Controla los costos de los ingredientes con Square Recipes
Acerca del seguimiento del costo de los ingredientes
El seguimiento del costo de los ingredientes te permite agregar ingredientes a tu surtido de artículos, crear recetas a partir de esos ingredientes en los artículos de tu menú y realizar un seguimiento automático del costo de los alimentos. Cuando se vende un artículo del menú que incluye una receta, Square reduce las existencias de los ingredientes y calcula el costo de los productos vendidos (COGS) y los márgenes de ganancia en función de los costos por unidad de los ingredientes.
Con el seguimiento del costo de los ingredientes, puedes hacer lo siguiente:
Agregar ingredientes a tu surtido de artículos de forma manual o mediante la importación de un archivo CSV.
Asociar recetas a los artículos del menú para vincular los artículos en venta con los ingredientes que los componen.
Hacer un seguimiento de los niveles de existencias de los ingredientes y marcar automáticamente los artículos del menú como agotados cuando se agoten los ingredientes.
Consultar en tus informes los costos de los productos vendidos (COGS) y los márgenes de ganancia de cada artículo del menú.
Hacer un seguimiento simple de costos para controlar los márgenes sin activar el seguimiento completo de las existencias.
Nota: El seguimiento del costo de los ingredientes es una función beta y puede cambiar con el tiempo.
Antes de comenzar
Revisa las limitaciones actuales del seguimiento del costo de los ingredientes:
Los artículos deben pertenecer al tipo de artículoAlimentos y bebidas preparados. Los artículos configurados con otros tipos (como Producto físico) no mostrarán opciones de recetas.
No se permite la preparación por lotes ni las recetas de recetas. No puedes crear una receta para un ingrediente que a su vez tiene una receta. Por ejemplo, no puedes crear una receta de “masa para pizza” y reutilizarla dentro de una receta de “pizza”. Créelas como recetas sencillas de un solo nivel.
No hay recetas para los modificadores. Los modificadores no permiten realizar un seguimiento del inventario ni de los costos. Los complementos, como el queso extra o las porciones adicionales de salsa, no reducirán las existencias de ingredientes ni aparecerán en el costo de los productos vendidos (COGS) a nivel de receta.
No hay recetas para artículos con múltiples variantes. Los artículos con múltiples variantes (por ejemplo, pequeño, mediano, grande) no pueden tener recetas. Una solución alternativa es configurar los diferentes tamaños como artículos independientes en lugar de como variantes.
Disponibilidad de tipo “todo o nada”. Si se agotan las existencias de cualquier ingrediente del que se realiza un seguimiento en una receta, el artículo del menú se marca automáticamente como agotado. Puedes anular esta opción y seguir vendiendo el artículo desde tu punto de venta.
Para que la configuración resulte manejable, comienza con los 10 o 20 artículos del menú que generan más ventas o margen y, posteriormente, ve ampliando la lista a lo largo del tiempo.
Agregar ingredientes a tu surtido de artículos
Puedes agregar ingredientes mediante la importación en grupo de un archivo CSV o crearlos individualmente.
Usa este método si ya tienes una lista de ingredientes en una hoja de cálculo o en otro sistema.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y pedidos > Artículos.
- Selecciona Acciones > Importar surtido.
- En la ventana de importación, selecciona Descargar plantilla y guarda el archivo CSV.
- Abre la plantilla y completa la información de tus ingredientes, incluidos el nombre, la categoría, la unidad, el costo por unidad y el SKU. Utiliza una categoría específica, como “Ingredientes”, para poder filtrar y mantener los artículos de ingredientes separados de los artículos del menú que se pueden vender.
- Regresa a la sección Importar surtido en el Panel de Datos Square, carga el archivo completado y selecciona Siguiente.
- Asigna cada columna de tu archivo al campo de Square correspondiente y, a continuación, selecciona Siguiente para iniciar la importación.
- Revisa el mensaje de confirmación para verificar cuántos artículos se importaron.
Los artículos importados aparecen en tu surtido de artículos y se pueden asociar a las recetas.
Si no tienes una hoja de cálculo para importar, puedes crear los ingredientes de forma individual.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y pedidos > Artículos.
- Selecciona Crear artículo.
- Ingresa el nombre y la categoría del artículo. Utiliza una categoría específica, como “Ingredientes”, para poder filtrar y mantener los artículos de ingredientes separados de los artículos del menú que se pueden vender.
- En el área Precio de la variante predeterminada, selecciona la unidad. La unidad predeterminada está configurada como Por unidad (ud.).
- Elige la unidad en la que se mide tu ingrediente, por ejemplo, onzas, libras o litros. Si tienes previsto recibir o utilizar este ingrediente en más de una unidad, selecciona Vender por varias unidades y usa Agregar unidad o Agregar unidad alternativa para definir cada unidad y su conversión. Obtén más información sobre cómo configurar la conversión de existencias y la venta por unidades.
- Ingresa un Precio o deja el campo en blanco si no planeas vender este ingrediente directamente.
- Activa el Seguimiento de existencias si quieres que Square monitoree la disponibilidad en función del nivel de existencias de este ingrediente.
- Selecciona Guardar.
Si no quieres que el personal venda un ingrediente directamente, márcalo como “Solo para uso interno” para que no aparezca en las pantallas del proceso de pago.
- Para artículos con una sola variante: Abre el artículo, ve hasta la sección Administrar proceso de pago y activa la opción Solo para uso interno.
- Para artículos con varias variantes o unidades: Selecciona el nombre de la variante para abrir los detalles de la variante, ve hasta la unidad que quieres ocultar y activa la opción Solo para uso interno para esa unidad.
Obtén más información sobre cómo crear variantes no disponibles para la venta.
Agregar recetas a los artículos del menú
Las recetas vinculan los artículos en venta de su menú con los ingredientes que los componen. Cuando vende el artículo, Square reduce las existencias de los ingredientes y los incluye en los cálculos del costo de los productos vendidos (COGS) y de los márgenes.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y pedidos > Artículos.
Busca el artículo del menú al que deseas agregar una receta y selecciónalo para abrir el editor de artículos. También puedes seleccionar Crear artículo para iniciar un nuevo artículo del menú.
Si aún no lo has hecho, completa la información del artículo (nombre, categoría, precio).
Desplázate hasta la sección Receta y selecciona Agregar.
Busca y selecciona cada ingrediente que desees incluir y, luego, selecciona Listo.
Para cada fila de ingredientes de la receta, ingresa la cantidad utilizada por unidad del artículo del menú (por ejemplo, 2 tiras de tocino, 30 ml de sirope).
Confirma que la unidad (por ejemplo, onza, gramo) coincida con la forma en que realizas el control de existencias de ese ingrediente. Si la unidad no coincide, ve al artículo del ingrediente para actualizarla.
Selecciona Guardar.
Cómo funcionan la disponibilidad y las existencias en relación con las recetas
Cuando vendes un artículo del menú que incluye una receta, las existencias de cada ingrediente se reducen en función de la cantidad indicada en la receta.
Si no hay existencias suficientes de cualquier ingrediente del que se realiza un seguimiento para la receta, el artículo del menú se marca automáticamente como agotado.
Puedes anular el estado de agotado y seguir vendiendo el artículo desde tu punto de venta.
Actualizar las existencias y los costos de los ingredientes
Disponer de niveles de existencias y costos por unidad precisos para tus ingredientes permite marcar automáticamente los artículos como agotados y calcular correctamente el costo de los productos vendidos (COGS) y los márgenes de ganancia. Puedes actualizar las existencias desde el Panel de Datos Square o desde el applet de Inventario en tu punto de venta.
Usa la página Resumen de existencias para recibir entregas o hacer ajustes en grupo.
- Inicia sesión en tu Panel de Datos Square y ve a Artículos y pedidos > Inventario > Resumen de existencias.
- Filtra o busca para encontrar los ingredientes que quieres actualizar. En esta página solo aparecen los artículos que tienen activado el control de existencias.
- Selecciona Acciones > Recibir artículos en existencia para nuevas entregas o Ajustar artículos en existencia para realizar correcciones en el conteo.
- Para cada artículo, ingresa la acción de inventario (por ejemplo, existencias recibidas), el nombre del proveedor, el costo por unidad de esta entrega, así como la cantidad y las unidades recibidas.
También puedes actualizar las existencias de artículos individuales al abrir un artículo en Artículos y pedidos > Artículos, seleccionar Administrar existencias y recibir o ajustar existencias desde aquí.
Usa el applet de Inventario para realizar actualizaciones rápidas durante el servicio.
- Desde tu punto de venta, pulsa Más > Inventario.
- Usa las opciones de ordenar y filtrar (por ejemplo, por categoría o por proveedor) para encontrar los artículos que quieres actualizar. En esta página solo aparecen los artículos que tienen activado el control de existencias.
- Pulsa un artículo para recibir existencias para una nueva entrega (con costo por unidad) o para ajustar los recuentos existentes.
El applet de Inventario es ideal para registrar las entregas y hacer correcciones rápidas durante el servicio. Para realizar una configuración más detallada, como la de recetas, unidades y conversiones, utiliza el Panel de Datos Square.
Consultar los costos de los productos vendidos (COGS) y los márgenes de ganancia
Una vez que tus recetas, los niveles de existencias y los costos por unidad estén actualizados, podrás consultar los datos de costos y ganancias de cada artículo del menú.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Informes > Informes de inventario > Costos de los productos vendidos (COGS).
Consulta las columnas del informe correspondientes a cada artículo, que pueden incluir la cantidad vendida, el costo de los productos vendidos (COGS), los ingresos totales, las ganancias y el margen de ganancias. Las columnas pueden variar según la región.
Las recetas utilizan los costos por unidad de los ingredientes para calcular el costo y el margen de ganancia de cada artículo del menú. Para que los informes sean precisos, mantén actualizados los costos por unidad de los ingredientes cuando los precios cambien.
Usa el seguimiento simple de costos sin el seguimiento completo de las existencias
Si deseas controlar los costos y los márgenes sin hacer un seguimiento de los niveles de existencias, puedes utilizar el seguimiento simple de costos.
Ingresa el costo por unidad de un artículo aunque el control de existencias esté desactivado. Square utiliza ese costo en los informes de márgenes.
Si un artículo tiene una receta, su costo se calcula a partir de la suma de los costos de los ingredientes. El campo de costo por unidad independiente para ese artículo del menú está oculto, pero aún puedes establecer los costos por unidad de los ingredientes individuales.
Para realizar un control detallado de las existencias por lote, establezca el costo por unidad por recepción de existencias en el flujo Administrar existencias.
El seguimiento simple de costos es una buena manera de empezar poco a poco. Primero, agrega los costos por unidad; luego, cuando estés en condiciones, incorpora las recetas y el seguimiento de existencias.