Suivre les coûts des ingrédients avec Square Recipes
À propos du suivi des coûts des ingrédients
Le suivi du coût des ingrédients vous permet d’ajouter des ingrédients à votre catalogue d’articles, de créer des recettes à partir de ces ingrédients pour les articles de votre carte et de suivre automatiquement les coûts des aliments. Lorsqu’un article de la carte associé à une recette est vendu, Square diminue le stock d’ingrédients et calcule le coût des marchandises vendues (CMV) et les marges bénéficiaires en fonction des coûts unitaires de vos ingrédients.
Avec le suivi des coûts des ingrédients, vous pouvez :
Ajouter des ingrédients à votre catalogue d’articles manuellement ou en important un fichier CSV.
Associer des recettes aux articles de la carte afin de relier les articles proposés à la vente aux ingrédients qui les composent.
Suivre les niveaux de stock des ingrédients et marquer automatiquement les articles de la carte comme étant en rupture de stock lorsque les ingrédients sont épuisés.
Consulter le coût des marchandises vendues et les marges bénéficiaires pour chaque article de la carte dans vos rapports.
Utiliser le suivi des coûts simplifié pour surveiller les marges sans activer le suivi complet des stocks.
Remarque : le suivi du coût des ingrédients est une fonctionnalité bêta qui peut évoluer au fil du temps.
Avant de commencer
Prenez connaissance des limites actuelles du suivi des coûts des ingrédients :
Les articles doivent être du typeAliments préparés et boissons. Les articles appartenant à d’autres types (tels que « Biens physiques ») n’afficheront pas d’options de recette.
Pas de préparation par lots ni de « recettes de recettes ». Vous ne pouvez pas créer une recette pour un ingrédient ayant lui-même une recette. Par exemple, vous ne pouvez pas créer une recette « pâte à pizza » et la réutiliser dans une recette « pizza ». Modélisez-les sous la forme de recettes simples, à un seul niveau.
Aucune recette pour les modificateurs. Les modificateurs ne font pas l’objet d’un suivi des stocks ni des coûts. Les suppléments, tels qu’un supplément de fromage ou des doses de sauce, ne réduiront pas le stock d’ingrédients et n’apparaîtront pas dans le coût des ventes au niveau de la recette.
Aucune recette pour les articles à variantes multiples. Les articles à variantes multiples (par exemple, petit, moyen, grand) ne peuvent pas avoir de recettes. Une solution alternative consiste à définir les différentes tailles comme des articles distincts plutôt que comme des variantes.
Disponibilité « tout ou rien ». Si un ingrédient suivi dans une recette est en rupture de stock, l’article de la carte est automatiquement marqué comme épuisé. Vous pouvez passer outre et continuer à vendre l’article depuis votre système de caisse.
Pour que la configuration reste gérable, commencez par les 10 à 20 articles de votre carte qui génèrent le plus de ventes ou de marge, puis élargissez la liste au fil du temps.
Ajouter des ingrédients à votre catalogue d’articles
Vous pouvez ajouter des ingrédients en important un fichier CSV groupé ou les créer individuellement.
Utilisez ce mode si vous disposez déjà d’une liste d’ingrédients dans une feuille de calcul ou dans un autre système.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles et commandes > Articles.
- Sélectionnez Actions > Importer le catalogue.
- Dans la fenêtre d’importation, sélectionnez Télécharger un modèle et enregistrez le fichier CSV.
- Ouvrez le modèle et saisissez les informations relatives à vos ingrédients, notamment le nom, la catégorie, l’unité, le coût unitaire et le SKU. Utilisez une catégorie dédiée, telle que « Ingrédients », afin de pouvoir filtrer et distinguer les ingrédients des articles de votre carte destinés à la vente.
- Revenez à Importer le catalogue dans votre Tableau de bord Square, importez votre fichier complété et sélectionnez Suivant.
- Associez chaque colonne de votre fichier au champ Square correspondant, puis sélectionnez Suivant pour lancer l’importation.
- Consultez la fenêtre de confirmation pour vérifier le nombre d’articles importés.
Les articles importés apparaissent dans votre catalogue d’articles et peuvent être associés à des recettes.
Si vous ne disposez pas d’une feuille de calcul à importer, vous pouvez créer des ingrédients individuellement.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles et commandes > Articles.
- Sélectionnez Créer un article.
- Saisissez le nom et la catégorie de l’article. Utilisez une catégorie dédiée, telle que « Ingrédients », afin de pouvoir filtrer et distinguer les ingrédients des articles de votre carte destinés à la vente.
- Dans la zone Prix de la variante par défaut, sélectionnez l’unité. L’unité par défaut est définie sur Pièce.
- Choisissez l’unité de mesure de votre ingrédient, par exemple les grammes, les kilos ou les litres. Si vous prévoyez de recevoir ou d’utiliser cet ingrédient en plusieurs unités, sélectionnez Vendre par unités multiples et utilisez Ajouter une unité ou Ajouter une autre unité pour définir chaque unité et sa conversion. Découvrez comment configurer la conversion des stocks et les unités vendues.
- Saisissez un prix ou laissez le champ vide si vous ne prévoyez pas de vendre cet ingrédient directement.
- Activez le Suivi des stocks si vous souhaitez que Square suive la disponibilité en fonction du niveau de stock de cet ingrédient.
- Sélectionnez Enregistrer.
Si vous ne souhaitez pas que le personnel vende un ingrédient directement, marquez-le comme étant réservé à un usage interne afin qu’il n’apparaisse pas sur vos écrans de caisse.
- Pour les articles à variante unique : Ouvrez l’article, faites défiler l’écran jusqu’à la section Gérer le passage en caisse et activez l’option Usage interne uniquement.
- Pour les articles à plusieurs variantes ou à plusieurs unités : Sélectionnez le nom de la variante pour ouvrir les détails de la variante, faites défiler l’écran jusqu’à l’unité que vous souhaitez masquer et activez l’option Usage interne uniquement pour cette unité.
Découvrez comment créer des variantes non destinées à la vente.
Ajouter des recettes aux articles de la carte
Les recettes permettent de relier les articles de la carte proposés à la vente aux ingrédients qui les composent. Lorsque vous vendez l’article, Square diminue le stock d’ingrédients et intègre les coûts des ingrédients dans les calculs du coût des marchandises vendues (CMV) et de la marge.
Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles et commandes > Articles.
Recherchez l’article de la carte auquel vous souhaitez ajouter une recette et sélectionnez-le pour ouvrir l’éditeur d’articles. Vous pouvez également sélectionner Créer un article pour créer un nouvel article pour votre carte.
Si ce n’est pas déjà fait, saisissez les détails de l’article (nom, catégorie, prix).
Faites défiler la page jusqu’à la section Recette et sélectionnez Ajouter.
Recherchez et sélectionnez chaque ingrédient que vous souhaitez inclure, puis sélectionnez Terminé.
Pour chaque ligne d’ingrédient de la recette, saisissez la quantité utilisée pour une unité de l’article de la carte (par exemple, 2 tranches de bacon, 30 ml de sirop).
Confirmez que l’unité (par exemple, gramme) correspond à celle que vous utilisez pour le suivi des stocks de cet ingrédient. Si l’unité ne correspond pas, accédez à l’article de l’ingrédient pour la modifier.
Sélectionnez Enregistrer.
Fonctionnement de la disponibilité et du stock pour les recettes
Lorsque vous vendez un article de la carte associé à une recette, le stock de chaque ingrédient est diminué en fonction de la quantité indiquée dans la recette.
Si le stock d’un ingrédient suivi est insuffisant pour la recette, l’article de la carte est automatiquement marqué comme épuisé.
Vous pouvez passer outre le statut « Épuisé » et continuer à vendre l’article depuis votre système de caisse.
Mettre à jour le stock d’ingrédients et les coûts des ingrédients
Des niveaux de stock et des coûts unitaires précis pour vos ingrédients permettent d’activer le marquage automatique des articles comme étant en rupture de stock et de calculer correctement le coût des marchandises vendues et la marge bénéficiaire. Vous pouvez mettre à jour les stocks depuis votre Tableau de bord Square ou l’applet Stock de votre système de caisse.
Utilisez la page Aperçu des stocks pour réceptionner des livraisons ou effectuer des ajustements groupés.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles et commandes > Stocks > Aperçu des stocks.
- Utilisez les filtres ou la fonction de recherche pour trouver les ingrédients que vous souhaitez mettre à jour. Seuls les articles pour lesquels le suivi des stocks est activé apparaissent sur cette page.
- Sélectionnez Actions > Recevoir du stock pour les nouvelles livraisons, ou Ajuster les stocks pour effectuer des corrections.
- Pour chaque article, saisissez l’action relative aux stocks (par exemple, Stock reçu), le nom du fournisseur, le coût unitaire de cette livraison, ainsi que la quantité et l’unité reçues.
Vous pouvez également mettre à jour les stocks d’articles individuels en ouvrant un article depuis Articles et commandes > Articles, en sélectionnant Gérer les stocks, puis en procédant à l’enregistrement ou à l’ajustement du stock à partir de cette section.
Utilisez l’applet Stock pour effectuer des modifications rapides pendant le service.
- Depuis votre système de caisse, appuyez sur Plus > Stock.
- Utilisez les options de tri et de filtre (par exemple, par catégorie ou par fournisseur) pour trouver les articles que vous souhaitez mettre à jour. Seuls les articles pour lesquels le suivi des stocks est activé apparaissent sur cette page.
- Appuyez sur un article pour recevoir du stock dans le cadre d’une nouvelle livraison (avec un coût unitaire) ou pour ajuster les quantités existantes.
L’applet Stock est particulièrement utile pour réceptionner les livraisons et effectuer des corrections rapides pendant le service. Pour une configuration plus détaillée, notamment en ce qui concerne les recettes, les unités et les conversions, utilisez le Tableau de bord Square.
Consulter le coût des marchandises vendues et les marges bénéficiaires
Une fois que vos recettes, vos niveaux de stock et vos coûts unitaires ont été saisis, vous pouvez consulter les données relatives aux coûts et aux bénéfices pour chaque article de la carte.
Connectez-vous au Tableau de bord Square, puis accédez à Rapports > Rapports de gestion des stocks > Coût des marchandises vendues (CMV).
Examinez les colonnes du rapport pour chaque article, qui peuvent inclure la quantité vendue, le CMV, le chiffre d’affaires total, le bénéfice et la marge bénéficiaire. Les colonnes peuvent varier selon la région.
Les recettes utilisent les coûts unitaires de vos ingrédients pour calculer le coût et la marge de chaque article de la carte. Pour que les rapports restent précis, tenez à jour les coûts unitaires de vos ingrédients lorsque les prix évoluent.
Utiliser le suivi des coûts simplifié sans suivi complet des stocks
Si vous souhaitez surveiller les coûts et les marges sans suivre les niveaux de stock, vous pouvez utiliser le suivi des coûts simplifié.
Saisissez un coût unitaire pour un article, même si le suivi des stocks est désactivé. Square utilise ce coût dans les rapports sur les marges.
Si un article comporte une recette, son coût est calculé à partir de la somme des coûts des ingrédients. Le champ du coût unitaire autonome pour cet article de la carte est masqué, mais vous pouvez toujours définir des coûts unitaires pour les ingrédients individuels.
Pour un suivi détaillé des stocks par lot, définissez le coût unitaire par réception de stock dans le flux Gérer les stocks.
Le suivi des coûts simplifié est un bon moyen de commencer en douceur. Commencez par ajouter des coûts unitaires, puis intégrez les recettes et le suivi des stocks à votre convenance.