Programación de turnos para empleados
Vista general
Sabemos que es fundamental tener bien organizado tu horario de trabajo cada semana. Por ello, con la Programación de turnos de Gestión de equipos y Equipos Plus de Square y la aplicación Square para equipos, tendrás acceso directo a tu horario para que puedas organizarte la semana. Si tu negocio utiliza Equipos Plus, también recibirás recordatorios para registrar la entrada y salida de los turnos que tengas programados.
Glosario
Consulta la tabla que hay a continuación para saber más sobre los plazos más habituales que están asociados a tu calendario.
| Término | Definición |
|---|---|
| Turno | El turno es el periodo de tiempo durante el que el empleado trabaja en un determinado puesto. Dentro de la programación de turnos, se incluyen varios estados, como el turno programado, el turno actual o el turno completado. Puedes asignar varios turnos a un empleado durante un mismo día laboral. |
| Registro de horas | Aquí se registra un conjunto de turnos, que generalmente se corresponden con el periodo retributivo del negocio. Según la franja horaria que se consulte, el registro de horas puede incluir tanto los turnos en curso como los completados. |
| Jornada laboral | La jornada laboral abarca el periodo de 24 horas en el que se desarrolla toda la actividad comercial. Para la mayoría de las empresas, el día natural (de 00:00 h a 23:59 h) coincide con su jornada laboral. En el caso de los negocios que están abiertos después de medianoche, las horas de inicio y fin de la jornada laboral deberán corresponderse con el momento en que todos los empleados han registrado la salida de dicha jornada (por ejemplo, en el caso de los bares, la jornada laboral puede abarcar desde las 04:00 h hasta las 03:59 h para registrar las cuatro horas que están abiertos después de la medianoche). |
| Horas pagadas | Las horas pagadas son el total de horas trabajadas, sin tener en cuenta los descansos no remunerados. Por ejemplo, si trabajas de 09:00 h a 17:00 h, con un descanso no remunerado de 30 minutos para comer, habrás acumulado un total de 7,5 horas pagadas. |
| Disponibilidad | La disponibilidad hace referencia a los días y horas en que puede trabajar el empleado. En general, la disponibilidad es recurrente y no tiene relación con las solicitudes puntuales de día libre. Por ejemplo, la disponibilidad de un empleado puede indicar que puede trabajar de 10:00 h a 21:00 h, de lunes a viernes. |
| Días libres | El día libre se refiere a un día puntual de no disponibilidad que ha solicitado el empleado, por lo que no es un concepto recurrente. El empleado podrá solicitar un día o una serie de días libres. |
| Puesto | El puesto es el cargo que ocupas dentro del negocio. Algunos empleados pueden llegar a tener hasta 12 cargos, con el salario correspondiente a cada uno de ellos. El salario se determinará según el puesto con el que registres tu entrada. Por ejemplo, si tienes los puestos de cajero y camarero, puede tener un salario de cajero y otro de camarero. |
| Notificaciones | Las notificaciones son los mensajes que envía la aplicación de Square para equipos mediante un método push. Nota: Algunas notificaciones (p. ej. recordatorios de registros de entrada, etc.) solo las recibirás si utilizas Equipos Plus. |
Cómo revisar el calendario
Una vez que tu empleador haya creado y publicado tu horario, deberías recibir un correo electrónico automático o una notificación push de la aplicación Equipos con un enlace directo para ver tus próximos turnos de la semana. Para poder ver los nuevos horarios o cualquier cambio en los horarios que ya tienes, actualiza la configuración de las notificaciones en la aplicación Square para equipos. Para ello, sigue estos pasos:
Desde la página de Inicio de la aplicación Square para equipos, pulsa Más.
En la sección Ajustes laborales, selecciona Notificaciones.
Activa o desactiva Notificaciones de la aplicación o Notificaciones por correo electrónico en las secciones Calendario publicado y Calendario actualizado según tus preferencias personales.
Haz clic en Guardar cambios.
También te recomendamos que te pongas en contacto directamente con tu empleador si tienes alguna duda sobre tu horario, ya que podrá hacer los cambios necesarios.
Nota: El calendario del resto de la plantilla se podrá ver en función de la configuración de cada usuario, que se puede modificar en la sección Calendario de la aplicación Square para equipos.
Gestionar el calendario
Te recomendamos que facilites tu disponibilidad a tu empleador para que sepa cuándo puede contar contigo. Tu empleador o cualquier otro empleado con permisos de acceso total podrán actualizar tu disponibilidad en el Panel de control de Square, pero tú también puedes actualizarla en cualquier momento a través de la aplicación Square para equipos. Para ello, sigue estos pasos:
Desde la página de Inicio de la aplicación Square para equipos, pulsa Más.
En la sección Ajustes laborales, pulsa Disponibilidad.
Pulsa el día de la semana que quieras modificar para abrir la pantalla Añadir disponibilidad y hacer los cambios necesarios.
Pulsa Guardar cambios para volver a la sección Disponibilidad y repite el último paso para los días restantes que quieras actualizar.
Nota: Los empleados que no tengan permisos de acceso total podrán actualizar su disponibilidad a través de la aplicación Square para equipos, pero no podrán hacerlo a través del Panel de control de Square por el momento.
Turnos abiertos
Tu empleador también puede utilizar los turnos abiertos, que te permiten aceptar turnos que aún no han sido cubiertos por otros empleados. Los turnos abiertos se pueden ver fácilmente en la aplicación Square para equipos y cualquier empleado que esté disponible para esa franja horaria y ese puesto de trabajo podrá verlos. Para empezar, sigue estos pasos:
Ve a la aplicación Square para equipos > pulsa Calendario.
Selecciona el intervalo de fechas adecuado.
Busca un Turno abierto en azul y pulsa el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.
Pulsa Solicitar turno.
Después de solicitar un turno abierto, el empleador recibe una notificación en su Panel de control en línea de Square. Tendrán la posibilidad de Rechazar o Aprobar la solicitud de turno, y tú recibirás una notificación push de la aplicación Square para equipos con la decisión que se haya tomado.
Cambios de turno
Si ha cambiado tu disponibilidad o simplemente prefieres otro turno, también podrás cambiarlo con otros empleados. Para ello, sigue estos pasos:
Ve a la aplicación Square para equipos > pulsa Calendario.
Selecciona el intervalo de fechas adecuado.
Pulsa el turno en cuestión para abrir la pantalla Información del turno.
Haz clic en Cambiar turno.
En la lista de turnos disponibles, selecciona el turno que más te convenga y pulsa Solicitar cambio.
A continuación, se enviará un correo electrónico o una notificación push de la aplicación Square para equipos (según la configuración de notificaciones) al empleado con el que quieras cambiar el turno. De este modo, se le avisará de que otro empleado del equipo quiere cambiarle el turno, y podrá aceptar o rechazar la solicitud. Cuando el empleado haya tomado una decisión, el titular de la cuenta o el gerente recibirá una notificación para aceptar o rechazar la solicitud. Nota: Siempre debes asumir que trabajas en el turno que se te ha asignado originalmente hasta que el titular de la cuenta o el gerente aprueben el cambio.
Solicitudes de días libres
Además de cambiar turnos, puedes solicitar días libres directamente desde la aplicación Square para equipos en los horarios no publicados si el empleador tiene una suscripción a Equipos Plus. Una vez que envíes la solicitud, el empleador recibirá una notificación por correo electrónico, así como una notificación en el Panel de control de Square. Desde ahí, pueden aprobar o rechazar la solicitud, y tú recibirás una alerta para informarte de su decisión. Para empezar, sigue estos pasos:
Ve a la aplicación Square para equipos y pulsa Más.
Pulsa Día libre > Solicitar día libre.
Utiliza el selector de fechas para elegir los días libres que quieres solicitar y añade una nota en la sección Motivo.
Pulsa Solicitar día libre.
Puedes supervisar tu solicitud, así como cancelar una solicitud pendiente o aprobada, si visitas la misma sección de la aplicación Square para equipos.
Nota: Solo puedes solicitar días libres en horarios no publicados. Si un horario ya está publicado, no podrás enviar solicitudes de días libres.
Preguntas frecuentes
Con Team Plus, una vez que se ha publicado un calendario, puedes intercambiar turnos con otros miembros del equipo si no puedes trabajar solo. Simplemente abre la aplicación de tu equipo y pulsa Calendario para ver los turnos en cuestión. En Detalles del turno, pulsa Cambio de turno para ver los turnos disponibles para el cambio y Solicitar cambio para enviar una notificación al miembro del equipo cuyo turno te gustaría intercambiar. Si pueden satisfacer tu solicitud, se te enviará un calendario actualizado a través de tu método de notificación preferido una vez que se hayan guardado las ediciones. Nota: El miembro del equipo cuyo turno te gustaría intercambiar debe aceptar la solicitud de intercambio para que el intercambio se lleve a cabo.
Sí, puedes hacerlo trabajando con tu empleador o gerente directamente para solicitar que publiquen el calendario nuevamente. Además, debes consultar los ajustes de Notificaciones en la app Mi Equipo para confirmar que puedes recibir las notificaciones push de la aplicación. También existe la posibilidad de que el correo electrónico del calendario se haya enviado a una dirección de correo electrónico desactualizada o a tu carpeta de correo no deseado. Te sugerimos que confirmes que la dirección de correo electrónico asociada a tu perfil del equipo esté actualizada y que revises tu bandeja de entrada. Nota: También deberías poder ver cualquier calendario publicado en la app Mi Equipo.
Puedes actualizar tu disponibilidad en cualquier momento mediante la sección Disponibilidad dentro de Más opciones en la app Mi Equipo Square. Si este cambio ocurre durante una semana laboral que ya está en progreso, recomendamos asociarte con tu empleador o gerente para informarles de cualquier cambio en tu disponibilidad. De esta manera, los turnos afectados se pueden cubrir lo más rápido posible. Nota: Cada miembro del equipo tiene permitidos hasta cuatro bloques de disponibilidad.
Puedes editar el registro de horas asociado a cualquier turno anterior directamente desde la app Mi Equipo Square mientras tu empleador esté suscrito a Equipos Plus.
Para editar tu registro de horas:
- Abre la app Mi Equipo Square y pulsa Registro de horas.
- Selecciona la franja horaria correspondiente y pulsa en el turno que deseas editar.
- Actualiza la información necesaria (p. ej., puesto, horario de entrada, horario de salida, descansos, notas, etc.) y pulsa Solicitar cambios. Los administradores recibirán una notificación que les pregunta si aprueban o rechazan la solicitud.
Nota: Hasta que tu administrador acepte o rechace tu solicitud, no podrás hacer otra solicitud de edición en el mismo turno; sin embargo, puedes incluir más de una edición (p. ej., cambiar el horario de entrada y agregar un descanso que falte) a un turno en una solicitud.