Crea i envia factures amb el nou disseny
- Als venedors que creen factures individuals, per lots, recurrents o plantilles de factures amb el nou disseny de Factures Square al Tauler de control.
- Als venedors amb els permisos necessaris per consultar, modificar, crear i eliminar factures i pressupostos. Configura els permisos al Tauler de control de Square.
Informació sobre Factures Square
Tots els venedors subscrits al pla Gratuït o Plus ara poden crear factures de forma més ràpida i eficient amb el nostre nou procés simplificat. Gaudiràs del nou disseny quan creïs factures individuals, per lots (només per als subscriptors a Factures Square) o recurrents a través del Tauler de control de Square en un navegador web. També hem fet canvis en el procés de crear plantilles noves des del Tauler de control de Square.
Abans de començar
Les factures es poden crear, enviar i gestionar des del Tauler de control de Square, l’aplicació de Factures Square o l’aplicació de TPV Square des d’un dispositiu mòbil compatible. El nou disseny només es mostra al Tauler de control de Square.
Pots tornar al disseny antic en qualsevol moment seleccionant l’enllaç Disseny antic a la part superior de la pàgina de creació de la factura. En fer-ho, perdràs els canvis que no hagis desat. Si decideixes tornar al disseny anterior, només serà per a la sessió actual.
Si et subscrius al pla Plus de Factures Square, pots enviar factures per lots i crear camps personalitzats i plantilles de contingut.
Només pots crear factures per lots des del Tauler de control de Square.
Crea una factura des del Tauler de control de Square
Les instruccions següents només són aplicables al nou disseny de facturació al Tauler de control de Square. Per a més informació sobre com tornar al disseny antic o com fer servir l’aplicació de Factures Square o de TPV, consulta com Crea i envia factures.
Pas 1: dades de la factura
Primer, afegeix informació sobre el client, la freqüència de les factures i les opcions de pagament. Les factures recurrents programades s’enviaran automàticament al client a les 10:00 del matí (de la teva zona horària) el dia que hagis seleccionat.
Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Pagaments > Factures.
-
Pots crear una factura de dues maneres:
A la pàgina Vista general, fes clic a Envia una factura.
A la pàgina Factures, fes clic a Crea una factura i selecciona Única, En bloc (només amb el pla Plus de Factures Square) o Recurrent.
-
Tria Detallsi selecciona un client existent o Crea un client.
Si has seleccionat factures per lots, pots afegir fins a 100 clients a aquest lot buscant un nom de client individual o de grup. Cada destinatari rebrà la seva pròpia factura, per tant, assegura’t que les adreces electròniques que tens són vàlides.
Introdueix el títol de factura i, si vols, el seu número i la data del servei.
Afegeix un missatge per al client de manera manual.
Pas 2: partides
Introdueix imports personalitzats, crea articles o cerca’ls a la col·lecció. Només has de començar a escriure en el camp + Afegeix un article. També pots escanejar un codi de barres perquè els articles apareguin automàticament. Modifica les quantitats si és necessari.
Opcional: afegeix-hi un descompte.
Opcional: Afegeix un calendari de pagaments per tenir més control sobre com cobraràs als clients. Pots programar l’ingrés inicial i dividir el saldo restant en diversos pagaments. Consulta més informació sobre com gestionar els ingressos de les factures i els calendaris de pagaments.
Pas 3: arxius adjunts i camps personalitzats (opcional)
Fitxers adjunts: Fes clic a Fitxers adjunts per adjuntar fins a 10 fitxers, que no poden superar els 25 MB en total. Els formats compatibles són els següents: JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP, i PDF. No pengis fitxers amb informació personal confidencial ni contingut il·legal. Square podrà fer servir el contingut que hagis pujat per impugnar qualsevol devolució de pagaments en nom teu.
Camps personalitzats: fes clic a Afegeix per personalitzar les dades que es mostraran a la factura per al client. Introdueix el títol, el text i la ubicació del camp. Fes clic a Desa. Aquesta funció només està disponible per als subscriptors al pla Plus de Factures Square.
Contractes de Square: fes clic a Afegeix per afegir un contracte a la factura o crear-ne un de nou.
Pas 4: resum de la configuració
Calendari: selecciona la data d’enviament i de venciment.
Mètodes de pagament acceptats: Marca o desmarca les opcions de pagament corresponents: targeta de crèdit o dèbit i targeta de regal física o electrònica de Square. Consulta més informació sobre les tarifes i els preus de Factures Square.
Mètode de pagament desat: selecciona la targeta de pagament desada o fes clic a Afegeix una targeta per desar-la al directori de clients i processar immediatament els pagaments de les factures.
-
Accions dels clients: activa:
Propines: ofereix als clients l’opció d’afegir una propina quan paguin la factura.
Desa el mètode de pagament: ofereix als clients l’opció de desar les dades de pagament per fer-les servir de cara al futur.
Confirmació de productes i serveis: per procedir al pagament, els clients hauran de confirmar que accepten els productes i serveis. Aquesta funció només s’aplica als pagaments finals després de lliurar els productes o oferir els serveis.
Enviament: tria si vols enviar la factura per correu electrònic o a través d’un enllaç. Fes clic a Afegeix més destinataris per afegir-n’hi fins a 8.
Recordatoris: activa o desactiva l’opció Envia recordatoris sobre factures als clients. Modifica els recordatoris o elimina’ls fent clic a la icona de la paperera.
Enviament: si es requereix l’enviament, activa l’opció Crea una comanda per enviar i, opcionalment, Sol·licita una adreça de lliurament. En aquest cas, la comanda s’afegirà a l’Administrador d’enviaments quan el client pagui la factura. Consulta més informació sobre com Configura els enviaments amb Factures Square.
Un cop afegits tots els detalls, tria entre Previsualitza, Desa com a esborrany (per enviar-la més endavant) o Envia.
Fes un seguiment de l’inventari i de les vendes
Si fas servir Square per controlar l’inventari, els articles es modificaran un cop que es pagui tota la factura. En pagar l’ingrés no es modificarà el recompte d’articles. Consulta més informació sobre com utilitzar el seguiment de l’inventari a Factures Square.
Les vendes amb factura no es registren als informes fins que se n’hagi pagat l’import íntegre. Les vendes s’atribueixen a la data de pagament de la factura, no al dia en què es va fer l’ingrés ni a la data en què es va enviar la factura.
Gestiona les factures enviades
Un cop hagis enviat una factura, podràs enviar recordatoris de pagament als clients, modificar una factura pendent de pagament, marcar-la com a pagada o cobrar als clients. També podràs cancel·lar-la, duplicar-la, compartir-la, imprimir-la, descarregar-la en PDF o arxivar-la.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Pagaments > Factures > Factures.
- Al costat de la factura corresponent, fes clic a (•••) i selecciona l’acció corresponent.
- També pots fer clic a la factura per obrir un tauler de visualització ràpida i a Més per seleccionar l’acció corresponent.
- A l’aplicació de Factures Square o de TPV Square, toca Factures a la barra de navegació. A l’aplicació de TPV Square, toca ≡ Més > Factures.
- Selecciona la factura que vols gestionar i toca (•••).
- Tria si vols enviar un recordatori, duplicar-la, compartir-la, cancel·lar-la, arxivar-la o descarregar-la. També pots modificar-la o afegir-hi un pagament.
Accepta el pagament d’una factura
Si el client no paga una factura en línia, pots cobrar-la manualment i marcar-la com a pagada.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Pagaments > Factures > Factures.
- Tens tres maneres de rebre un pagament des del tauler de control:
a. Al costat de la factura, fes clic a (•••) > Accepta un pagament.
b. Fes clic a la factura i, després, a Més > Marca com a pagada.
c. Fes clic a la factura, desplaça’t fins a Pagaments i fes clic a Accepta un pagament. - Confirma l’import i el mètode de pagament, i decideix si hi vols afegir una nota personal i del client opcionals.
- Fes clic a Cobra.
En cas que hagis sol·licitat una confirmació de productes i serveis al client i cobris la factura sense que s’hagi acceptat la confirmació, aquesta s’eliminarà. Això implicarà la teva renúncia a qualsevol dret per protegir-te en cas de reclamació.
Si reps un pagament total o parcial d’una factura fora de Factures Square (com ara en efectiu, amb un xec o altres), pots marcar la factura com a pagada al Tauler de control. Per fer-ho:
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Pagaments > Factures > Factures. 2. Tens tres maneres de marcar una factura com a pagada des del Tauler de control:
a. Al costat de la factura, fes clic a (•••) > Marca com a pagada.
b. Fes clic a la factura i, després, a Més > Marca com a pagada.
c. Fes clic a la factura, desplaça’t fins a Pagaments i fes clic a Marca com a pagada. - Confirma l’import i el mètode de pagament, i decideix si hi vols afegir una nota personal i del client opcionals.
- Fes clic a Desa.
Des de l’aplicació Factures Square i de TPV Square, pots acceptar un pagament total o parcial amb targeta de crèdit o dèbit (connectant el hardware de Square o amb Tap to Pay on iPhone i Tap to Pay a Android), amb una targeta desada, amb una targeta regal Square i introduint les dades de la targeta manualment.
També pots marcar les factures com a pagades en efectiu, amb una altra targeta regal o un certificat, amb un xec o amb altres mètodes de pagament. No obstant això, l’import registrat només és per a finalitats de seguiment. No rebràs cap ingrés per aquesta transacció.
Per marcar una factura com a pagada totalment o parcialment:
- A l’aplicació de Factures Square, toca Factures a la barra de navegació. A l’aplicació de TPV Square, toca ≡ Més > Factures.
- A Pagaments, selecciona Afegeix un pagament.
- Tria Import restant o Altres imports per marcar un pagament parcial. Toca Següent.
- Tria l’opció de pagament.
- Un cop confirmat el pagament, toca Venda nova per tornar a la factura.
Atenció al venedor
Si tens cap dubte o comentari mentre fas servir el nou disseny, et recomanem fer-nos arribar els teus comentaris.