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Gérer vos employés avec Square pour détaillants

Square pour détaillants Plus comprend des fonctionnalités de planification de base. Si vous avez besoin d’accéder à des outils de gestion du personnel plus avancés, comme les ensembles d’autorisations illimités et les badges d’employé, vous pouvez vous inscrire séparément à Accès avancé. Si vous avez besoin du suivi du temps de travail avancé, de la planification plus de 10 jours à l’avance et du suivi des commissions, vous pouvez vous abonner à Périodes de travail Square Plus.  En savoir plus sur Square for Retail.

Créer un nouveau profil d’employé

  1. Dans Personnel > Employés > liste d’employés dans votre tableau de bord de Square en ligne, cliquez sur Créer un employé.

  2. Saisissez le nom de l’employé et ses informations personnelles, puis cliquez sur Enregistrer. Remarque : vous devez saisir une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour envoyer une invitation à un employé afin qu’il configure son compte. 

  3. Sous Rémunération, indiquez si cet employé est exempté des heures supplémentaires. Cette action est nécessaire seulement si vous procédez au suivi du temps avec Périodes de travail Square. Attribuez ou créez un intitulé de poste et saisissez le salaire correspondant.

  4. Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square afin d’accepter des paiements, d’enregistrer ses arrivées et ses départs depuis l’application Square ou d’accéder au Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Activer des autorisations, puis sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.

    • Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square et à enregistrer ses arrivées et ses départs à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code confidentiel personnalisé à quatre chiffres ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.

    • Saisissez l’adresse e-mail qu’il utilisera pour se connecter. L’employé recevra un e-mail l’invitant à créer un mot de passe pour son compte.

    • Si un employé est autorisé à accéder à l’application Square et au Tableau de bord Square en ligne, il aura besoin d’un code confidentiel personnel et d’une adresse e-mail pour se connecter.

  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Le cas échéant, cet employé sera invité par e-mail ou par SMS à créer ses propres identifiants de connexion pour accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel.

Autorisations communes

Les employés peuvent se voir attribuer des autorisations pour les systèmes de caisse, suivre leur temps de travail et produire des rapports sur la main-d’œuvre.

Créer un nouvel ensemble d’autorisations communes

  1. Accédez à Personnel > Employés dans votre tableau de bord de Square en ligne, puis accédez à Autorisations.

  2. Cliquez sur Créer un ensemble d’autorisations, puis saisissez un nom d’ensemble d’autorisations (par exemple, caissier, responsable, livreur).

  3. Sélectionnez un niveau d’accès, puis cliquez sur Suivant.

    • Standard : comprend les autorisations de base pour le traitement des transactions au niveau du système de caisse. Cette option convient à de nombreux employés, comme les caissiers, les baristas, les fournisseurs de services et le personnel dans la salle à manger.

    • Avancé : comprend les autorisations plus avancées, comme l’annulation d’une vente, la mise à jour des stocks et la gestion des périodes de travail. Cette option convient aux employés ayant des rôles comme responsable de période de travail, gestionnaire et membre du personnel d’accueil.

    • Complet : active toutes les autorisations, à l’exception de la gestion des virements et des comptes bancaires. Cette option convient aux copropriétaires, aux directeurs généraux et aux autres employés administratifs.

  4. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations, par exemple, caissier ou livreur.

  5. Sélectionnez toutes les autorisations pertinentes pour chaque ensemble d’autorisations créé.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois créé, cet ensemble d’autorisations peut être attribué à tout employé à partir de son profil.

Souvenez-vous que toutes les autorisations affichées dans la liste des autorisations ne seront pas applicables à Square pour détaillants.

Le tableau ci-dessous présente les autorisations communes les plus utilisées par des commerces de détail.

Autorisation Manager Caissier
Afficher toutes les transactions de ventes effectuées pour tous les employés OUI NON
Appliquer des remises et des gratuités limitées à une transaction OUI NON
Annuler les transactions OUI NON
Configurer les paramètres de passage en caisse OUI NON
Articles : pour tous les points de vente NON NON
Ajuster manuellement les taxes lors d’une transaction OUI NON
Émettre des remboursements OUI OUI
Accès complet aux factures OUI NON
Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients OUI NON
Mise à jour du statut Client fidèle OUI NON
Transférer des fonds en utilisant le transfert instantané OUI NON
Consulter tous les rapports de ventes et les transactions dans le Tableau de bord OUI OUI

Périodes de travail Square

Une fois que vous avez configuré vos employés et vos ensembles d’autorisations, vous pouvez planifier leur temps de travail à l’aide de Périodes de travail Square. Pour activer Périodes travail Square, vous pouvez choisir le niveau payant ou le niveau gratuit depuis la section Périodes de travail de votre Tableau de bord Square. Assurez-vous d’accéder au Tableau de bord Square en ligne pour activer les paramètres de votre appareil.

Découvrez les codes d’appareils et comment démarrer en ce qui concerne la Gestion des horaires de travail.

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