Application Gestion des employés Square pour les employeurs
Aperçu
L’application Gestion des employés Square permet aux employés d’enregistrer leurs arrivées et leurs départs, de consulter leurs heures et leurs périodes de travail, de consulter leur rémunération de la semaine et de consulter leur profil, le tout à partir de leur propre iPhone ou appareil Android, sans frais supplémentaires. En plus de vous aider à mieux gérer vos employés, cette application permet également d’enregistrer les arrivées à l’aide d’une option hygiénique et sans contact, qui réduit le nombre de surfaces touchées par plusieurs employés et les regroupements potentiels autour du point de vente.
Démarrer
Il y a plusieurs façons de démarrer avec l’application Gestion des employés Square. Si certains employés ont déjà associé leur adresse e-mail à leur profil et qu’ils ont la possibilité de se connecter au PDV mobile ou au Tableau de bord mobile, ils peuvent télécharger l’application directement sur leur iPhone ou leur appareil Android.
Télécharger l’application Gestion des employés Square pour iPhone
Touchez l’icône de l’App Store sur votre iPhone.
Appuyez sur l’icône de recherche (en forme de loupe) > recherchez Gestion des employés Square.
Appuyez sur Obtenir en regard de l’icône de l’application Gestion des employés Square et suivez les instructions qui s’affichent pour finaliser le téléchargement.
Suivez les instructions pour configurer votre application.
Remarque : Pour obtenir de l’aide au sujet de votre ID Apple, veuillez contacter AppleCare.
Télécharger l’application Gestion des employés Square pour un appareil Android
Appuyez sur l’icône Google Play sur votre appareil.
Appuyez sur le champ ou l’icône de recherche (en forme de loupe) et recherchez Gestion des employés Square.
Appuyez sur l’icône Gestion des employés Square > Installer > suivez les instructions à l’écran pour terminer le téléchargement.
Une fois que vous avez téléchargé l’application, appuyez sur Ouvrir ou repérez l’icône Gestion des employés Square sur votre écran d’accueil et ouvrez l’application.
Remarque : Si vous devez configurer votre compte Google, veuillez contacter l’Aide Google.
Lorsqu’un employeur crée de nouveaux employés ou met à jour les autorisations d’employés existants, un e-mail de mise en route est envoyé directement à l’employé une fois son profil et ses autorisations créés ou mis à jour. Remarque : Une adresse e-mail doit être renseignée dans le profil afin que cet e-mail soit envoyé depuis l’application Gestion des employés Square. Pour ce faire :
Envoyer un e-mail d’introduction à l’application Gestion des employés Square à un nouvel employé
Accédez à Personnel et Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Créer un employé.
Saisissez le nom et le prénom de l’employé, ainsi que son adresse e-mail. Remarque : Vous aurez également la possibilité de saisir son numéro de téléphone ainsi qu’un numéro d’identification de l’employé.
Dans le profil de votre emploi nouvellement créé, sélectionnez Terminer la configuration.
Une fois que vous avez saisi les détails de l‘Intitulé du poste, sélectionnez Configurer les autorisations.
Choisissez Autorisations communes, un ensemble d’autorisations existant ou Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
Activez les autorisations nécessaires pour l’employé, notamment la possibilité d’enregistrer les arrivées/départs, puis sélectionnez les points d’accès le concernant.
Cliquez sur Enregistrer.
Une fois que le profil d’un employé est créé, vous pourrez l’inviter à rejoindre votre compte via l’onglet Personnel dans l’application Gestion des employés Square. Vous pouvez également mettre à jour les autorisations des employés existants en accédant à leur profil dans la section Personnel de votre Tableau de bord Square en ligne et en cliquant sur Modifier à côté d’Autorisations. Lorsque de nouvelles autorisations sont attribuées, les nouveaux employés ou ceux existants reçoivent un e-mail de bienvenue les invitant à télécharger l’application Gestion des employés Square.
Enregistrer l’arrivée/le départ à distance
Vous pouvez activer et désactiver l’option permettant d’enregistrer les arrivées et les départs depuis l’application Gestion des employés Square à tout moment. Pour ce faire, accédez à la section Paramètres des périodes de travail de votre Tableau de bord Square en ligne.
Configuration de l’application
Une fois que le ou les employé(s) auront téléchargé l’application Gestion des employés Square, ils pourront utiliser plusieurs fonctionnalités différentes tout au long de leur journée de travail. Vous trouverez ci-dessous des informations sur la façon d’utiliser l’application Gestion des employés Square.
Écran d’accueil principal
À partir de l’écran principal, vous pouvez consulter vos heures travaillées et vos revenus estimés pour la période de paie en cours, enregistrer vos arrivées et vos départs, et consulter vos périodes de travail. Lorsque vous enregistrez votre arrivée, vous avez également la possibilité d’appuyer sur le bouton Ajouter une note pour ajouter des informations concernant votre journée de travail. Remarque : Les revenus estimés s’appuient sur les données que votre employeur a saisies. Il s’agit d’une estimation de vos gains hebdomadaires bruts. Ils peuvent ne pas refléter le salaire réel qui vous sera versé et n’incluent pas les commissions, les déductions ni les impôts.
Pour effectuer le suivi de vos heures travaillées, appuyez sur les boutons Enregistrer l’arrivée, Prendre une pause ou Enregistrer le départ sur l’écran d’accueil de l’application Gestion des employés Square. Vous pouvez également appuyer sur le bouton Ajouter une note lorsque vous enregistrez votre arrivée pour ajouter un commentaire à l’intention du propriétaire ou du/des gestionnaire(s) de compte. Votre employeur devra activer des autorisations pour vous permettre de suivre vos heures à partir de l’application.
Remarque : En fonction des paramètres de contrôle du temps que votre employeur a définis via Gestion des employés Square, il se peut que vous ne puissiez pas enregistrer votre arrivée en avance ni revenir de pause plus tôt. Si l’un de ces paramètres est activé, ou si les deux le sont, vous ne pourrez enregistrer votre arrivée qu’à l’heure prévue et devrez prendre vos pauses dans leur intégralité.
Périodes de travail
Depuis la section Périodes de travail > Fiches de présence de l’application, vous pouvez gérer vos périodes de travail en gardant un œil sur vos heures travaillées et vos pauses. Vous avez la possibilité d’appuyer sur une fiche de présence précise pour afficher les heures normales, les heures supplémentaires et le total des heures travaillées pendant la période de travail, ainsi que les remarques passées associées à la fiche de présence en question. Si votre employeur est abonné à Gestion des employés Square Plus, vous pouvez également demander des modifications pour des périodes de travail antérieures, y compris des changements liés au poste, à l’heure d’arrivée, à l’heure de départ, aux pauses et aux notes associées à votre période de travail.
Depuis la section Périodes de travail > Planning de l’application, vous pouvez consulter votre planning et vos périodes de travail, y compris les heures planifiées et le poste pour lequel votre période de travail est prévue. En sélectionnant Plus sur la page d’accueil, vous pouvez aussi mettre à jour vos disponibilités et les notifications associées à votre planning. Avec Gestion des employés Square Plus, vous recevez également des rappels pour enregistrer vos arrivées et vos départs dans le cadre de vos journées de travail programmées.
Personnel
Paramètres supplémentaires
Appuyez sur Plus dans la barre de navigation située en bas pour afficher et modifier :
Informations personnelles et paramètres personnels
Dans cette section, vous pouvez afficher et modifier votre nom, vos coordonnées et les informations concernant la sécurité du compte.
Disponibilité
Dans cette section, vous pouvez configurer vos disponibilités pour vos périodes de travail.
Congés payés
Pour demander un congé payé, appuyez sur le bouton Demander un congé payé, sélectionnez la période que vous souhaitez demander avec le sélecteur de date, ajoutez une note si besoin et appuyez sur Demander un congé payé. Remarque : Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les abonnés à Gestion des employés Square Plus.
Se déconnecter
Appuyez sur Se déconnecter pour quitter l’application.