Envoyer des factures avec l’application Factures Square
Créer une facture
Pour créer une facture depuis l’application Factures Square :
Sélectionnez Factures dans le menu de navigation, puis appuyez sur Créer une facture.
Appuyez sur Ajouter un client pour créer un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire. Incluez des destinataires supplémentaires et demandez une adresse de livraison si nécessaire.
Sélectionnez les Articles à ajouter à la facture. Appuyez sur Ajouter un autre article pour appliquer des frais de service à la facture, pour des coûts tels que l’expédition ou le traitement, qui seront demandés en plus du paiement initial de la facture. Remarque : Les frais de service par défaut peuvent être créés à partir de la section Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne. Sinon, vous pouvez mettre en place des frais de service variables, qui vous permettent de spécifier le montant ou le pourcentage exact au moment de la constitution du panier.
Sous Calendrier des versements, choisissez un calendrier de versements, optez pour demander un acompte ou fractionner le paiement de la facture en plusieurs jalons.
Choisissez de rendre la facture Récurrente ou Unique, et sélectionnez la date d’échéance et d’envoi de la facture. Vous pouvez également ajouter une Date de vente ou service à la facture ici.
Indiquez le Mode de paiement accepté pour la facture.
Ajoutez les Détails de la facture, tels que le titre de la facture, son numéro ou un message personnalisé, puis appuyez sur Enregistrer.
Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, choisissez d’ajouter une photo à partir de votre appareil mobile, de prendre une photo ou de joindre un fichier PDF.
Appuyez sur Continuer pour choisir votre mode de communication et ajouter des Rappels de paiement.
Une fois tous les détails de la facture complétés, appuyez sur Envoyer la facture.
Remarque : les valeurs des factures par défaut peuvent être consultées et modifiées à partir de votre Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Factures Square (appareils iOS uniquement). Il est actuellement impossible d’ajouter une unité et des quantités décimales si vous ajoutez un Montant personnalisé à une facture.
Les clients peuvent payer les factures Square par le biais de leur smartphone ou en ligne avec une carte de paiement pris en charge, Apple Pay ou Google Pay. Les clients peuvent également effectuer des paiements partiels en ligne, mais uniquement avec une carte de paiement reconnue. Les factures payées apparaîtront dans les transactions de l’application et de votre Tableau de bord Square en ligne, sous Transactions.
En vous abonnant à Factures Square Plus, vous pouvez accéder à vos estimations de forfaits multiples, convertir automatiquement les estimations acceptées en factures et créer des champs personnalisés et des modèles de contenu, le tout à partir de l’application Factures Square.
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Ajouter des pièces jointes à des factures
Lorsque vous créez une facture, sélectionnez Ajouter une pièce jointe.
Choisissez une photo dans votre galerie de photos ou prenez-en une.
Modifiez le nom de l’image si nécessaire et appuyez sur Télécharger.
Pour ajouter d’autres pièces jointes, retournez à l’étape 1.
Appuyez sur Envoyer.
Remarque : vous pouvez télécharger un maximum de 10 fichiers au format PNG ou JPG, d’une taille combinée ne dépassant pas 25 Mo.
| N’utilisez pas cette fonctionnalité pour télécharger des renseignements médicaux personnels, des contenus illégaux ou des contenus qui enfreignent les Conditions d’utilisation. Les contenus que vous téléchargez pourront être étudiés et utilisés par Square en vue de contester une rétrofacturation. |
Créez une série de factures récurrentes depuis l’application Factures Square
Sélectionnez + dans le menu de navigation et appuyez sur Facture récurrente.
Appuyez sur Ajouter un client pour créer un nouveau client ou ajoutez-en un depuis votre répertoire, puis activez l’option permettant de demander une adresse d’envoi au besoin.
Appuyez sur Ajouter un article pour ajouter des articles de votre catalogue d’articles. Une fois ajouté, appuyez sur le nom de l’article pour ajuster la quantité ou ajouter une note. Pour ajouter une remise à la facture intégrale, appuyez sur Réduction et sélectionnez une réduction existante dans votre catalogue d’articles. Pour appliquer des frais de service à votre facture, comme les frais de livraison ou de traitement, sélectionnez Ajouter un autre article > Frais de service et sélectionnez les frais de service que vous souhaitez appliquer à la facture. Vous pouvez également configurer des frais de service variables, ce qui vous permet de spécifier le montant ou le pourcentage exact au moment de la constitution du panier.
En dessous de Détails du paiement, sélectionnez Mode de facturation pour choisir si vous souhaitez que la facture soit envoyée à votre client par e-mail ou si vous préférez partager directement l’URL avec lui. Si votre client possède déjà une carte enregistrée, vous pouvez la sélectionner comme mode de paiement.
En dessous de Fréquence, sélectionnez Récurrente, puis définissez la fréquence d’envoi de cette facture et sa date d’échéance.
Sélectionnez la date de Début de votre facture, ainsi qu’une date d’Échéance pour chaque facture.
Si vous souhaitez permettre à votre client d’opter pour Paiements automatiques avec carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Votre client aura ainsi la possibilité d’enregistrer en toute sécurité sa carte de paiement et d’être débité automatiquement pour chaque facture de la série récurrente. La carte de votre client sera automatiquement débitée selon le calendrier de la série.
Appuyez sur Rappels de paiement et saisissez un message personnalisé que votre client recevra comme e-mail de notification lorsque le paiement sera dû. Appuyez sur Ajouter un rappel.
Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre, un numéro de facture personnalisé pour qu’elle corresponde à celle de vos dossiers, et tous les e-mails ou numéros de téléphone supplémentaires à copier. Sélectionnez Ajouter des pièces jointes ou incluez une Date de vente ou service, si nécessaire.
Ajoutez un message personnalisé à cette facture et cliquez sur Enregistrer.
Activez l’option Demander une adresse d’envoi pour rendre la saisie d’une adresse de livraison par le client obligatoire. Vous pouvez aussi activer les options Autoriser les pourboires pour autoriser l’ajout de pourboires aux factures et Autoriser le client à enregistrer sa carte permettre à vos clients d’enregistrer leur carte lors du paiement de la facture et ainsi débiter pour de futures factures.
Une fois terminé, vous pouvez sélectionner Aperçu pour voir à quoi ressemblera la facture pour le client, puis appuyer sur Enregistrer le brouillon ou Envoyer.
Définir un Calendrier des versements
Vous pouvez définir pour vos clients un Calendrier des versements pour une facture. Avec les factures progressives, vous pouvez permettre au client d’effectuer jusqu’à 12 paiements échelonnés, sans compter le paiement de l’acompte initial si vous en avez demandé un.
Pour en savoir plus sur les factures progressives, consultez notre Centre d’assistance.