Personnaliser les autorisations des membres de l’équipe
Grâce aux autorisations personnalisées, vous pouvez créer plusieurs niveaux d’accès pour tous les points d’accès (p. ex., l’application Solution PDV Square par rapport au Tableau de bord Square). Une fois que vous avez ajouté un premier membre d’équipe dans la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, vous aurez accès à un ensemble d’autorisations personnalisé unique désigné « Autorisations d’équipe ». Si vous avez un abonnement Équipe Plus, Square pour restaurants Plus, Square pour détaillants Plus ou un abonnement Rendez-vous Square Premium, vous avez accès à d’autres ensembles d’autorisations que vous pouvez personnaliser pour les différentes fonctions de votre équipe.
Points d’accès
Les points d’accès sont les différents points à partir desquels vous et les membres de votre équipe pouvez accéder aux fonctionnalités de Square. Par exemple, les membres de l’équipe qui utilisent un code d’accès à 4 chiffres pour accéder à la Solution PDV utilisent le point d’accès à la Solution PDV partagée. Pour en savoir plus au sujet de chaque point d’accès, reportez-vous aux définitions ci-dessous.
Solution PDV partagée
La Solution PDV partagée permet à plusieurs membres de l’équipe de se connecter à des appareils partagés à l’aide d’un code confidentiel à 4 chiffres.
Solution PDV mobile
La Solution PDV mobile permet aux membres de l’équipe de se connecter à une application de point de vente avec leur propre appareil et d’accéder à toutes les fonctionnalités pour lesquelles ils ont obtenu une autorisation (p. ex., accepter un paiement). Ce point d’accès est utile si votre équipe doit accepter des paiements en déplacement.
Tableau de bord
Le point d’accès Tableau de bord permet aux membres de votre équipe d’avoir un compte pour accéder au Tableau de bord, mais seulement pour accéder aux actions pour lesquelles on leur a accordé l’autorisation d’effectuer.
Membres de l’équipe disposant d’un accès complet
Un membre de l’équipe disposant d’un accès complet est un membre de l’équipe à qui vous pouvez attribuer un ensemble d’autorisations configuré de façon à lui accorder un accès complet à votre compte Square, à votre Tableau de bord Square en ligne et à votre application Solution PDV Square.
Ces membre de l’équipe auront toutes les autorisations sauf lorsqu’il est question d’ajouter et de modifier les comptes bancaires pour les transferts, d’ajouter des représentants autorisés et de performer des OAuth pour les API de Square. Seul le titulaire du compte peut effectuer ces tâches.
Pour créer un nouveau membre de l’équipe avec un accès complet :
Accédez à Personnel > Équipe dans votre tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez le profil d’un membre de l’équipe existant ou ajouter un membre d’équipe avec son profil.
Sous Autorisations, cliquez sur Modifier. Si vous ajoutez des autorisations pour un nouveau membre de l’équipe, sélectionnez Activer les autorisations.
Sélectionnez Autorisations de l’équipe ou créez un nouvel ensemble d’autorisations. Remarque : Si vous créez un nouvel ensemble d’autorisations, vous devez ajouter un nom à l’ensemble d’autorisations.
Activer Accès complet
Créez ou générez un code confidentiel et saisissez l’adresse courriel du membre de l’équipe, puis sélectionnez Enregistrer.
Autorisations
Passage en caisse
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Accepter les paiements | Autorisez un membre de l’équipe à accepter des paiements. |
| Accepter des paiements détaillés | Autorisez un membre de l’équipe à ajouter des articles à une vente et à facturer. |
| Saisir manuellement des montants personnalisés | Autorisez un membre de l’équipe à ajouter des montants personnalisés à une vente et à facturer. Remarque : Les membres d’équipe sans cette autorisation doivent saisir un code confidentiel de gestionnaire sur le point de vente pour effectuer un trasanction d’un montant personnalisé. |
| Utiliser le Terminal virtuel | Autorisez un membre de l’équipe à accepter des paiements sur le Terminal virtuel. |
| Annuler les transactions | Autorisez un membre de l’équipe à utiliser un code confidentiel à 4 chiffres pour annuler les paiements. |
| Rajuster manuellement les taxes lors d’une transaction | Autorisez un membre de l’équipe à rajuster les taxes pour une vente en cours. |
| Rajuster manuellement les pourboires automatiques appliqués à une transaction | Autorisez un membre de l’équipe à configurer les pourboires automatiques, en ignorant les paramètres de pourboires définis par défaut. (Pour restaurants seulement) |
| Appliquer des remises et des gratuités limitées à une transaction | Autorisez un membre de l’équipe à utiliser un code confidentiel à 4 chiffres pour appliquer des remises protégées par code confidentiel. |
| Ajouter un client à la transaction de ventes | Autorisez un membre de l’équipe à ajouter un client existant à une vente à partir du répertoire de clients. |
| Ouvrir le tiroir-caisse sans transaction en cours | Autorisez un membre de l’équipe à ouvrir un tiroir-caisse connecté sans transaction en cours |
| Afficher tous les tickets en attente pour un seul membre de l’équipe | Autorisez un membre de l’équipe à consulter ses propres tickets en attente. |
| Afficher tous les tickets en attente pour tous les membres de l’équipe | Autorisez un membre de l’équipe à consulter tous les tickets en attente, y compris ceux qui sont attribués aux autres membres de l’équipe. |
| Supprimer ou annuler des articles enregistrés dans Additions en attente | Autorisez un membre de l’équipe à supprimer un article à partir d’un ticket en attente enregistré. |
| Rouvrir les additions closes | Autorisez le membre de l’équipe à rouvrir une addition close précédemment. (Pour restaurants seulement) |
Commandes
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Accès complet aux commandes | Autorisez un membre de l’équipe à consulter, modifier ou annuler les commandes à partir de l’applet Commandes dans la Solution PDV. | Suspendre les commandes et actualiser les temps de préparation | Autorisez un membre de l’équipe à suspendre les commandes, à activer le mode Occupé et à actualiser les temps de préparation du point de vente. |
Transactions
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Afficher toutes les transactions de ventes finalisées pour tous les membres de l’équipe | Autorisez le membre de l’équipe à consulter toutes les transactions. |
| Finaliser toutes les transactions en attente de pourboire | Autorisez le membre de l’équipe à consulter et à finaliser toutes les transactions en attente de pourboire. |
| Émettre des remboursements | Autorisez un membre de l’équipe à rembourser une transaction vers le mode de paiement initial ou un autre mode de paiement. |
Rapports
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Afficher les rapports de vente | Autoriser le membre de l’équipe à consulter des rapports de vente limités ou détaillés à partir de la Solution PDV ou du Tableau de bord. |
| Consulter des rapports de ventes limités (Solution PDV seulement) | Permettre aux membres de l’équipe de consulter uniquement les données globales des ventes des 90 derniers jours, et leur interdire de consulter les données historiques complètes, les tableaux de comparaison et les tendances au fil du temps. |
| Afficher les rapports de vente détaillés (Solution PDV et Tableau de bord) | Permettre aux membres de l’équipe de consulter les ventes totales pour toute période, l’historique des données des ventes et les ventes totales par article et par membre de l’équipe. |
| Produire le rapport de fin de journée | Autoriser le membre de l’équipe à accéder au rapport de fin de journée et à le produire à partir de la section Compte dans la solution PDV pour les restaurants. |
| Afficher les rapports de litiges | Autoriser le membre de l’équipe à accéder aux rapports de litiges dans la section Rapports. |
| Consulter les rapports de tiroir-caisse | Autoriser le membre de l’équipe à consulter les rapports de tiroir-caisse, ouvrir et fermer une session de caisse et à consulter le montant escompté en caisse. |
| Afficher le montant escompté dans le tiroir-caisse | Autoriser le membre de l’équipe à consulter le montant escompté spécifique lors de l’examen des détails du tiroir-caisse. |
Solde
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Afficher les renseignements du compte bancaire pour les points de vente attribués | Autorisez le membre de l’équipe à consulter les renseignements du compte bancaire pour les points de vente qui lui sont attribués. |
| Configurer le calendrier des transferts | Autorisez le membre de l’équipe à accéder aux paramètres de transfert dans le Tableau de bord. |
| Afficher les rapports de transfert | Autorisez le membre de l’équipe à consulter les rapports de transfert dans le Tableau de bord. |
| Transférer des fonds en utilisant le transfert instantané | Autorisez le membre de l’équipe à transférer un solde en attente sur une carte de débit associé pour un accès immédiat. |
| Commander la Carte Square et consulter les informations de transfert sur la Carte Square | Autorisez le membre de l’équipe à commander une Carte Square et à consulter les informations sur le transfert au compte de la Carte Square. |
Répertoire de clients
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Gérer les cartes enregistrées des clients | Autorisez des membres de l’équipe à consulter, ajouter ou supprimer une carte enregistrée pour les clients inscrits dans le répertoire. |
| Afficher les clients | Les membres de l’équipe peuvent consulter les informations sur les clients, par exemple, le nom du titulaire de la carte, la marque de la carte et les quatre derniers chiffres de la carte de paiement. |
| Afficher le numéro de téléphone, l’adresse courriel ou l’adresse du client | Les membres de l’équipe peuvent consulter les coordonnées des clients. |
| Accéder au répertoire de clients | Permettez aux membres de l’équipe d’accéder à votre répertoire de clients. |
| Accéder aux commentaires des clients | Autorisez des membres de l’équipe à consulter les commentaires des clients. |
| Sélectionner les clients par lots | Autorisez des membres de l’équipe à sélectionner plusieurs clients à la fois pour plusieurs actions, comme la suppression, la fusion et l’ajout de membres au groupe. |
| Importer des clients | Autorisez des membres de l’équipe à importer des clients en ligne et à créer de nouveaux profils de clients. |
| Exporter des clients | Autorisez des membres de l’équipe à exporter les données du client. |
| Gérer les groupes manuels et programmés | Autorisez des membres de l’équipe à afficher, créer et agir sur les groupes programmés et manuels dans votre répertoire. |
| Fusionner les clients | Autorisez des membres de l’équipe à fusionner les profils et les données de clients en double dans un seul profil. Cette autorisation sera activée par défaut. |
| Mettre à jour les clients | Les membres de l’équipe peuvent modifier l’information du profil du client. |
| Supprimer les clients | Les membres de l’équipe peuvent supprimer les profils des clients. |
Articles
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Pour les points de vente attribués | Autorisez le membre de l’équipe à créer, modifier et supprimer des articles, des catégories, des modificateurs et des remises qui sont attribués à son point de vente spécifique ainsi qu’à gérer les cartes cadeaux. (Tableau de bord seulement) |
| Pour tous les points de vente | Autorisez le membre de l’équipe à créer, modifier et supprimer des articles, des catégories, des modificateurs et des remises pour tous les points de vente, ainsi qu’à gérer les cartes cadeaux. (Tableau de bord et Solution PDV) |
En ligne
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Accès complet à Vente en ligne Square | Autorisez le membre de l’équipe à accéder à Vente en ligne Square à partir du Tableau de bord pour effectuer toutes les actions liées à la gestion du site en ligne. Remarque : Les utilisateurs qui s’abonnent à Vente en ligne Square payante recevront automatiquement un ensemble d’autorisations personnalisé gratuit avec Gestion d’équipe Square. Vous pourrez alors créer un niveau d’accès différent pour un type de tâche spécifique. C’est un avantage de plus au seul niveau d’accès déjà inclus avec la version gratuite de Gestion d’équipe Square. |
Liens de paiement
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Créer des liens de paiement et modifier l’accès | Cette autorisation permet aux membres de votre équipe de créer et de modifier des liens de paiement ou d’ajuster les paramètres des liens de paiement. |
| Afficher les transactions par liens de paiement | Lorsque l’autorisation associée aux transactions est activée, les membres de l’équipe peuvent consulter les transactions par liens de paiement. |
Factures
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Accès complet aux factures | Autorisez le membre de l’équipe à créer, modifier et envoyer des factures aux clients. |
Quarts de travail
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Consulter les rapports de fiches de présence | Autorisez des membres d’équipe à consulter, modifier ou créer des quarts de travail antérieurs pour d’autres membres de l’équipe et à modifier les paramètres de fiches de présence. |
| Créer, modifier et publier des horaires | Définissez la disponibilité des membres d’équipe, approuvez les demandes de quarts de travail ouverts, les échanges de quarts et autorisez les membres d’équipe à créer, modifier et publier des horaires. |
| Gérer les paramètres de contrôle du temps | Autorisez des membres de l’équipe à ajuster les paramètres de contrôle des horaires, des pauses et de l’application Équipe. |
| Autoriser les arrivées anticipées et non prévues | Permettez aux membres de l’équipe d’ignorer les paramètres de suivi des heures de pointage à l’arrivée et des pauses. |
| Gérer les disponibilités | Autorisez des membres de l’équipe à gérer les disponibilités des autres membres à partir du Tableau de bord Square en ligne. |
| Accès complet aux fiches de présence | Autorisez des membres de l’équipe à consulter et modifier les données des fiches de présence des employés affectés à un point de vente précis. |
| Gérer les paramètres de pourboires | Autorisez les membres d’équipe à choisir la méthode de distribution des pourboires et à déclarer les pourboires en espèces. |
| Commissions | Gérez les paramètres des commissions et les taux pour tous les membres de l’équipe dans tous les points de vente. En savoir plus. |
| Salaires et coût de la main-d’œuvre | Autorisez les membres de l’équipe à voir les informations sur les salaires et le coût de la main-d’ œuvre lorsqu’ils consultent les fiches de présence et l’horaire. |
Remarque :Quarts de travail Square PlusLes abonnés ont accès à un second ensemble d’autorisations personnalisable qu’y s’ajoute à l’accès de base de l’équipe. Cet ensemble d’autorisations personnalisé peut être attribué à plusieurs employés et utilisé pour donner à votre équipe l’accès nécessaire pour effectuer certaines tâches liées aux fiches de présence ou à la gestion des horaires. Ce second ensemble d’autorisations personnalisable n’est pas accessible aux utilisateurs de la version gratuite de Quarts de travail Square. Apprenez-en davantage sur la création et l’attribution des autorisations avec autorisations de l’équipe.
Gestion d’équipe
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Gérer les membres de l’équipe | Autorisez le membre de l’équipe à créer de nouveaux membres de l’équipe, à leur attribuer des ensembles d’autorisations et des points de vente en particulier, à associer les badges des membres de l’équipe à leurs profils et à afficher leurs documents. |
| Ajouter, modifier et supprimer des membres de l’équipe | Autorisez le membre de l’équipe à créer et à modifier des membres de l’équipe existants. |
| Créer, modifier et supprimer des ensembles d’autorisations | Autorisez le membre de l’équipe à créer et à modifier des ensembles d’autorisations attribués aux membres de l’équipe. |
| Afficher les documents des membres de l’équipe | Autorisez le membre de l’équipe à consulter les documents dans les profils de tous les membres de l’équipe. |
| Gérer les documents des membres de l’équipe | Autorisez le membre de l’équipe à consulter, téléverser, télécharger, renommer et supprimer des documents dans les profils de tous les membres de l’équipe. |
| Gérer l’intégration des membres de l’équipe | Autorisez l’employé à gérer les tâches d’intégration qui sont visibles par tous les nouveaux employés. |
Rendez-vous
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Afficher le calendrier personnel | Autorisez le membre de l’équipe à accéder à son propre calendrier dans Rendez-vous ou dans le Tableau de bord. |
| Afficher les calendriers de tous les membres de l’équipe | Autorisez le membre de l’équipe à accéder aux calendriers de tous les membres du personnel dans Rendez-vous ou dans le Tableau de bord. |
| Configurer les paramètres de Rendez-vous | Autorisez le membre de l’équipe à accéder au site de réservation en ligne et à gérer le site ainsi que ses paramètres. |
Fidélisation
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Consulter les rapports du programme Fidélisation | Les membres de l’équipe peuvent accéder à des rapports détaillés sur le rendement du programme de fidélisation et l’engagement des clients. |
| Consulter les paramètres du programme Fidélisation | Les membres de l’équipe peuvent consulter l’onglet Fidélisation de votre Tableau de bord Square en ligne mais ne peuvent pas modifier ou changer l’information. |
| Modifier les paramètres du programme Fidélisation | Les membres de l’équipe pourront modifier les points après l’achat et la terminologie, consulter les points accumulés et échanger des récompenses, recueillir des adresses courriel et consulter les activités suspectes. |
| Gérer les promotions du programme Fidélisation | Les membres de l’équipe pourront consulter un récapitulatif du programme Fidélisation et des activités de fidélisation connexes dans les profils des clients. |
| Afficher les renseignements des comptes de fidélisation des clients | Les membres de l’équipe pourront consulter les points, l’état de fidélisation, les cartes de paiement et les numéros de téléphone. |
| Modifier les renseignements des comptes de fidélisation des clients | Comprend des actions sur le compte du client comme l’ajustement des points, l’envoi du statut de fidélisation, la consultation des points bientôt à échéance, la gestion des cartes de paiement, la mise à jour des numéros de téléphone, le transfert et la suppression des comptes. |
Marketing
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Accès complet à Marketing | Autorisez un membre de l’équipe à créer, concevoir et envoyer des campagnes de marketing aux clients existants. |
Prêts Square
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Accès complet à Prêts Square | Autorisez le membre de l’équipe à consulter, accepter et surveiller l’état des offres de Prêts Square. |
Compte et paramètres
| Autorisations | Description |
|---|---|
| Gérer les abonnements aux services Square | Autorisez le membre de l’équipe à souscrire à des abonnements ou à annuler des abonnements. |
| Consulter et configurer les intégrations sur la Plateforme d’applications | Autorisez le membre de l’équipe à accéder aux applications dans le Tableau de bord Square et à configurer les intégrations avec des applications commerciales de tiers. |
| Créer des points de vente de l’entreprise | Autorisez le membre de l’équipe à créer des points de vente dans le Tableau de bord Square. |
| Personnaliser les options de profil du Répertoire de clients | Autorisez le membre de l’équipe à configurer les champs affichés dans les profils du Répertoire de clients. |
| Modifier les renseignements sur l’entreprise | Autorisez le membre de l’équipe à modifier les renseignements sur l’entreprise dans le Tableau de bord Square. |
| Modifier les notifications du compte par courriel | Autorisez le membre de l’équipe à modifier les paramètres de courriel du compte. |
| Modifier les renseignements fiscaux de l’entreprise | Autorisez le membre de l’équipe à modifier les paramètres fiscaux du compte, y compris les renseignements sur le contribuable. |
| Répondre aux demandes de données de l’acheteur (CCPA/RGPD) | Autorisez le membre de l’équipe à gérer les obligations en matière de protection des données, y compris la suppression des renseignements sur l’acheteur dans le Répertoire. |
| Vérifier et autoriser ou refuser les transactions à risque | Autorisez le membre de l’équipe à accéder au Gestionnaire du risque dans le Tableau de bord. |
| Gérer la documentation pour le profil de risque de l’entreprise (Sûreté Square) | Autorisez le membre de l’équipe à gérer la documentation personnelle et professionnelle dans Sûreté Square. |
| Créer, modifier et supprimer des appareils | Autorisez le membre de l’équipe à créer et à donner un nom aux nouveaux appareils, à générer des codes d’appareil et à les distribuer par courriel. |
| Configurer les paramètres de sécurité de l’appareil | Autorisez le membre de l’équipe à accéder aux paramètres de sécurité dans l’application et à les modifier. |
| Configurer les paramètres de passage en caisse | Autorisez le membre de l’équipe à gérer tous les paramètres sous l’onglet Options de passage en caisse. |
| Configurer les paramètres des commandes | Autorisez le membre de l’équipe à modifier les paramètres des commandes. |
| Configurer les paramètres du matériel | Autorisez le membre de l’équipe à gérer tous les paramètres sous l’onglet Matériel. |
| Activer le suivi des heures des membres de l’équipe | Autorisez le membre de l’équipe à activer et à désactiver le suivi des heures. |
| Configurer les paramètres des services | Autorisez le membre de l’équipe à configurer les paramètres des services de la plateforme Square pour restaurants. |
| Autoriser la déconnexion sur la Solution PDV partagée | Autorisez les membres de l’équipe à se déconnecter complètement de l’application. |
Retirer les autorisations
Pour retirer une autorisation à un membre de l’équipe :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez Équipe > Membres de l’équipe.
Sélectionnez le nom du membre de l’équipe pour lequel vous souhaitez retirer cette autorisation.
Dans la section Autorisations du profil du membre de l’équipe, sélectionnez Modifier.
Cliquez sur Retirer les autorisations.
Vérifier les autorisations
Pour vous assurer que votre équipe dispose des autorisations et des niveaux d’accès appropriés à votre entreprise et à votre compte Square, il est recommandé de vérifier les autorisations attribuées aux membres de votre équipe pour confirmer qu’ils n’ont accès qu’à ce dont ils ont besoin.
Examinez chaque ensemble d’autorisations à partir de la section autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne, en vous assurant que chaque autorisation a le bon niveau d’accès pour le rôle prévu. Cliquez sur le numéro dans la colonne Membres de l’équipe pour vérifier que les membres de l’équipe concernés sont bien affectés à cet ensemble d’autorisations. Si des membres de l’équipe doivent être affectés à un autre ensemble d’autorisations, sélectionnez leur nom sous l’onglet Équipe pour réattribuer le bon ensemble d’autorisations.
En plus des autorisations d’équipe, envisagez d’utiliser d’autres ensembles d’autorisations pour les membres de l’équipe qui ont des rôles de gestion tels qu’un directeur ou un chef d’équipe. Vous pouvez créer un second ensemble d’autorisations à partir de la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne. Si vous ne disposez pas d’un abonnement incluant des ensembles d’autorisations personnalisés supplémentaires, envisagez de vous abonner à Équipe Plus, ce qui vous permettra d’obtenir un nombre illimité d’ensembles d’autorisations personnalisés pour créer autant de niveaux d’accès que nécessaire.
Une fois que vous avez créé les ensembles d’autorisations appropriés, assurez-vous que l’ensemble d’autorisations approprié est attribué à chaque membre de l’équipe. Vous pouvez attribuer les autorisations à partir de la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne.
Désactiver les membres de l’équipe qui ne font plus partie de votre équipe. Les renseignements sur le membre de l’équipe ne seront ni perdus ni supprimés une fois qu’il sera désactivé, et le membre de l’équipe pourra être réactivé en tout temps.