La función Enviar y gestionar facturas desde la aplicación TPV Square

Facturas Square está disponible directamente en la aplicación TPV Square para que puedas solicitar el pago de productos y servicios, configurar pagos recurrentes, buscar clientes por nombre, aceptar pagos parciales o íntegros en persona e incluso enviar recordatorios al vencer una factura. Y todo esto desde tu dispositivo móvil o tableta.

Antes de empezar, asegúrate de que La aplicación de Square está actualizada para usar esta función.

Nota: Si tienes empleados a tu cargo, confirma que tengan acceso a la función se ha activado el permisoGestionar y crear facturas para que puedan enviar facturas desde la aplicación TPV Square.

Crear facturas desde la aplicación TPV Square

1. Pulsa Más en la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla y, en el menú, selecciona Facturas >Crear factura.

2. Pulsa Añadir cliente y crea uno o añádelo desde el directorio. Puedes incluir destinatarios adicionales y solicitar la dirección de envío si no la tienes.

3. Selecciona las líneas de pedido que quieras añadir a la factura. Pulsa Añadir otro artículo para apply a service charge a la factura. Nota: En la pestaña Cuenta y configuración del Panel de control en línea de Square, puedes crear costes del servicio predeterminados. También puedes configurar un coste del servicio variable, que te permite definir una cantidad o porcentaje exacto al añadir artículos al carrito.

4. En la sección Calendario de pagos, elige uno, activa la opción Solicitar un depósito o Dividir el pago de la factura en varios plazos. 

5. Puedes hacer que la factura sea recurrente o puntual, seleccionar la fecha de vencimiento y el momento en el que se debe enviar. También puedes añadir la fecha del servicio o una venta.

6. Indica qué método de pago quieres aceptar para poder cobrar la factura.

7. Añade la información de la factura, como el título, el número de factura y un mensaje personalizado. Después, pulsa > Guardar.

8. Si quieres adjuntar un archivo, añade una imagen desde tu dispositivo móvil, haz una foto o incluye un PDF.

9. Puedes añadirContratos Squarea la factura. Nota: Puedes añadir contratos a tus facturas desde dispositivos iOS y Android, aunque solo puedes modificarlos desde el Panel de control en línea de Square.

10. Pulsa Continuar para seleccionar el método de comunicación y añade recordatorios de pago.

11. Una vez hayas rellenado toda la información, pulsa Enviar factura.

Nota: Puedes consultar y modificar las opciones predeterminadas de las facturas en el Panel de control en línea de Square o en la aplicación Facturas Square (solo en dispositivos iOS).

Tus clientes pueden pagar Facturas Square con una tarjeta de pago admitida, Apple Pay o Google Pay; y las facturas pagadas aparecerán en sección Transacciones de la aplicación y en la sección Transacciones del el Panel de control en línea de Square.

Convertir presupuestos en facturas de forma automática

Con Square Invoices Plus, puedes convertir automáticamente un presupuesto en una factura una vez que el cliente lo acepta, o bien guardar la factura como borrador para enviarla en otro momento. Si eliges que los presupuestos se conviertan automáticamente en facturas, el título y la descripción de las facturas serán los mismos que en el presupuesto, y el cliente podrá hacer el pago al aceptarlo.

Sigue estos pasos para activar la función de conversión automática:

1. Inicia sesión en la aplicación Facturas Square.

2. Crear un presupuesto.

3. En Detalles, activa la opción Convertir automáticamente presupuestos en facturas cuando el cliente lo acepte.

4. Podrás guardar la factura qua hayas creado como borrador o bien enviarla al cliente automáticamente.

Cuando un presupuesto se convierte de forma automática en una factura, se le asigna el mismo método de envío. Por lo que, si un presupuesto se envía por SMS, la factura convertida automáticamente también se envía de este modo.

Nota: Los negocios pueden configurar recordatorios de calendarios de pago en un presupuesto, pero estos solo se envían cuando el presupuesto se convierte en factura. Todas las fechas dependen del momento en el que el presupuesto se convierte en factura y se envía. Eso sí, no se enviarán recordatorios de facturas compartidas por SMS.

Añadir archivos adjuntos a las facturas

1. Al crear una factura, selecciona Adjuntar archivo.

2. Elige una imagen de tu colección de imágenes o haz una foto.

3. Puedes modificar el nombre de la imagen y pulsarSubir.

4. Para añadir más archivos adjuntos, vuelve al paso 1.

5. Toca Enviar.

Nota: Puedes subir hasta 10 archivos de imagen y PDF con un límite conjunto de 25 MB. Se aceptan archivos en formato PDF, PNG y JPG.

Aceptar pagos de facturas desde la aplicación TPV Square

Puedes utilizar la aplicación TPV Square para completar cualquier factura que hayas enviado desde la aplicación o Panel de control.

1. Pulsa Más en la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla y, en el menú, selecciona Facturas.

2. En la lista, haz clic en la factura o consulta cómo crear una factura en tu dispositivo móvil y, después, pulsa > Añadir pago.

3. Acerca, inserta o desliza la tarjeta del cliente, carga el importe a una tarjeta guardada o selecciona otra forma de pago, como efectivo, tarjeta regalo o cheque.

4. Una vez que se haya hecho el pago, aparecerá una pantalla con el texto Factura pagada.

El cliente recibirá la confirmación del pago por correo electrónico de forma automática o en el teléfono añadido a la factura (si eliges compartirla de forma manual).

La opción Propinas solo estará disponible si la habilitas al crear la factura. Los ajustes de Propinas del TPV no se aplican a las facturas.

Nota: Los pagos de facturas no admiten firmas en papel, y todas las firmas para tarjeta se harán en la pantalla del dispositivo, aun cuando la opción El cliente firma en el dispositivoesté desactivada.

Modificar, reenviar o cancelar facturas desde la aplicación TPV Square

1. Pulsa Más en la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla y, en el menú, selecciona Facturas.

2. En la lista, elige la factura que quieras modificar.

3. Pulsa Modificar en la esquina superior derecha o Cancelar factura en la parte inferior de la pantalla.

4. Haz los cambios que quieras y, a continuación, pulsa Reenviar.

5. Confirma o edita la lista de destinatarios incluidos en la factura a fin de determinar a quién se debe notificar en caso de edición o modificación.

Nota: Puedes utilizar diferentes campos, como el nombre del cliente, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono o el título, para buscar facturas y presupuestos. Consulta la lista completa de opciones en el Centro de ayuda.

Compartir una factura con un dispositivo móvil

Puedes compartir una factura desde tu dispositivo móvil siguiendo estos pasos:

1. Abre la aplicación TPV Square y pulsa Más > Facturas.

2. Pulsa Crear factura.

3. En el campo de envío, pulsa Enviar factura por correo electrónico o SMS o bien Compartir URL manualmente.

4. Completa la factura y pulsa Crear.

También puedes encontrar un botón para compartir enlaces dentro de una factura existente. Copia la URL que encontrarás en la parte inferior de la pantalla de detalles para enviarla desde tu dispositivo móvil.

Nota: Por ahora, no se pueden imprimir facturas desde navegadores móviles.

Añadir recordatorios automáticos a las facturas desde la aplicación TPV Square

1. Al crear una factura, rellena todos los campos pertinentes, como la información de facturación, las líneas de pedido, el calendario de pagos y el método de pago.

2. Selecciona Continuar.

3. Haz clic en Recordatorios de pago.

4. Modifica las opciones predeterminadas y selecciona Añadir recordatorio para añadir otra opción.

5. Completa y programa la factura o envíala.

No se enviarán más recordatorios una vez se haya pagado la factura.

Nota: Si la factura se manda por SMS, no se enviarán los recordatorios automáticos a tus clientes, porque solo se utilizan en facturas que se envían de forma manual o por correo electrónico. 

Enviar el recordatorio de una factura desde la aplicación TPV Square

1. Pulsa Más y selecciona Facturas en el menú de navegación.

2. En la lista, pulsa la factura para la que quieras enviar un recordatorio. Si no encuentras una factura, puedes buscarla con varios filtros.

3. Baja al final de la información de la factura y pulsa Enviar recordatorio.

Crear un duplicado de una factura desde la aplicación TPV Square

1. Pulsa Más y selecciona Facturas en el menú de navegación.

2. En la lista, pulsa la factura que quieres duplicar. Utiliza filtros para acortar la lista de facturas.

3. Baja al final de los detalles de la factura y pulsa el botón Duplicar.

4. Se abrirá otra página con la nueva factura, que incluirá los detalles de la anterior. Cambia las secciones que quieras y, por último, pulsa Enviar.