Le succès de votre restaurant ne peut pas entièrement reposer sur la cuisine. Même avec la meilleure gastronomie du monde ! Il dépend avant tout d’une équipe bien organisée et d’une communication optimale. Or, un système de caisse pour restaurant servira ces deux dimensions.
Utiliser un système de caisse permet des gains cruciaux en termes de temps, d’argent et de satisfaction client. Gestion des commandes et des stocks (en temps réel), optimisation du paiement et service plus fluide : autant d’opérations qui rendent le système de caisse incontournable.
3 avantages à utiliser un système de caisse pour restaurant
Aujourd’hui, les systèmes de caisse offrent un nombre impressionnant de fonctionnalités. Un système de caisse est une machine centralisant les transactions. Mais, si vous gérez un restaurant, c’est aussi le cœur logistique de vos commandes. Ou encore le point d’ancrage du personnel de salle. C’est par conséquent votre point de vente principal.
1. Suivi des commandes en temps réel.
Concrètement, le système fait le lien entre la salle et la cuisine. Si vous prenez les commandes de la clientèle sur papier, il vous faudra les entrer dans la caisse pour les transmettre à la cuisine. Si vous utilisez un moyen électronique pour la prise des commandes à table ou encore au comptoir pour la restauration rapide, la commande sera communiquée automatiquement.
Dans tous les cas, le système de caisse pour restaurant est indispensable à l’efficacité du service car il synchronise celui-ci avec la cuisine. Munie d’une imprimante, la caisse permet aussi de copier et archiver les commandes sur tickets.
L’usage d’une caisse tactile facilite aussi la communication, notamment par l’ajout aisé de commentaires (cuisson, allergies, etc.) Disposer d’un écran de suivi des commandes en cuisine, comme celui proposé par la solution Square KDS, peut donc faire une grande différence en termes de fluidité !
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2. Gestion des stocks et statistiques.
Un système de caisse pour restaurant muni d’un bon logiciel intègre d’autres fonctionnalités vous facilitant la vie. Par exemple, il vous permet de gérer vos stocks en temps réel. Vous pouvez suivre le nombre de plats du jour restant mais aussi la mise à jour automatique de l’inventaire (aliments, boissons, etc.)
D’abord, ce contrôle des stocks vous permet d’améliorer l’organisation du réapprovisionnement. Vous évitez ainsi les pénuries comme les problèmes de stockage. Les nombreuses statistiques constituent un avantage supplémentaire d’un système de caisse pour restaurant.
Il vous donne, par exemple, le nombre de couverts, le chiffre d’affaires, la facture moyenne par client, les boissons et plats les plus vendus, etc. Ces informations sont précieuses pour vos stratégies commerciales et marketing.
3. Optimisation des transactions.
Votre système de caisse optimise aussi les transactions en limitant les erreurs. La machine est là pour pallier les malentendus, mais aussi les problèmes de mémoire. En réduisant les erreurs de communication, la caisse donne plus de temps à chacun pour s’occuper de la convivialité de l’établissement.
Grâce à son imprimante, la machine produit le ticket de caisse (pour les clients) et le relevé (pour vous). Un système fiable donne, sans erreurs, une preuve de la transaction. Il permet aussi d’appliquer des réductions et d’accepter différents moyens de paiements.
Un système de caisse efficace gère donc l’équilibre entre les commandes sur place et celles à emporter. La part de Click and Collect et de livraisons ne cesse d’augmenter. Là aussi, un bon logiciel permet un gain de temps important!
Comment choisir le meilleur système de caisse pour votre restaurant ?
Le choix d’un système adapté à vos besoins est primordial. Voici les principaux critères à prendre en considération.
Un logiciel personnalisable et doté des bonnes fonctionnalités
Nous avons vu qu’un système de caisse tactile offre de nombreux avantages. Selon que votre établissement privilégie la vente à emporter ou sur place, que vous ayez un menu du jour ou non, que vous vous positionniez sur le luxe ou l’abordable, vous ne choisirez pas le même logiciel. Ni les mêmes terminaux (écrans).
Un logiciel personnalisable donnera de meilleurs résultats. Les fonctionnalités incontournables (noms et tarifs des plats, plan de salle, centralisation des commandes, gestion des stocks, lecteur de cartes, édition des tickets, gestion des tickets restaurants) peuvent aisément être enrichies. Par exemple : afficher rapidement les commentaires ; adapter le nombre de couverts ; appliquer les réductions ; ré-agencer l’affichage des boissons ; etc.
Un bon rapport qualité-prix et des terminaux adaptés
Un système de caisse connecté aux autres terminaux améliore la fluidité du service. Si vous choisissez une caisse tactile avec deux écrans, vous gagnez du temps lors de l’encaissement (surtout pour les groupes). Mais, pour un établissement vaste (nombre de couverts importants), vous pouvez aussi multiplier les points de vente.
Selon le nombre d’employés, il peut s’avérer plus judicieux de miser sur plusieurs terminaux légers, comme des Square Terminal. Certains TPE, plus mobiles, se connectent avec votre smartphone ou tablette.
Reste à calculer le rapport qualité-prix. Un système de caisse adapté permet de gagner du temps et de l’argent. Donc un logiciel personnalisable peut être rapidement amorti. Ensuite, il existe certaines applications gratuites ou peu coûteuses (menus, réservations, etc.) C’est surtout la qualité et le nombre d’écrans qui seront déterminants. C’est donc une bonne opportunité de management !
Un système de caisse pour renforcer la cohésion interne
Un système de caisse high-tech fluidifie le service. Mais seulement si le personnel en maîtrise le logiciel ! La prise en mains de la caisse et des différents terminaux est donc fondamentale pour une communication optimale. C’est une responsabilité importante en matière de management. Le ou la responsable de salle doit prendre le temps d’expliquer et de former. Y compris en dehors du service.
Des employés impliqués dès la mise en place d’un logiciel maîtriseront mieux la machine. Solliciter votre équipe pour en personnaliser l’affichage peut aussi être bénéfique. C’est le personnel de service qui l’utilise le plus, ce sont donc les mieux placés pour le choix de la caisse. C’est aussi l’occasion idéale pour optimiser la communication entre salle et cuisine. Faut-il privilégier les écrans avec le système d’affichage Square KDS ou les tickets ? Parlez-en !
Synthèse des bénéfices d’un système de caisse pour restaurant
Nous avons vu que le choix d’un système de caisse efficace peut avoir un impact important sur votre équipe et donc la satisfaction de la clientèle. Une caisse tactile bien adaptée permet de gagner du temps, de l’argent et la confiance du personnel.
Un bon système de caisse fluidifie la communication pendant le service mais aussi en amont : prise des commandes, menus numériques, réservations en ligne, paiements sans contact, codes QR, gestion des stocks, etc. Et, en aval, vous pouvez aussi y retrouver les avis clients et les tendances !