Quatre moyens infaillibles pour réduire l’annulation ou l’oubli de rendez-vous

Avez-vous simplement accepté les absences aux rendez-vous comme faisant partie du jeu? Il est pourtant possible de les éviter. La solution Rendez-vous Square offre maintenant une Protection contre les absences dotée d’une foule de fonctions, dont la possibilité d’exiger du client qu’il entre sa carte de crédit, afin de tuer dans l’œuf l’éventuelle absence au rendez-vous. Et vous, que pouvez-vous faire pour empêcher les clients d’arriver en retard ou de ne pas se présenter du tout? Voici quelques suggestions :

Envoyez des rappels (numériques).

Les cartes de rendez-vous à l’ancienne sont bien gentilles, mais soyons sérieux : les clients les perdent. En cette époque où chacun a son téléphone vissé à la main, les rappels numériques sont la solution. Il est possible d’envoyer des rappels par courriel ou texto à vos clients directement à partir de l’outil Rendez-vous Square et de déterminer à quel moment avant le rendez-vous ils doivent être envoyés. Le plus efficace est généralement l’envoi un à trois jours avant le rendez-vous.

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Donnez l’exemple.

Si vous avez toujours 30 minutes de retard, les clients le remarqueront. Si au contraire vous êtes toujours prêt à l’heure (ou que vous vous montrez vraiment désolé au moindre retard), ils le remarqueront aussi. Les clients respecteront votre temps si vous respectez le leur. Les gens qui attendent chaque fois plus d’un quart d’heure se présenteront vraisemblablement en retard au bout d’un moment. Si vous constatez un retard, essayez de reprogrammer les rendez-vous (ou de prévenir du retard) le plus tôt possible.

Ne surchargez pas votre horaire.

En général, il vaut mieux espacer les rendez-vous pour ne pas être stressé et pressé. Trop de réservations entraîne des délais d’attente pour les clients, ce qui risque de faire augmenter les annulations futures. Au moment de déterminer les créneaux offerts dans Rendez-vous Square, assurez-vous de laisser suffisamment de temps entre les clients. Grâce aux périodes tampons, tout se passera comme sur des roulettes.

Communiquez avec les personnes qui ne se sont pas présentées.

Un oubli peut naturellement arriver (malgré des rappels). Assurez-vous de communiquer avec les personnes qui ne se sont pas présentées afin de vérifier ce qui s’est passé. Le courriel ou le texto sont moins intrusifs que le téléphone en la matière. Dans votre message, proposez un report de rendez-vous. Ainsi, vous montrez votre capacité d’adaptation et vous évitez de perdre une vente.

Nous espérons que ces stratégies feront de votre gestion des rendez-vous une machine efficace.

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