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シフトとスケジュールを確認し管理する(スタッフ向け利用方法)

概要

勤務においてはスケジュールを明確に把握することが重要であることを、弊社は理解しております。Square スタッフ管理およびスタッフ Plusのシフトスケジュール作成とスタッフアプリを利用すれば、スケジュールに直接アクセスすることができ、勤務の予定を適確に立てることができます。お勤めの事業/店舗がスタッフ Plusを使用している場合は、スケジュール済みの出退勤記録のリマインダーを受け取ることもできます。

Shift Scheduling Overview

用語集

スケジュール作成に関連してよく使われる用語の詳細については、下表をご確認ください。

用語 定義
シフト スタッフがある役職で勤務する時間範囲を指します。シフトスケジュール作成には、スケジュール済みシフト、現在のシフト、完了したシフトといった複数のシフトステータスが含まれます。スタッフは1勤務日に、複数のシフトに割り当てられる場合があります。
タイムカード 毎回のシフトの記録を指し、通常は事業の給与支払い期に合わせて作成されます。閲覧のために絞り込む期間によっては、タイムカードに進行中のシフトと完了したシフトの両方が含まれる場合があります。
勤務日 24時間ごとに繰り返す事業活動を行う期間を指し、ほとんどの事業体では、標準的な1日(12am~12am)が勤務日に当たります。深夜に営業している事業体の場合は、開始時間をその勤務日のスタッフ全員が退勤する時間に合わせるものとします(たとえば、バーの場合は4am~4amに設定することで、深夜に営業する数時間をカバーできます)。
有給の時間 勤務が始まってから終わるまでの通しの時間から、無給の休憩時間を差し引いた時間を指します。たとえば、9amから5pmまで勤務して無給の昼食休憩を30分間取ったとします。このスタッフの有給の時間は、合計7.5時間です。
勤務可能日時 スタッフが働くことができる日時を指します。一般的に、勤務可能日時は繰り返され、1回限りのタイムオフリクエストとは別の設定です。たとえば、あるスタッフの勤務可能日時には月曜日から金曜日までの10am~9pmに勤務可能、と設定される場合があります。
職名 スタッフが業務において担う役割を指します。最大12の職名をスタッフに設定可能であり、それぞれ別の時給が割り当てられます。対応する時給は、出勤したときの職名により決まります。たとえば、「キャッシャー」および「バーテンダー」の職名を持つスタッフの場合、「キャッシャー」の職名では¥2000、「バーテンダー」の職名では¥3000の時給が計算されます。
お知らせメールの設定 メールでまたはプッシュ方式でスタッフアプリから配信される能動的なメッセージを指します。注意: 一部の通知の受け取りには(出勤記録リマインダー、など)、事業/店舗でスタッフ Plusを使用していることが必須です。

スケジュールを確認

雇用者がスケジュールを作成および公開すると、その週の予定シフトを見られる直リンクが記載された自動メールまたはスタッフアプリのプッシュ通知があなた宛てに送信されます。新しいスケジュールおよび/または既存のスケジュールへの変更を見逃さないよう、スタッフアプリ内で通知に関する設定も更新しておきましょう。以下の手順を行います。

  1. Square スタッフアプリの [ホーム] ページから、[その他] をタップします。

  2. [勤務情報の設定] セクションで、[お知らせメールの設定] をタップします。

  3. [公開済みスケジュール] セクションおよび [更新済みスケジュール] セクションで、[アプリ通知] および/または [メール通知] をオン/オフに切り替えます。

  4. [変更を保存] をタップします。

スケジュールについて質問または気になることがある場合は、雇用者に直接連絡することが最も推奨されます。雇用者はアクセス権限を有していますので、行うべきと判断すれば、必要に応じて変更を行います。

Shift Scheduling Schedule In-App

スケジュールを管理する

いつ勤務できるかに関して適切な予定を立てるため、あなたはご自身の勤務可能日時を雇用者に知らせる必要があります。雇用者またはフルアクセス権限をもつスタッフはSquare データを使用して勤務可能日時を更新しますが、あなたもスタッフアプリを使用していつでも自身の勤務可能日時を更新できます。以下の手順を行ってください。

  1. Square スタッフアプリの [ホーム] ページから、[その他] をタップします。

  2. [勤務情報の設定] セクションで、[勤務可能日時] をタップします。

  3. 編集する曜日をタップして [勤務可能日時を追加] 画面を開き、必要な変更を行います。

  4. [変更を保存] をタップして [勤務可能日時] セクションに戻り、編集が必要な残りの曜日にも同手順を繰り返します。

注意: フルアクセス権限を持たないスタッフは、Square スタッフアプリを使用して自身の勤務可能日時を更新することができますが、現在のところSquare データ経由で自身の勤務可能日時を更新することはできません。

オープンシフト

またあなたの雇用者は、オープンシフトを利用する場合があります。これは、まだ誰にも割り当てられていないシフトを、スタッフ側から選んでもらう機能です。オープンシフトはスタッフアプリからかんたんに確認でき、現時点でその特定の時間帯に勤務スケジュールがなく、かつその役職で勤務できるスタッフ全員に表示されます。はじめるには、以下の手順を行います。

  1. スタッフアプリにログインして [スケジュール] をタップします。

  2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに適した時間帯を選択します。

  3. 青いテキストで [オープンシフト] と記載されているシフトを特定し、対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開きます。

  4. [シフトをリクエスト] をタップします。

オープンシフトのリクエストを行うと、Square データ内でに雇用者宛てに通知が届きます。表示されるプロンプトで雇用者がシフトリクエストを [否認] するか [承認] するかを選択すると、スタッフアプリからあなた宛てに否認/承認されたことを伝えるプッシュ通知が送信されます。

シフトの交換

勤務可能日時に変更がある場合、または単に別のシフトを希望する場合は、別のスタッフとシフトを交換するオプションもあります。以下の手順を行います。

  1. スタッフアプリにログインして [スケジュール] をタップします。

  2. 日付セレクターを使用して、スケジュールに適した時間帯を選択します。

  3. 対象のシフトをタップして [シフト詳細] 画面を開きます。

  4. [シフト交換] をタップします。

  5. 利用可能なシフトのリストから、都合の良いシフトを選択して [交換をリクエスト] をタップします。

この時点で、交換のリクエスト対象のシフトに入っているスタッフ
宛てにメールおよび/またはスタッフアプリからのプッシュ通知が送信されます(スタッフの通知設定により異なります)。この連絡で、別のスタッフがシフト交換を希望している旨が通知され、シフト交換を承認するまたは否認することができます。別のスタッフが承認/否認を行ったら、アカウントオーナーまたはマネージャーに通知が送付され最終的な承認または否認を行います。注意: 交換リクエストがオーナーまたはマネージャーにより承認されるまでは、あなたが元のシフトを務める責任を負います。

FAQ

自分が勤務できない場合、他のスタッフとシフトを交換できますか?

スタッフ Plusでは、スケジュールが公開された後、自分が勤務できない場合に他のスタッフとシフトを交換することができます。スタッフアプリを開き、[スケジュール] をタップして対象のシフトを表示させます。[シフト詳細] から [シフト交換] をタップし可能なシフトを表示させて、[交換をリクエスト] を選択すると、シフトを交換するスタッフに通知が送信されます。そのスタッフがリクエストに応じて編集内容を保存すると、更新されたスケジュールが希望の通知方法で送信されます。注意: 交換を実行するには、シフト交換するスタッフが交換リクエストを承認する必要があります。

どのような手順でタイムオフをリクエストできますか?

現時点では、スタッフ管理の「シフトスケジュール作成」経由でタイムオフのリクエストを送信する機能はありません。毎週のスケジュールが発表される前に、対象の期間中の人員配置に影響を与え得るタイムオフのリクエストについて、雇用者またはマネージャーと直接話し合うことをお勧めいたします。

スケジュールを受け取れませんでした。再送信をリクエストできますか?

はい。スケジュールをもう一度公開するよう雇用者またはマネージャーに直接リクエストすると、再送信されます。また「スタッフアプリ」内の通知設定を確認して、同アプリからのプッシュ通知が確実に届くようにしてください。また、スケジュールのメールが古いメールアドレスに送信されているか、あなたの迷惑メール/ジャンクホルダーに振り分けられている可能性もあります。最良の慣行として、あなたのプロフィールに関連するメールアドレスが最新のものであるか確認し、ご自身の受信トレイをもう一度よくチェックしてください。注意: 公開済みのスケジュールは、スタッフアプリ内でも表示させることができます。

ぎりぎりになって勤務可能日時が変わりました。どうやって更新すればいいですか?

勤務可能日時が変わったらいつでも、Square スタッフアプリの [その他] の [勤務可能日時] セクションで更新可能です。この変更をすでに進行中の勤務週中に行った場合は、雇用主またはマネージャーに連絡して、勤務可能日時を変更したと伝えることをお勧めいたします。これにより、できる限りすばやくシフトを埋めることができます。

過去のシフトのタイムカードを編集する必要があります。どうすればいいですか?

雇用者がスタッフ Plusをサブスクリプション登録している場合に限り、過去のシフトに関連するタイムカードをSquare スタッフアプリから直接編集できます。

タイムカードを編集するには、以下の手順を行います。

  1. Square スタッフアプリを開き、[タイムカード] をタップします。
  2. 対象の時間枠を選択して、編集するシフトをタップします。
  3. 必要な情報(職種、出勤時刻、退勤時刻、休憩、メモ、など)を更新して、[変更をリクエスト] をタップします。マネージャー宛てに、リクエストを承認または却下するよう促す通知が送信されます。

注意:マネージャーがリクエストを承認または却下するまで、同一シフトの編集リクエストを行うことはできません。ただし、同一シフトへの複数の編集(出勤時刻の変更と欠落していた休憩の追加、など)を1つのリクエストに含めることはできます。