Track ingredient costs with Square Recipes
About ingredient cost tracking
Ingredient cost tracking lets you add ingredients to your item library, build recipes from those ingredients on your menu items, and track food costs automatically. When a menu item with a recipe is sold, Square decrements ingredient stock and calculates cost of goods sold (COGS) and profit margins based on your ingredient unit costs.
With ingredient cost tracking, you can:
Add ingredients to your item library manually or through a CSV import.
Attach recipes to menu items to connect sellable items to their underlying ingredients.
Track ingredient stock levels and automatically mark menu items as sold out when ingredients run out.
View COGS and profit margins for each menu item in your reports.
Use simple cost tracking to monitor margins without enabling full stock tracking.
Note: Ingredient cost tracking is a beta feature and may change over time.
Before you begin
Review the current limitations of ingredient cost tracking:
Items must use the Prepared Food & Bev item type. Items set to other types (such as Physical Good) will not display recipe options.
No batch prep or recipes of recipes. You can't create a recipe for an ingredient that itself has a recipe. For example, you can't create a "pizza dough" recipe and reuse it inside a "pizza" recipe. Model these as simple, one-level recipes.
No recipes on modifiers. Modifiers don't track inventory or costs. Add-ons like extra cheese or sauce shots won't decrement ingredient stock or appear in recipe-level COGS.
No recipes on items with multiple variations. Items with multiple variations (for example, Small, Medium, Large) can't have recipes. A workaround is to model different sizes as separate items instead of variations.
All-or-nothing availability. If any tracked ingredient in a recipe runs out of stock, the menu item is automatically marked as sold out. You can override this and still sell the item from your point of sale.
To keep setup manageable, start with your top 10–20 menu items that drive the most sales or margin, then expand over time.
Add ingredients to your item library
You can add ingredients through a bulk CSV import or create them one at a time.
Fes servir aquest mètode si ja tens una llista d’ingredients en un full de càlcul o en un altre sistema.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Articles i comandes > Articles.
- Selecciona Accions > Importa la col·lecció.
- A la finestra d’importació, selecciona Descarrega la plantilla i desa el fitxer CSV.
- Obre la plantilla i completa-la amb la informació dels ingredients, incloent-hi el nom, la categoria, la unitat, el cost unitari i la SKU. Fes servir una categoria específica, com ara «Ingredients», perquè puguis filtrar i mantenir els ingredients separats dels articles de la carta que es poden vendre.
- Torna a Importa la col·lecció al Tauler de control de Square, puja el fitxer completat i selecciona Següent.
- Fes coincidir cada columna del fitxer amb el camp correcte de Square i, a continuació, selecciona Següent per iniciar la importació.
- Revisa el bàner de confirmació per verificar quants articles s’han importat.
Els articles importats apareixen a la col·lecció d’articles i es poden adjuntar a les receptes.
Si no tens cap full de càlcul per importar, pots crear els ingredients individualment.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Articles i comandes > Articles.
- Selecciona Crea un article.
- Introdueix el nom i la categoria de l’article. Fes servir una categoria específica, com ara «Ingredients», perquè puguis filtrar i mantenir els ingredients separats dels articles de la carta que es poden vendre.
- A l’àrea Preu de la variant predeterminada, selecciona la unitat. La unitat predeterminada està configurada com a «per unitat (c/u)».
- Tria la unitat en què es mesura l’ingredient, com ara unces, lliures o litres. Si tens pensat rebre o fer servir aquest ingredient en més d’una unitat, selecciona Venda per diverses unitats i fes servir Afegeix una unitat o Afegeix una unitat alternativa per definir cada unitat i la seva conversió. Consulta com configurar la conversió d’existències i les unitats de venda.
- Introdueix un Preu o deixa el camp en blanc si no tens previst vendre aquest ingredient directament.
- Activa el Seguiment d’existències si vols que Square faci un seguiment de la disponibilitat en funció del nivell d’existències d’aquest ingredient.
- Selecciona Desa.
Si no vols que el personal vengui un ingredient directament, marca’l com a Només per a ús intern perquè no es mostri a les pantalles de pagament.
- Per als articles amb una única variant: obre l’article, baixa fins a la secció Gestiona el procés de pagament i activa l’opció Només per a ús intern.
- Per a articles amb diverses variants o unitats: Selecciona el nom de la variant per obrir-ne la informació, baixa fins a la unitat que vulguis amagar i activa’n l’opció Només per a ús intern.
Consulta com crear variants no vendibles.
Add recipes to menu items
Recipes connect your sellable menu items to their underlying ingredients. When you sell the item, Square decrements ingredient stock and rolls up ingredient costs into COGS and margin calculations.
Sign in to your Square Dashboard and go to Items & Orders > Items.
Find the menu item you want to add a recipe to and select it to open the item editor. You can also select Create item to start a new menu item.
Fill out the item details (name, category, price) if you haven't already.
Scroll to the Recipe section and select Add.
Search for and select each ingredient you want to include, then select Done.
For each ingredient row in the recipe, enter the quantity used per one unit of the menu item (for example, 2 slices of bacon, 30 ml of syrup).
Confirm the unit (for example, ounce, gram) matches how you track stock for that ingredient. If the unit doesn't match, go to the ingredient item to update it.
Select Save.
How availability and stock work with recipes
When you sell a menu item with a recipe, each ingredient's stock is decremented according to the recipe quantity.
If any tracked ingredient doesn't have enough stock for the recipe, the menu item is automatically marked as sold out.
You can override the sold-out status and still sell the item from your point of sale.
Update ingredient stock and costs
Accurate stock levels and unit costs on your ingredients power automatic sold-out marking and correct COGS and profit margin calculations. You can update stock from your Square Dashboard or from the Inventory applet on your point of sale.
Fes servir la Vista general de les existències per rebre entregues o fer modificacions en bloc.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Articles i comandes > Inventari > Vista general de les existències.
- Fes servir els filtres o la barra de cerca per trobar els ingredients que vulguis modificar. En aquesta pàgina només es mostren els articles amb el seguiment d’existències activat.
- Selecciona Accions > Rep existències per a les entregues noves o Ajusta les existències per corregir el recompte.
- Per a cada article, introdueix l’acció d’existències (per exemple, Existències rebudes), el nom del proveïdor, el cost unitari d’aquesta entrega i la quantitat i la unitat rebudes.
També pots modificar les existències d’articles específics obrint-los a Articles i comandes > Articles, seleccionant Gestiona les existències i rebent o ajustant les existències des d’aquí.
Fes servir la miniaplicació Inventari per actualitzar les existències ràpidament durant el servei.
- A TPV, toca Més > Inventari.
- Fes servir les opcions d’ordenació i els filtres (per exemple, per categoria o proveïdor) per trobar els articles que vulguis modificar. En aquesta pàgina només es mostren els articles amb el seguiment d’existències activat.
- Toca un article per rebre existències per a una entrega nova (amb cost per unitat) o per ajustar els recomptes existents.
La miniaplicació Inventari és una opció molt útil per registrar les entregues i fer correccions ràpidament durant el servei. Per configurar opcions més detallades, com ara receptes, unitats i conversions, fes servir el Tauler de control de Square.
View COGS and profit margins
Once your recipes, stock levels, and unit costs are in place, you can view cost and profit data for each menu item.
Sign in to your Square Dashboard and go to Reports > Inventory reports > Cost of goods sold (COGS).
Review the report columns for each item, which may include quantity sold, COGS, total revenue, profit, and profit margin. Columns may vary by region.
Recipes use your ingredient unit costs to calculate each menu item's cost and margin. Keep your ingredient unit costs up to date when prices change to maintain accurate reporting.
Use simple cost tracking without full stock tracking
If you want to monitor costs and margins without tracking stock levels, you can use simple cost tracking.
Enter a unit cost for an item even if stock tracking is turned off. Square uses that cost in margin reports.
If an item has a recipe, its cost comes from the sum of ingredient costs. The standalone unit cost field for that menu item is hidden, but you can still set unit costs on the individual ingredients.
For detailed stock tracking by lot, set the unit cost per stock receive in the Manage stock flow.
Simple cost tracking is a good way to start small. Add unit costs first, then layer in recipes and stock tracking when you're ready.