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Administración del costo por unidad y el surtido de artículos

El seguimiento del costo por unidad solo está disponible con una suscripción a Square para Tiendas. Si aún no tiene una suscripción, puede registrarse para obtener unafree 30-day trial.

Nota: Square para Tiendas no se integra actualmente con Bigcommerce.

Una vez que se haya registrado, antes de poder aprovechar los informes disponibles con Inventory Plus, debe establecer un costo por unidad para cada artículo en su surtido. Existen tres formas de configurar el costo por unidad: a través de la importación en grupo en línea, mediante la utilización manual del editor de artículos del Panel de Datos Square en línea o al recibir pedidos de compra.

Nota: Seguir las existencias e incluir un costo por unidad para las variaciones de los artículos garantizará que sus informes en adelante reflejen con precisión el costo de los bienes vendidos, los beneficios y el margen de beneficios; sin embargo, para corregir sus ajustes históricos de existencias, deberá dirigirse a su registro de historial en suonline Square Dashboard.

Consultefrequently asked questions about Retail reportingo lea más sobreupdating your historical adjustments.

Una vez que se establece un costo por unidad, se utilizará para completar previamente las órdenes de compra futuras y los ajustes de existencias manuales, como la existencia recibida, el reabastecimiento o los recuentos que se ajustan.

Importe o exporte su surtido de artículos para realizar acciones en grupo en el inventario, los códigos de artículo y los costos unitarios desde su Panel de Datos Square en línea. Para comenzar, deberá descargar nuestra plantilla de Excel o CSV.

Exportar su surtido

Su archivo de exportación incluye todos sus artículos, costos unitarios e inventario en todas las ubicaciones.

Recuerde lo siguiente:

  • Se recomienda el formato de archivo de Excel (.xlsx) para la mayoría de los usuarios. El formato de Excel es compatible con todos los editores de planillas modernos, como Micosoft Excel, Apple Numbers y Google Spreadsheets.

  • El archivo de plantilla de Excel está formateado para texto, no para números. Si desea usar el archivo exportado del surtido de artículos para utilizar funciones de números, debe cambiar el archivo a formato para números.

Para exportar una copia de su surtido:

  1. Vaya a Artículos en su Panel de Datos Square >Items.

  2. Haga clic enAcciones>Exportaren la esquina superior derecha >Confirmar exportación.

  3. Elija entre los formatos Excel (.xlsx) o CSV. Se descargará una hoja de cálculo en su computadora.

Export File Field Descriptions  
Token Your Square Dashboard will automatically populate this token. If you are importing a new item, leave this field blank, if you are editing items do not change the token.
Item Name Can include numbers, letters or symbols. Maximum 128 characters.
Description Can include numbers, letters or symbols. Maximum 1024 characters.
Category Can include numbers, letters or symbols. Maximum 128 characters.
SKU Each variation should be assigned a unique SKU.
Variation Name Can include numbers, letters or symbols. Maximum 128 characters.
Unit and Precision Unit type and precision (decimal places).
Price Numeric. Must be $0.00 or greater (a fixed price needs to be a positive number). You can also leave blank or write in “Variable” to indicate a variable price.
Current Unit Cost Numeric. In the case where there are multiple vendors associated with a variation, you may select a default unit cost. This is what will be exported.
New Unit Cost Numeric. Update the Unit Cost per item variation.
Enabled [Your Location Name] Yes or No. This will set your item as visible in individual locations. If you only have one location and see this column, make sure all items are set to Yes.
Current Quantity [Your Location Name] Numeric. If you are using Inventory Management this is the current quantity of this item defined as in stock. Changes to this field are ignored on import.
New Quantity* [Your Location Name] Numeric. If you are using Inventory Management, enter your new stock count here. This count will replace any existing stock count.
Stock Alert Enabled [Your Location Name] If you are using Inventory Management, you can set Yes or No to turn on items for inventory alerts.
Stock Alert Count [Your Location Name] Numeric. If you are using Inventory Management, and have alerts enabled, this is the quantity at which you will be alerted.
Price [Your Location Name] Numeric.
Tax [Your Tax Name] If you have created a tax, set to Yes or No to apply that tax to the item.
  • Nota sobre el campo Cantidad nueva: Asegúrese de ingresar su nuevo recuento de existencias en esta columna. Si ingresa su nuevo recuento de existencias en el campoCantidad actual, sus existencias no se actualizarán.

Nota sobre tipos de unidades: No podrá crear tipos nuevos de unidades mediante la importación. Para crear un tipo de unidad y establecer la precisión, diríjase a la pestañaUnidadesde suonline Square Dashboard.

Identificar y actualizar los costos por unidad que faltan

Puede determinar los costos unitarios faltantes exportando su surtido de artículos. En la columna con el encabezadoCosto por unidad actual, las variaciones sin un costo por unidad establecido estarán en blanco.

Si está transfiriendo sus artículos a Square desde otro sistema de PDV o Inventario, deberá convertir el formato del archivo existente al archivo del surtido de artículos de Square, el cual está adaptado a su cuenta.

Nota: Se requiere el encabezado/primera fila del archivo de plantilla. No debe cambiar ninguno de los nombres de columna ni eliminar ninguna columna.

Para actualizar los costos por unidad:

  1. Actualice la plantilla de su surtido de artículos con sus costos por unidad en la columna Nuevos costos por unidad.

  2. VisiteArtículosen suonline Square Dashboard> haga clic enAcciones>Importar.

  3. Arrastre su archivo actualizado de Excel o CSV al cuadro de carga (o haga clic en cargar desde su computadora) > haga clic enAcciones>Importar.

Cuando actualice los costos por unidad de su surtido de artículos, las variaciones de los artículos se actualizarán para que sus acciones y ventas futuras reflejen sus nuevos costos por unidad. Sin embargo, si ya recibió, reabasteció o volvió a contar los artículos sin ingresar un costo por unidad, diríjase a suHistory log.

Editar variantes de artículos y costo por unidad en grupo:

  1. Desde suonline Square Dashboard, vaya a Artículos.

  2. Seleccione todas las variantes de un artículo marcando la casilla de la parte superior de la tabla o un subconjunto de ellas. Una vez seleccionadas las variantes, haga clic en el campo e ingrese el nuevo precio.

  3. Como alternativa, haga clic enEditar preciooEditar el costo de unidadpara hacer cambios.

  4. Haga clic enAplicar a variantes.

  5. Haga clic enGuardar.

Nota:
* Actualmente, solo es posible editar las variantes en grupo, sin incluir el precio de los artículos en el surtido de artículos.
* La edición en grupo solo se admite en el Panel de Datos Square.
* Por el momento, solo es posible puede editar en grupo el precio y el costo por unidad.

Identificar y actualizar los costos por unidad para los ajustes históricos

Una vez que tenga un costo por unidad asociado con las variaciones de artículos en sulibrary, verá la opción paraResolver costos por unidaden forma masiva para ajustes en suHistory log.

Tenga en cuentaque, si a un artículo le falta un costo por unidad, deberá actualizar cada variación de su surtido de artículos antes de poder resolver en forma masiva los costos faltantes de suRegistro de historial.

Para comenzar:

  1. Inicie sesión en su surtido de artículos en suonline Square Dashboardpara confirmar que cada variación de artículo tenga un costo por unidad asociado.

  2. Una vez que haya revisado que cada variación del artículo tenga un costo por unidad asociado, vaya a la pestañaHistory.

  3. SeleccioneResolver costos por unidad>Resolver costos.

Cuando seleccioneVer acciones de inventario, verá que a cada ajuste histórico le falta un costo por unidad asociado.

Cuando actualice un ajuste histórico, el costo por unidad de cada ajuste reflejará el nuevo costo por unidad para ese artículo en particular.

No podrá realizar una actualización masiva de los costos por unidad de las variaciones que haya eliminado del surtido de artículos. Para actualizar los ajustes históricos para una variación eliminada, deberá actualizar el costo por unidad de cada variación desde suHistory.

Lea más sobreupdating the unit cost for historical adjustments.

Editar el archivo CSV

Si bien es posible importar la información del CSV a una hoja de cálculo, si su surtido de artículos contiene SKUno abra el archivo CSV directamente, ya que algunos editores de la hoja de cálculo modificarán los SKU de manera inesperada. Específicamente, pueden eliminar 0 iniciales (por ejemplo, 0012345 se convierte en 12345) o convertirlos en notación científica (por ejemplo, 12345678999 se convierte en 1.2346E + 10). Si tiene SKU en su CSV, siga estos pasos para asegurarse de que no haya errores en sus archivos CSV:

Importar datos CSV en Microsoft Excel

  1. Cree una nueva hoja de cálculo en Microsoft Excel.

  2. SeleccioneArchivoy, luego,Importaren el menú principal.

  3. Seleccione la opciónArchivo CSVy haga clic enImportar.

  4. Seleccione el archivo CSV que exportó desde su surtido de artículos y haga clic enObtener datos.

  5. Aparecerá su asistente emergente de importación:

    • Haga clic enSiguiente.

    • Asegúrese de que solo esté tildada la casilla “Coma” y haga clic enSiguiente.

    • Desplácese hasta la columna SKU y cambie el formato de datos de la columna aTexto. A continuación, haga clic enFinalizar.

  6. Seleccione la opciónHoja nuevay presioneAceptarpara completar la importación.

Importar datos CSV en hojas de cálculo de Google

Si está importando su existencia por primera vez con Square para Tiendas, la acción de entrada de existencia se reflejará comoRecibido. Si importó su surtido de artículos anteriormente, su entrada de existencia se considerará comoVolver a contar.

Nota: En función de si su entrada de existencias se considera como recepción o como recuento, el informe de Costo de bienes vendidos se verá afectado de forma diferente. La recepción de existencias no afectará el costo de los bienes vendidos (COGS). Sin embargo, los recuentos que aumenten las existencias acumularán crédito en el COGS (disminución) y los recuentos que disminuyan las existencias debitarán el COGS (aumento). Si solo está interesado en ver la ganancia y el margen de ganancia para los artículos vendidos (es decir, si desea excluir los recuentos), aplique el filtroVentas.

Para comenzar:

  1. Cree una nueva hoja de cálculo en Google Drive.

  2. SeleccioneArchivoy, luego,Importaren el menú principal.

  3. Seleccione la pestañaCargary el archivo CSV que exportó desde su surtido de artículos.

  4. Una vez que el archivo se cargue, se abrirá una ventana de “Archivo de importación”. Asegúrese de configurar la opción “Convertir texto en números y fechas” enNo.

  5. Haga clic enImportarpara completar la importación.

Cargar el Surtido de artículos

Antes de comenzar, tenga en cuenta que actualizar los costos por unidad mediante la carga en grupo solo funciona una vez cuando configura su surtido de artículos con Square para Tiendas.

Para cargar su recuento de inventario:

  1. VisiteArtículosen suonline Square Dashboard

  2. Haga clic enAcciones>Importaren la parte superior derecha de la página.

  3. SeleccioneModificar surtido de artículospara agregar artículos nuevos y actualizar los existentes o seleccioneReemplazar surtido de artículospara eliminar todos los artículos existentes y reemplazarlos con los artículos cargados.

  4. Haga clic enSiguiente> “Descargue nuestra plantilla”. Elija si quiere descargar la plantilla en Excel (.xlsx), lo cual se recomienda para la mayoría de los usuarios, o en CSV.

Nota:Si usa el navegador Safari, deberá hacer clic derecho en el enlace “Descargue nuestra plantilla” y guardar el archivo en la computadora.

  1. Abra el archivo “catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx o .csv” guardado en la computadora en el paso 4 con Excel (.xlsx) u otro programa para hojas de cálculo.

Nota:Para editar el archivo Excel, le recomendamos usar la versión más actualizada del programa para hojas de cálculo.

  1. Ingrese la información de los artículos en las columnas de la plantilla. Para editar la plantilla, tenga en cuenta lo siguiente:

  • “Costo por unidad actual” es simplemente como referencia, y solo “Costo por unidad nuevo” editará el costo en su Panel de Datos.

  • No modifique la información en la columna de Token ni elimine columnas vacías.

  • Los cambios realizados en la columna “Cantidad nueva” reemplazarán la cantidad de artículos existente. Si pone un 0 en la columna “cantidad nueva”, su inventario para el artículo en esa ubicación se quedará en 0.

  • Si deja el campo para categoría en blanco, el artículo aparecerá como Sin categorizar.

  • Se crearán categorías nuevas para cualquier valor nuevo identificado en la columna “Categoría”.

  • Dejar el campo Precio en blanco o escribirVariablecreará un artículo de precio variable.

  • Si deja el campo de modificadores en blanco, se desactivará el modificador. Coloque unaYen la columna indicada para Modificadores si desea aplicar un modificador determinado a un artículo.

Edit your tax and modifier preferences from the item import csv

Nota: Puede asignar un precio, un conteo de artículos en existencia o una disponibilidad a una ubicación específica si establece valores en las columnas de ubicación específica. Por ejemplo, si establece el precio en la columna “Precio de ubicación 2”, se asignará un precio a esa ubicación solamente.

  1. Guarde el archivo Excel (.xlsx) o CSV editado en la computadora.

  2. Arrastre y suelte el archivo Excel (.xlsx) o CSV en el área de carga o haga clic en “elegir desde la computadora” >Cargar.

  3. Verifique sus cambios y presioneConfirmar importaciónpara subir el nuevo surtido de artículos.

  4. Se le pedirá que alinee los principales atributos de productos de Square con las columnas importadas del archivo Excel (.xlsx) o CSV. Si no cambió los nombres de las columnas en el archivo descargado de Square, los atributos de productos deberían emparejarse automáticamente. Revise la ruta desde su archivo a los atributos del producto y realice los cambios necesarios. * Las siguientes columnas son obligatorios para el archivo Excel (.xlsx) o CSV: Nombre de artículo, Nombre de variable, Descripción, SKU. Si tiene más de una ubicación, la columna [Nombre de ubicación] Activada también es obligatoria. * La columna Impuestos requiere también un formato de encabezado específico. Los nombres de la columna Impuestos deben incluir el valor de porcentaje de impuestos en paréntesis dentro del encabezado. Por ejemplo, “Impuestos - ventas (7%)”.

  5. Haga clic enConfirmarpara aplicar sus cambios.

Make sure you click confirm.

Una vez que haga clic enConfirmar importar, no podrá regresar al surtido de artículos anterior.

Obtenga información sobre cómo solucionar los problemas de suCSV file.