Calendari de torns per a empleats
Vista general
Som conscients que, per gestionar la setmana laboral, és important que el calendari sigui clar i que puguis accedir-hi fàcilment. Per aquesta raó, amb el Calendari de torns de Gestió d’equips i Equips Plus i l’aplicació de Square per a equips, tindràs accés directe al calendari i podràs planificar la setmana com cal. Si al negoci es fa servir Equips Plus, també rebràs recordatoris per registrar l’entrada i la sortida dels torns que tinguis programats.
Glossari
Revisa la taula a continuació per obtenir més informació sobre els termes que es fan servir més sovint en relació amb el calendari.
| Terme | Definició |
|---|---|
| Torn | Un torn fa referència al període de temps que un empleat treballa amb un càrrec determinat. El calendari de torns inclou diversos estats de torns, com ara els de torn programat, torn en curs o torn completat. Es poden assignar diversos torns al mateix empleat durant una jornada laboral. |
| Registre d’hores | El registre d’hores és l’informe d’un conjunt de torns, normalment associats al període de pagament de l’empresa. En funció del registre d’hores que es consulti, aquest pot incloure tant torns en curs com torns completats. |
| Jornada laboral | Una jornada laboral és un període de 24 hores en què es desenvolupa tota l’activitat d’un negoci. La jornada laboral de la majoria d’empreses s’alinea amb el dia estàndard (00:00 - 23:59). Pel que fa als negocis que obren fins més tard de mitjanit, la jornada laboral s’ha d’alinear amb el moment en què tots els empleats registren la seva sortida (p. ex., la jornada laboral dels bars sol ser de 04:00 a 03:59 per comptar les hores que tenen obert passada la mitjanit). |
| Hores pagades | Les hores pagades fan referència al nombre total d’hores treballades, menys els descansos no retribuïts. Per exemple, un empleat que treballa de 09:00 a 17:00 i té un descans no retribuït de 30 minuts per dinar treballa un total de 7,5 hores pagades. |
| Disponibilitat | La disponibilitat fa referència als dies i les hores en què pot treballar un empleat. Generalment, la disponibilitat és recurrent i independent de les peticions de temps lliure puntuals. Per exemple, la disponibilitat d’un empleat pot indicar que pot treballar de dilluns a divendres de 10:00 a 21:00. |
| Temps lliure | El temps lliure fa referència a la no disponibilitat puntual sol·licitada per un empleat. No es tracta d’un concepte recurrent. Un empleat pot demanar un o diversos dies de temps lliure. |
| Càrrec | El càrrec professional fa referència a la posició que té un empleat dins d’un negoci. Els empleats poden tenir fins a 12 càrrecs professionals, cadascun amb el seu sou assignat. Els sous associats es determinen en funció del càrrec que sustenti l’empleat quan registri la seva entrada. Per exemple, un empleat que tingui els càrrecs de «caixer» i «cambrer» tindrà un sou associat al càrrec de caixer i un altre associat al càrrec de cambrer. |
| Notificacions | Les notificacions són missatges actius enviats per correu electrónic o notificació automàtica de l’aplicació Equips. Nota: el negoci ha de fer servir Equips Plus per rebre algunes notificacions (per exemple, recordatoris de registre d’entrada). |
Revisió del calendari
Un cop l’empresa hagi creat i publicat el calendari, rebràs un correu electrònic automatitzat o una notificació automàtica a l’aplicació de Square per a equips amb un enllaç directe per consultar els propers torns de la setmana. Per tal de garantir la visibilitat completa dels calendaris nous o de qualsevol canvi en un calendari existent, hauràs de comprovar que hagis actualitzat la configuració de les notificacions a l’aplicació per a equips. Per fer-ho:
A la pestanya d’Inici de l’aplicació de Square per a equips, toca Més.
Toca Configuració de les notificacions.
Activa o desactiva les opcions Notificacions de l’aplicació o Notificacions per correu electrònic a les seccions Calendari publicat i Calendari actualitzat en funció de les teves preferències.
Toca Desa els canvis.
Com a pràctica recomanada, et suggerim que et posis en contacte directament amb l’empresa si tens cap pregunta o dubte sobre el calendari. Si hi ha cap problema, l’empresa tindrà la clau d’accés per fer qualsevol canvi que calgui.
Nota: la visibilitat dels calendaris d’altres empleats ve determinada per la configuració de l’usuari en qüestió. Es pot ajustar des de Configuració a la secció Calendari de l’aplicació de Square per a equips.
Gestió del calendari
Per tal d’establir expectatives adequades sobre la teva disponibilitat per a treballar, has d’indicar a l’empresa quan estàs disponible. Si bé l’empresa o qualsevol empleat amb permisos d’accés complets podrà actualitzar la teva disponibilitat a través del Tauler de control en línia de Square, també pots actualitzar-la personalment en qualsevol moment amb l’aplicació de Square per a equips. Per fer-ho:
A la pàgina d’Inici de l’aplicació de Square per a equips, toca Més.
Toca Disponibilitat.
Toca el dia de la setmana que vols modificar per obrir la pantalla Afegeix disponibilitat i fer-hi els canvis necessaris.
Toca Desa els canvis per tornar a la secció Disponibilitat i repeteix-ho per als altres dies que calgui actualitzar.
Nota: ara per ara, els empleats sense permisos d’accés complets podran actualitzar la seva disponibilitat quan facin servir l’aplicació de Square per a equips, però no a través del Tauler de control en línia de Square.
Torns disponibles
L’empresa també pot optar per fer servir torns disponibles, cosa que et permetrà seleccionar els torns que altres empleats encara hagin d’emplenar. Els torns disponibles es poden visualitzar amb facilitat a l’aplicació de Square per a equips i es mostraran a qualsevol empleat que no estigui programat actualment per a aquell període de temps concret i pugui exercir aquell càrrec. Per començar:
Ves a l’aplicació de Square per a equips i toca Torns > Calendari.
Fes servir el selector de dates per triar l’interval corresponent al calendari.
Localitza un torn classificat com a Torn disponible en blau > toca el torn en qüestió per obrir la pantalla Informació del torn.
Toca Demana un torn.
Un cop se sol·licita un torn disponible, l’empresa rebrà una notificació al Tauler de control en línia de Square. Se li sol·licitarà que triï entre Denega o Aprova la sol·licitud del torn i rebràs una notificació automàtica a l’aplicació per a equips confirmant l’acció que s’hagi dut a terme.
Intercanvi de torns
Si la teva disponibilitat canvia, o senzillament prefereixes un altre torn, també tindràs l’opció d’intercanviar el torn amb altres empleats. Per fer-ho:
Ves a l’aplicació de Square per a equips i toca Torns > Calendari.
Fes servir el selector de dates per triar l’interval corresponent al calendari.
Toca el torn en qüestió per obrir la pantalla Informació del torn.
Toca Canvia el torn.
A la llista de torns disponibles, selecciona el que et vagi millor i toca Fes una sol·licitud d’intercanvi.
Des d’aquí, l’empleat a qui s’hagi demanat el canvi de torn rebrà un correu electrònic o una notificació automàtica de l’aplicació per a equips (en funció de com hagi configurat les notificacions) que l’avisarà que un altre empleat vol canviar-li el torn, petició que pot acceptar o denegar. Un cop l’empleat hagi dut a terme l’acció, el propietari o administrador del compte rebrà una notificació i se li sol·licitarà que l’accepti o denegui. Nota: sempre és millor donar per fet que treballaràs en el teu torn original fins que el propietari o administrador del compte aprovi el canvi.
Sol·licituds de temps lliure
A més de canviar el torn, pots sol·licitar temps lliure directament a l’aplicació de Square per a equips a qualsevol calendari pendent de publicació, si l’empresa té una susbripció a Equips Plus. Un cop hagis presentat la sol·licitud, l’empresa rebrà una notificació per correu electrònic i una altra al Tauler de control en línia de Square. Des d’allà, podrà aprovar o denegar la sol·licitud, i tu rebràs una notificació amb la decisió. Per començar:
Ves a l’aplicació per a equips i toca Més.
Toca Temps lliure > Demana temps lliure.
Amb el selector de dates, tria el període que vulguis demanar com a temps lliure i afegeix una nota a la secció Motiu.
Toca Demana temps lliure.
Pots supervisar les teves sol·licituds i cancel·lar qualsevol sol·licitud pendent o aprovada a la mateixa secció de l’aplicació de Square per a equips.
Nota: només pots sol·licitar temps lliure als calendaris que estiguin pendents de publicació. Si un calendari ja s’ha publicat, no podràs presentar cap sol·licitud de temps lliure.
Preguntes freqüents
Amb Equips Plus, un cop es publica un calendari, pots intercanviar torns amb altres membres del personal si no pots treballar al teu torn. Només cal que obris l’aplicació Equips i toquis Torns > Calendari per veure el torn o els torns en qüestió. Des d’Informació dels torns, toca Canvia el torn per veure els torns que es poden canviar i Fes una sol·licitud d’intercanvi per enviar una notificació al membre del personal el torn del qual t’agradaria intercanviar. Si s’accepta la teva sol·licitud, rebràs un calendari actualitzat mitjançant el teu mètode de notificació preferit un cop s’hagin desat les modificacions. Nota: el membre del personal el torn del qual vols intercanviar ha d’acceptar la sol·licitud d’intercanvi perquè es faci efectiva.
Sí, pots fer-ho parlant directament amb la teva empresa o cap per demanar que tornin a publicar l’horari. A més, hauries de comprovar la configuració de les notificacions a l’aplicació de l’equip per confirmar que pots rebre notificacions automàtiques de l’aplicació. També hi ha la possibilitat que el correu electrònic de programació hagi arribat a una adreça de correu no actualitzada o a la teva carpeta de correu brossa o correu no desitjat. Com a pràctica recomanada, confirma que l’adreça electrònica associada al teu perfil d’equip està actualitzada i que has comprovat la safata d’entrada. Nota: també hauries de tenir la possibilitat de veure qualsevol programació publicada a l’aplicació Equips.
Pots actualitzar la teva disponibilitat en qualsevol moment a través de la secció Disponibilitat a dins de Més, a l’aplicació Equips Square. Si aquest canvi es produeix durant una setmana laboral que ja està en curs, et recomanem que parlis amb la teva empresa o cap per informar-los de qualsevol canvi de disponibilitat. Així, els torns afectats es poden omplir el més ràpid possible. Nota: cada empleat pot disposar de fins a quatre blocs de disponibilitat.
Pots editar el registre de temps associat a qualsevol torn anterior directament des de l’aplicació Equips Square, sempre que la teva empresa estigui subscrita a Equips Plus.
Per modificar el registre d’hores:
- Obre l’aplicació de Square per a equips i toca Torns > Registres d’hores.
- Selecciona el període de temps i toca el torn que vols modificar.
- Actualitza la informació necessària (p. ex., càrrec professional, hora d’entrada, hora de sortida, pauses, notes, etc.) i toca Demana canvis. El teu cap rebrà una notificació que li demanarà que aprovi o rebutgi la sol·licitud.
Nota: fins que el teu cap no aprovi o rebutgi la sol·licitud, no podràs fer cap altra sol·licitud de modificació per al mateix torn; tanmateix, podràs incloure diverses modificacions (p. ex., canviar l’hora d’entrada i afegir una pausa) a un torn en una sol·licitud.