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Programación de turnos para empleados

Vista general

Sabemos que es fundamental tener bien organizado tu horario de trabajo cada semana. Por ello, con la Programación de turnos de Gestió d’equips i Equips Plus de Square y la aplicación Square para equipos, tendrás acceso directo a tu horario y podrás planificar correctamente tu semana. Si tu empresa utiliza Equipos Plus, también recibirás recordatorios para registrar la entrada y salida de tus turnos programados.

Shift Scheduling Overview

Glosario

Consulta la tabla que hay a continuación para saber más sobre los plazos más habituales que están asociados a tu calendario.

Terme Definició
Torn Un torn fa referència al període de temps que un empleat treballa amb un càrrec determinat. El calendari de torns inclou diversos estats de torns, com ara els de torn programat, torn en curs o torn completat. Es poden assignar diversos torns al mateix empleat durant una jornada laboral.
Registre d’hores El registre d’hores és l’informe d’un conjunt de torns, normalment associats al període de pagament de l’empresa. En funció del registre d’hores que es consulti, aquest pot incloure tant torns en curs com torns completats.
Jornada laboral Una jornada laboral és un període de 24 hores en què es desenvolupa tota l’activitat d’un negoci. La jornada laboral de la majoria d’empreses s’alinea amb el dia estàndard (00:00 - 23:59). Pel que fa als negocis que obren fins més tard de mitjanit, la jornada laboral s’ha d’alinear amb el moment en què tots els empleats registren la seva sortida (p. ex., la jornada laboral dels bars sol ser de 04:00 a 03:59 per comptar les hores que tenen obert passada la mitjanit).
Hores pagades Les hores pagades fan referència al nombre total d’hores treballades, menys els descansos no retribuïts. Per exemple, un empleat que treballa de 09:00 a 17:00 i té un descans no retribuït de 30 minuts per dinar treballa un total de 7,5 hores pagades.
Disponibilitat La disponibilitat fa referència als dies i les hores en què pot treballar un empleat. Generalment, la disponibilitat és recurrent i independent de les peticions de temps lliure puntuals. Per exemple, la disponibilitat d’un empleat pot indicar que pot treballar de dilluns a divendres de 10:00 a 21:00.
Temps lliure El temps lliure fa referència a la no disponibilitat puntual sol·licitada per un empleat. No es tracta d’un concepte recurrent. Un empleat pot demanar un o diversos dies de temps lliure.
Càrrec El càrrec professional fa referència a la posició que té un empleat dins d’un negoci. Els empleats poden tenir fins a 12 càrrecs professionals, cadascun amb el seu sou assignat. Els sous associats es determinen en funció del càrrec que sustenti l’empleat quan registri la seva entrada. Per exemple, un empleat que tingui els càrrecs de «caixer» i «cambrer» tindrà un sou associat al càrrec de caixer i un altre associat al càrrec de cambrer.
Notificacions Les notificacions són missatges actius enviats per correu electrónic o notificació automàtica de l’aplicació Equips. Nota: el negoci ha de fer servir Equips Plus per rebre algunes notificacions (per exemple, recordatoris de registre d’entrada).

Cómo revisar el calendario

Una vez que tu empleador haya creado y publicado tu horario, deberías recibir un correo electrónico automático o una notificación push de la aplicación Equipos con un enlace directo para ver tus próximos turnos de la semana. Para poder ver los nuevos horarios o cualquier cambio en los horarios que ya tienes, actualiza la configuración de las notificaciones en la aplicación Square para equipos. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Desde la página de Inicio de la aplicación Square para equipos, pulsa Más.

  2. En la sección Ajustes laborales, selecciona Notificaciones.

  3. Activa o desactiva Notificaciones de la aplicación o Notificaciones por correo electrónico en las secciones Calendario publicado y Calendario actualizado según tus preferencias personales.

  4. Haz clic en Guardar cambios.

También te recomendamos que te pongas en contacto directamente con tu empleador si tienes alguna pregunta sobre tu horario, ya que podrá acceder a él y hacer los cambios necesarios.

Shift Scheduling Schedule In-App

Gestionar el calendario

Te recomendamos que facilites tu disponibilidad a tu empleador para que sepa cuándo puede contar contigo. Tu empleador o cualquier otro empleado con permisos de acceso total podrán actualizar tu disponibilidad en el Panel de control de Square, pero tú también puedes actualizarla en cualquier momento a través de la aplicación Square para equipos. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Desde la página de Inicio de la aplicación Square para equipos, pulsa Más.

  2. En la sección Ajustes laborales, pulsa Disponibilidad.

  3. Pulsa el día de la semana que quieras modificar para abrir la pantalla Añadir disponibilidad y hacer los cambios necesarios.

  4. Pulsa Guardar cambios para volver a la sección Disponibilidad y repite el último paso para los días restantes que quieras actualizar.

Nota: Los empleados que no tengan permisos de acceso total podrán actualizar su disponibilidad a través de la aplicación Square para equipos, pero no podrán hacerlo a través del Panel de control de Square por el momento.

Turnos abiertos

Tu empleador también puede utilizar los turnos abiertos, que te permiten aceptar turnos que aún no han sido cubiertos por otros empleados. Los turnos abiertos se pueden ver fácilmente en la aplicación Square para equipos y cualquier empleado que esté disponible para esa franja horaria y ese puesto de trabajo podrá verlos. Para empezar, sigue estos pasos:

  1. Ve a la aplicación Square para equipos > pulsa Calendario.

  2. Selecciona el intervalo de fechas adecuado.

  3. Busca un Turno abierto en azul y pulsa el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.

  4. Pulsa Solicitar turno.

Después de solicitar un turno abierto, el empleador recibe una notificación en su Panel de control en línea de Square. Tendrán la posibilidad de Rechazar o Aprobar la solicitud de turno, y tú recibirás una notificación push de la aplicación Square para equipos con la decisión que se haya tomado.

Cambios de turno

Si ha cambiado tu disponibilidad o simplemente prefieres otro turno, también podrás cambiarlo con otros empleados. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Ve a la aplicación Square para equipos > pulsa Calendario.

  2. Selecciona el intervalo de fechas adecuado.

  3. Pulsa el turno en cuestión para abrir la pantalla Información del turno.

  4. Haz clic en Cambiar turno.

  5. En la lista de turnos disponibles, selecciona el turno que más te convenga y pulsa Solicitar cambio.

A continuación, se enviará un correo electrónico o una notificación push de la aplicación Square para equipos (según la configuración de notificaciones) al empleado con el que quieras cambiar el turno. De este modo, se le avisará de que otro empleado del equipo quiere cambiarle el turno, y podrá aceptar o rechazar la solicitud. Cuando el empleado haya tomado una decisión, el titular de la cuenta o el gerente recibirá una notificación para aceptar o rechazar la solicitud. Nota: Siempre debes asumir que trabajas en el turno que se te ha asignado originalmente hasta que el titular de la cuenta o el gerente aprueben el cambio.

Solicitudes de días libres

Además de cambiar turnos, puedes solicitar días libres directamente desde la aplicación Square para equipos en los horarios no publicados si el empleador tiene una suscripción a Equips Plus. Una vez que envíes la solicitud, el empleador recibirá una notificación por correo electrónico, así como una notificación en el Panel de control de Square. Desde ahí, pueden aprobar o rechazar la solicitud, y tú recibirás una alerta para informarte de su decisión. Para empezar, sigue estos pasos:

  1. Ve a la aplicación Square para equipos y pulsa Más.

  2. Pulsa Día libre > Solicitar día libre.

  3. Utiliza el selector de fechas para elegir los días libres que quieres solicitar y añade una nota en la sección Motivo.

  4. Pulsa Solicitar día libre.

Puedes supervisar tu solicitud, así como cancelar una solicitud pendiente o aprobada, si visitas la misma sección de la aplicación Square para equipos.

Nota: Solo puedes solicitar días libres en horarios no publicados. Si un horario ya está publicado, no podrás enviar solicitudes de días libres.

Preguntas frecuentes

¿Puedo intercambiar turnos con otro miembro del equipo si no estoy disponible para trabajar solo?

Con Team Plus, una vez que se ha publicado un calendario, puedes intercambiar turnos con otros miembros del equipo si no puedes trabajar solo. Simplemente abre la aplicación de tu equipo y pulsa Calendario para ver los turnos en cuestión. En Detalles del turno, pulsa Cambio de turno para ver los turnos disponibles para el cambio y Solicitar cambio para enviar una notificación al miembro del equipo cuyo turno te gustaría intercambiar. Si pueden satisfacer tu solicitud, se te enviará un calendario actualizado a través de tu método de notificación preferido una vez que se hayan guardado las ediciones. Nota: El miembro del equipo cuyo turno te gustaría intercambiar debe aceptar la solicitud de intercambio para que el intercambio se lleve a cabo.

Nunca recibí mi calendario. ¿Puedo solicitarlo otra vez?

Sí, puedes hacerlo trabajando con tu empleador o gerente directamente para solicitar que publiquen el calendario nuevamente. Además, debes consultar los ajustes de Notificaciones en la app Mi Equipo para confirmar que puedes recibir las notificaciones push de la aplicación. También existe la posibilidad de que el correo electrónico del calendario se haya enviado a una dirección de correo electrónico desactualizada o a tu carpeta de correo no deseado. Te sugerimos que confirmes que la dirección de correo electrónico asociada a tu perfil del equipo esté actualizada y que revises tu bandeja de entrada. Nota: También deberías poder ver cualquier calendario publicado en la app Mi Equipo.

Mi disponibilidad ha cambiado en el último momento. ¿Cómo la actualizo?

Puedes actualizar tu disponibilidad en cualquier momento mediante la sección Disponibilidad dentro de Más opciones en la app Mi Equipo Square. Si este cambio ocurre durante una semana laboral que ya está en progreso, recomendamos asociarte con tu empleador o gerente para informarles de cualquier cambio en tu disponibilidad. De esta manera, los turnos afectados se pueden cubrir lo más rápido posible. Nota: Cada miembro del equipo tiene permitidos hasta cuatro bloques de disponibilidad.

Necesito editar el registro de horas de uno de mis turnos anteriores. ¿Puedo hacerlo?

Puedes editar el registro de horas asociado a cualquier turno anterior directamente desde la app Mi Equipo Square mientras tu empleador esté suscrito a Equipos Plus.

Para editar tu registro de horas:

  1. Abre la app Mi Equipo Square y pulsa Registro de horas.
  2. Selecciona la franja horaria correspondiente y pulsa en el turno que deseas editar.
  3. Actualiza la información necesaria (p. ej., puesto, horario de entrada, horario de salida, descansos, notas, etc.) y pulsa Solicitar cambios. Los administradores recibirán una notificación que les pregunta si aprueban o rechazan la solicitud.

Nota: Hasta que tu administrador acepte o rechace tu solicitud, no podrás hacer otra solicitud de edición en el mismo turno; sin embargo, puedes incluir más de una edición (p. ej., cambiar el horario de entrada y agregar un descanso que falte) a un turno en una solicitud.

¿Mi empleador tendrá la opción de distribuir propinas entre otros miembros del equipo y yo?

Sí. Con Equipos Plus, tu empleador puede usar el Pozo de propinas para dividir de forma equitativa todas las propinas de tarjetas de crédito entre todos los miembros del equipo elegibles que hayan marcado entrada.