Application Gestion des employés Square pour les employeurs
Aperçu
L’application Gestion des employés Square permet à vos employés d’enregistrer leurs arrivées et leurs départs, de voir leurs heures travaillées et leurs fiches de présence, de faire des demandes de congé, de voir leur salaire pour la semaine et de consulter leur profil d’employé, tout cela à partir de leur propre iPhone ou appareil Android, sans frais supplémentaires. En plus de vous aider à mieux gérer vos employés, cette application permet également d’enregistrer les arrivées à l’aide d’une option hygiénique et sans contact, qui réduit le nombre de surfaces touchées par plusieurs employés et les regroupements potentiels autour du point de vente.
Démarrer
Il existe plusieurs façons de démarrer avec l’application Gestion des employés Square. Si certains employés ont déjà associé leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone à leur profil et qu’ils ont la possibilité de se connecter au PDV mobile ou au Tableau de bord mobile, ils peuvent télécharger l’application directement sur leur iPhone ou leur appareil Android.
Vous pouvez télécharger l’application Gestion des employés Square depuis l’App Store pour un iPhone ou sur Google Play pour un appareil Android.
Lorsqu’un employeur crée de nouveaux employés ou met à jour les autorisations d’employés existants, une invitation d’intégration est envoyée directement à l’employé une fois son profil et ses autorisations créés ou mis à jour. Remarque : Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone doit être renseignée dans le profil afin que cette invitation d’intégration à l’application Gestion des employés Square soit envoyée.
Envoyer un e-mail d’intégration à l’application Gestion des employés Square à de nouveaux employés
Accédez à Personnel > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur + un employé.
Saisissez le nom et le prénom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé. Remarque : Vous aurez également la possibilité de saisir un numéro d’identification de l’employé unique.
Cliquez sur Suivant pour ajouter les détails du poste des employés ainsi que le salaire.
Une fois que vous avez saisi les détails de l’intitulé du poste, cliquez sur Suivant.
Choisissez Autorisations communes, un ensemble d’autorisations existant ou Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
Fournissez les détails du point de vente, les identifiants et attribuez un code confidentiel > Suivant.
Activez les autorisations nécessaires pour l’employé, notamment la possibilité d’enregistrer les arrivées/départs, puis sélectionnez les points d’accès le concernant.
Examinez le profil de l’employé pour vérifier qu’il ne contient pas d’erreurs > Suivant.
Une fois que le profil de l’employé est créé, vous pourrez l’inviter à rejoindre votre compte via l’onglet Employés dans l’application Gestion des employés Square. Vous pouvez également mettre à jour les autorisations des employés existants en accédant à leur profil dans la section Employés de votre Tableau de bord Square en ligne et en cliquant sur Modifier à côté d’Autorisations. Lorsque de nouvelles autorisations sont attribuées, vos nouveaux employés ou ceux existants reçoivent une invitation d’intégration pour télécharger l’application Gestion des employés Square.
Enregistrer l’arrivée/le départ à distance
Vous pouvez activer/désactiver la possibilité d’enregistrer les arrivées et les départs à partir de l’application Gestion des employés Square à tout moment. Pour ce faire, consultez la section Paramètres de périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Disposition de l’application
Une fois que le ou les employé(s) ont téléchargé l’application Gestion des employés Square, ils peuvent utiliser plusieurs fonctionnalités tout au long de leur journée de travail. Vous trouverez ci-dessous des informations sur la façon d’utiliser l’application Gestion des employés Square.
Écran d’accueil principal
À partir de l’écran principal, les employés peuvent consulter leurs heures de travail et leurs revenus estimés pour la période de paie en cours, enregistrer leurs arrivées et leurs départs, et consulter leurs périodes de travail. Lorsque vous enregistrez votre arrivée, vous avez la possibilité d’appuyer sur le bouton Ajouter une note pour inclure une note dans les informations concernant la période de travail du jour. Remarque : Les revenus estimés s’appuient sur les données saisies par votre employeur. Il s’agit d’une estimation de gains hebdomadaires qui peut ne pas refléter le salaire réel qui sera versé. Les pourboires, les commissions, les déductions et les impôts ne sont pas inclus.
Appuyez sur les boutons Enregistrer l’arrivée, Prendre une pause, ou Enregistrer le départ depuis l’écran d’accueil de l’application Gestion des employés Square pour effectuer le suivi de votre temps de travail. Vous pouvez aussi appuyer sur le bouton Ajouter une note lorsque vous enregistrez votre arrivée pour laisser une note au titulaire de compte ou au(x) gestionnaire(s). Si votre employeur a activé le suivi des pourboires en espèces, vous serez invité à saisir le montant des pourboires en espèces que vous avez gagnés durant votre période de travail avant d’enregistrer votre départ ou de changer de poste. Votre employeur devra activer les autorisations pour vous permettre d’effectuer le suivi de votre temps de travail depuis l’application.
Vous pouvez également effectuer certaines actions concernant les fiches de présence de vos employés ainsi que les demandes concernant les horaires depuis l’application Gestion des employés Square. Depuis l’icône de notifications de l’application, vous pouvez refuser ou approuver les demandes de congé, les demandes d’échange de périodes de travail, les demandes d’ouverture de périodes de travail et les demandes de modification des fiches de présence envoyées par vos employés. Une fois que vous aurez effectué une action sur les demandes concernant les horaires, les employés recevront une notification par e-mail ou via l’application Gestion des employés Square.
Remarque : En fonction des paramètres de Contrôle des horaires que votre employeur a configuré dans Périodes de travail Square, il se peut que vous ne puissiez pas enregistrer votre arrivée en avance ni revenir de pause plus tôt. Si l’un de ces paramètres est activé, ou si les deux le sont, vous ne pourrez enregistrer votre arrivée qu’à l’heure prévue et devrez prendre vos pauses dans leur intégralité.
Périodes de travail
Dans la section Périodes de travail > Fiches de présence de l’application, vous pouvez gérer vos périodes de travail en gardant un œil sur vos heures travaillées et vos pauses. Vous avez la possibilité d’appuyer sur une fiche de présence précise pour afficher les heures normales, les heures supplémentaires et le total des heures travaillées pendant la période de travail, ainsi que les notes passées associées à la fiche de présence en question. Si votre employeur est abonné à Périodes de travail Plus, vous pouvez également demander à modifier des périodes de travail antérieures, notamment pour changer l’intitulé de poste, l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les pauses et les notes relatives à votre période de travail.
Depuis la section Périodes de travail > Horaires de l’application, vous pouvez aussi consulter les détails de vos horaires et de vos périodes de travail, y compris les heures planifiées et l’intitulé de poste pour lequel votre période de travail est prévue. De plus, en sélectionnant Plus sur la page d’accueil, vous pouvez mettre à jour votre Disponibilité et les Notifications associées à votre planning. Avec Gestion des employés Plus, vous recevez également des rappels pour enregistrer vos arrivées et vos départs dans le cadre de vos périodes de travail programmées.
Employés
Paramètres supplémentaires
Appuyez sur Plus dans la barre de navigation située en bas pour afficher et modifier :
Informations personnelles et paramètres personnels
Dans cette section, vous pouvez afficher et modifier votre nom, vos coordonnées et les informations concernant la sécurité du compte.
Disponibilité
Dans cette section, vous pouvez configurer vos disponibilités pour vos périodes de travail.
Congés payés
Pour demander un congé payé, appuyez sur le bouton Demander un congé payé, sélectionnez la période que vous souhaitez demander avec le sélecteur de date, ajoutez une note si besoin et appuyez sur Demander un congé payé. Remarque : Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les abonnés à Gestion des employés Square Plus.
Notifications
Dans cette section de l’application Gestion des employés Square, vous pouvez configurer la manière dont vous souhaitez recevoir des e-mails et des notifications push. En activant Notifications push ou E-mail, vous vous inscrivez pour recevoir des alertes lorsque vos employés déposent des demandes concernant les horaires, comme des demandes de congé, des demandes d’échange de périodes de travail, des demandes de périodes de travail ouvertes et des demandes de modification des fiches de présence. Vous pouvez accepter ou refuser ces demandes depuis le centre de notifications sur l’écran d’accueil de l’application Gestion des employés Square.
Vous pouvez modifier ou désactiver les paramètres de notification à tout moment.
Déconnexion
Appuyez sur Se déconnecter pour quitter l’application.