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シフトとスケジュールを確認し管理する(スタッフ向け利用方法)

Square シフト とスタッフアプリであなたのスケジュールにアクセスして、週の計画を適切に立てることができます。シフトプラスを使用している場合は、シフトの出退勤予定についてのリマインダーも受け取ることができます。

用語集

スケジュールに関連してよく使われる用語の詳細については、下表を参照してください。

用語 定義
シフト スタッフがある役職で勤務する時間範囲を指します。シフトスケジュール作成には、スケジュール済みシフト、現在のシフト、完了したシフトといった複数のシフトステータスが含まれます。スタッフは1勤務日に、複数のシフトに割り当てられる場合があります。
タイムカード 毎回のシフトの記録を指し、通常は事業の給与支払い期に合わせて作成されます。閲覧のために絞り込む期間によっては、タイムカードに進行中のシフトと完了したシフトの両方が含まれる場合があります。
勤務日 24時間ごとに繰り返す事業活動を行う期間を指し、ほとんどのビジネスでは、標準的な1日(12am~12am)が勤務日に当たります。深夜に営業している事業体の場合は、営業時間をその勤務日のスタッフ全員が退勤する時間に合わせるものとします(たとえば、バーの場合は4am~4amに設定することで、深夜に営業する数時間をカバーできます)。
有給の時間 勤務が始まってから終わるまでの通しの時間から、無給の休憩時間を差し引いた時間を指します。たとえば、9amから5pmまで勤務して無給の昼食休憩を30分間取ったとします。このスタッフの有給の時間は、合計7.5時間です。
勤務可能日時 勤務可能日時とは、スタッフが働くことができる日時を指します。一般的に、勤務可能日時は繰り返し対応できる日時のことを指し、1回限りの休みリクエストとは別の設定です。たとえば、あるスタッフの勤務可能日時として、月曜日から金曜日までの午前10時~午後9時のように設定することができます。
休暇 スタッフによりリクエストされた勤務することができない休暇日を指します。休暇は反復されません。1日または連続した数日を休暇としてリクエスト可能です。
職種 スタッフが業務において担う役割を指します。最大12の職種をスタッフに設定可能であり、それぞれ別の時給が割り当てられます。対応する時給は、出勤したときの職種により決まります。たとえば、「キャッシャー」および「バーテンダー」の職種を受け持つスタッフの場合、それぞれの職種の異なる賃金で時給が計算されます。
通知 メールでまたはプッシュ方式でスタッフアプリから配信されるメッセージを指します。注意:一部の通知の受け取りには(出勤記録リマインダー、など)、事業/店舗でシフト プラスを使用している必要があります。

スケジュールを確認する

雇用者がスケジュールを作成および公開すると、その週の予定を確認するためのリンクが記載された自動送信メールまたはスタッフアプリのプッシュ通知があなた宛てに送信されます。新しいスケジュールや既存のスケジュールの変更を見逃さないようにするには、スタッフアプリの通知設定を更新しておく必要があります。操作手順は次のとおりです。

  1. Square スタッフアプリの [ホーム] タブで、[その他] をタップします。

  2. [通知設定]をタップします。

  3. [公開済みスケジュール] セクションおよび[更新済みスケジュール] セクションで、[アプリ通知] および/または [メール通知] のオン/オフを切り替えます。

  4. [変更を保存] をタップします。

スケジュールについて質問または気になることがある場合は、雇用主に直接連絡することをお勧めします。雇用主は必要な変更を行うことができます。

ご注意:他のスタッフのスケジュールは、個々のユーザーの設定に基づいて表示または非表示になります。これは、スタッフアプリの [スケジュール] セクション内の [設定] から設定できます。

スケジュールを管理する

勤務可能な日時について的確に希望を伝えるために、雇用主に勤務可能な日時を知らせる必要があります。雇用主またはフルアクセス権限を持つスタッフはSquare データを使用して勤務可能日時を更新できます。また、スタッフはSquare スタッフアプリを使用して、いつでも自分の勤務可能日時を更新できます。操作手順は次のとおりです。

  1. Square スタッフアプリの [ホーム] タブで、[その他] をタップします。

  2. [勤務可能日時] をタップします。

  3. 編集する曜日をタップして [勤務可能日時を追加] 画面を開き、必要な変更を行います。

  4. [変更を保存] をタップして [勤務可能日時] セクションに戻り、変更が必要な残りの日についても同じ操作を繰り返します。

ご注意:フルアクセス権限を持たないスタッフは、Square スタッフアプリを使用して自身の勤務可能日時を更新することができますが、現在のところSquare データから自身の勤務可能日時を更新することはできません。

オープンシフト

また、雇用主は、オープンシフトを利用することを選択することもできます。これにより、まだ他のスタッフが入っていないシフトを選ぶことができます。オープンシフトは、スタッフアプリから簡単に確認でき、現時点でその特定の時間帯に勤務予定がなく、かつその職種で勤務できるスタッフ全員に表示されます。手順は以下のとおりです。

  1. スタッフアプリにログインし、[シフト] > [スケジュール] の順にタップします。

  2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに合う時間帯を選択します。

  3. 青い文字で [オープンシフト] と記載されているシフトを探し、対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開きます。

  4. [シフトをリクエスト] をタップします。

オープンシフトをリクエストすると、Square データで雇用主に通知が届きます。雇用主にはシフトのリクエストを [却下] するか [承認] するかの選択を促すメッセージが表示され、スタッフにはその結果を知らせるプッシュ通知がスタッフアプリに届きます。

シフトの交換とシフトカバー

勤務可能日時に変更がある場合、または単に別のシフトを希望する場合は、別のスタッフとシフトを交換したり、別のスタッフにシフトを代ってもらうこともできます。

シフトの交換をリクエストするには、以下の手順を行います。

  1. スタッフアプリにログインし、[シフト] > [スケジュール] の順にタップします。

  2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに合う時間帯を選択します。

  3. 対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開きます。

  4. [シフトを交換] をタップします。

  5. 交換可能なシフトの一覧から適切なシフトを選択し、[交換をリクエスト] をタップします。

シフト交換をリクエストされたスタッフには、通知設定に応じてスタッフアプリからメールかプッシュ通知が届きます。この通知によって他のスタッフがシフトの交換を希望していることを知らされたスタッフは、交換を承諾するか却下するかを選択できます。スタッフが対応すると、アカウントオーナーまたはマネージャーに通知が届き、承認または却下を求められます。ご注意:アカウントオーナーまたはマネージャーの承認を得るまでは、常に元のシフトで勤務することを想定する必要があります。

シフトの代理勤務をリクエストするには、次の手順に従います。

  1. スタッフアプリにログインし、[シフト] > [スケジュール] の順にタップします。 

  2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに合う時間帯を選択します。

  3. 対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開き、[シフトの代理勤務をリクエスト] を選択します。

  4. 勤務先の全員にシフトの代理勤務のリクエストを送信するには、[リクエスト]をタップします。

シフトの代理勤務のリクエストが送信されると、そのリクエストは保留となります。このリクエストがマネージャーまたはチームメンバーによって承認または却下された場合、または期限切れになった場合は、Square スタッフアプリから通知が届きます。シフトの代理勤務のリクエストの期限が切れた場合は、上記の手順に従って再度リクエストを送信してください。シフトの代理勤務のリクエストをキャンセルする必要がある場合は、[シフトの詳細] ビューに戻り、[シフトの代理勤務のリクエストをキャンセル] をタップします。

他のスタッフは、Square スタッフアプリの [スケジュール] ビューからシフトの代理勤務のリクエストを承認または却下し、対象のシフトを選択できます。

休暇申請

シフトを交換するだけでなく、雇用者がSquare シフトプラスに登録している場合は、未公開スケジュールについても休暇をSquare スタッフアプリから直接申請でき ます。リクエストを送信すると、雇用主にはメール通知とSquare データに通知が届きます。申請が承認または却下されると、その決定を知らせるアラートが届きます。手順は以下のとおりです。

  1. スタッフアプリにログインして [その他] をタップします。

  2. [休暇] > [休暇申請] の順にタップします。

  3. 日付セレクターを使用して、休暇を申請する期間を選択します。また、[理由] セクションにメモを追加します。

  4. [休暇申請] をタップします。

Square スタッフアプリの同セクションにアクセスすれば、自分の申請状況を確認したり、保留中や承認済みの申請をキャンセルすることもできます。 

ご注意未公開のスケジュールを対象とする休暇の申請のみが可能です。スケジュールが公開済みである場合、休暇申請を送信することはできません。

よくあるご質問(FAQ)

自分が勤務できない場合、他のスタッフとシフトを交換できますか?

スタッフ プラスでは、スケジュールが公開された後、自分が勤務できない場合に他のスタッフとシフトを交換することができます。スタッフアプリを開き、[スケジュール] をタップして対象のシフトを表示させます。[シフト詳細] から [シフト交換] をタップし交換可能なシフトを表示させて、[交換をリクエスト] を選択すると、シフトを交換するスタッフに通知が送信されます。そのスタッフがリクエストに対応できる場合は、編集内容を保存すると、更新されたスケジュールが希望の通知方法で送信されます。注意: 交換を実行するには、シフト交換するスタッフが交換リクエストを承認する必要があります。

スケジュールを受け取れませんでした。再送信をリクエストできますか?

はい。スケジュールをもう一度公開するよう雇用者またはマネージャーに直接リクエストすると、再送信されます。また「スタッフアプリ」内の通知設定を確認して、同アプリからのプッシュ通知が確実に届くようにしてください。また、スケジュールのメールが古いメールアドレスに送信されているか、あなたの迷惑メール/ジャンクホルダーに振り分けられている可能性もあります。最良の慣行として、あなたのプロフィールに関連するメールアドレスが最新のものであるか確認し、ご自身の受信トレイをもう一度よくチェックしてください。注意: 公開済みのスケジュールは、スタッフアプリ内でも表示させることができます。

ぎりぎりになって勤務可能日時が変わりました。どうやって更新すればいいですか?

勤務可能日時は、Square スタッフアプリの [その他] 内の [勤務可能日時] セクションでいつでも変更できます。この変更がすでに進行中の勤務週で起こっている場合は、雇用者またはマネージャーに直接連絡して、勤務可能日時の変更を伝えることをお薦めします。こうすることで対象のシフトをできる限り早く埋めることができます。注意:各スタッフに認められる勤務可能日時は、最大4ブロックまでです。

過去のシフトのタイムカードを編集する必要があります。どうすればいいですか?

雇用者がスタッフ プラスをサブスクリプション登録している場合に限り、過去のシフトに関連するタイムカードをSquare スタッフアプリから直接編集できます。

タイムカードを編集するには、以下の手順を行います。

  1. Square スタッフアプリを開き、[タイムカード] をタップします。
  2. 対象の時間枠を選択して、編集するシフトをタップします。
  3. 必要な情報(職種、出勤時刻、退勤時刻、休憩、メモ、など)を更新して、[変更をリクエスト] をタップします。マネージャー宛てに、リクエストを承認または却下するよう促す通知が送信されます。

注意:マネージャーがリクエストを承認または却下するまで、同一シフトの編集リクエストを行うことはできません。ただし、同一シフトへの複数の編集(出勤時刻の変更と欠落していた休憩の追加、など)を1つのリクエストに含めることはできます。

私とその他のスタッフにチップを分配するオプションを、雇用者は利用できるのでしょうか?

はい。スタッフ プラスを利用している雇用者は、チップ集計機能によりクレジットカードのチップをその時間に勤務しているチップ受け取り資格のあるスタッフ全員に均等に分配できます。

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