[BÊTA] Suivre les coûts des ingrédients avec Square Recipes
À propos du suivi du coûts des ingrédients
Le suivi du coût des ingrédients vous permet d’ajouter des ingrédients à votre catalogue d’articles, de créer des recettes à partir de ces ingrédients pour les articles de votre menu et de suivre automatiquement les coûts des aliments. Lorsqu’un article du menu associé à une recette est vendu, Square diminue le stock d’ingrédients et calcule le coût des marchandises vendues (CMV) et les marges bénéficiaires en fonction des coûts unitaires de vos ingrédients.
Grâce au suivi des coûts des ingrédients, vous pouvez :
ajouter des ingrédients à votre catalogue d’articles manuellement ou en important un fichier CSV;
associer des recettes aux articles du menu afin de relier les articles vendables aux ingrédients qui les composent;
suivre les niveaux de stock des ingrédients et marquer automatiquement les articles du menu en rupture de stock lorsque les ingrédients sont épuisés;
consulter le coût des marchandises vendues et les marges bénéficiaires pour chaque article du menu dans vos rapports;
utiliser le suivi des coûts simplifié pour surveiller les marges sans activer le suivi complet des stocks.
Remarque : Le suivi du coût des ingrédients est une fonctionnalité bêta qui peut changer au fil du temps.
Avant de commencer
Passez en revue les limites actuelles du suivi des coûts des ingrédients :
Pas de préparation par lots ni de recettes de recettes. Vous ne pouvez pas créer de recette pour un ingrédient qui fait lui-même partie d’une recette. Par exemple, vous ne pouvez pas créer une recette de « pâte à pizza » et la réutiliser dans une recette de « pizza ». Modélisez-les sous la forme de recettes simples, à un seul niveau.
Pas de recettes pour les modificateurs. Les modificateurs ne font pas l’objet d’un suivi des stocks ni des coûts. Les extras, comme un supplément de fromage ou des doses de sauce, ne réduiront pas le stock d’ingrédients et n’apparaîtront pas dans le coût des marchandises vendues au niveau de la recette.
Pas de recettes pour les articles avec plusieurs variantes. Si un article a plusieurs variantes (par exemple, petit, moyen, grand), il ne peut pas avoir de recettes. Une solution de contournement consiste à définir les différentes tailles comme des articles distincts plutôt que comme des variantes.
Disponibilité « tout ou rien ». Si un ingrédient suivi dans une recette est en rupture de stock, l’article du menu est automatiquement marqué comme étant en rupture de stock. Vous pouvez passer outre et continuer à vendre l’article à partir de votre système de point de vente.
Pour que la configuration reste gérable, commencez par les 10 à 20 articles de votre menu qui génèrent le plus de ventes ou de marge, puis élargissez la liste au fil du temps.
Ajouter des ingrédients à votre catalogue d’articles
Vous pouvez ajouter des ingrédients en important un fichier CSV en masse ou en les créant un à la fois.
Utilisez ce mode si vous avez déjà une liste d’ingrédients dans une feuille de calcul ou dans un autre système.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles et commandes > Articles.
- Sélectionnez Actions > Importer le catalogue.
- Dans la fenêtre d’importation, sélectionnez Télécharger le modèle et enregistrez le fichier CSV.
- Ouvrez le modèle et indiquez les détails de vos ingrédients, y compris le nom, la catégorie, l’unité, le coût unitaire et l’UGS. Utilisez une catégorie dédiée, comme « Ingrédients », afin de pouvoir filtrer et distinguer les ingrédients des articles de votre menu destinés à la vente.
- Retournez à Importer le catalogue dans le Tableau de bord Square, téléversez votre fichier rempli, puis sélectionnez Suivant.
- Faites correspondre chaque colonne de votre fichier au champ Square approprié, puis sélectionnez Suivant pour lancer l’importation.
- Consultez la bannière de confirmation pour vérifier le nombre d’articles importés.
Les articles importés s’affichent dans votre catalogue d’articles et peuvent être associés à des recettes.
Si vous n’avez pas de feuille de calcul à importer, vous pouvez créer les ingrédients un par un.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles et commandes > Articles.
- Sélectionnez Créer un article.
- Entrez le nom de l’article et la catégorie. Utilisez une catégorie dédiée, comme « Ingrédients », afin de pouvoir filtrer et distinguer les ingrédients des articles de votre menu destinés à la vente.
- Dans la section Prix de la variante par défaut, sélectionnez l’unité. L’unité par défaut est définie sur Unité (U).
- Choisissez l’unité dans laquelle votre ingrédient est mesuré, par exemple en onces, en livres ou en litres. Si vous prévoyez de recevoir ou d’utiliser cet ingrédient en plusieurs unités, sélectionnez Vendre en unités multiples et utilisez Ajouter une unité ou Ajouter une autre unité pour définir chaque unité et sa conversion. Découvrez comment configurer la conversion des stocks et les unités vendues.
- Saisissez un Prix ou laissez le champ vide si vous ne prévoyez pas de vendre cet ingrédient directement.
- Activez Suivi des stocks si vous souhaitez que Square suive la disponibilité en fonction du niveau de stock de cet ingrédient.
- Sélectionnez Enregistrer.
Si vous ne voulez pas que le personnel vende un ingrédient directement, marquez-le comme réservé à un usage interne afin qu’il n’apparaisse pas sur vos écrans de caisse.
- Pour les articles à une seule variante : Ouvrez l’article, faites défiler jusqu’à la section Gérer le passage en caisse et activez l’option Réservé à un usage interne.
- Pour les articles à plusieurs variantes ou à plusieurs unités : Sélectionnez le nom de la variante pour ouvrir les détails de la variante, faites défiler jusqu’à l’unité que vous souhaitez masquer, puis activez l’option Réservé à un usage interne pour cette unité.
Découvrez comment créer des variantes non destinées à la vente.
Ajouter des recettes aux articles du menu
Les recettes associent les articles vendables de votre menu aux ingrédients qui les composent. Lorsque vous vendez l’article, Square diminue le stock d’ingrédients et intègre les coûts des ingrédients dans les calculs du coût des marchandises vendues (CMV) et de la marge bénéficiaire.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles et commandes > Articles.
Repérez l’article du menu auquel vous souhaitez ajouter une recette et sélectionnez-le pour ouvrir l’éditeur d’articles. Vous pouvez également sélectionner l’option Créer un article pour créer un nouvel article de menu.
Saisissez les détails de l’article (nom, catégorie, prix) si ce n’est pas déjà fait.
Faites défiler la page jusqu’à la section Recette et sélectionnez Ajouter.
Recherchez et sélectionnez chaque ingrédient que vous souhaitez inclure, puis sélectionnez Terminé.
Pour chaque ligne d’ingrédient de la recette, saisissez la quantité utilisée par unité de l’article du menu (par exemple, 2 tranches de bacon, 30 ml de sirop).
Confirmez que l’unité (par exemple, once, gramme) correspond à la façon dont vous suivez les stocks de cet ingrédient. Si l’unité ne correspond pas, accédez à l’article de l’ingrédient pour la mettre à jour.
Sélectionnez Enregistrer.
Fonctionnement de la disponibilité et du stock avec les recettes
Lorsque vous vendez un article du menu associé à une recette, le stock de chaque ingrédient est diminué en fonction de la quantité indiquée dans la recette.
Si un ingrédient suivi n’est pas en stock en quantité suffisante pour la recette, l’article du menu est automatiquement marqué comme étant en rupture de stock.
Vous pouvez passer outre l’état En rupture de stock et continuer à vendre l’article à partir de votre système de point de vente.
Mettre à jour les stocks d’ingrédients et les coûts
Des niveaux de stock et des coûts unitaires précis pour vos ingrédients permettent d’activer le marquage automatique des articles comme étant en rupture de stock et d’effectuer des calculs exacts du coût des marchandises vendues (CMV) et de la marge bénéficiaire. Vous pouvez mettre à jour les stocks à partir du Tableau de bord Square ou de l’applet Stocks de votre point de vente.
Utilisez la page Aperçu des stocks pour recevoir des livraisons ou effectuer des rajustements en masse.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles et commandes > Stocks > Aperçu des stocks.
- Utilisez les filtres ou la fonction de recherche pour trouver les ingrédients que vous souhaitez mettre à jour. Seuls les articles pour lesquels le suivi des stocks est activé apparaissent sur cette page.
- Sélectionnez Actions > Recevoir des stocks pour les nouvelles livraisons, ou Ajuster les stocks pour les corrections de quantités.
- Pour chaque article, entrez l’action sur le stock (par exemple, Stock reçu), le nom du fournisseur, le coût unitaire pour cette livraison, ainsi que la quantité et l’unité reçues.
Vous pouvez également mettre à jour les stocks d’articles individuels en ouvrant un article à partir d’Articles et commandes > Articles, en sélectionnant Gérer les stocks, puis en recevant ou en ajustant les stocks à partir de là.
Utilisez l’applet Stock pour effectuer des mises à jour rapides pendant le service.
- À partir de Solution PDV, touchez Plus > Stocks.
- Utilisez les options de tri et de filtrage (par exemple, par catégorie ou par fournisseur) pour trouver les articles que vous souhaitez mettre à jour. Seuls les articles pour lesquels le suivi des stocks est activé apparaissent sur cette page.
- Touchez un article pour recevoir des stocks dans le cadre d’une nouvelle livraison (avec le coût unitaire) ou pour modifier les quantités existantes.
L’applet Stock est pratique pour la réception des livraisons et les corrections rapides pendant le service. Pour une configuration plus détaillée, comme les recettes, les unités et les conversions, utilisez le Tableau de bord Square.
Consulter le coût des marchandises vendues et les marges bénéficiaires
Une fois que vos recettes, vos niveaux de stocks et vos coûts unitaires sont en place, vous pouvez consulter les données relatives aux coûts et aux bénéfices pour chaque article du menu.
Connectez-vous au Tableau de bord Square, puis accédez à Rapports > Rapports de gestion des stocks > Coût des marchandises vendues (CMV).
Examinez les colonnes du rapport pour chaque article, qui peuvent inclure la quantité vendue, le coût des marchandises vendues (CMV), le chiffre d’affaires total, les bénéfices et la marge bénéficiaire. Les colonnes peuvent varier selon la région.
Les recettes utilisent les coûts unitaires de vos ingrédients pour calculer le coût et la marge de chaque article du menu. Pour que les rapports restent précis, maintenez les coûts unitaires de vos ingrédients à jour lorsque les prix changent.
Utiliser le suivi des coûts simplifié sans le suivi complet des stocks
Si vous souhaitez surveiller les coûts et les marges bénéficiaires sans faire le suivi des niveaux de stocks, vous pouvez utiliser le suivi simplifié des coûts.
Saisissez un coût unitaire pour un article même si le suivi des stocks est désactivé. Square utilise ce coût dans les rapports sur les marges.
Si un article fait partie d'une recette, son coût est calculé à partir de la somme des coûts des ingrédients. Le champ du coût unitaire autonome pour cet article de menu est masqué, mais vous pouvez toujours définir les coûts unitaires pour les ingrédients individuels.
Pour un suivi détaillé des stocks par lot, définissez le coût unitaire par réception de stock dans le flux Gérer les stocks.
Le suivi simple des coûts est un bon moyen de commencer modestement. Ajoutez d'abord les coûts unitaires, puis intégrez les recettes et le suivi des stocks lorsque vous êtes prêt.