Gérer vos factures avec l’application Factures Square
Accepter des paiements de factures depuis l’application Factures Square
Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.
Appuyez sur la facture à partir de votre liste ou apprenez comment créer une facture depuis votre appareil mobile.
Appuyez sur Ajouter un paiement sous le suivi du statut de la facture et sélectionnez Encaisser maintenant.
Glissez, insérez ou présentez la carte de votre client, ou sélectionnez un autre mode de paiement (carte enregistrée, espèces, carte-cadeau, chèque ou autre).
L’écran final Facture payée s’affiche une fois le paiement finalisé.
Votre client recevra automatiquement une confirmation de paiement à l’adresse e-mail associée à sa facture.
Le pourboire sur les factures est disponible et configurable lorsque vous créez une facture.
Les paiements effectués à partir de l’application Factures Square ne prennent pas en charge les signatures sur papier. Toutes les signatures de cartes se feront sur l’écran de l’appareil, même si le paramètre Signature sur l’appareil est désactivé.
Renvoyer et archiver les factures à partir de l’application Factures Square
Renvoyer une facture
Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.
Sélectionnez la facture que vous souhaitez modifier dans votre liste.
Appuyez sur Modifier ou Annuler la facture.
Effectuez toutes les modifications nécessaires et appuyez sur Renvoyer.
Confirmez ou modifiez les destinataires mis en copie sur la facture afin de déterminer qui sera informé des modifications et des annulations de facture.
Archiver une facture
Vous pouvez déplacer des factures, notamment les factures annulées et non payées, dans une archive distincte pour rester organisé et masquer les factures plus anciennes ou moins pertinentes.
Pour ce faire :
Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.
Dans votre liste, sélectionnez la facture que vous souhaitez archiver.
Faites défiler vers le bas et appuyez sur Autres > Archiver.
Si vous voulez restaurer une facture, sélectionnez Désarchiver à partir du menu.
Pour afficher toutes les factures archivées, sélectionnez Toutes les factures > Archives dans le menu.
Personnaliser vos factures
Personnalisez les paramètres par défaut de vos factures et ajustez les champs suivants :
Paramètres de base : choisissez le mode et la date d’envoi de vos factures, fixez des échéances, demandez une adresse de livraison et définissez des rappels de facture.
Personnalisation de la facture : ajoutez un titre, un message et des champs personnalisés supplémentaires, comme les conditions d’utilisation, la politique d’annulation ou d’autres détails.
Paramètres de paiement : définissez les paramètres de paiement par défaut pour les nouvelles factures, tels que les modes de paiement acceptés, le paiement au moyen de cartes enregistrées avec Factures Square et une option de pourboire.
Vous pourrez modifier tous les champs personnalisables au moment de créer une facture.
Vous pouvez ajouter un champ personnalisable à votre facture, comme vos conditions générales ou une politique de retour, et décider de l’emplacement du champ personnalisé sur votre facture.
Lors de la création d’une facture, sélectionnez Ajouter un champ personnalisé après Options de paiement. Saisissez le titre et le texte de votre champ personnalisé, choisissez l’emplacement du champ, puis appuyez sur Enregistrer. Passez en revue et envoyez votre facture comme d’habitude.
En savoir plus sur la personnalisation de vos reçus et factures.
Partager une facture depuis votre application Factures Square
Ouvrez l’application Factures Square et appuyez sur Factures.
Appuyez sur Créer une facture.
Dans le champ d’envoi, appuyez sur Partager l’URL manuellement.
Remplissez la facture, puis appuyez sur Créer.
Appuyez sur Copier le lien pour copier l’URL à partager dans le presse-papiers ou sélectionnez Plus d’options pour partager la facture avec votre client par e-mail, SMS ou via réseau social.
Vous retrouverez également un bouton de partage de lien dans une facture existante. Copiez le lien URL au bas de l’écran des détails de la facture pour le partager depuis votre appareil mobile.
Remarque : Il n’est pas possible pour l’instant d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.
Ajouter des rappels automatiques aux factures
Lorsque vous créez une facture, faites défiler jusqu’à Détails de la facture.
Appuyez sur Rappels, puis activez Programmer des rappels de paiement.
Modifiez les options par défaut. Sélectionnez Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.
Remplissez et programmez ou envoyez votre facture.
L’envoi des rappels cesse dès lors que la facture est payée.
Remarque : si une facture est envoyée par SMS, les rappels automatiques ne seront pas envoyés à vos clients. Les rappels automatiques s’appliquent uniquement aux factures envoyées manuellement ou par e-mail.
Envoyer un rappel pour une facture depuis l’application Factures Square
Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.
Choisissez dans votre liste la facture pour laquelle vous voulez envoyer un rappel.
Faites défiler jusqu’au bas des détails de la facture et appuyez sur Envoyer un rappel.
Remarque : quand une facture est envoyée par SMS, un rappel manuel sera envoyé par e-mail si le client dispose d’une adresse e-mail enregistrée dans votre répertoire de clients.
Dupliquer une facture à partir de l’application Factures Square
Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.
Choisissez dans votre liste la facture que vous souhaitez dupliquer.
Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et appuyez sur Dupliquer.
Une page comportant la nouvelle facture reprenant les détails précédents s’affiche. Modifiez les sections au besoin, puis appuyez sur Envoyer.
Envoyez une estimation de facture depuis l’application Factures Square
Envoyez une estimation du prix des biens ou des services à un acheteur potentiel avant d’envoyer une facture.
Sélectionnez + dans le menu de navigation et appuyez sur Estimation.
Appuyez sur Ajouter un client pour créer un nouveau client ou en ajouter un depuis votre répertoire. Vous pouvez également ajouter des destinataires supplémentaires à l’estimation si nécessaire.
Ajoutez un titre, un ID et un message personnalisé pour l’estimation, puis appuyez sur Enregistrer.
Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, choisissez d’ajouter une photo à partir de votre appareil mobile, de prendre une photo ou de joindre un fichier PDF.
Si nécessaire, vous pouvez ajouter un Square Contracts à votre estimation. Sélectionnez Ajouter une estimation sur les appareils iOS ou Continuer sur Android. Remarque : les contrats peuvent être ajoutés aux estimations depuis les appareils iOS et Android. Cependant, à l’heure actuelle, vous ne pouvez modifier les contrats qu’à partir de votre tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Ajouter une estimation sur les appareils iOS ou Continuer sur Android.
Ajoutez des Articles ou des multiple packages à votre estimation. Vous pouvez également définir une date d’envoi, une date de service ou de vente et une date d’expiration ou un calendrier de paiement.
Une fois tous les détails de votre estimation complétés, appuyez sur Passer en revue et envoyer.
Convertir une estimation en facture
Accédez à Estimations dans la barre de navigation et appuyez sur l’estimation en attente.
Faites défiler vers le bas et sélectionnez Convertir en facture.
Appuyez sur Envoyer pour envoyer cette facture à votre client.
Remarque : lorsqu’une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Ainsi, si une estimation est envoyée par SMS, la facture convertie automatiquement le sera également.
Archiver une estimation
Vous pouvez déplacer des estimations, y compris des estimations annulées et non payées, dans une archive distincte pour vous aider à rester organisé et à masquer les estimations plus anciennes ou moins pertinentes.
Pour ce faire :
Sélectionnez Estimations dans la barre de navigation.
Choisissez dans votre liste l’estimation que vous souhaitez archiver.
Faites défiler vers le bas et appuyez sur Autres > Archiver.
Si vous voulez restaurer une estimation, sélectionnez Désarchiver à partir du menu.
Remarque : vous pouvez affiner votre recherche d’une facture ou d’une estimation en recherchant des champs ou des mots clés spécifiques tels que le nom du client, son e-mail, son numéro de téléphone, le titre, etc. Consultez la liste détaillée des champs de facture que vous pouvez rechercher dans notre Centre d’assistance.