Gérer les rendez-vous Square
Définir les points de vente et les horaires de votre personnel
Les heures de travail et les fuseaux horaires de votre personnel sont d’abord définis par les paramètres de l’entreprise.
Pour personnaliser le point de vente, les heures de travail et le fuseau horaire d’un membre donné de votre personnel :
Sélectionnez votre employé.
Sous Adresse et heures d’ouverture, activez ses points de vente et définissez ses horaires pour chacun.
Cliquez sur Enregistrer.
Une fois ces données définies, le membre du personnel aura des heures personnalisées. Les modifications apportées à vos heures d’ouverture n’affecterons pas ses heures de disponibilité.
Si vous ne définissez pas d’heures personnalisées, les modifications apportées aux heures d’ouverture et au fuseau horaire s’appliqueront également aux heures de disponibilité de cet employé.
Les horaires définis sur la page de l’employé sont reflétés sur le calendrier des disponibilités ainsi que sur le calendrier de l’employé lui-même.
Gérer l’emploi du temps du personnel
Vous pouvez définir la disponibilité des employés à la semaine, ce qui vous permet de contrôler encore mieux votre planification. Planifiez les absences de plusieurs jours comme les vacances, faites des changements ponctuels au besoin et gérez les périodes de travail de vos employés sans affecter les heures d’ouverture de votre entreprise ou les heures de travail de votre personnel.
Pour ce faire :
Accédez à l’onglet Calendrier de votre Tableau de bord Rendez-vous Square.
Sélectionnez le menu déroulant Affichage du personnel.
Sélectionnez l’employé et la semaine pour lesquels vous souhaitez personnaliser les heures.
Définissez les heures et cliquez sur Terminé.
Si vous êtes le seul membre du personnel, vous verrez l’option Personnaliser la disponibilité à côté du bouton Créer un rendez-vous dans l’onglet Calendrier.
Votre nouvelle disponibilité s’affichera dans votre navigateur et dans le calendrier iOS, ainsi que sur votre site de réservation pour la semaine sélectionnée.
Remarque : la disponibilité personnalisée doit être définie par point de vente en sélectionnant un point de vente dans la liste déroulante de l’onglet Calendrier du Tableau de bord de Rendez-vous Square.
Services proposés
Une fois que vous avez des services créés, sélectionnez les services que chaque membre du personnel peut fournir.
Vous pourrez également appliquer des frais d’annulation uniques par employé et des durées uniques par type de service.
Présentation du membre du personnel
Faites défiler la page jusqu’à Présentation pour inclure une présentation de votre employé incluant ses spécialités et les services qu’il propose. Assurez-vous d’enregistrer vos modifications.
Gérer les rendez-vous des membres du personnel
En tant que titulaire du compte de Rendez-vous Square, affichez et modifiez les rendez-vous de votre personnel.
Depuis votre Calendrier, sélectionnez le menu déroulant en haut à gauche de l’écran et choisissez l’affichage côte à côte pour consulter simultanément les activités à venir de chaque employé.
Désactiver ou supprimer du personnel
Vous pouvez désactiver les réservations pour certains membres du personnel ou supprimer du personnel de votre compte.
Désactiver les réservations pour le personnel
Désactivez la Visibilité des réservations en ligne pour changer la disponibilité. Désactiver un membre du personnel le supprime de votre site de réservation public sans annuler les rendez-vous déjà pris. Le personnel disposant d’un accès complet pourront continuer d’affecter cet employé à des rendez-vous futurs.
Supprimer du personnel
Pour supprimer un employé de votre compte :
À partir de l’onglet Personnel de votre Tableau de bord de Rendez-vous Square, cliquez sur l’employé que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur l’icône de corbeille au bas de la page.
Cliquez sur Supprimer l’employé.
Remarque : Si vous supprimez un membre du personnel, toutes ses informations seront effacées de votre compte.
Une fois le membre du personnel supprimé, si vous souhaitez désactiver sa capacité à traiter des paiements ou accéder à son calendrier en ligne, accédez à son profil d’employé.
Pour empêcher le personnel d’accéder à l’application Rendez-vous Square :
Sur votre Tableau de bord Square, cliquez sur Personnel.
Cliquez sur le nom de l’employé que vous souhaitez désactiver.
Sélectionnez Désactiver dans le coin supérieur droit.
Remarque : Pour l’instant, il n’est pas possible de supprimer le profil d’un employé. Pour masquer le personnel inactif de votre liste d’employés, sélectionnez Statut > Actif en haut à gauche pour filtrer votre liste afin d’afficher uniquement les employés actifs.
Gérer les rendez-vous récurrents
Programmez des rendez-vous récurrents depuis votre Calendrier de Rendez-vous Square ou depuis votre application Rendez-vous.
À partir de votre tableau de bord Rendez-vous Square :
Cliquez sur Créer un rendez-vous.
Indiquez les détails du client et les informations relatives au rendez-vous.
Sous Détails du rendez-vous, définissez la récurrence.
Cliquez sur Enregistrer.
À partir de l’application Rendez-vous :
Ouvrez l’application et créez un nouveau rendez-vous.
Appuyer sur Récurrent > activez l’option Rendez-vous récurrent.
Sous Se répète tou(te)s les, utilisez le sélecteur de date pour définir la récurrence.
Si vous voulez que ce rendez-vous se répète un jour précis du mois :
-
Sur iOS, sous Intervalle, sélectionnez le jour où vous souhaitez que ce rendez-vous se répète.
Sur Android, sous Se répète le, sélectionnez le jour où vous souhaitez que ce rendez-vous se répète.
Sélectionnez OK.
Annuler des rendez-vous récurrents
Vous pouvez annuler des rendez-vous récurrents à partir de votre tableau de bord Rendez-vous Square ou de l’application Rendez-vous.
À partir de votre tableau de bord Rendez-vous Square :
Accédez à la page Rendez-vous de votre tableau de bord de Square en ligne.
Sélectionnez le rendez-vous que vous souhaitez annuler > Annuler le rendez-vous.
Vous pouvez choisir d’annuler uniquement ce rendez-vous, ce rendez-vous et de futurs rendez-vous de la série ou tous les rendez-vous de la série.
Effectuez vos modifications, puis sélectionnez Enregistrer.
À partir de l’application Rendez-vous sur iOS :
Ouvrez l’application et sélectionnez le rendez-vous que vous souhaitez annuler.
Cliquez sur Annuler le rendez-vous.
Vous pouvez choisir d’annuler uniquement ce rendez-vous, ce rendez-vous et de futurs rendez-vous de la série ou tous les rendez-vous de la série.
Sélectionnez l’option de votre choix et cliquez sur Enregistrer.
À partir de l’application Rendez-vous sur Android :
Ouvrez l’application et sélectionnez le rendez-vous que vous souhaitez annuler.
Cliquez sur Annuler le rendez-vous.
Vous pouvez choisir d’annuler uniquement ce rendez-vous, ce rendez-vous et de prochains rendez-vous de la série ou tous les rendez-vous de la série.
Sélectionnez l’option de votre choix et cliquez sur Enregistrer.
Afficher le calendrier organisé en couleurs par services
Vous pouvez organiser votre calendrier par services plutôt que par l’employé assigné à chaque rendez-vous. Si un rendez-vous comprend plusieurs services, ce rendez-vous comportera plusieurs couleurs sur votre calendrier. Vous pouvez alterner entre l’affichage de votre calendrier par services et par employé à tout moment depuis les paramètres de votre calendrier.
Pour attribuer des couleurs à chaque service :
À partir du Tableau de bord Rendez-vous :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et accédez à Articles>Catalogue de services
Sélectionnez l’un de vos services.
Cliquez sur la vignette d’article et sélectionnez la couleur que vous souhaitez attribuer à ce service.
Cliquez sur Enregistrer.
Répétez ces étapes pour vos autres services.
À partir de l’application Rendez-vous :
Accédez à Articles et services à partir du menu.
Appuyez sur Services.
Sélectionnez l’un de vos services.
Appuyez sur la vignette d’article et sélectionnez la couleur que vous souhaitez attribuer à ce service.
Appuyez sur Enregistrer.
Répétez ces étapes pour vos autres services.
Pour afficher votre calendrier par service :
À partir du Tableau de bord Rendez-vous :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et accédez à Rendez-vous > Calendrier.
Cliquez sur l’icône en forme de roue crantée pour ouvrir les paramètres de votre calendrier.
Activez l’option Afficher votre calendrier par service.
Cliquez sur Enregistrer.
À partir de l’application Rendez-vous :
Depuis l’écran du calendrier, ouvrez vos Paramètres du calendrier.
Faites défiler la page jusqu’à Code couleur et sélectionnez Par service.
Appuyez sur Enregistrer.
Remarque : l’option permettant d’afficher le calendrier par services est uniquement disponible sur votre Tableau de bord Square en ligne et sur les appareils Android. Cette option n’est pas disponible sur les appareils iOS.