Autorisations personnalisées
Comme chaque entreprise est différente, vous pouvez choisir exactement ce que vous souhaitez que chacun de vos employés soit en mesure de faire et de voir. Pour vous aider, voici la liste complète des points d’accès et autorisations pouvant être attribués à un employé.
Points d’accès
Les points d’accès sont les différentes entrées à partir desquelles vous et vos employés pouvez accéder aux fonctionnalités de Square. Par exemple, les employés qui utilisent un code confidentiel à 4 chiffres pour accéder à la Solution PDV Square utilisent le point d’accès Solution PDV partagée. Pour en savoir plus sur chaque point d’accès, reportez-vous aux définitions ci-dessous.
Point de vente partagé
La Solution PDV partagée permet à plusieurs employés de se connecter à des appareils partagés à l’aide d’un code confidentiel à 4 chiffres.
Point de vente mobile
Le point de vente mobile permet aux employés de se connecter à un PDV avec leur propre appareil et d’accéder à toutes les fonctions pour lesquelles ils ont obtenu une autorisation (p. ex., accepter un paiement). Ce point d’accès est utile si vos employés doivent accepter des paiements en déplacement.
Tableau de bord
Le point d’accès Tableau de bord permet aux employés d’avoir un compte pour accéder au Tableau de bord, mais seulement pour accéder aux éléments pour lesquels ils détiennent une autorisation.
Employés disposant d’un accès complet
Un employé disposant d’un accès complet est un employé à qui vous pouvez attribuer un ensemble d’autorisations configuré de façon à lui accorder un accès complet à votre compte Square, à votre Tableau de bord Square en ligne et à votre application Solution PDV Square.
Ces employés auront toutes les permissions sauf celles d’ajouter et modifier les comptes bancaires pour les transferts, d’ajouter des personnes mandatées et d’exécuter le protocole OAuth pour les API de Square. Seul le propriétaire du compte peut effectuer ces tâches.
Pour créer un nouvel employé avec accès complet :
Accédez à Personnel > Employés dans votre tableau de bord de Square en ligne.
Sélectionnez le profil d’un employé existant ou créer un employé avec son profil.
Dans Autorisations, cliquez sur Modifier. Si vous ajoutez des autorisations pour un nouvel employé, sélectionnez Activer les autorisations.
Sélectionnez Autorisations communes ou créez un nouvel ensemble d’autorisations. Remarque : si vous créez un nouvel ensemble d’autorisations, vous devez ajouter un nom à l’ensemble d’autorisations.
Activez Accès complet.
Créez ou générez un code confidentiel et saisissez l’adresse e-mail de l’employé, puis sélectionnez Enregistrer.
Autorisations
Paiement
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Encaisser des paiements | Autorisez l’employé à accepter des paiements. |
| Accepter des paiements détaillés* | Autorisez l’employé à ajouter des articles à une vente et à facturer. |
| Saisir des montants personnalisés manuellement* | Autorisez les employés à ajouter des montants personnalisés à une vente et à les encaisser. Remarque : Les employés qui n’y sont pas autorisés devront entrer un code confidentiel sur le point de vente pour effectuer une transaction à montant personnalisé. |
| Utiliser le Terminal virtuel | Autorisez l’employé à encaisser des paiements à l’aide de Terminal virtuel. |
| Annuler les transactions | Autorisez l’employé à utiliser un code confidentiel à 4 chiffres pour annuler les paiements. |
| Ajuster manuellement les taxes lors d’une transaction | Autorisez l’employé à rajuster les taxes pendant une vente. |
| Rajuster manuellement les gratuités automatiques appliquées à une transaction | Autorisez l’employé à configurer les gratuités automatiques, en ignorant les paramètres des gratuités établis par défaut (restaurants seulement). |
| Appliquer des remises et des gratuités limitées à une transaction | Autorisez l’employé à utiliser son code confidentiel à 4 chiffres pour appliquer des remises protégées par code confidentiel à une transaction. |
| Ajouter un client à la transaction de ventes* | Autorisez l’employé à ajouter un client existant à une vente à partir du répertoire de clients. |
| Ouvrir le tiroir-caisse en dehors d’une transaction | Autorisez l’employé à ouvrir un tiroir-caisse connecté sans effectuer une transaction. |
| Afficher tous les tickets ouverts pour un seul employé | Autorisez l’employé à consulter ses propres tickets ouverts. |
| Afficher tous les tickets ouverts pour l’ensemble des employés | Autorisez l’employé à consulter tous les tickets ouverts, y compris ceux attribués aux autres employés. |
| Supprimer ou annuler des articles enregistrés dans les tickets ouverts | Autorisez l’employé à supprimer un article de tout ticket ouvert enregistré. |
| Rouvrir les additions closes | Autorisez l’employé à rouvrir une addition close précédemment (restaurants seulement). |
Commandes
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Accès complet aux commandes | Autorisez l’employé à consulter, modifier ou annuler toute commande à partir de l’applet Commandes dans l’application Solution PDV Square. |
Transactions
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Afficher toutes les transactions de ventes réalisées pour tous les employés | Autorisez l’employé à consulter toutes les transactions. |
| Régler toutes les transactions en attente de pourboire | Autorisez l’employé à consulter et à finaliser toutes les transactions en attente d’un pourboire. |
| Émettre des remboursements | Autorisez l’employé à rembourser une transaction selon le mode de paiement initial ou en utilisant un autre mode de paiement. |
Rapports
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Afficher le rapport des ventes | Autorisez l’employé à consulter des rapports de vente limités ou détaillés à partir de l’application Solution PDV Square ou du Tableau de bord Square en ligne. |
| Consulter des rapports de ventes limités (Solution PDV Square seulement)* | Permettre aux employés de consulter uniquement les données globales des ventes des 90 derniers jours, et leur interdire de consulter les données historiques complètes, les tableaux de comparaison et les tendances au fil du temps. |
| Afficher les rapports de vente détaillés (Solution PDV Square et Tableau de bord Square en ligne) | Permettre aux employés de consulter les ventes totales pour toute période, l’historique des données des ventes et les ventes totales par article et par employé. |
| Produire le rapport de fin de journée | Autorisez l’employé à accéder au rapport de fin de journée et à le produire à partir de la section Compte dans l’application Square Restaurants. |
| Afficher les rapports de litiges | Autorisez l’employé à accéder aux rapports de litiges dans la section Rapports. |
| Afficher les rapports de caisse | Autorisez l’employé à consulter les rapports de tiroir-caisse, ouvrir et fermer une session de caisse et à consulter le montant escompté en caisse. |
| Afficher le montant escompté dans le tiroir-caisse | Autorisez l’employé à consulter le montant escompté spécifique lors de l’examen des détails du tiroir-caisse. |
Solde
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Afficher les renseignements du compte bancaire pour les points de vente attribués | Autorisez l’employé à consulter les renseignements du compte bancaire pour les points de vente qui lui sont attribués. |
| Configurer le calendrier des transferts | Autorisez l’employé à accéder aux paramètres de transfert dans le Tableau de bord. |
| Afficher les rapports sur les transferts | Autorisez l’employé à consulter les rapports sur les transferts dans le Tableau de bord. |
Répertoire de clients
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Gérer les cartes de paiement enregistrées | Autorisez l’employé à consulter, à ajouter ou à supprimer un paiement par carte enregistrée pour des clients inscrits dans le répertoire. |
| Afficher les clients | Les employés peuvent consulter les informations sur le client, comme le nom du titulaire de la carte, la marque de la carte et les quatre derniers chiffres de la carte de paiement. |
| Afficher le numéro de téléphone, l’adresse e-mail ou l’adresse du client | Les employés peuvent consulter les coordonnées des clients. |
| Accéder au répertoire de clients | Permettez aux employés d’accéder à votre répertoire de clients. |
| Accéder aux commentaires des clients | Permettez aux employés de consulter les commentaires des clients. |
| Sélectionner les clients par lots | Permettez aux employés de sélectionner plusieurs clients à la fois pour plusieurs actions, comme la suppression, la fusion et l’ajout de membres au groupe. |
| Importer des clients | Permettez aux employés d’importer des clients en ligne et de créer de nouveaux profils de clients. |
| Exporter des clients | Permettez aux employés d’exporter les données du client. |
| Gestion des groupes manuels et programmés | Permettez aux employés d’afficher, de créer et d’agir sur les groupes manuels et les groupes programmés dans votre répertoire. |
| Fusionner les clients | Permettez aux employés de fusionner les profils et les données de clients en double dans un seul profil. Cette autorisation sera activée par défaut. |
| Mettre à jour les clients | Les employés peuvent modifier l’information du profil du client. |
| Supprimer les dossiers des clients | Les employés peuvent supprimer les profils des clients. |
Articles
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Pour les points de vente attribués | Autoriser l’employé à créer, modifier et supprimer des articles, des catégories, des modificateurs et des réductions qui sont attribués à son point de vente spécifique ainsi qu’à gérer les cartes cadeaux. (Tableau de bord seulement) |
| Tous les points de vente | Autorisez l’employé à créer, modifier et supprimer des articles, des catégories, des modificateurs et des réductions pour tous les points de vente ainsi qu’à gérer les cartes cadeaux. (Tableau de bord et Solution PDV) |
Vente en ligne Square
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Accès complet à Vente en ligne Square | Permettez aux employés d’accéder à Vente en ligne Square à partir du Tableau de bord pour effectuer toutes les actions liées à la gestion du site en ligne. |
Paiement en ligne Square
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Lien de paiement Créer et modifier l’accès | Autorisez les employés à créer et à modifier les liens de paiement. Les employés peuvent également modifier les paramètres des paiements en ligne. |
| Afficher les transactions liées au lien de paiement | Activez l’autorisation Transactions pour autoriser les employés à voir les transactions Paiement en ligne. |
Périodes de travail
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Affichage des rapports des fiches de présence | Autorisez les employés à consulter, modifier ou créer des horaires passés pour le personnel, et à modifier les paramètres des fiches de présence. |
| Créer, modifier et publier des plannings | Définissez la disponibilité des employés, approuvez les demandes de périodes de travail ouvertes et les échanges des périodes de travail, et permettez aux employés de créer, modifier et publier des plannings. |
| Gérer les paramètres de contrôle des horaires | Permettez aux employés d’ajuster les paramètres de planification, de pauses et de contrôle des horaires dans l’application Gestion des employés. |
| Autoriser les arrivées anticipées et non prévues | Permettez aux employés d’ignorer les paramètres de suivi des arrivées et des pauses. |
| Gérer les disponibilités | Permettez aux employés de gérer les disponibilités des autres employés à l’aide du Tableau de bord Square en ligne. |
| Accès complet aux fiches de présence | Autorisez les employés à consulter et modifier les données des fiches de présence des employés affectés à leur point de vente en particulier. |
| Gérer les paramètres de pourboire | Permettez aux employés de choisir la méthode de distribution des pourboires et de déclarer les pourboires en espèces. |
| Commissions | Gérez les paramètres des commissions et les taux pour les employés dans tous les points de vente. En savoir plus. |
| Salaires | Autorisez les employés à consulter les informations salariales (telles que la rémunération horaire, les pourboires et les commissions). |
Remarque : Périodes de travail Square PlusLes abonnés ont accès à un deuxième ensemble d’autorisations personnalisables en plus de l’accès aux autorisations communes de base. Cette autorisation personnalisée peut être attribuée à plusieurs employés et utilisée pour donner à votre personnel l’accès à certaines tâches, telles que l’approbation des fiches de présence ou la gestion des plannings. Ce deuxième ensemble d’autorisations personnalisables n’est pas disponible pour les utilisateurs de la version gratuite de Périodes de travail Square. En savoir plus sur la création et l’attribution d’autorisations avec autorisations communes.
Gestion des employés
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Gérer les employés | Autorisez l’employé à créer de nouveaux employés et à leur attribuer des ensembles d’autorisations et des points de vente. |
| Créer, modifier et supprimer des employés | Autorisez l’employé à créer et à modifier des employés. |
| Créer, modifier et supprimer des ensembles d’autorisations | Autorisez l’employé à créer et à modifier des ensembles d’autorisations attribués aux employés. |
| Gérer les paramètres des commissions et les taux pour les employés dans tous les points de vente | Permettez à un employé de gérer les paramètres des commissions des autres employés. |
| Afficher les documents des employés | Autorisez l’employé à consulter les documents dans les profils de tous les employés. |
| Gérer les documents des employés | Autorisez l’employé à consulter, téléverser, télécharger, renommer et supprimer des documents dans les profils de tous les employés. |
Rendez-vous
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Afficher le calendrier personnel | Autoriser l’employé à accéder à son calendrier dans les Rendez-vous ou le Tableau de bord. |
| Voir les calendriers de tous les employés | Autoriser l’employé à accéder aux calendriers de tous les membres du personnel dans les Rendez-vous ou le Tableau de bord. |
| Configurer les paramètres des rendez-vous | Autoriser l’employé à accéder au site de réservation en ligne et aux paramètres, ainsi qu’à les gérer. |
Compte et paramètres
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Gérer les abonnements aux services Square | Autorisez l’employé à prendre des abonnements ou à les annuler. |
| Consulter et configurer les intégrations sur la plateforme d’applications | Autorisez l’employé à accéder aux applications dans le Tableau de bord Square et à configurer les intégrations avec des applications commerciales de tiers. |
| Créer des points de vente de l’entreprise | Autorisez l’employé à créer des points de vente dans le Tableau de bord Square. |
| Personnaliser les options de profil du répertoire de clients | Autorisez l’employé à configurer les champs affichés dans les profils du répertoire de clients. |
| Modifier les renseignements de l’entreprise | Autorisez l’employé à modifier les renseignements sur l’entreprise dans le Tableau de bord Square. |
| Modifier les notifications du compte par e-mail | Autorisez l’employé à modifier les paramètres d’e-mail du compte. |
| Modifier les renseignements fiscaux de l’entreprise | Autorisez l’employé à modifier les paramètres fiscaux du compte, y compris les renseignements sur le contribuable. |
| Répondre aux demandes de données de l’acheteur (CCPA/GDPR) | Autorisez l’employé à gérer les obligations en matière de protection des données, y compris la suppression des renseignements sur l’acheteur dans le répertoire. |
| Gérer la documentation pour le profil de risque de l’entreprise (Sécurité Square) | Autorisez l’employé à gérer la documentation personnelle et de l’entreprise dans Sécurité Square. |
| Créer, modifier et supprimer des appareils | Autorisez l’employé à créer et nommer de nouveaux appareils, à générer des codes d’appareil et à les distribuer par e-mail. |
| Configurer les paramètres de sécurité de l’appareil | Autorisez l’employé à accéder aux paramètres de sécurité dans l’application et à les modifier. |
| Configurer les paramètres de passage en caisse | Autorisez l’employé à gérer tous les paramètres sous l’onglet Options de passage en caisse. |
| Configurer les paramètres des commandes | Autorisez l’employé à modifier les paramètres des commandes. |
| Configurer les paramètres du matériel | Autorisez l’employé à gérer tous les paramètres sous l’onglet Matériel. |
| Activer le suivi des heures des employés | Autorisez l’employé à activer et à désactiver le suivi des heures. |
| Configurer les paramètres des services | Autorisez l’employé à configurer les paramètres des services de la plateforme Square pour restaurants. |
| Autoriser la déconnexion depuis des solutions de vente partagées | Autorisez l’employé à se déconnecter complètement de l’application. |
Retirer les autorisations
Pour supprimer une autorisation pour un employé :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez Personnel > Employés.
Sélectionnez le nom de l’employé auquel vous souhaitez retirer une autorisation.
Dans la section Autorisations de son profil, sélectionnez Modifier.
Cliquez sur Retirer les autorisations.
Ensembles d’autorisations inactifs
Si un ensemble d’autorisation inactif est attribué à un employé, il ne pourra pas accéder à Square. Cela peut être dû à une expiration de l’abonnement Gestion des employés Square Plus ou d’une offre groupée avec Gestion des employés Square Plus, comme Square pour restaurants Plus, Square pour détaillants Plus ou Rendez-vous Square Premium.
Si l’abonnement Gestion des employés Square Plus a expiré, vous pouvez vous réabonner, et les employés retrouveront l’accès à leurs autorisations. Sinon, vous pouvez attribuer à ces employés des autorisations communes, disponibles gratuitement avec Gestion des employés Square.
Vérification des autorisations
Pour vous assurer que vos employés possèdent les autorisations et les niveaux d’accès adéquats pour votre entreprise et votre compte Square, il est conseillé de vérifier les autorisations attribuées aux employés afin de s’assurer qu’ils ont accès à ce dont ils ont besoin.
Vérifiez chaque ensemble d’autorisations dans la section autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne, en veillant à ce que chaque autorisation possède le bon niveau d’accès pour le poste désigné. Cliquez sur le numéro dans la colonne Employés pour vérifier que cet ensemble d’autorisations est attribué aux bons employés. Si vous devez attribuer un autre ensemble d’autorisations à des employés, procédez en sélectionnant leur nom dans l’onglet Employés et en leur réattribuant le bon ensemble.
En plus des autorisations communes, vous pouvez utiliser des ensembles d’autorisations supplémentaires pour les employés avec des rôles de gestion comme gestionnaire ou chef d’équipe. Vous pouvez créer un second ensemble d’autorisations dans la section Personnel de votre Tableau de bord Square en ligne. Si vous ne possédez pas de formule incluant des ensembles d’autorisations personnalisés supplémentaires, vous pouvez vous abonner à Gestion des employés Plus, ce qui vous donnera accès à un nombre illimité d’ensembles d’autorisations personnalisés pour créer autant de niveaux d’accès que vous le souhaitez.
Une fois que vous avez créé les bons ensembles d’autorisations, assurez-vous qu’ils sont attribués à tous les employés qui en ont besoin. Vous pouvez attribuer des autorisations dans la section Personnel de votre Tableau de bord Square en ligne.
Désactiver des employés qui ne font plus partie de votre équipe. Les informations relatives à l’employé désactivé ne seront ni perdues ni supprimées, et vous pouvez réactiver ce dernier à tout moment.