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Programación de turnos para empleados

Turnos Square y la aplicación Square para equipos te dan acceso al calendario para que planifiques perfectamente la semana. Además, si el negocio en el que trabajas utiliza Turnos Square Plus, recibirás recordatorios para registrar la entrada y la salida en los turnos que tengas programados.

Glosario

Consulta la tabla que incluimos a continuación para conocer el significado de los términos más habituales asociados a tu calendario.

Término Definición
Turno Un turno es el periodo de tiempo durante el cual un empleado trabaja en un puesto determinado. La programación de turnos incluye múltiples estados, entre ellos: turno programado, turno actual y turno completado. Un empleado puede tener asignados varios turnos en una jornada laboral.
Registro de horas Aquí se registra un conjunto de turnos, que generalmente se corresponden con el periodo retributivo del negocio. Según la franja horaria que se consulte, el registro de horas puede incluir tanto los turnos en curso como los turnos completados.
Jornada laboral La jornada laboral abarca el periodo de 24 horas en el que se desarrolla toda la actividad comercial. Para la mayoría de los negocios, el día natural (de 00:00 h a 23:59 h) coincide con su jornada laboral. En el caso de los negocios que están abiertos después de medianoche, las horas de inicio y fin de la jornada laboral deberán corresponderse con el momento en que todos los empleados registran salida de dicha jornada (por ejemplo, en el caso de los bares, la jornada laboral puede ser de 04:00 h a 03:59 h para registrar las cuatro horas en las que los locales permanecen abiertos pasada medianoche).
Horas pagadas Las horas pagadas son el total de horas trabajadas, sin tener en cuenta los descansos sin pagar. Por ejemplo, si trabajas de 09 h h a 17 h, con un descanso sin pagar de 30 minutos para comer, habrás acumulado un total de 7,5 horas pagadas.
Disponibilidad La disponibilidad hace referencia a los días y horas en que puede trabajar el empleado. En general, la disponibilidad es recurrente y no tiene relación con las solicitudes puntuales de días libres. Por ejemplo, la disponibilidad de un empleado puede indicar que puede trabajar de lunes a viernes, de 10 h a 21 h.
Días libres El término «día libre» se refiere a una indisponibilidad puntual solicitada por un empleado. Los días libres no se fijan de manera recurrente. Un empleado puede solicitar uno o varios días libres a la vez.
Puesto El puesto es el cargo que ocupas dentro del negocio. Algunos empleados pueden llegar a tener hasta 12 puestos, con un salario para cada uno de ellos. El salario se determinará según el puesto con el que registres entrada. Por ejemplo, si empleado tiene los puestos de cajero y también de camarero, puede que tenga salarios distintos según el puesto.
Notificaciones Las notificaciones son los mensajes que se envían en la aplicación de Square para equipos mediante un método push. Nota: Algunas notificaciones (p. ej. recordatorios de registros de entrada, etc.) solo se envían a los suscriptores del plan Turnos Plus.

Consultar el calendario

Una vez que tengas un calendario asignado, deberías recibir un correo electrónico automatizado o una notificación push en la aplicación Square para equipos con un enlace directo para consultar tus próximos turnos de la semana. Para estar al tanto de los nuevos horarios o cualquier cambio que se haga, debes tener actualizados los ajustes de notificaciones en la aplicación Square para equipos. Para ello, sigue estos pasos:

  1. En la pestaña Inicio de la aplicación, pulsa Más.

  2. Pulsa Configuración de notificaciones.

  3. Activa o desactiva las opciones Notificaciones de la aplicación o Notificaciones por correo electrónico en las secciones Calendario publicado y Calendario actualizado según tus preferencias.

  4. Pulsa Guardar cambios.

Te recomendamos que contactes directamente con el negocio si tienes alguna duda sobre tu horario por si hay que hacer algún cambio.

Nota: El calendario del resto de la plantilla se podrá consultar en función de la configuración de cada usuario, que se puede modificar en Ajustes, en la sección Calendario de la aplicación Square para equipos.

Gestionar el calendario

Te recomendamos que facilites tu disponibilidad al negocio para que sepan cuándo pueden contar contigo. Los responsables o cualquier empleado con permisos de acceso ilimitados podrán actualizar tu disponibilidad en el Panel de control en línea de Square. Asimismo, tú también puedes actualizarla en cualquier momento a través de la aplicación Square para equipos. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. En la pestaña Inicio de la aplicación, pulsa Más.

  2. Selecciona Disponibilidad.

  3. Después, toca el día de la semana que quieras modificar para abrir la pantalla Añadir disponibilidad y haz los cambios necesarios.

  4. Finalmente, pulsa Guardar cambios para volver a la sección Disponibilidad y repite el último paso con los demás días que quieras actualizar.

Nota: Los empleados que no tengan permisos de acceso ilimitados podrán actualizar su disponibilidad a través de la aplicación Square para equipos, pero no a través del Panel de control en línia de Square.

Turnos disponibles

Es posible que el negocio te muestre los turnos disponibles para que puedas elegirlos fácilmente desde la aplicación Square para equipos si tu puesto te lo permite. Solo tienes que seguir estos pasos:

  1. Inicia sesión en la aplicación Square para equipos y pulsa Turnos > Calendario.

  2. Utiliza el selector de fechas para elegir el período correspondiente.

  3. Busca un turno disponible en color azul y púlsalo para abrir la pantalla Detalles del turno.

  4. Pulsa Solicitar turno.

Cuando solicites un turno disponible, el negocio recibirá una notificación en el Panel de control en línea de Square. Tendrá que rechazar o aprobar la solicitud y tú recibirás una notificación push en la aplicación Square para equipos con su decisión.

Cambios de turno

Si tu disponibilidad ha cambiado o simplemente prefieres otro turno, también podrás cambiarlo con otros compañeros o pedirles que te cubran.

Para solicitar un cambio de turno, debes seguir estos pasos:

  1. Inicia sesión en la aplicación Square para equipos y pulsa Turnos > Calendario.

  2. Utiliza el selector de fechas para elegir el período correspondiente.

  3. Pulsa el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.

  4. Toca Cambiar turno.

  5. En la lista de turnos disponibles, selecciona el que más te convenga y pulsa Solicitar cambio.

La persona que tenga el turno que quieras intercambiar recibirá un correo electrónico o una notificación push en la aplicación Square para equipos (en función de las notificaciones que tenga configuradas). De ese modo, se le comunicará que otro empleado quiere intercambiar un turno y tendrá la opción de aceptar o rechazar la solicitud. Cuando el empleado haya tomado una decisión, el titular de la cuenta o tu responsable recibirán una notificación para aceptar o rechazar la solicitud. Nota: El turno original dependerá de ti hasta que tu responsable o el titular de la cuenta aprueben la solicitud.

Para solicitar que se cubra un turno, debes seguir estos pasos:

  1. Inicia sesión en la aplicación Square para equipos y pulsa Turnos > Calendario

  2. Utiliza el selector de fechas para elegir el período correspondiente.

  3. Pulsa el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno y selecciona Solicitar cobertura de turno.

  4. Elige la opción para enviar la solicitud a todo el equipo del punto de venta y pulsa Solicitar.

Una vez enviada, la solicitud aparecerá como pendiente y recibirás notificaciones de la aplicación Square para equipos una vez que la gerencia u otro empleado la apruebe o la rechace, y también si vence. Si tu solicitud de cobertura de turno vence, puedes volver a enviarla siguiendo los pasos anteriores. Si tienes que cancelar una solicitud de cobertura de turno, vuelve a la vista Detalles del turno y toca Cancelar solicitud de cobertura de turno.

El resto del equipo puede aceptarlas o rechazar estas solicitudes desde la vista Calendario en la aplicación Square para equipos seleccionando el turno en cuestión.

Solicitudes de días libres

Además de cambiar turnos, puedes pedir días libres directamente desde la aplicación Square para equipos siempre que el calendario aún no se haya publicado y el negocio tenga una suscripción a Turnos Square Plus. Una vez que hayas enviado una solicitud, el negocio recibirá una notificación por correo electrónico y otra en el Panel de control en línea de Square. Desde allí podrá aprobar o rechazar la solicitud y recibirás una notificación con su decisión. Solo tienes que seguir estos pasos:

  1. Inicia sesión en la aplicación Square para equipos y pulsa Más.

  2. Ve a Días libres > Solicitar días libres.

  3. Utiliza el selector de fechas para elegir los días y añade una nota en la sección Motivo.

  4. Pulsa Solicitar días libres.

Puedes consultar tu solicitud, así como cancelarla si está pendiente o ya se ha aprobado, a través de la misma sección de la aplicación Square para equipos. 

Nota: Solo puedes solicitar días libres en los calendarios no publicados.

Preguntas frecuentes

¿Puedo intercambiar turnos con otro empleado si no puedo encargarme del mío?

Con Turnos Square Plus, una vez que se publica un calendario, puedes intercambiar turnos con otros compañeros si no puedes cubrir el tuyo. Solo tienes que abrir la aplicación Square para equipos y pulsar Turnos > Calendario para consultar los turnos en cuestión. En Detalles del turno, pulsa Cambiar turno para saber cuáles hay disponibles y Solicitar cambio para enviar una notificación al compañero correspondiente. Si acepta tu solicitud, te enviaremos un calendario actualizado por tu vía de preferencia una vez que se guarden los cambios. Nota: El empleado con quien quieras intercambiar el turno debe aceptar tu solicitud para completar la operación.

Si no, también puedes pedir a otro compañero que te cubra el turno. Para ello, sigue los pasos descritos en este artículo y se enviará el cambio a tu responsable para que lo apruebe. Recibirás notificaciones a través de la aplicación Square para equipos si tu solicitud de cobertura de turno ha sido aprobada o rechazada, o si vence.

Si no he recibido mi calendario, ¿puedo volver a solicitarlo?

Sí, puedes pedir directamente a tu responsable o a la gerencia del negocio que vuelvan a publicarlo. Además, confirma en la configuración de notificaciones de la aplicación Square para equipos que puedes recibir notificaciones push. También es posible que el correo electrónico con el calendario se haya enviado a una dirección obsoleta o que lo tengas en la carpeta de correo no deseado. Por eso, comprueba que la dirección asociada a tu perfil esté actualizada y consulta de nuevo tu bandeja de entrada. Nota: También deberías poder consultar cualquier calendario publicado en la aplicación Square para equipos.

Si mi disponibilidad cambia a última hora, ¿cómo puedo actualizarla?

Puedes hacerlo en cualquier momento desde la sección Disponibilidad dentro de Más en la aplicación Square para equipos. Si el cambio ocurre durante la semana laboral en curso, te recomendamos que avises a la gerencia del negocio o a tu responsable para que los turnos afectados se cubran lo antes posible. Nota: Cada empleado tiene un máximo de cuatro bloques de disponibilidad.

¿Puedo editar el registro de horas de un turno que ya ha finalizado?

Puedes modificar el registro de horas asociado a cualquier turno ya pasado directamente desde la aplicación Square para equipos si el negocio tiene una suscripción a Turnos Square Plus.

Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. Abre la aplicación Square para equipos y pulsa Turnos > Registros de horas.
  2. Selecciona la franja horaria correspondiente y pulsa el turno que quieras modificar.
  3. Haz los cambios necesarios (puesto, hora de entrada, hora de salida, descansos, notas, etc.) y pulsa Solicitar cambios. Tu responsable recibirá una notificación para que apruebe o rechace la solicitud.

Nota: Hasta que la acepte o rechace, no podrás enviar ninguna solicitud más para el mismo turno, aunque sí puedes incluir más de un cambio del mismo turno en una solicitud (por ejemplo, para editar el horario de entrada y añadir un descanso que falte).

¿Tiene el negocio la opción de repartir las propinas entre otros compañeros y yo?

Sí, con Turnos Square Plus, se pueden agrupar las propinas pagadas con tarjeta para distribuirlas de forma equitativa entre todos los empleados con derecho a recibirlas que hayan registrado su entrada.