Configurer votre équipe avec Square pour détaillants
Le coût d’abonnement mensuel de Square pour détaillants Plus comprend un accès complet à Gestion d’équipe et Quarts de travail Square Plus. L’abonnement Gestion d’équipe vous permet de créer des profils des membres de l’équipe pour plusieurs points de vente et de limiter les actions qu’ils peuvent entreprendre à partir de l’application Square pour détaillants et du Tableau de bord Square en ligne, tandis que Quarts de travail Square vous permet de planifier les quarts de travail de votre équipe, de suivre leur temps et de fournir des rapports sur les coûts de main-d’œuvre.
Remarque : Équipe Plus et Quarts de travail Plus ne sont pas inclus avec Square pour détaillants Gratuit. Si nécessaire, vous pouvez toujours utiliser l’abonnement gratuit pour l’un ou l’autre service avec Square pour détaillants Gratuit, ou vous abonner aux versions payantes de l’un ou l’autre service pour accéder à des fonctionnalités supplémentaires. En savoir plus sur les différences entre Square pour détaillants Gratuit et Square pour détaillants Plus.
Créer un nouveau profil de membre de l’équipe
À partir de la liste Personnel et Équipe >Membres de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un membre de l’équipe.
Saisissez le nom du membre de l’équipe et ses renseignements personnels et cliquez sur Enregistrer.
Sous Rémunération, indiquez si ce membre de l’équipe est admissible ou non aux heures supplémentaires rémunérées. Ce choix est seulement nécessaire si vous faites le effectuer le suivi des heures avec Quarts de travail Square. Attribuez ou créez un intitulé de poste et entrez le salaire.
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Pour autoriser le membre de votre équipe à se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, pointer ses heures d’arrivée ou de départ à l’aide de l’application Square ou accéder au Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Activer des autorisations et sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.
Pour autoriser le membre de votre équipe à se connecter à l’application Square et à pointer ses heures d’arrivée et de départ à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.
Si l’ensemble d’autorisations du membre de votre équipe lui permet d’accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse courriel qu’il utilisera pour se connecter. Le membre de votre équipe recevra alors une invitation par courriel lui demandant de créer un mot de passe pour son compte.
Si un membre de l’équipe a obtenu un accès à l’application Square et au Tableau de bord Square en ligne, il aura besoin d’un code confidentiel et d’une adresse courriel pour se connecter.
Si vous êtes abonné à Équipe Plus ou à Square pour détaillants Plus, vous pouvez associer des badges des membres de l’équipe avec les membres individuels de l’équipe au lieu d’un code confidentiel pour ajouter une couche supplémentaire de sécurité à votre compte. Les badges permettent aux membres de l’équipe de se connecter à votre point de vente en fonction des autorisations qui leur ont été attribuées et de pointer l’arrivée et le départ pour leurs quarts de travail.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Le cas échéant, ce membre de l’équipe sera invité par courriel à créer son propre identifiant de connexion pour accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel.
Autorisations de l’équipe
Les membres de l’équipe peuvent obtenir des autorisations pour la Solution PDV, effectuer le suivi de leur temps et générer des rapports sur la main-d’œuvre.
Créer un nouvel ensemble d’autorisations de l’équipe
Accédez à Personnel > Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Autorisations.
Cliquez sur Créer un ensemble d’autorisations, puis saisissez un nom d’ensemble d’autorisations (p. ex., caissier, responsable, chauffeur).
Cochez la case correspondant aux autorisations que vous souhaitez accorder à un membre de l’équipe.
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Cliquez sur Continuer et sélectionnez les endroits où vous souhaitez accorder un accès au membre de l’équipe :
Solution PDV partagée : Autorisez cet employé à accéder à votre Solution PDV au moyen d’un code confidentiel à quatre chiffres (p. ex., si plusieurs employés partagent le même PDV).
Solution PDV mobile : Autorisez cet employé à se connecter à l’application Solution PDV Square avec son adresse courriel et son mot de passe sur son propre appareil (pour les employés qui acceptent des paiements en déplacement).
Tableau de bord : Autorisez cet employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son propre courriel et mot de passe.
Cliquez sur Enregistrer.
Une fois créé, cet ensemble d’autorisations peut être attribué à tout membre de l’équipe à partir de son profil.
N’oubliez pas que les autorisations affichées dans la liste ne concernent pas toutes Square pour détaillants.
Consultez le tableau ci-dessous présentant les autorisations d’équipe les plus couramment utilisées dans les entreprises de commerce au détail.
| Autorisation | Responsable | Caissier |
|---|---|---|
| Afficher toutes les transactions de ventes effectuées pour tous les membres de l’équipe | ACTIVÉ | DÉSACTIVÉ |
| Appliquer des remises et des gratuités limitées à une transaction | ACTIVÉ | DÉSACTIVÉ |
| Annuler les transactions | ACTIVÉ | DÉSACTIVÉ |
| Configurer les paramètres de passage en caisse | ACTIVÉ | DÉSACTIVÉ |
| Articles - Pour tous les points de vente | DÉSACTIVÉ | DÉSACTIVÉ |
| Rajuster manuellement les taxes lors d’une transaction | ACTIVÉ | DÉSACTIVÉ |
| Émettre des remboursements | ACTIVÉ | ACTIVÉ |
| Plein accès aux factures | ACTIVÉ | DÉSACTIVÉ |
| Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients | ACTIVÉ | DÉSACTIVÉ |
| Mettre à jour l’état de fidélisation du client | ACTIVÉ | DÉSACTIVÉ |
| Transférer des fonds en utilisant le transfert instantané | ACTIVÉ | DÉSACTIVÉ |
| Consulter tous les rapports de ventes et de transactions dans le Tableau de bord | ACTIVÉ | ACTIVÉ |
Quarts de travail
Une fois que vous avez configuré les membres de votre équipe et les ensembles d’autorisations, vous pouvez suivre leur temps de travail à l’aide de Quarts de travail Square. Pour activer Quarts de travail Square, vous pouvez choisir le niveau gratuit ou payant dans la section Quarts de travail de votre tableau de bord. Apprenez-en plus sur comment démarrer avec Gestion des quarts de travail.