Track ingredient costs with Square Recipes
About ingredient cost tracking
Ingredient cost tracking lets you add ingredients to your item library, build recipes from those ingredients on your menu items, and track food costs automatically. When a menu item with a recipe is sold, Square decrements ingredient stock and calculates cost of goods sold (COGS) and profit margins based on your ingredient unit costs.
With ingredient cost tracking, you can:
Add ingredients to your item library manually or through a CSV import.
Attach recipes to menu items to connect sellable items to their underlying ingredients.
Track ingredient stock levels and automatically mark menu items as sold out when ingredients run out.
View COGS and profit margins for each menu item in your reports.
Use simple cost tracking to monitor margins without enabling full stock tracking.
Note: Ingredient cost tracking is a beta feature and may change over time.
Before you begin
Review the current limitations of ingredient cost tracking:
Items must use the Prepared Food & Bev item type. Items set to other types (such as Physical Good) will not display recipe options.
No batch prep or recipes of recipes. You can't create a recipe for an ingredient that itself has a recipe. For example, you can't create a "pizza dough" recipe and reuse it inside a "pizza" recipe. Model these as simple, one-level recipes.
No recipes on modifiers. Modifiers don't track inventory or costs. Add-ons like extra cheese or sauce shots won't decrement ingredient stock or appear in recipe-level COGS.
No recipes on items with multiple variations. Items with multiple variations (for example, Small, Medium, Large) can't have recipes. A workaround is to model different sizes as separate items instead of variations.
All-or-nothing availability. If any tracked ingredient in a recipe runs out of stock, the menu item is automatically marked as sold out. You can override this and still sell the item from your point of sale.
To keep setup manageable, start with your top 10–20 menu items that drive the most sales or margin, then expand over time.
Add ingredients to your item library
You can add ingredients through a bulk CSV import or create them one at a time.
Utiliza este método si ya tienes una lista de ingredientes en una hoja de cálculo o en otro sistema.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Artículos y pedidos > Artículos.
- Selecciona Acciones > Importar colección.
- En la ventana de importación, selecciona Descargar plantilla y guarda el archivo CSV.
- Abre la plantilla y completa los datos de tus ingredientes, como el nombre, la categoría, la unidad, el coste unitario y el código SKU. Usa una categoría específica, como «Ingredientes», para poder filtrar y separar los ingredientes de los artículos que vendes en la carta.
- Vuelve a Importar colección en el Panel de control de Square, sube el archivo completado y selecciona Siguiente.
- Asigna cada columna del archivo al campo de Square correspondiente y, después, selecciona Siguiente para iniciar la importación.
- Lee el mensaje de confirmación para verificar el número de artículos que se han importado.
Los artículos importados aparecerán en tu colección y podrás asociarlos a las recetas.
Si no tienes una hoja de cálculo que puedas importar, tienes la opción de crear los ingredientes de forma individual.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Artículos y pedidos > Artículos.
- Selecciona Crear artículo.
- Indica el nombre y la categoría del artículo. Usa una categoría específica, como «Ingredientes», para poder filtrar y separar los ingredientes de los artículos que vendes en la carta.
- En la sección de precios de la variante predeterminada, selecciona la unidad. De forma predeterminada, se creará por unidad.
- Elige la opción que quieras para medir el ingrediente, como gramos, kilos o litros. Si necesitas más de una unidad para recibir o usar este ingrediente, selecciona Varias unidades y aplica las opciones Añadir unidad o Añadir unidad alternativa para definir cada una con su correspondiente conversión. Consulta cómo configurar la conversión de existencias y las unidades de venta.
- Indica un precio o deja el campo en blanco si no tienes previsto vender este ingrediente directamente.
- Activa Seguimiento de existencias si quieres que Square monitorice la disponibilidad en función del nivel de existencias de este ingrediente.
- Selecciona Guardar.
Si no quieres que el personal pueda vender un ingrediente directamente, indica que es solo de uso interno para que no aparezca en las pantallas del proceso de pago.
- En el caso de los artículos con una sola variante, sigue estos pasos: Abre el artículo, ve a la sección Gestionar el proceso de pago y activa la opción Solo para uso interno.
- Con artículos que tengan distintas variantes o varias unidades, haz lo siguiente: Selecciona el nombre de la variante para abrir los detalles, ve a la unidad concreta que quieras ocultar y activa la opción Solo para uso interno.
Consulta cómo crear variantes no disponibles para la venta.
Add recipes to menu items
Recipes connect your sellable menu items to their underlying ingredients. When you sell the item, Square decrements ingredient stock and rolls up ingredient costs into COGS and margin calculations.
Sign in to your Square Dashboard and go to Items & Orders > Items.
Find the menu item you want to add a recipe to and select it to open the item editor. You can also select Create item to start a new menu item.
Fill out the item details (name, category, price) if you haven't already.
Scroll to the Recipe section and select Add.
Search for and select each ingredient you want to include, then select Done.
For each ingredient row in the recipe, enter the quantity used per one unit of the menu item (for example, 2 slices of bacon, 30 ml of syrup).
Confirm the unit (for example, ounce, gram) matches how you track stock for that ingredient. If the unit doesn't match, go to the ingredient item to update it.
Select Save.
How availability and stock work with recipes
When you sell a menu item with a recipe, each ingredient's stock is decremented according to the recipe quantity.
If any tracked ingredient doesn't have enough stock for the recipe, the menu item is automatically marked as sold out.
You can override the sold-out status and still sell the item from your point of sale.
Update ingredient stock and costs
Accurate stock levels and unit costs on your ingredients power automatic sold-out marking and correct COGS and profit margin calculations. You can update stock from your Square Dashboard or from the Inventory applet on your point of sale.
Utiliza la página Resumen de existencias para recibir entregas o hacer ajustes en bloque.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Artículos y pedidos > Inventario > Resumen de existencias.
- Filtra o haz una búsqueda para encontrar los ingredientes que quieras actualizar. En esta página solo aparecen los artículos que tienen activado el seguimiento de existencias.
- Selecciona Acciones > Recibir existencias en el caso de las nuevas entregas o Ajustar existencias para corregir los recuentos.
- En cada artículo, indica la acción correspondiente (por ejemplo, Existencias recibidas), el nombre del proveedor, el coste unitario de la entrega y la cantidad con las unidades recibidas.
También puedes actualizar las existencias de artículos específicos abriendo uno desde Artículos y pedidos > Artículos. Para ello, selecciona Gestionar existencias y, desde ahí, completa la recepción o haz los ajustes necesarios.
Utiliza el applet Inventario para hacer cambios rápidamente durante el servicio.
- En TPV Square, pulsa Más > Inventario.
- Usa las opciones de organización y filtrado (por ejemplo, por categoría o por proveedor) para buscar los artículos que quieres actualizar. En esta página solo aparecen los artículos que tienen activado el seguimiento de existencias.
- Pulsa un artículo para recepcionar más existencias (con coste por unidad) o para ajustar los recuentos.
El applet Inventario es muy práctico para registrar las entregas de inventario y hacer correcciones rápidamente mientras trabajas. Si necesitas hacer cambios más complejos, como en el caso de las recetas, las unidades y las conversiones, accede al Panel de control de Square.
View COGS and profit margins
Once your recipes, stock levels, and unit costs are in place, you can view cost and profit data for each menu item.
Sign in to your Square Dashboard and go to Reports > Inventory reports > Cost of goods sold (COGS).
Review the report columns for each item, which may include quantity sold, COGS, total revenue, profit, and profit margin. Columns may vary by region.
Recipes use your ingredient unit costs to calculate each menu item's cost and margin. Keep your ingredient unit costs up to date when prices change to maintain accurate reporting.
Use simple cost tracking without full stock tracking
If you want to monitor costs and margins without tracking stock levels, you can use simple cost tracking.
Enter a unit cost for an item even if stock tracking is turned off. Square uses that cost in margin reports.
If an item has a recipe, its cost comes from the sum of ingredient costs. The standalone unit cost field for that menu item is hidden, but you can still set unit costs on the individual ingredients.
For detailed stock tracking by lot, set the unit cost per stock receive in the Manage stock flow.
Simple cost tracking is a good way to start small. Add unit costs first, then layer in recipes and stock tracking when you're ready.