilisation d’un système de PDV pour le traitement des cartes bancaires

Bien que vous puissiez accepter les paiements par carte en utilisant un processeur de carte bancaire standard, l’utilisation d’un système de logiciel de caisse (PDV) pour PME présente de nombreux avantages. Par exemple, chaque fois que vous effectuez un paiement à l’aide d’un système de logiciel de caisse, toutes les données de vente sont suivies et enregistrées dans le système. C’est essentiel pour la gestion des stocks, ce qu’un système de logiciel de caisse pour petites entreprises vous aide à suivre.

Par exemple, la Solution PDV Square, notre logiciel de caisse, peut vous envoyer des alertes lorsque vous êtes à court d’un produit, afin que vous puissiez le commander à temps. Les bons systèmes de logiciel de caisse pour les petites entreprises offrent également des analyses et des données complètes sur les ventes. Avec Square, vous pouvez voir si vous avez tendance à vendre plus de croissants ou de pains au chocolat le lundi, ce qui s’avère utile lorsque vous passez une commande pour votre boulangerie.

Les systèmes de logiciel de caisse pour petites entreprises offrent souvent une gestion multi-sites, ce qui vous permet de surveiller efficacement les différentes succursales de votre entreprise. Toutefois, il convient de noter que certains systèmes de logiciel de caisse facturent un supplément pour chaque emplacement supplémentaire, ce qui peut être frustrant si vous essayez de vous développer. (Square offre gratuitement la gestion multi-emplacement).

Meilleur de logiciel de caisse pour le commerce de détail

Si vous possédez un magasin, vous avez probablement besoin d’un système de logiciel de caisse pour petites entreprises qui offre une gestion des stocks et peut se connecter à un lecteur de codes-barres et à une imprimante de reçus. La Solution PDV Square, notre système de logiciel de caisse pour PME, fait tout cela et plus encore.

Meilleur système de logiciel de caisse pour les entrepreneurs et les artisans du bâtiment

Si vous dirigez une entreprise spécialisée dans le bâtiment et les réparations, vous avez besoin d’un système PDV ultra-mobile pour petites entreprises qui vous permettra de prendre facilement des paiements sécurisés par carte bancaire sur le terrain. Le système de logiciel de caisse pour petites entreprises de Square est également compatible avec le lecteur sans contact, qui est suffisamment petit pour tenir dans votre poche et se branche sur la prise casque de votre appareil iOS ou Android, ce qui est parfait lorsque vous êtes confronté aux cartes internationales d’un client ou à une carte bancaire défectueuse.

Vous souhaitez plutôt facturer vos clients? Le logiciel de facturation entièrement intégré de Square est gratuit et convient parfaitement aux contrats de toutes sortes. Vous ne payez que 2,5% pour chaque facture payée en ligne de manière sécurisée.

Meilleur système de PDV pour les bars et les restaurants

Les bars et les restaurants sont des entités uniques qui nécessitent un certain nombre de fonctionnalités spécialisées dans leurs points de vente. Lorsque vous recherchez un bon système de logiciel de caisse pour petites entreprises, assurez-vous d’en trouver un qui permet de modifier facilement les articles du menu et de communiquer avec la cuisine ou le bar au moyen de modificateurs d’articles et de tickets de cuisine imprimés. Les systèmes de logiciel de caisse bien conçus pour les petites entreprises ont la capacité de diviser les tickets entre les clients et de conserver des tickets ouverts pour les clients qui veulent régler leur note plus tard.

Dans tout système de logiciel de caisse pour les restaurants et les bars, vous voulez simplifier le suivi des ventes en espèces et des paiements pour que la fermeture en fin de soirée soit facilitée. Ne manquez pas non plus de prévoir la possibilité de reverser les pourboires pour satisfaire votre personnel. Le logiciel de caisse pour restaurants de Square, conçu spécialement pour les petites entreprises, offre tout cela et se synchronise facilement avec des applications tierces de qualité.

Questions fréquemment posées sur les systèmes de caisse pour PME

1. Dois-je payer une mensualité pour le logiciel de caisse ou pour utiliser un système de caisse?

De nombreux systèmes de PDV pour les PME sont assemblés avec chaque composant de sociétés différentes, à leurs propres frais. Par exemple, le fournisseur du logiciel de logiciel de caisse facture souvent des frais mensuels. Ces frais varient en fonction de la taille de votre entreprise et du nombre de ventes que vous traitez. Le matériel (terminal de paiement) peut provenir d’une société séparée et être soumis à des frais de location, ainsi qu’à un contrat annuel. Le processeur de paiement peut facturer des frais mensuels et même des frais de conformité PCI, en plus d’un taux de transaction pour chaque vente par carte bancaire.

Mais ce n’est pas tout. Il y a souvent des coûts supplémentaires pour les utilisateurs supplémentaires, les rapports avancés et la gestion multi-sites.

Certains logiciels de caisse pour petites entreprises facturent même un supplément pour une assistance client complète. Et cela n’inclut même pas les frais de traitement des cartes (qui ont souvent des frais cachés).

Square est différent. Vous bénéficiez d’un système de logiciel de caisse pour petites entreprises entièrement intégré et riche en fonctionnalités, le tout pour un tarif unique de transaction de paiement. Les frais de Square se limitent à 1,75% par paiement par carte sans contact ou par insertion. Rien de plus. Pas de frais cachés, de contrats à long terme ou d’engagements. Nous ne facturons pas non plus de frais de conformité PCI, et il n’y a pas de frais de logiciel PDV. Notre sympathique équipe d’assistance clientèle connaît bien nos produits et vous pouvez obtenir des réponses en appelant notre numéro de téléphone gratuit ou en visitant notre centre d’assistance en ligne.

Notre matériel de caisse est abordable, sûr et attrayant, de sorte que vous pouvez lui donner une place de choix sur votre comptoir.

2. Quelles sont les alternatives à un système PDV qui peuvent m’être utiles?

Si vous estimez que vous n’avez pas besoin d’un logiciel de caisse pour votre petite entreprise, mais que vous souhaitez néanmoins accepter les cartes bancaires en toute sécurité, les factures sont la solution:

Factures Square est un moyen simple d’envoyer des factures aux clients par le biais de notre application gratuite, Solution PDV Square. L’envoi des factures est toujours gratuit et les frais sont de 2,5% pour chaque facture payée en ligne de manière sécurisée. Si vous devez facturer un client de façon régulière, par exemple pour un service hebdomadaire de promenade de chiens ou une livraison mensuelle de nourriture, vous pouvez établir des factures récurrentes. Vos clients peuvent même enregistrer leurs cartes en toute sécurité dans un fichier afin que les factures récurrentes soient payées automatiquement. Le coût de la carte sur fichier est de 2,5% par facture payée. Cependant, les factures ne conviennent pas à tous les types d’entreprises et, en général, elles pourraient être plus appropriées pour les clients réguliers. Pour les clients ponctuels, il est préférable d’obtenir le paiement en personne afin de ne pas être dépourvus face à un client qui refuse de régler sa facture.

3. Quelle est la différence entre les systèmes de logiciel de caisse et les caisses enregistreuses?

Au plus bas de leur niveau, les systèmes de logiciel de caisse pour PME comprennent un matériel de paiement par carte bancaire et un système qui envoie les fonds sur votre compte bancaire. Les systèmes de logiciel de caisse pour petites entreprises peuvent également contenir des logiciels qui vous aident à gérer et à développer l’ensemble de votre entreprise, comme des rapports de vente détaillés et des analyses, des outils de marketing, une gestion des relations avec la clientèle, des programmes de fidélisation, des cartes cadeaux, etc.

Les caisses enregistreuses, quant à elles, sont simplement des machines qui enregistrent les ventes, rendent la monnaie et stockent l’argent. Il est important de garder à l’esprit que les caisses enregistreuses ne prennent pas les paiements par carte bancaire. Pour cela, il vous faut un système de traitement des cartes distinct. Les caisses enregistreuses ont des fonctions de base et peuvent produire des rapports simples, comme vous dire combien de ventes vous avez réalisées ce jour-là.

Le PDV Square pour les petites entreprises, par exemple, peut vous montrer quelles sont les heures les plus chargées de la journée et de la semaine. Vous pouvez apprendre quels sont vos articles les plus vendus et quel est le pourcentage de nouveaux clients par rapport à ceux qui reviennent. Tout cela est très utile pour prendre des décisions éclairées sur le nombre d’employés à prévoir pour les différentes équipes, sur les produits à stocker et sur la manière de concentrer votre énergie pour le marketing.

Si vous choisissez de gérer votre entreprise avec le système de logiciel de caisse pour petites entreprises de Square, il s’intègre parfaitement aux terminaux de paiement simples et élégants et peut facilement être relié à un tiroir-caisse.

4. Si j’achète un PDV, est-ce que cela me rend conforme aux normes de sécurité PCI?

En deux mots : pas nécessairement. La conformité PCI exige que vous respectiez une liste de contrôle d’exigences conçues pour garantir que les vendeurs et les organisations traitent les données des titulaires de cartes de manière sûre et sécurisée afin d’éviter la fraude ou les violations de données. La conformité est manifestement importante, mais toutes les exigences peuvent sembler décourageantes. Lorsque vous choisissez un logiciel de caisse pour votre entreprise, vous devez absolument vous assurer qu’il est conforme à la norme PCI.

Toutefois, le fait que votre lde logiciel de caisse ou votre processeur de paiement soit conforme à la norme PCI ne garantit pas que vous soyez un commerçant. Par exemple, imaginez que vous obteniez un logiciel de caisse et un terminal de carte conformes à la norme PCI. Vous pourriez penser que vous êtes prêt à démarrer, mais la conformité PCI concerne l’ensemble de votre écosystème de paiement. Dans quelle mesure votre réseau Wi-Fi est-il sécurisé? Où stockez-vous les données des clients? (Si l’ensemble de votre système de paiement ne répond pas aux exigences de conformité PCI, alors vous n’êtes pas réellement conforme à ces exigences. C’est d’autant plus délicat que les règles PCI peuvent évoluer. Ainsi, avec les systèmes de caisse traditionnels, vous devrez probablement mettre à jour manuellement le logiciel, le terminal de paiement, le Wi-Fi ou d’autres systèmes de votre environnement pour qu’ils restent conformes.

Heureusement, si vous utilisez Square comme logiciel de caisse pour votre petite entreprise, nous vous couvrons. Comme nous fournissons l’ensemble de l’environnement de paiement, nous simplifions la conformité PCI. En fait, nous fournissons une solution intégrée pour les paiements, le matériel PDV, les logiciels et les données des clients. Nous utilisons un cryptage de bout en bout pour que les données de vos clients soient protégées dès que la carte entre en contact avec notre système. Et comme nous diffusons les mises à jour sur le cloud, si la liste de contrôle PCI change, vous disposez toujours de la version la plus récente et vous pouvez être tranquille, sachant que vous êtes en conformité.