Programació de torns per a empleats
Des de Torns Square i l’aplicació de Square per a equips, podràs accedir al calendari i planificar la setmana com cal. A més, si l’empresa fa servir el pla Plus de Torns, també rebràs recordatoris per registrar l’entrada i la sortida dels torns que tinguis programats.
Glossari
Consulta la taula següent per obtenir més informació sobre els termes més habituals en relació amb el calendari.
| Terme | Definició |
|---|---|
| Torn | Un torn fa referència al període de temps que un empleat treballa amb un càrrec determinat. El calendari de torns inclou diversos estats de torns, com ara els de torn programat, torn en curs o torn completat. Es poden assignar diversos torns al mateix empleat durant una jornada laboral. |
| Registre d’hores | El registre d’hores és l’informe d’un conjunt de torns, normalment associats al període de pagament de l’empresa. En funció del període que es consulti, un registre d’hores pot incloure tant torns en curs com torns completats. |
| Jornada laboral | Una jornada laboral és el període de 24 hores en què es desenvolupa tota l’activitat empresarial. La jornada laboral de la majoria de negocis s’alinea amb la jornada estàndard (12:00 - 12:00). Pel que fa als negocis que obren fins més tard de mitjanit, la jornada laboral s’ha d’alinear amb el moment en què tots els empleats registren la seva sortida (per exemple, la jornada laboral dels bars sol ser de 04:00 a 04:00 per comptar les hores que tenen obert passada la mitjanit). |
| Hores pagades | Les hores pagades fan referència al nombre total d’hores treballades, menys els descansos no retribuïts. Per exemple, un empleat que treballa de 09:00 a 17:00 i té un descans no retribuït de 30 minuts per dinar treballa un total de 7,5 hores pagades. |
| Disponibilitat | La disponibilitat fa referència als dies i les hores en què pot treballar un empleat. Generalment, la disponibilitat és recurrent i independent de les peticions de temps lliure puntuals. Per exemple, la disponibilitat d’un empleat pot indicar que pot treballar de dilluns a divendres de 10:00 a 21:00. |
| Temps lliure | El temps lliure fa referència a la no disponibilitat puntual sol·licitada per un empleat. No es tracta d’un concepte recurrent. Un empleat pot demanar un o diversos dies lliures. |
| Càrrec | El càrrec fa referència a la posició que té un empleat al negoci. Els empleats poden tenir fins a 12 càrrecs, cadascun amb el seu sou assignat. Els sous associats es determinen en funció del càrrec que ostenti l’empleat quan registri la seva entrada. Per exemple, un empleat que tingui els càrrecs de «caixer» i «cambrer» pot guanyar un sou diferent en funció del càrrec. |
| Notificacions | Les notificacions són missatges actius enviats per correu electrònic o notificació automàtica de l’aplicació Equips. Nota: el negoci ha de fer servir el pla Plus de Torns per rebre algunes notificacions (per exemple, recordatoris de registre d’entrada). |
Revisa el calendari
Un cop l’empresa hagi creat i publicat el calendari, rebràs un correu electrònic automatitzat o una notificació automàtica a l’aplicació de Square per a equips amb un enllaç directe per consultar els pròxims torns de la setmana. Per tal de garantir la visibilitat completa dels calendaris nous o de qualsevol canvi en un d’existent, assegura’t d’haver actualitzat la configuració de les notificacions a l’aplicació de Square per a equips. Per fer-ho:
A la pestanya Inici de l’aplicació de Square per a equips, toca Més.
Toca Configuració de les notificacions.
Activa o desactiva les opcions Notificacions de l’aplicació o Notificacions per correu electrònic a les seccions Calendari publicat i Calendari actualitzat en funció de les teves preferències.
Toca Desa els canvis.
Et recomanem que et posis en contacte directament amb l’empresa si tens cap pregunta o dubte sobre el calendari perquè facin els canvis que calgui.
Nota: el calendari de la resta dels empleats es podrà consultar en funció de la configuració de cadascun dels usuaris, que es pot modificar des de Configuració, a la secció Calendari de l’aplicació de Square per a equips.
Gestiona el calendari
Et recomanem que indiquis la teva disponibilitat a l’empresa perquè puguin saber quan podràs treballar. Si bé l’empresa o qualsevol empleat amb permisos d’accés il·limitats podrà actualitzar-la a través del Tauler de control en línia de Square, també pots fer-ho tu en qualsevol moment des de l’aplicació de Square per a equips. Per fer-ho:
A la pestanya Inici de l’aplicació de Square per a equips, toca Més.
Toca Disponibilitat.
Toca el dia de la setmana que vols modificar per obrir la pantalla Afegeix la disponibilitat i fer-hi els canvis que calgui.
Per acabar, toca Desa els canvis per tornar a la secció Disponibilitat i repeteix el procés per a la resta de dies que calgui actualitzar.
Nota: ara per ara, els empleats sense permisos d’accés il·limitats podran actualitzar la seva disponibilitat quan facin servir l’aplicació de Square per a equips, però no a través del Tauler de control en línia de Square.
Torns disponibles
L’empresa també pot fer servir els torns disponibles, cosa que et permetrà seleccionar els torns que altres empleats encara hagin de cobrir. Els torns disponibles es poden consultar fàcilment a l’aplicació de Square per a equips i qualsevol company disponible durant el període corresponent i que tingui el càrrec necessari podrà accedir-hi. Per començar:
Inicia la sessió a l’aplicació de Square per a equips i toca Torns > Calendari.
Fes servir el selector de dates per triar el període de temps corresponent al calendari.
Localitza un Torn disponible en blau i toca’l per obrir la pantalla Informació del torn.
Toca Sol·licita el torn.
Un cop sol·licitat un torn disponible, el teu cap rebrà una notificació al Tauler de control en línia de Square. Haurà de triar entre l’opció Denega o Aprova la sol·licitud i, llavors, rebràs una notificació automàtica a l’aplicació de Square per a equips amb la seva decisió.
Canvis i substitucions de torns
Si la teva disponibilitat canvia, o senzillament prefereixes un altre torn, també podràs intercanviar-lo amb altres empleats o demanar-los que et substitueixin.
Per sol·licitar un canvi de torn:
Inicia la sessió a l’aplicació de Square per a equips i toca Torns > Calendari.
Fes servir el selector de dates per triar el període corresponent al calendari.
Toca el torn en qüestió per obrir la pantalla Informació del torn.
Toca Canvia el torn.
A la llista de torns disponibles, selecciona el que et vagi millor i toca Sol·licita un canvi.
A continuació, l’empleat a qui s’ha demanat el canvi de torn rebrà un correu electrònic o una notificació de l’aplicació de Square per a equips (en funció de les notificacions que tingui configurades). D’aquesta manera, se li comunicarà que un altre empleat vol canviar-li el torn i podrà acceptar o rebutjar la sol·licitud. Quan l’empleat hagi pres una decisió, el propietari o el gestor del compte rebrà una notificació i se li demanarà que l’accepti o la rebutgi. Nota: sempre has de suposar que et faràs càrrec del teu torn original fins que el propietari o el gerent del compte aprovi el canvi.
Per sol·licitar una substitució del torn:
Inicia la sessió a l’aplicació de Square per a equips i toca Torns > Calendari.
Fes servir el selector de dates per triar el període corresponent al calendari.
Toca el torn en qüestió per obrir la pantalla Informació del torn i selecciona Sol·licita la substitució del torn.
Tria si vols enviar-la a tot l’equip del punt de venda i toca Sol·licita.
Un cop enviada, la sol·licitud es mostrarà com a pendent i rebràs notificacions de l’aplicació de Square per a equips quan un responsable o un empleat l’aprovi, la rebutgi o en cas que venci. Si la sol·licitud venç, pots tornar a enviar-la seguint els passos anteriors. Si has de cancel·lar una sol·licitud de substitució de torn, torna a la vista Informació del torn i toca Cancel·la la sol·licitud de substitució de torn.
La resta d’empleats poden acceptar-les o rebutjar-les des de la vista Calendari de l’aplicació de Square per a equips i seleccionar el torn corresponent.
Sol·licituds de dies lliures
Si la teva empresa està subscrita al Pla Plus de Torns Square, a més de canviar el torn, també pots sol·licitar dies lliures directament des de l’aplicació de Square per a equips per a qualsevol calendari que encara no s’hagi publicat. Un cop hagis enviat la sol·licitud, l’empresa rebrà una notificació per correu electrònic i una altra al Tauler de control en línia de Square. Llavors, podrà aprovar-la o denegar-la, i tu rebràs una notificació amb la seva decisió. Per començar:
Inicia la sessió a l’aplicació de Square per a equips i toca Més.
Toca Dies lliures > Sol·licita dies lliures.
Fes servir el selector de dates per triar els dies lliures que vulguis demanar i afegeix una nota a la secció Motiu.
Toca Sol·licita dies lliures.
Pots supervisar les teves sol·licituds i cancel·lar-ne qualsevol que estigui pendent o aprovada a la mateixa secció de l’aplicació de Square per a equips.
Nota: només pots sol·licitar dies lliures per als calendaris no publicats, però no per als que ja s’hagin publicat.
Preguntes més freqüents
Amb el pla Plus de Torns, quan es publica un calendari, pots intercanviar el torn amb altres empleats si no pots cobrir el teu. Obre l’aplicació de Square per a equips i toca Torns > Calendari per consultar el torn en qüestió. A Informació del torn, toca Canvia el torn per saber els torns que es poden canviar i Sol·licita un canvi per enviar una notificació al membre de l’equip corresponent. Si s’accepta la sol·licitud, rebràs una notificació amb el calendari actualitzat un cop s’hagin desat les modificacions. Nota: l’empleat amb qui t’agradaria intercanviar ha d’acceptar la sol·licitud de canvi per tal que es dugui a terme.
També pots sol·licitar a un altre empleat que cobreixi el torn. Segueix els passos que s’han descrit abans per sol·licitar que es cobreixi el teu torn. En aquest cas, la sol·licitud s’enviarà al responsable perquè l’aprovi. Rebràs notificacions a través de l’aplicació de Square per a equips quan s’aprovi, es rebutgi o en cas que venci.
Sí, pots demanar directament a la teva empresa o cap que el tornin a publicar. A més, hauries de comprovar la configuració de les notificacions a l’aplicació de Square per a equips per confirmar que pots rebre les notificacions automàtiques. També pot ser que el correu amb el calendari s’hagi enviat a una adreça electrònica antiga o hagi anat a parar a la carpeta de correu brossa. Et recomanem que comprovis que l’adreça electrònica associada al perfil estigui actualitzada i que tornis a buscar-lo a la safata d’entrada. Nota: també hauries de poder consultar els calendaris publicats a l’aplicació de Square per a equips.
Pots fer-ho en qualsevol moment des de la secció Disponibilitat dins de Més, a l’aplicació de Square per a equips. Si aquest canvi es produeix durant una setmana laboral en curs, et recomanem que parlis amb la teva empresa o cap per informar-los-en. Així, els torns afectats es podran omplir al més ràpid possible. Nota: cada empleat té un màxim de quatre blocs de disponibilitat.
Pots modificar el registre d’hores associat a qualsevol torn anterior directament des de l’aplicació de Square per a equips, sempre que la teva empresa estigui subscrita al pla Plus de Torns.
Per fer-ho:
- Obre l’aplicació de Square per a equips i toca Torns > Registres d’hores.
- Selecciona el període de temps i toca el torn que vulguis modificar.
- Actualitza la informació que necessitis (com ara el càrrec, l’hora d’entrada, l’hora de sortida, els descansos, les notes, etc.) i toca Sol·licita els canvis. El teu cap rebrà una notificació per aprovar o rebutjar la sol·licitud.
Nota: fins que no l’aprovi o rebutgi, no podràs fer cap altra sol·licitud de modificació per al mateix torn; tanmateix, podràs incloure diverses modificacions a un torn en una sol·licitud (p. ex., canviar l’hora d’entrada i afegir una pausa).