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Planification des périodes de travail pour les employés

Aperçu

Nous savons à quel point il est crucial pour votre semaine de travail que votre planning soit facilement accessible. C’est pourquoi, avec la programmation des périodes de travail et les applications Gestion des employés et Équipe Plus de Square, vous accéderez directement à votre planning afin de pouvoir prévoir votre semaine. Si votre entreprise utilise Équipe Plus, vous recevrez des notifications vous rappelant d’enregistrer vos arrivées et vos départs pour vos périodes de travail.

Glossaire

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les termes couramment utilisés en lien avec votre planning.

Terme Définition
Période de travail Une période de travail désigne une période pendant laquelle un employé travaille sous un même intitulé de poste. La planification des périodes de travail comprend plusieurs états, notamment : la période de travail programmée, la période de travail en cours et la période de travail terminée. Un employé peut être affecté à plusieurs périodes de travail au cours d’une journée de travail.
Fiche de présence Une fiche de présence est le relevé d’un ensemble de périodes de travail, généralement associé à la période de paie de votre entreprise. En fonction de la période prise en compte, une fiche de présence peut comprendre à la fois des périodes de travail en cours et terminées.
Journée de travail Une journée de travail est une période continue de 24 heures pendant laquelle se déroule l’ensemble des activités commerciales. Pour la plupart des entreprises, la journée type (00 h 00 - 23 h 59) correspond à la journée de travail. Pour les entreprises qui sont ouvertes après minuit, les heures de la journée de travail doivent correspondre au moment où tous les employés ont quitté le travail (p. ex. pour les bars, la journée de travail peut être de 04 h 00 à 03 h 59 pour tenir compte des quelques heures d’ouverture après minuit).
Heures rémunérées Les heures rémunérées correspondent au nombre total d’heures travaillées, moins les pauses non rémunérées. Par exemple, vous travaillez de 9 h à 17 h, avec une pause non rémunérée de 30 minutes pour le lunch; vous avez donc travaillé un total de 7,5 heures rémunérées.
Disponibilité La disponibilité fait référence aux jours et aux heures pendant lesquels un employé est en mesure de travailler. En général, la disponibilité est récurrente et distincte des demandes de congés ponctuels. Par exemple, la disponibilité d’un employé peut indiquer qu’il peut travailler de 10 h à 21 h, du lundi au vendredi.
Congé payé Le congé fait référence à une absence ponctuelle demandée par un employé. Le congé n’est pas un concept récurrent. Un employé peut demander un congé pour un seul jour ou pour plusieurs jours consécutifs.
Poste Le poste fait référence au poste que vous occupez au sein de votre entreprise. Les employés peuvent avoir jusqu’à 12 postes, avec un salaire attribué à chacun. Le salaire est déterminé en fonction du poste pour lequel vous enregistrez votre arrivée. Par exemple, un employé qui occupe les postes de caissier et de barman peut gagner un certain salaire en tant que caissier et un autre en tant que barman.
Notifications Les notifications font référence aux messages qui sont transmis par e-mail ou par notification Push à partir de l’application Équipe. Remarque : votre entreprise doit utiliser Équipe Plus pour que vous puissiez recevoir certaines notifications (p. ex., les rappels d’enregistrement de l’arrivée, etc.).

Vérifier votre planning

Une fois que votre employeur a créé et publié votre planning, vous devriez recevoir un e-mail automatique ou une notification push de l’application Équipe comprenant un lien vous permettant d’afficher vos horaires de la semaine. Pour vous assurer de pouvoir toujours consulter vos nouveaux horaires ou d’être informé de toute mise à jour d’un horaire existant, vous devez vérifier que vous avez mis à jour vos paramètres de notification dans l’application Équipe. Pour ce faire :

  1. Sur la page d’Accueil de l’application Équipe Square, appuyez sur Plus.

  2. Dans la section Paramètres de travail, appuyez sur Notifications.

  3. Activez ou désactivez les Notifications de l’application ou les Notifications par e-mail dans les sections Planning publié et Planning mis à jour en fonction de vos préférences.

  4. Appuyez sur Enregistrer les modifications.

Nous vous recommandons également de vous adresser directement à votre employeur si vous avez des questions ou des préoccupations concernant votre planning. Il aura la possibilité d’y apporter les modifications nécessaires, le cas échéant.

Gérer votre planning

Pour faciliter la programmation des horaires en fonction de vos disponibilités, il est utile de communiquer celles-ci à votre employeur. Votre employeur ou tout employé disposant d’un accès complet aura la possibilité de mettre à jour vos disponibilités à partir du Tableau de bord Square en ligne. Mais vous pouvez également mettre à jour vos propres disponibilités à tout moment avec l’application Équipe Square. Pour ce faire :

  1. Sur la page d’Accueil de l’application Équipe Square, appuyez sur Plus.

  2. Dans la section Paramètres de travail, appuyez sur Disponibilité.

  3. Appuyez sur le jour de la semaine que vous souhaitez mettre à jour pour ouvrir l’écran Ajouter une disponibilité et apportez les modifications nécessaires.

  4. Appuyez sur Enregistrer les modifications pour revenir à la section Disponibilité et recommencez pour les autres jours qui doivent être mis à jour.

Remarque : Les employés ne disposant pas d’un accès complet pourront mettre à jour leur disponibilité à partir de l’application Équipe Square, mais ne seront pas pour le moment en mesure de le faire depuis le Tableau de bord Square en ligne.

Périodes de travail ouvertes

Votre employeur peut également choisir de rendre visibles les périodes de travail ouvertes, ce qui vous permettra de choisir parmi les périodes disponibles aux employés. Vous pouvez consulter facilement les périodes de travail ouvertes à partir de l’application Équipe. Tout employé disponible pour cet horaire et autorisé à prendre en charge ce poste verra s’afficher cette période de travail. Pour commencer :

  1. Accédez à l’application Équipe et appuyez sur Planning.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour ce planning.

  3. Repérez une Période de travail ouverte marquée en bleu. Appuyez sur la période en question pour ouvrir la fenêtre Détails de la période de travail.

  4. Appuyez sur Demander une période de travail.

Dès qu’un employé demande une période de travail ouverte, votre employeur reçoit une notification dans son Tableau de bord Square en ligne. Il sera invité à Refuser ou à Approuver la demande de changement et l’employé recevra une notification dans l’application Équipe confirmant sa décision.

Échanger des périodes de travail

Si vos disponibilités changent ou si vous préférez simplement changer de période de travail, vous avez également la possibilité d’en échanger avec d’autres employés. Pour ce faire :

  1. Accédez à l’application Équipe et appuyez sur Planning.

  2. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage horaire appropriée pour ce planning.

  3. Appuyez sur la période de travail en question pour ouvrir la fenêtre Détails de la période de travail.

  4. Appuyez sur Échanger une période de travail.

  5. Dans la liste des périodes de travail disponibles, sélectionnez celle qui convient le mieux et appuyez sur Demander un échange.

L’employé dont la période de travail fait l’objet d’une demande d’échange recevra ensuite un e-mail ou une notification push de l’application Équipe (en fonction de ses paramètres de notification). Cet e-mail l’informera du fait qu’un autre employé souhaite échanger des périodes de travail, ce qu’il pourra accepter ou refuser. Lorsque cet employé aura fait son choix, l’employeur ou le gestionnaire du compte en sera informé et il lui sera demandé d’accepter ou de refuser. Remarque : Vous devez toujours supposer que la période de travail initiale qui vous est attribuée est la vôtre jusqu’à ce que l’employeur ou le gestionnaire du compte donne son accord.

Demandes de congés payés

En plus de pouvoir échanger des périodes de travail, vous pouvez présenter une demande de congé directement depuis l’application Équipe Square pour n’importe quels horaires non publiés si votre employeur est abonné à Équipe Plus. Une fois la demande envoyée, votre employeur recevra une notification par e-mail ainsi qu’une notification sur son Tableau de bord Square en ligne. Il pourra ensuite approuver ou refuser la demande et vous recevrez une alerte concernant sa décision. Pour commencer :

  1. Accédez à l’application Équipe et appuyez sur Plus.

  2. Appuyez sur Congé  > Demander un congé.

  3. Utilisez le sélecteur de date pour choisir la période pendant laquelle vous désirez demander un congé et ajoutez une note sous la section Motif.

  4. Appuyez sur Demander un congé.

Vous pouvez suivre vos demandes ainsi qu’annuler toute demande approuvée ou en attente en visitant la même section de l’application Équipe Square.

Remarque : Vous pouvez demander un congé uniquement sur les calendriers non publiés. Si un calendrier est déjà publié, vous ne pourrez pas présenter une demande de congé.

Questions fréquentes

Puis-je échanger une période de travail avec un autre employé si je ne suis pas disponible pour assurer la mienne ?

Avec Équipe Plus, dès que l’horaire est publié, vous pouvez échanger des périodes de travail avec d’autres employés si vous n’êtes pas en mesure d’assurer les vôtres. Il vous suffit d’ouvrir votre application Équipe, puis d’appuyez sur Horaire pour afficher les périodes de travail en question. Dans la section Détails de la période de travail, appuyez sur Échanger une période de travail pour afficher les périodes disponibles à échanger, puis sur Demander un échange pour envoyer une notification à l’employé avec lequel vous souhaitez effectuer l’échange. S’il accepte votre demande, vous recevrez votre horaire mis à jour selon le mode de notification que vous avez défini une fois que la modification aura été enregistrée. Remarque : l’employé avec lequel vous souhaitez échanger la période de travail doit accepter la demande d’échange pour qu’elle puisse avoir lieu.

Je n’ai pas reçu mon horaire. Puis-je demander qu’il me soit envoyé à nouveau ?

Oui. Vous pouvez demander directement à votre employeur ou à votre gestionnaire de publier à nouveau l’horaire. Vous devrez par ailleurs vérifier les paramètres de notification de votre application Équipe pour être certain de recevoir les notifications push. Il est également possible que l’e-mail vous informant de l’horaire ait été envoyé à une adresse e-mail non valide ou dans votre dossier spam. La meilleure pratique consiste à confirmer que l’adresse e-mail associée à votre profil d’équipe est à jour et que vous avez bien vérifié votre boîte de réception. Remarque : vous devez normalement pouvoir consulter les horaires publiés directement dans l’application Équipe.

Mes disponibilités ont changé à la dernière minute. Comment puis-je les mettre à jour ?

Vous pouvez mettre à jour vos disponibilités à tout moment à partir de la section Disponibilité dans Plus de votre application Équipe Square. Si vous souhaitez effectuer ce changement pendant une semaine de travail déjà en cours, nous vous recommandons de communiquer avec votre employeur ou votre responsable pour les informer du changement de vos disponibilités. De cette façon, les périodes de travail qui doivent être réattribués pourront l’être aussi rapidement que possible. Remarque : chaque employé a droit à un maximum de quatre blocs de disponibilité.

Je dois modifier ma fiche de présence d’une de mes anciennes périodes de travail. Est-ce possible ?

Vous pouvez modifier la fiche de présence associée à n’importe quelle période de travail passée directement à partir de l’application Équipe Square, à condition que votre employeur soit abonné à Équipe Plus.

Pour modifier votre fiche de présence :

  1. Ouvrez l’application Équipe Square et appuyez sur Fiches de présence.
  2. Sélectionnez la période appropriée et sélectionnez la période de travail que vous souhaitez modifier.
  3. Vous devrez mettre à jour les informations nécessaires (par exemple, le titre du poste, l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les pauses, les notes, etc.) et appuyez sur Demander des modifications. Votre responsable recevra une notification lui demandant d’approuver ou de refuser votre demande.

Remarque : tant que votre gestionnaire n’aura pas approuvé ou refusé votre demande, vous ne pourrez pas présenter une autre demande de modification pour la même période de travail. Toutefois, vous pouvez inclure plusieurs modifications (par exemple, changer l’heure d’arrivée et ajouter une pause manquante) pour une période de travail dans une seule demande.