Gérer les bons de commande avec Square pour détaillants
Avec les abonnements Square for Retail Plus et Premium, vous pouvez facilement créer, modifier et gérer des bons de commande pour vous approvisionner en produits, suivre les fournisseurs et recevoir des stocks. Remarque : Les bons de commande ne sont pas disponibles avec Square pour détaillants Gratuit.
Créer un nouveau bon de commande
- Accédez à Articles > Gestion des stocks > Bons de commande.
- Cliquez sur Créer un bon de commande.
- Saisissez les détails du bon de commande, tels que le nom du fournisseur, l’adresse de livraison, la date prévue et les informations d’articles.
- Cliquez sur Créer ou Enregistrer comme brouillon.
- Vérifiez l’adresse e-mail de votre fournisseur et ajoutez une note facultative. Pour voir le bon de commande avant de l’envoyer, cliquez sur Aperçu de l’e-mail.
- Si vous souhaitez recevoir une copie du bon de commande, sélectionnez M’envoyer une copie, Enregistrer comme PDF ou Enregistrer comme CSV.
- Cliquez sur Envoyer ou Terminé.
Vous pouvez créer, modifier et gérer des bons de commande directement depuis l’application PDV Square pour détaillants sur les appareils iOS et Square Register. Pour ce faire :
- À partir du menu de navigation, appuyez sur Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, appuyez sur l’icône Liste pour afficher les stocks.
- Touchez Bons de commande > Créer un bon de commande.
- Sélectionnez un fournisseur existant ou appuyez sur Créer un nouveau fournisseur.
- Utilisez la barre de recherche ou un lecteur de code-barres compatible pour sélectionner les articles à appliquer au bon de commande, puis appuyez sur Continuer. Remarque : Vous pouvez voir seulement les articles associés au fournisseur actif en appuyant sur une option lors de la recherche en regard du filtre « Nom du fournisseur uniquement ».
- Choisissez la variante dont vous souhaitez modifier les stocks, puis appuyez sur Continuer.
- Continuez à modifier les stocks si nécessaire.
- Confirmez les coûts unitaires, les codes fournisseur et les quantités. Pour ajuster, touchez le champ correspondant. Appuyez sur Continuer.
- Vérifiez les détails du bon de commande.
- Ajoutez une date prévue et les taxes.
- Touchez Créer ou Enregistrer pour finaliser le brouillon plus tard.
Une fois le bon de commande créé, vous aurez la possibilité d’en envoyer une copie au fournisseur ou à vous-même. Vous pouvez également ajouter une note facultative.
Remarque importante
Il est possible d’ajouter jusqu’à 500 articles uniques à un seul bon de commande.
Une fois que vous avez créé un bon de commande pour un fournisseur existant, la variante de l’article sera associée à ce fournisseur et au coût d’achat auprès de ce fournisseur. Les articles associés à des Fournisseurs seront visibles sous l’ongletCatalogue d’articles du profil du fournisseur.
Générer automatiquement un nouveau bon de commande en ligne
Les bons de commande automatiques vous permettent de savoir quels articles sont en stock réduit. À un haut niveau, Square prend des décisions basées sur plusieurs éléments d’information :
La quantité de stock actuel d’un article, aussi bien en stock qu’en commande
Une prévision des ventes pour cet article
Une prévision de délai pour cet article
Square vous conseillera de recommander un article si, en fonction de ces informations, nous prévoyons que la totalité du stock d’un article sera vendue avant le réapprovisionnement par votre fournisseur.
Par exemple, vous avez un article Jeans Levis Slim Fit XL dont 6 unités sont en stock et 6 en commande. Nous prévoyons que sur la base de vos bons de commande précédents, il faudra 7 jours à ces articles pour être envoyés par votre fournisseur et arriver. Nous prévoyons aussi que vous allez en vendre 2 par jour. Cela signifie que dans les 7 prochains jours, vous allez vendre 14 unités. Cependant, vous n’avez que 12 articles en stock et en commande. L’article sera donc affiché dans les bons de commande automatiques.
Pour activer les bons de commande automatiques :
Accédez à Articles > Paramètres et stock > Activer les bons de commande générés automatiquement dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Remarque : Une bannière pour les bons de commande automatiques sera affichée dans la section Bons de commande du tableau de bord, une fois activée dans les paramètres. Pour les articles soumis aux bons de commande automatiques, le fournisseur et l’historique de vente doivent être définis par défaut.
Importer un bon de commande
Avec Square pour détaillants Plus, vous pouvez gagner du temps lors de la création de bons de commande en important une version CSV ou Excel du bon de commande par le biais du Tableau de bord Square en ligne.
Avant d’importer un bon de commande, nous vous recommandons de télécharger le modèle pour l’import de Square. Pour ce faire, cliquez sur le lien ci-dessous ou consultez la section Articles de votre Tableau de bord en ligne.
Nous vous recommandons de télécharger le modèle d’importation de Square pour faciliter le processus, mais vous pouvez également choisir d’utiliser votre propre modèle, à condition qu’il s’agisse d’un fichier CSV ou Excel.
Après avoir rempli le modèle, vous pourrez importer le fichier CSV ou Excel. Pour ce faire :
Accédez à Articles > Gestion des stocks > Commandes sur votre Tableau de bord Square en ligne.
Si vous travaillez directement à partir d’un nouveau bon de commande, l’option d’importation apparaîtra également.
Cliquez sur Importer.
Faites glisser le fichier et déposez-le dans la fenêtre contextuelle Importer des bons de commande, ou cliquez sur sélectionnez-le depuis votre ordinateur pour télécharger le modèle directement depuis vos fichiers. Remarque : Si vous n’avez pas rempli le modèle, cliquez sur Télécharger le modèle pour démarrer.
Cliquez sur Importer.
Sélectionnez l’identifiant d’article approprié en choisissant le nom de l’article, le SKU ou le GTIN pour permettre d’identifier facilement les doublons d’articles lors du processus d’importation. Remarque : Square recommande de sélectionner soit le SKU soit le GTIN comme identifiant d’article approprié pour simplifier le processus.
Cliquez sur Suivant.
Remarque : Tous les identifiants d’article doivent correspondre exactement à un article ou à une variante pour que le processus d’importation réussisse.
Si vous utilisez votre propre modèle, vous devrez faire correspondre les colonnes pendant la première partie du processus d’importation. Pour ce faire :
Cliquez sur le bouton Importer pour commencer le processus d’importation et télécharger votre modèle personnalisé.
Une fois ce dernier téléchargé, vous verrez l’écran Faire correspondre les colonnes du document. À partir de là, utilisez les menus déroulants pour confirmer que chaque attribut de bon de commande Square correspond à la bonne colonne dans votre fichier d’importation.
Cliquez sur Suivant pour continuer le processus d’importation.
Le processus d’importation peut prendre jusqu’à une minute, mais ne dure généralement que quelques secondes. Vérifiez qu’aucun message d’erreur ne s’affiche pendant l’importation. Une fois l’importation terminée, le bon de commande qui vient d’être créé apparaîtra en haut de la liste des bons de commande disponible dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Vous pouvez également importer vos brouillons de bons de commande existantes déjà associées à votre compte en exportant le brouillon. Pour ce faire, cliquez sur ••• en face du brouillon du bon de commande et sélectionnez Enregistrer comme CSV.
Gérer les bons de commande existants
- Accédez à Articles et commandes > Articles > Gestion des stocks > Bons de commande.
- Cliquez sur le bon de commande à modifier.
- Cliquez sur Modifier la commande > mettez à jour les détails de la commande.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : la modification d’un bon de commande ne génère pas automatiquement un nouvel e-mail destiné à votre fournisseur. Pour vous assurer qu’il reçoive les détails de la commande mise à jour :
- Depuis Bons de commande, cliquez sur ••• à droite du bon de commande.
- Cliquez sur Envoyer par e-mail.
- Ajoutez une note expliquant que le bon de commande a été mis à jour.
- Cliquez sur Envoyer.
Vous pouvez également modifier un bon de commande existant directement depuis l’application Solution PDV Square pour détaillants sur tout appareil compatible (iPhone, iPad, Square Terminal et Square Register). Pour commencer :
- Dans la barre de navigation située au bas de votre écran, appuyez sur Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, appuyez sur l’icône de liste pour afficher le Stock.
- Appuyez sur Bons de commande puis sur le bon de commande approprié dans la liste des bons « Actifs ».
- Sélectionnez les articles que vous souhaitez modifier pour afficher l’écran « Modifier l’article à recevoir ».
- Modifiez les informations pertinentes et répétez ces étapes pour tout article concerné.
- Appuyez sur Enregistrer pour finaliser la modification.
Pour annuler un bon de commande depuis votre Tableau de bord en ligne Square :
- Depuis l’onglet Bons de commande, cliquez sur ••• en face du bon de commande que vous souhaitez annuler.
- Cliquez sur Annuler la commande.
Remarque : une fois qu’un bon de commande a été annulé, il sera déplacé dans la section Commandes archivées. Il n’est actuellement pas possible d’annuler des bons de commande depuis l’application Square pour détaillants.
Recevoir un bon de commande
- Dans l’onglet Commandes, cliquez sur le bon de commande que vous avez reçu.
- Cliquez sur Tout recevoir ou Ne rien recevoir. Pour recevoir des stocks partiellement, cliquez sur Recevoir dans la ligne Produit.
- Saisissez le nombre d’unités à recevoir partiellement.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Dans la barre de navigation située au bas de votre écran, appuyez sur Stocks.
- Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, appuyez sur l’icône Liste pour afficher les Stocks.
- Si vous utilisez Square pour détaillants sur Square Register, appuyez sur l’icône Liste sur le côté droit de l’écran.
- Appuyez sur Bons de commande puis sur le bon de commande approprié dans la liste des bons « Actifs ».
- Appuyez sur Sélectionner les articles à recevoir, cochez les articles appropriés à recevoir, puis appuyez sur Suivant.
- Pour les articles reçus qui doivent être modifiés, appuyez sur Réception intégrale pour recevoir toute la quantité ou sur Réception partielle pour recevoir une quantité partielle, puis appuyez sur Enregistrer.
- Appuyez à nouveau sur Suivant pour afficher le résumé du bon de commande et appuyez sur Terminé pour terminer la réception.
Remarque importante
Les bons de commande ne prennent actuellement pas en charge la commande ou la réception de quantités décimales, mais uniquement de nombres entiers.
Si vos stocks sont endommagés ou ne peuvent pas être traités pour un autre motif, cliquez sur Mise à jour en face de l’article affecté. Le marquage des articles endommagés, volés (vol) ou perdus n’affectera pas votre rapport de coût des biens vendus.
Lorsque vous recevez un bon de commande, vous pouvez saisir des frais de livraison, de manutention ou tout autre coût en cliquant sur Ajouter des frais. Les coûts additionnels seront inclus dans votre rapport de coûts des biens vendus. Rappelez-vous qu’ajouter des frais supplémentaires n’affectera pas le coût unitaire de chaque article sur le bon de commande.
Ajouter ou créer des articles à partir d’un bon de commande
Si vous avez déjà créé les articles à inclure dans un bon de commande donné, commencez simplement à écrire et votre catalogue remplira le champ avec un menu déroulant, vous proposant des options parmi lesquelles choisir. Si vous devez créer un article pour un bon de commande, vous pouvez saisir son nom manuellement, ainsi que son prix et son coût unitaire sur la même page.
- Depuis Bons de commande, cliquez sur Créer.
- Saisissez le nom de l’article que vous souhaitez créer.
- Cliquez sur Créer un article.
- Saisissez les détails de l’article, notamment son SKU, son prix et son coût.
- Cliquez sur Enregistrer.
Dans la barre de navigation, appuyez sur Inventaire. Remarque : si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, appuyez sur l’icône de liste pour afficher l’Inventaire.
- Appuyez sur Bons de commande et sélectionnez Créer un bon de commande.
- Dans la barre de recherche d’articles, saisissez le nom de l’article que vous souhaitez créer.
- Appuyez sur Créer un article.
- Saisissez les détails de l’article, notamment son SKU, son prix et son coût.
- Appuyez sur Enregistrer.
Votre nouvel article sera automatiquement ajouté à votre bon de commande. Remarque : vous ne pouvez pas ajouter plus de 500 articles différents à un même bon de commande.
De plus, sur la page de création d’un article, si vous cliquez sur Afficher toutes les propriétés de l’article, vous pouvez ajouter d’autres informations, telles que le point de vente où cet article sera vendu ou des variantes de l’article.
Définir le coût unitaire avec les bons de commande
Lorsque vous recevez des stocks en utilisant un Bon de commande, le coût unitaire des articles dans le bon de commande est automatiquement sauvegardé.
Pour définir le coût unitaire avec Stock reçu :
Accédez à Articles et commandes > Articles sur votre Tableau de bord Square en ligne.
Recherchez et sélectionnez un article en stock à modifier.
Sélectionnez un point de vente pour lequel vous souhaitez ajuster le stock > sélectionnez Stock reçu.
Ajoutez une quantité de 1 ou plus.
Ajoutez un coût unitaire > Enregistrer.
En savoir plus sur la définition et la mise à jour de vos coûts unitaires.
Imprimer des étiquettes à code-barres pour les bons de commande
Vous pouvez imprimer des étiquettes à code-barres pour les bons de commande à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Pour démarrer :
Accédez à Articles et commandes > Items sur votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Actions > Imprimer des étiquettes.
Cliquez sur Sélectionner à partir du bon de commande. La liste de vos bons de commande s’affichera, comportant le numéro de bon de commande et le nom du fournisseur.
Sélectionnez les bons de commande concernés > appuyez sur Terminé.
Remarque : Lorsque les étiquettes sont imprimées directement à partir d’un bon de commande pour une partie de la quantité, la quantité préremplie pour le nombre d’étiquettes qui seront imprimées doit être arrondie au nombre entier supérieur le plus proche.
En savoir plus sur la création d’barcode labels with Square for Retail.