Administración del costo por unidad y el surtido de artículos

El seguimiento del costo por unidad solo está disponible con una suscripción a Square para Tiendas. Si aún no tienes una suscripción, puedes registrarte para obtener una prueba gratuita de 30 días.

Nota: Square para Tiendas no se integra actualmente con Bigcommerce.

Una vez que te hayas registrado, antes de poder aprovechar los informes disponibles con Inventory Plus, debes establecer un costo por unidad para cada artículo en tu surtido. Hay tres formas de configurar el costo por unidad: a través de la importación masiva en línea, mediante la utilización manual del editor de artículos del Panel de Datos Square en línea o al recibir pedidos de compra.

Nota: Seguir las existencias e incluir un costo por unidad para las variaciones de los artículos garantizará que tus informes en adelante reflejen con precisión el costo de los bienes vendidos, los beneficios y el margen de beneficios; sin embargo, para corregir tus ajustes históricos de existencias, deberás dirigirte a tu registro de historial en tu Panel de Datos Square en línea.

Consulta preguntas frecuentes sobre los informes de Tiendas o lee más sobre cómo actualizar los ajustes históricos.

Una vez que se establece un costo por unidad, se utilizará para rellenar previamente las órdenes de compra futuras y los ajustes de existencias manuales, como la existencia recibida, el reabastecimiento o los recuentos que se ajustan.

Importa o exporta tu surtido de artículos para realizar acciones en grupo en el inventario, los códigos de artículo y los costos unitarios desde tu Panel de Datos Square en línea. Para comenzar, deberás descargar nuestra plantilla de Excel o CSV.

Exportar tu surtido

Tu archivo de exportación incluye todos tus artículos, costos unitarios e inventario en todas las ubicaciones.

Recuerda lo siguiente:

• Se recomienda el formato de archivo de Excel (.xlsx) para la mayoría de los usuarios. El formato de Excel es compatible con todos los editores de planillas modernos, como Micosoft Excel, Apple Numbers y Google Spreadsheets.

• El archivo de plantilla de Excel está formateado para texto, no para números. Si deseas usar el archivo exportado del surtido de artículos para utilizar funciones de números, debes cambiar el archivo a formato para números.

Para exportar una copia de tu surtido:

1. Ve a Artículos en tu Panel de Datos Square > Artículos.

2. Haz clic en Acciones > Exportar en la esquina superior derecha > Confirmar exportación.

3. Elige entre los formatos Excel (.xlsx) o CSV. Se descargará una hoja de cálculo en tu computadora.

• Nota sobre el campo Cantidad nueva: Asegúrate de ingresar tu nuevo recuento de existencias en esta columna. Si ingresas tu nuevo recuento de existencias en el campo Cantidad actual, tus existencias no se actualizarán.

Nota sobre tipos de unidades: No podrás crear tipos nuevos de unidades mediante la importación. Para crear un tipo de unidad y establecer la precisión, dirígete a la pestaña Unidades de tu Panel de Datos Square en línea.

Identificar y actualizar los costos por unidad que faltan

Puedes determinar los costos unitarios faltantes exportando tu surtido de artículos. En la columna con el encabezado Costo por unidad actual, las variaciones sin un costo por unidad establecido estarán en blanco.

Si estás transfiriendo tus artículos a Square desde otro sistema de PDV o Inventario, deberás convertir el formato del archivo existente al archivo del surtido de artículos de Square, el cual está adaptado a tu cuenta.

Nota: Se requiere el encabezado/primera fila del archivo de plantilla. No debes cambiar ninguno de los nombres de columna ni eliminar ninguna columna.

Para actualizar los costos por unidad:

1. Actualiza la plantilla de tu surtido de artículos con tus costos por unidad en la columna Nuevos costos por unidad.

2. Visita Artículos en tu Panel de Datos Square en línea > haz clic en Acciones > Importar.

3. Arrastra tu archivo actualizado de Excel o CSV al cuadro de carga (o haz clic en cargar desde tu computadora) > haz clic en Acciones > Importar.

Cuando actualices los costos por unidad de tu surtido de artículos, las variaciones de los artículos se actualizarán para que tus acciones y ventas futuras reflejen tus nuevos costos por unidad. Sin embargo, si ya recibiste, reabasteciste o volviste a contar los artículos sin ingresar un costo por unidad, dirígete a tu Registro del historial.

Editar variantes de artículos y costo por unidad en grupo:

1. Desde tu Panel de Datos Square en línea, ve a Artículos.

2. Selecciona todas las variantes de un artículo marcando la casilla de la parte superior de la tabla o un subconjunto de ellas. Una vez seleccionadas las variantes, haz clic en el campo e ingresa el nuevo precio.

3. Como alternativa, haz clic en Editar precio o Editar el costo de unidad para hacer cambios.

4. Haz clic en Aplicar a variantes.

5. Haz clic en Guardar.

Nota: * Actualmente, solo es posible editar las variantes en grupo, sin incluir el precio de los artículos en el surtido de artículos. * La edición en grupo solo se admite en el Panel de Datos Square. * Por el momento, solo es puedes editar en grupo el precio y el costo por unidad.

Identificar y actualizar los costos por unidad para los ajustes históricos

Una vez que tengas un costo por unidad asociado con las variaciones de artículos en tu bibilioteca, verás la opción para Resolver costos por unidad en forma masiva para ajustes en tu Registro del historial.

Ten en cuenta que, si a un artículo le falta un costo por unidad, deberás actualizar cada variación de tu surtido de artículos antes de poder resolver en forma masiva los costos faltantes de tu Registro de historial .

Para comenzar:

1. Inicia sesión en tu surtido de artículos en tu Panel de Datos Square en línea para confirmar que cada variación de artículo tenga un costo por unidad asociado.

2. Una vez que hayas revisado que cada variación del artículo tenga un costo por unidad asociado, ve a la pestaña Historial.

3. Selecciona Resolver costos por unidad > Resolver costos.

Cuando selecciones Ver acciones de inventario, verás que a cada ajuste histórico le falta un costo por unidad asociado.

Cuando actualices un ajuste histórico, el costo por unidad de cada ajuste reflejará el nuevo costo por unidad para ese artículo en particular.

No podrás realizar una actualización masiva de los costos por unidad de las variaciones que hayas eliminado del surtido de artículos. Para actualizar los ajustes históricos para una variación eliminada, deberás actualizar el costo por unidad de cada variación desde tu Historial.

Lee más sobre cómo actualizar los costos por unidad para ajustes históricos.

Editar el archivo CSV

Si bien es posible importar la información del CSV a una hoja de cálculo, si tu surtido de artículos contiene SKU no abras el archivo CSV directamente, ya que algunos editores de la hoja de cálculo modificarán los SKU de manera inesperada. Específicamente, pueden eliminar 0 iniciales (por ejemplo, 0012345 se convierte en 12345) o convertirlos en notación científica (por ejemplo, 12345678999 se convierte en 1.2346E + 10). Si tienes SKU en tu CSV, sigue estos pasos para asegurarte de que no haya errores en tus archivos CSV:

Importa datos CSV en Microsoft Excel

1. Crea una nueva hoja de cálculo en Microsoft Excel.

2. Selecciona Archivo y, luego, Importar en el menú principal.

3. Selecciona la opción Archivo CSV y haz clic en Importar.

4. Selecciona el archivo CSV que exportaste desde tu surtido de artículos y haz clic en Obtener datos.

5. Aparecerá tu asistente emergente de importación:

   • Haz clic en Siguiente.

   • Asegúrate de que solo esté tildada la casilla “Coma” y haz clic en Siguiente.

   • Desplázate hasta la columna SKU y cambia el formato de datos de la columna a Texto. A continuación, haz clic en Finalizar.

6. Selecciona la opción Hoja nueva y presiona Aceptar para completar la importación.

Importa datos CSV en hojas de cálculo de Google

Si estás importando tu existencia por primera vez con Square para Tiendas, la acción de entrada de existencia se reflejará como Recibido. Si importaste tu surtido de artículos anteriormente, tu entrada de existencia se considerará como Volver a contar.

Nota: En función de si tu entrada de existencias se considera como recepción o como recuento, el informe de Costo de bienes vendidos se verá afectado de forma diferente. La recepción de existencias no afectará el costo de los bienes vendidos (COGS). Sin embargo, los recuentos que aumenten las existencias acumularán crédito en el COGS (disminución) y los recuentos que disminuyan las existencias debitarán el COGS (aumento). Si solo estás interesado en ver la ganancia y el margen de ganancia para los artículos vendidos (es decir, si deseas excluir los recuentos), aplica el filtro Ventas.

Para comenzar:

1. Crea una nueva hoja de cálculo en Google Drive.

2. Selecciona Archivo y, luego, Importar en el menú principal.

3. Selecciona la pestaña Cargar y el archivo CSV que exportaste desde tu surtido de artículos.

4. Una vez que el archivo se cargue, se abrirá una ventana de “Archivo de importación”. Asegúrate de configurar la opción “Convertir texto en números y fechas” en No.

5. Haz clic en Importar para completar la importación.

Cómo cargar el Surtido de artículos

Antes de comenzar, ten en cuenta que actualizar los costos por unidad mediante la carga en grupo solo funciona una vez cuando configuras tu surtido de artículos con Square para Tiendas.

Para cargar tu recuento de inventario:

1. Visita Artículos en tu Panel de Datos Square en línea

2. Haz clic en Acciones > Importar en la parte superior derecha de la página.

3. Selecciona Modificar surtido de artículos para agregar artículos nuevos y actualizar los existentes o selecciona Reemplazar surtido de artículos para eliminar todos los artículos existentes y reemplazarlos con los artículos cargados.

4. Haz clic en Siguiente > “Descarga nuestra plantilla”. Elige si quieres descargar la plantilla en Excel (.xlsx), lo cual se recomienda para la mayoría de los usuarios, o en CSV.

Nota: Si usas el navegador Safari, tendrás que hacer clic derecho en el enlace “Descarga nuestra plantilla” y guarda el archivo en la computadora.

1. Abre el archivo “catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx o .csv” guardado en la computadora en el paso 4 con Excel (.xlsx) u otro programa para hojas de cálculo.

Nota: Para editar el archivo Excel, te recomendamos usar la versión más actualizada del programa para hojas de cálculo.

1. Ingresa la información de los artículos en las columnas de la plantilla. A la hora de editar la plantilla, ten en cuenta lo siguiente:

• “Costo por unidad actual” es simplemente como referencia, y solo “Costo por unidad nuevo” editará el costo en tu Panel de Datos.

• No modifiques la información en la columna de Token ni elimines columnas vacías.

• Los cambios realizados en la columna “Cantidad nueva” reemplazarán la cantidad de artículos existente. Si pones un 0 en la columna “Cantidad nueva”, tu inventario para el artículo en esa ubicación se quedará en 0.

• Si dejas el campo para categoría en blanco, el artículo aparecerá como Sin categorizar.

• Se crearán categorías nuevas para cualquier valor nuevo identificado en la columna “Categoría”.

• Dejar el campo Precio en blanco o escribir Variable creará un artículo de precio variable.

• Si dejas el campo de modificadores en blanco, se desactivará el modificador. Coloca una Y en la columna indicada para Modificadores si deseas aplicar un modificador determinado a un artículo.

Nota: Puedes asignar un precio, un conteo de artículos en existencia o una disponibilidad a una ubicación específica si estableces valores en las columnas de ubicación específica. Por ejemplo, si estableces el precio en la columna “Precio de ubicación 2”, se asignará un precio a esa ubicación solamente.

1. Guarda el archivo Excel (.xlsx) o CSV editado en la computadora.

2. Arrastra y suelta el archivo Excel (.xlsx) o CSV en el área de carga o haz clic en “elegir desde computadora” > Cargar.

3. Verifica tus cambios y presiona Confirmar importación para subir el nuevo surtido de artículos.

4. Se te pedirá que alinees los principales atributos de productos de Square con las columnas importadas del archivo Excel (.xlsx) o CSV. Si no cambiaste los nombres de las columnas en el archivo descargado de Square, los atributos de productos deberían emparejarse automáticamente. Revisa la ruta desde tu archivo a los atributos del producto y realiza los cambios necesarios. * Las siguientes columnas son obligatorios para el archivo Excel (.xlsx) o CSV: Nombre de artículo, Nombre de variable, Descripción, SKU. Si tienes más de una ubicación, la columna [Nombre de ubicación] Activada también es obligatoria. * La columna Impuestos requiere también un formato de encabezado específico. Los nombres de la columna Impuestos deben incluir el valor de porcentaje de impuestos en paréntesis dentro del encabezado. Por ejemplo, “Impuestos - ventas (7%)”.

5. Haz clic en Confirmar para aplicar los cambios.

Una vez que hagas clic en Confirmar importar, no podrás regresar al surtido de artículos anterior.

Obtén información sobre cómo solucionar los problemas de tu archivo CSV.