Gérer vos employés avec Square pour détaillants
Votre Coût l’abonnement mensuel Square pour détaillants Plus comprend un accès complet à la Gestion des employés et Périodes de travail Square Plus. La Gestion des employés vous permet de créer des profils d’employé pour plusieurs points de vente et de limiter les actions que votre équipe peut entreprendre à partir de l’application Détaillants et du Tableau de bord Square en ligne, tandis que Périodes de travail Square vous permet de planifier les périodes de travail de votre personnel, de suivre leurs heures de travail et de créer des rapports sur les coûts de main-d’œuvre.
Remarque: Gestion des employés Plus et Périodes de travail Plus ne sont pas inclus dans Square pour détaillants gratuit. Si nécessaire, vous pouvez toujours utiliser la formule gratuite de chacun de ces services avec Square pour détaillants gratuit, ou vous abonner aux versions payantes de chaque service pour accéder à des fonctionnalités supplémentaires. En savoir plus sur les différences entre Square pour détaillants Gratuit et Square pour détaillants Plus.
Créer un nouveau profil d’employé
Dans la liste Personnel, Équipe etEmployés à partir de votre votre tableau de bord de Square en ligne, cliquez sur Créer un employé.
Saisissez le nom de l’employé et ses renseignements personnels et cliquez sur Enregistrer.
En dessous de Rémunération, sélectionnez si cet employé est exempté d’heures supplémentaires. Ceci n’est nécessaire que si vous êtes sur l’suivi du temps avec Périodes de travail Square. Attribuez ou créez un intitulé de poste et saisissez leur salaire.
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Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square afin d’accepter des paiements, d’enregistrer ses arrivées et ses départs depuis l’application Square et/ou d’accéder au Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Activer des autorisations, puis sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.
Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square et à enregistrer ses arrivées et ses départs à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
Si l’ensemble d’autorisations de l’employé lui permet d’accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse e-mail qu’il utilisera pour se connecter. Il recevra alors une invitation par e-mail lui demandant de créer un mot de passe pour son compte.
Si un employé est autorisé à accéder à l’application Square et au Tableau de bord Square en ligne, il a besoin d’un code confidentiel personnel et d’une adresse e-mail pour se connecter.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Le cas échéant, cet employé sera invité par e-mail à créer ses propres identifiants de connexion pour accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel.
Remarque : Les codes confidentiels communs ne sont pas disponibles avec les abonnements Gestion des employés inclus avec Square pour détaillants Plus. Les employés doivent se connecter, se déconnecter et enregistrer leurs heures d’arrivée et de départ avec leur code confidentiel individuel à 4 chiffres.
Autorisations communes
Les membres de l’équipe peuvent se voir attribuer des autorisations pour les points de vente, suivre leur temps de travail et produire des rapports sur la main-d’œuvre.
Créez un nouvel ensemble d’autorisations communes
Accédez à Personnel et Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis à Autorisations.
Cliquez sur Créer un ensemble d’autorisations, puis saisissez un nom d’ensemble d’autorisations (p. ex., caissier, responsable, chauffeur).
Cochez la case correspondant aux autorisations que vous souhaitez accorder à un employé.
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Cliquez sur Continuer et sélectionnez les options pour lesquelles vous souhaitez accorder un accès à l’employé :
Solution PDV partagée : Autorisez cet employé à accéder à votre solution PDV au moyen d’un code confidentiel à quatre chiffres (p. ex., si plusieurs employés partagent le même PDV).
Solution PDV mobile : autorisez cet employé à se connecter à l’application Solution PDV Square avec son adresse e-mail et son mot de passe sur son propre appareil (pour les employés qui acceptent des paiements en déplacement).
Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels.
Cliquez sur Enregistrer.
Une fois créé, cet ensemble d’autorisations peut être attribué à tout employé à partir de son profil.
Gardez en tête, toutes les autorisations affichées dans la liste des autorisations ne seront pas applicables à Square pour détaillants.
Le tableau ci-dessous présente les autorisations communes du personnel que nous avons vues utilisées par des commerces de détail.
| Autorisation | Responsable | Caissier |
|---|---|---|
| Afficher toutes les transactions de ventes effectuées pour tous les employés | OUI | NON |
| Appliquer des remises et des gratuités limitées à une transaction | OUI | NON |
| Annuler les transactions | OUI | NON |
| Configurer les paramètres de passage en caisse | OUI | NON |
| Articles - Pour tous les points de vente | NON | NON |
| Ajuster manuellement les taxes lors d’une transaction | OUI | NON |
| Émettre des remboursements | OUI | OUI |
| Accès intégral aux factures | OUI | NON |
| Affichage, modification, création et suppression de données dans le répertoire de clients | OUI | NON |
| Mettre à jour le statut de fidélisation du client | OUI | NON |
| Transférer des fonds en utilisant le transfert instantané | OUI | NON |
| Consulter tous les rapports de ventes et de transactions dans le Tableau de bord | OUI | OUI |
Périodes de travail
Une fois que vous avez configuré vos Employés et Ensembles d’autorisations, vous pouvez suivre le temps de travail des employés avec Périodes de travail Square. Pour activer Périodes de travail Square, vous pouvez choisir le niveau gratuit ou payant dans la section Périodes de travail de votre Tableau de bord. Découvrez comment démarrer avec Gestion des horaires de travail.