Rapports Rendez-vous Square
Avec Rendez-vous Square Plus, vous avez accès aux rapports sur les rendez-vous, notamment au rapport de rendement de l’équipe.
Le rapport de rendement de l’équipe vous permet de faire ce qui suit :
Mesurer le rendement des membres de votre équipe ou de votre entreprise, que vous gériez une équipe ou que vous soyez un propriétaire unique.
Consulter en temps réel les mesures de rendement en matière de fidélisation et de réservation par anticipation, basées sur les données de rendez-vous (et non sur les ventes).
Passer en revue l’utilisation de l’horaire, qui compare le nombre total d’heures réservées de votre personnel à ses heures de travail prévues.
Le rapport sur le rendement de l’équipe comprend trois mesures : la fidélisation des clients, les réservations par anticipation et l’utilisation de l’horaire. Ces mesures portent uniquement sur les visites avec rendez-vous définies comme des rendez-vous qui ne sont pas annulés ou marqués comme « absent ».
Pour accéder à votre rapport de rendement de l’équipe :
Du Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Rapports.
Dans l’onglet Rapports sur les rendez-vous, sélectionnez Rendement de l’équipe.
Filtrez les données par plage de dates, point de vente, membre de l’équipe ou service pour voir les mesures globales.
Sélectionnez Voir les détails à côté des pourcentages de Fidélisation des clients, de Réservations par anticipation ou d’Utilisation de l’horaire pour voir les mesures supplémentaires sur le personnel et les détails des rapports.
La plage de dates maximale pour ce rapport est d’un an. Les rendez-vous récurrents ne sont pas encore entièrement pris en charge dans les calculs des mesures et ne sont inclus dans les calculs qu’une fois qu’ils sont payés ou modifiés (reprogrammation ou changement de service/membre de l’équipe).
Fidélisation des clients
La fidélisation des clients est un rapport défini comme étant le nombre de clients récurrents divisé par le nombre total de clients. Un client récurrent est défini comme étant un client qui s’est présenté à un rendez-vous dans un délai d’un an avant la plage de dates. Le nombre total de clients est le nombre de clients qui se sont présentés à un rendez-vous dans une période donnée.
Par exemple :
La plage de dates est établie du 1er janvier 2022 au 31 mars 2022.
Un seul client seulement avait des rendez-vous pendant cette plage de dates.
| Exemple | Taux de fidélisation des clients | Calcul | Explication |
|---|---|---|---|
| Le client s’est présenté à son premier rendez-vous en décembre 2021 et à son deuxième rendez-vous en mars 2022 | 100 % | 1 client récurrent divisé par 1 client au total | Le client est considéré comme un client récurrent dans la plage de dates |
| Le client s’est présenté à son premier rendez-vous en janvier 2021 et à son deuxième rendez-vous en mars 2022 | 0 % | 0 client récurrent divisé par 1 client au total | Le client est considéré comme un nouveau client dans la plage de dates parce qu’il n’a pas pris de rendez-vous au cours de l’année précédant la plage de dates |
| Le client s’est présenté à son premier rendez-vous en janvier 2019 et à un deuxième rendez-vous en mars 2022 | 0 % | 0 client récurrent divisé par 1 client au total | Le client est considéré comme un nouveau client dans la plage de dates parce qu’il n’a pas pris de rendez-vous au cours de l’année précédant la plage de dates |
Réservation par anticipation
La réservation par anticipation est un rapport défini correspondant au nombre de visites pour lesquelles le client a effectué une réservation par anticipation, divisé par son nombre total de visites. Pour être considérée comme une réservation par anticipation, un client doit prendre au moins un rendez-vous futur dans les 24 heures précédant l’heure de fin de son rendez-vous actuel.
La réservation par anticipation vous aide à mesurer si votre personnel a confirmé un rendez-vous futur avec le client au moment du rendez-vous actuel. Si le rendez-vous futur réservé est annulé ou marqué comme étant « absent », le rendez-vous actuel ne sera plus comptabilisé comme une réservation par anticipation puisque le rendez-vous futur n’est plus confirmé.
S’il y a des rendez-vous futurs réservés précédemment, le rendez-vous actuel n’est pas comptabilisé comme étant une réservation par anticipation. Un rendez-vous futur doit être réservé à l’intérieur de la plage de dates décrite ci-dessus.
Par exemple :
La plage de dates est établie du 1er janvier 2022 au 31 mars 2022.
Un seul client seulement avait des rendez-vous pendant cette plage de dates.
Le client s’est présenté à son rendez-vous le 1er janvier 2022.
Au moment de son rendez-vous le 1er janvier, le client a réservé à l’avance son prochain rendez-vous en avril 2022.
| Exemple | Taux de réservations par anticipation | Calcul | Explication |
|---|---|---|---|
| Le client n’avait aucune autre action à accomplir. | 100 % | 1 visite avec réservation par anticipation divisée par 1 visite au total | Le client a réservé par anticipation lors de son rendez-vous du 1er janvier |
| Le client a un autre rendez-vous le 15 janvier 2022 et ne prend pas de réservation par anticipation lors de son rendez-vous du 15 janvier. | 50 % | 1 visite avec réservation par anticipation divisée par 2 visites au total | Le client a pris une réservation par anticipation lors du rendez-vous du 1er janvier, mais n’a pas réservé lors du rendez-vous du 15 janvier. |
| Avant sa visite en janvier, le client avait déjà un rendez-vous réservé pour le mois de mai 2022. | 100 % | 1 visite avec réservation par anticipation divisée par 1 visite au total | Le rendez-vous en mai réservé précédemment n’est pas considéré comme une réservation par anticipation puisqu’il n’a pas été réservé dans la plage de temps de 24 heures. |
| Avant sa visite en janvier, le client avait déjà un rendez-vous mensuel récurrent prévu le 15 de chaque mois à partir d’avril 2022. | 100 % | 1 visite avec réservation par anticipation divisée par 1 visite au total | Les rendez-vous récurrents réservés précédemment ne sont pas considérés comme une réservation par anticipation puisqu’ils n’ont pas été réservés dans la plage de temps de 24 heures. |
| Le client a annulé son rendez-vous d’avril 2022 ou ne s’est pas présenté. | 0 % | 0 visite avec réservation par anticipation divisée par 1 visite au total | Le prochain rendez-vous a été annulé; par conséquent, il n’y a donc plus de réservation par anticipation |
Utilisation de l’horaire
La troisième mesure du tableau de bord de rendement de votre équipe est l’utilisation de l’horaire, c’est-à-dire le pourcentage du total des heures de travail (nombre total d’heures de disponibilité) de votre personnel qui sont réservées par les clients (heures réservées). Cette mesure aide à déterminer si vous avez trop ou pas assez de personnel et à évaluer le rendement du personnel.
Nombre total d’heures réservées : Il s’agit du nombre total d’heures pendant lesquelles un membre du personnel est réservé pour un service dans la plage de temps souhaitée dans votre filtre pour le rapport. Cette mesure ne tient pas compte des rendez-vous annulés, des rendez-vous marqués comme « absent », des rendez-vous non acceptés ou des réservations de cours. Toutefois, les rendez-vous non payés et reportés sont inclus et comptabilisés dans l’utilisation d’un membre du personnel.
Nombre total d’heures de disponibilité : Il s’agit du nombre total d’heures de disponibilité pour votre entreprise, déterminé par la somme des horaires récurrents actuels de votre personnel et de tout changement ponctuel effectué pendant la période de référence choisie. Les heures d’ouverture, les événements personnels et les versions antérieures de l’horaire récurrent d’un membre du personnel ne sont pas inclus dans le nombre total d’heures de disponibilité.
Si vous examinez un rapport d’utilisation du personnel pour un point de vente comptant plusieurs employés, votre rapport sera modifié pour indiquer si un employé a commencé au milieu d’une période couverte par le rapport.
Filtres
Utilisez les filtres plage de dates, point de vente, membre de l’équipe ou service pour adapter votre rapport à des mesures spécifiques.
Utilisez l’option déroulante d‘affichage par service ou par membre de l’équipe pour comparer facilement les mesures entre tous les services ou tous les membres de l’équipe dans un seul tableau.
Le tableau comporte les colonnes suivantes :
Fidélisation des clients
Nombre total de clients
Réservations par anticipation
Nombre total de rendez-vous
Utilisation de l’horaire
Remarque : Lorsque vous filtrez par point de vente, membre de l’équipe ou service, les mesures seront calculées uniquement en fonction des rendez-vous qui correspondent à ces filtres. L’affichage par service ou membre de l’équipe ne montrera pas les lignes pour les services ou les membres de l’équipe lorsqu’il n’y a pas de rendez-vous qui correspondent au filtre de service ou de membre de l’équipe sélectionné.
Autorisations
Par défaut, chaque membre de l’équipe peut afficher ses propres mesures. Quand un nouveau membre de l’équipe est créé, il pourra également voir ses propres mesures. Pour que les membres de l’équipe puissent consulter toutes les mesures des membres de l’équipe, vous devrez modifier leurs autorisations. Pour ce faire :
1. Accédez à Équipe > Autorisations dans votre Tableau de bord Square.
2. Sélectionnez Modifier les autorisations.
3. Sélectionnez Rapports et cochez les cases Afficher les rapports de rendez-vous et Afficher les rapports de tous les membres de l’équipe.