Controla tu inventario de Square
Para crear una experiencia de proceso de pago perfecta para tus clientes, puedes hacer un seguimiento y administrar tu inventario para ayudar a prevenir la sobreventa. Esto permitirá que los clientes solo compren los bienes o servicios disponibles. El seguimiento de inventario está disponible a través de la aplicación Punto de venta de Square en todos los dispositivos Square, el Panel de Datos de Square en línea, Facturas Square o tu sitio web de Ventas en línea Square.
Realizar un seguimiento del inventario con alertas de artículos en existencia
Con las alertas de existencias bajas, si la cantidad de existencias de un artículo cae por debajo del umbral de alerta, esta es generada. Las alertas de existencias pueden visualizarse de dos maneras:
Desde Artículos > Surtido de artículos en el online Square Dashboard. Los artículos que tienen pocas existencias y tienen las alertas activadas tendrán una notificación amarilla en la columna Existencias disponibles.
Los correos electrónicos de notificación de alertas de existencias se envían diariamente a la dirección de correo electrónico asociada a tu cuenta de Square si algún artículo con alertas activadas se encuentra por debajo del umbral de alerta. En el correo electrónico, se enumerarán todos los artículos que estén debajo del umbral de alerta a partir de ese día y también los de días anteriores.
- Haz clic en todos los artículos que quieras actualizar y, a continuación, en Acciones > Agregar alerta de existencias bajas.
- En la pantalla Actualizar alerta de existencias, elige un Monto de alerta. Si se seleccionan artículos con diferentes unidades de control, cada una deberá actualizarse por separado desde la pantalla Actualizar alerta de existencias.
- Haz clic en Actualizar para guardar los cambios.
Para establecer una alerta de existencias bajas para varios artículos en diferentes sucursales, sigue estos pasos:
- Haz clic en los artículos que quieras actualizar y, luego, en Editar artículos.
- En la pantalla Editar artículos en grupo, elige las actualizaciones de las columnas Alerta de existencias bajas y Alerta de existencias bajas en sucursal para todos los artículos seleccionados. Se debe asignar un artículo/variante a una sucursal para establecer una alerta de existencias bajas. Si no ves estas columnas, edita los Atributos.
- Haz clic en Guardar para completar tus cambios.
Nota: Si el campo Monto de alerta muestra un rango de números, es porque se han establecido diferentes umbrales en todas las ubicaciones. En cambio, si el Monto de alerta se deja vacío al completar las actualizaciones, se desactivará la alerta de existencias bajas.
Puedes desactivar las alertas de existencias bajas para un artículo desmarcando la casilla Alerta para ese artículo.
- En el Panel de Datos Square en línea, ve a Artículos >Surtido de artículos, luego haz clic en el artículo que quieras actualizar.
- En la pantalla Editar artículo, haz clic en Editar control de inventario > Desactiva Alerta.
- Pulsa Listo > Guardar para completar tus cambios.
Además, puedes configurar las notificaciones por correo electrónico desde la pestaña Notificaciones por correo electrónico del Panel de Datos Square.
Nota: Mantén el Control activado para continuar controlando las existencias del artículo.
Inventario en la aplicación Square
Cuando completas una venta con Square, las existencias del inventario disminuyen automáticamente para reflejar el conteo actualizado de artículos.
Los artículos agotados no impedirán una venta de compras aceptadas con Square. El inventario se actualizará de forma precisa tanto en el PDV como en el Panel de Datos Square en línea, pero igual podrás completar las ventas de los artículos agotados.
Reserva el inventario para pedidos sin pagar
Haz un seguimiento de tu inventario mediante los siguientes aspectos:
Artículos disponibles para vender en cualquier momento
Artículos incluidos en pedidos abiertos (sin pagar)
Artículos en tu inventario general
Con el seguimiento del inventario activado, puedes ver las existencias actuales disponibles más la cantidad de artículos disponibles para vender. Cuando agregas variantes del artículo a un pedido abierto y envías el pedido a la cocina, estas variantes se marcan como Confirmadas y la cantidad de la opción Disponible para la venta disminuye en función del número de unidades agregadas al pedido. Cuando las variaciones del artículo se envían a la cocina, ya no están disponibles para vender en línea o en persona, ya que los artículos se reclaman en un pedido sin pagar.
Para activar el control de inventario para los pedidos sin pagar, sigue estos pasos:
Pulsa Artículos > y selecciona un artículo.
Pulsa Administrar artículos en existencia para la variante del artículo a la que deseas hacer un seguimiento como inventario confirmado.
Selecciona Recibir existencias.
Ingresa la cantidad de inventario disponible para ese artículo.
Selecciona Guardar.
Para ver las existencias de los pedidos sin pagar en la aplicación, haz lo siguiente:
En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más > Artículos
En la sección Detalles de existencias, desplázate hasta Confirmada hasta que se pague el pedido. Los conteos de Existencias disponibles y Confirmadas disminuirán en número una vez que se pague el pedido.
Nota: Por el momento, las cantidades de artículos Disponibles para la venta y Confirmados no se extenderán a las integraciones de terceros en este momento. Si un artículo de seguimiento de existencias deja de estar disponible, el estado disponible o no disponible seguirá sincronizándose con las integraciones de terceros.
Ver y modificar el inventario desde la aplicación Square
Puedes ver las existencias de un artículo en particular y hacer cambios desde la aplicación Square.
En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más > Artículos.
Crea un artículo o selecciona uno existente.
Ingresa una cantidad de existencias en la información de artículo o pulsa Precios, Tamaños o SKU para agregar existencias a un artículo con más de una variante.
Para ajustar las existencias, pulsa la cantidad de existencias > selecciona una razón > ingresa la cantidad nueva para ajustarla.
Pulsa Guardar.
También puedes pasar directo al paso 3 manteniendo presionado un artículo desde el mosaico de artículos en la aplicación.
Inventario para las ventas de Ventas en línea Square
Cuando el cliente realiza un pedido en línea, el inventario se reduce inmediatamente. Para finalizar la venta y obtener un conteo actualizado de artículos, visita Pedidos y completa el pedido.
El conteo de artículos en existencia depende del estado actual del pedido:
Si un pedido se cancela, las existencias se ajustarán automáticamente para reflejar el conteo actual de artículos.
Si un artículo se agota, los clientes verán el mensaje Agotado en tu tienda en línea. Los clientes no podrán agregar los artículos agotados a su carrito ni comprarlos en tu tienda en línea.
Si se reembolsa un pedido, el conteo de artículos en existencia no aumentará automáticamente para los artículos devueltos. Puedes ajustar manualmente el conteo de artículos en existencia para reflejar el artículo devuelto.
Inventario con Square para Tiendas
Con Square para Tiendas Plus, puedes controlar el inventario sobre la marcha desde la aplicación PDV Square para Tiendas en dispositivos iOS, Square Terminal y Square Register, así como desde el Panel de Datos Square en línea.
Obtén más información sobre cómo Track Your Inventory with Square for Retail. También puedes conocer cómo Manage Inventory With The Retail POS App.
Inventario para Facturas
El Control de inventario de Facturas permite el conteo de disponibilidad de variantes, también conocido como “existencias confirmadas”, en determinadas ubicaciones para que se disminuya la cantidad automáticamente una vez que se pague la factura. Esta función ayuda a evitar la sobreventa de existencias antes de que el cliente pague la factura.
Cuando crees una factura nueva, recibirás una advertencia si no tienes suficiente inventario disponible para vender en la ubicación seleccionada. Puedes identificar qué facturas o pedidos de Ventas en línea Square están vinculados a las existencias confirmadas en “Artículos de línea”.
Para usar esta función, sigue estos pasos:
Asegúrate de estar tracking stock en cualquiera de los artículos con los que quieras usar esta función.
Verifica que los ajustes de adjust inventory levels through invoices estén activados (se encuentra activado de forma predeterminada).
Para activar esta función, haz lo siguiente:
Ve a Artículos y pedidos > Artículos en el Panel de Datos Square en línea.
Haz clic en Ajustes > Inventario.
Activa la opción Activar el control de inventario para las facturas.
Elige ubicaciones aplicables o selecciona Todas las ubicaciones.
Haz clic en Guardar.
En este punto, verás un cartel color naranja si los artículos en la factura no cuentan con suficientes existencias disponibles o si están agotados. Si los niveles de existencias cambiaron o recibiste existencias nuevas, haz clic en Administrar artículos en existencia para actualizar el inventario antes de enviar la factura.
Nota: Las existencias confirmadas mostrarán dos valores: uno que muestra cuántas existencias hay disponibles y uno que muestra el conteo de existencias actual. Confirmar las existencias ajustará el monto de venta disponible, pero las existencias actuales no se actualizarán hasta que se haya pagado la factura.