Traiter les paiements récurrents ou les abonnements avec les factures récurrentes Square
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Avec Square, vous pouvez utiliser une carte enregistrée au dossier avec l’application Square et Factures Square pour traiter des paiements de type récurrent ou des abonnements.
Créer une série récurrente
- Accédez à Factures à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur l’onglet Séries récurrentes > Créer une série récurrente.
- Information sur le client : Sélectionnez un client ou saisissez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone.
- Détails de la facture : Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre, un nº de facture personnalisé pour qu’elle concorde avec celle de vos dossiers, un message et une date de service facultative.
- Programmation récurrente : Sélectionnez la fréquence à laquelle les factures récurrentes seront envoyées. Vous pouvez personnaliser la date de début et de fin et la date d’échéance des factures récurrentes.
- Paiements automatiques : Si vous permettez au client d’utiliser les Paiements automatiques avec la carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Le client a ainsi le choix d’enregistrer sa carte de paiement, sur laquelle chaque facture sera imputée automatiquement et en toute sécurité à la date d’échéance en fonction de la série récurrente.
- Articles : Vous pouvez ajouter des articles à partir de votre catalogue d’articles. Une fois les articles ajoutés, vous pouvez en ajuster la quantité ou personnaliser l’article en ajoutant une note ou une taxe. Pour ajouter une remise à la totalité de la facture récurrente, cliquez sur Ajouter une remise.
- Options de paiement : Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez. Activez l’option Autoriser les pourboires afin de permettre aux clients d’ajouter des pourboires à la facture récurrente.
- Mode de paiement de la boutique : Activez l’option Autoriser le client à enregistrer sa carte afin que votre client puisse enregistrer sa carte au moment du paiement. Vous pourrez ainsi l’appliquer aux prochaines factures.
- Communication : Sélectionnez de quelle façon vous souhaitez partager vos factures récurrentes. Pour envoyer les factures par courriel, votre client doit avoir fourni son adresse courriel. Pour les envoyer par texto, vous devez indiquer le numéro de téléphone de votre client. Vous pouvez également ajouter des destinataires supplémentaires.
- Rappels : Si vous souhaitez personnaliser la cadence ou le nombre de rappels que votre client reçoit, sélectionnez Modifier les rappels.
- Plus d’options : Activez l’option Adresse de livraison requise pour vous assurer que le client saisisse une adresse de livraison. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe personnalisée ou ajouter des champs personnalisés.
- Lorsque vous avez terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra, Enregistrer l’ébauche ou l’Envoyer.
- Lorsque votre client reçoit la facture récurrente, il peut effectuer le paiement en ligne en toute sécurité. Si sa carte était déjà enregistrée, elle sera automatiquement débitée. Les fonds seront déposés selon votre calendrier des dépôts.
Pour télécharger un fichier de vos factures récurrentes en format CSV, cliquez sur Exporter sous l’onglet Séries récurrentes de votre Tableau de bord Factures Square.
Remarque : Si une carte enregistrée est refusée pour une facture unique faisant partie d’une série récurrente, un courriel sera envoyé à votre client lui demandant de payer en ligne. Les factures suivantes dans la série continueront à être payées à la date d’échéance avec la même carte enregistrée au dossier.
- Sélectionnez + dans le menu de navigation, puis touchez Séries récurrentes.
- Adresser la facture à : Sélectionnez un client existant ou saisissez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone. Activez l’option Adresse de livraison requise pour vous assurer que le client saisisse une adresse de livraison.
- Articles : Vous pouvez ajouter des articles à partir de votre catalogue d’articles. Une fois les articles ajoutés, vous pouvez en ajuster la quantité ou personnaliser l’article en ajoutant une note ou une taxe. Activez l’option Demander un pourboire pour offrir au client la possibilité d’ajouter des pourboires à la facture.
- Calendrier des paiements : Sélectionnez la fréquence à laquelle les factures récurrentes seront envoyées. Vous pouvez personnaliser la date de début et de fin, la date d’échéance des factures récurrentes et la date de service.
- Paiements automatiques : Si vous permettez au client d’utiliser les Paiements automatiques avec la carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Le client a ainsi le choix d’enregistrer sa carte de paiement, sur laquelle chaque facture sera imputée automatiquement et en toute sécurité à la date d’échéance en fonction de la série récurrente.
- Modes de paiement : Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez. Activez l’option Autoriser le client à enregistrer sa carte afin que votre client puisse enregistrer sa carte au moment du paiement. Ces options s’appliqueront ainsi aux prochaines factures.
- Détails : Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre ou un numéro de facture personnalisé pour qu’elle corresponde avec celle de vos dossiers. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe personnalisée ou ajouter des champs personnalisés.
- Sélectionnez Continuer pour prévisualiser la facture.
- Mode d’envoi : Sélectionnez de quelle façon vous souhaitez partager vos factures récurrentes. Pour envoyer une facture par courriel, votre client doit avoir fourni son adresse courriel. Pour l’envoyer par texto, vous devez indiquer le numéro de téléphone de votre client.
- Rappels de paiement : Si vous souhaitez personnaliser la cadence ou le nombre de rappels que votre client reçoit, sélectionnez Rappels de paiement.
- Une fois terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra et Envoyer la facture récurrente si tout semble en ordre. Pour l’enregistrer en tant qu’ébauche, touchez « ••• ».
- Lorsque votre client recevra la facture récurrente, il pourra vous payer en ligne en toute sécurité. Si sa carte était déjà enregistrée, les frais y seront imputés automatiquement. L’argent devrait apparaître dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables à compter de la date de traitement.
- Touchez ≡ Plus dans la barre de navigation inférieure et sélectionnez Factures > Créer une facture.
- Adresser la facture à : Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou entrez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone. Vous pouvez entrer jusqu’à neuf destinataires. Activez l’option Adresse de livraison requise pour vous assurer que le client saisisse une adresse d’expédition.
- Articles : Vous pouvez ajouter des articles à partir de votre catalogue d’articles. Une fois les articles ajoutés, vous pouvez en ajuster la quantité ou personnaliser l’article en ajoutant une note ou une taxe. Activez l’option Demander un pourboire pour offrir au client la possibilité d’ajouter des pourboires à la facture.
- Calendrier des paiements : Sélectionnez Activer l’option de récurrence pour cette facture > Récurrente. Indiquez à quelle fréquence les factures récurrentes seront envoyées. Vous pouvez personnaliser la date de début et de fin, la date d’échéance de la facture et la date de service.
- Paiements automatiques : Si vous permettez au client d’utiliser les Paiements automatiques avec la carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Le client a ainsi le choix d’enregistrer sa carte de paiement, sur laquelle chaque facture sera imputée automatiquement et en toute sécurité à la date d’échéance en fonction de la série récurrente.
- Modes de paiement : Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez.
- Détails : Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre ou un nº de facture personnalisé pour qu’elle concorde avec celle de vos dossiers. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe personnalisée ou ajouter des champs personnalisés.
- Sélectionnez Continuer pour prévisualiser.
- Mode d’envoi : Sélectionnez de quelle façon vous souhaitez partager vos factures récurrentes. Pour envoyer une facture par courriel, votre client doit avoir fourni son adresse courriel. Pour l’envoyer par texto, vous devez indiquer le numéro de téléphone de votre client.
- Une fois terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra et Envoyer la facture récurrente si tout semble en ordre. Pour l’enregistrer en tant qu’ébauche, touchez •••.
- Lorsque votre client recevra la facture récurrente par courriel, il pourra vous payer en ligne en toute sécurité. Si sa carte était déjà enregistrée, les frais y seront imputés automatiquement. L’argent devrait apparaître dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables à compter de la date de traitement.
Voici ce que vos clients verront
Lorsque votre client recevra la facture par courriel, il pourra vous payer en ligne en toute sécurité. Si vous avez activé l’option Autoriser les paiements automatiques, votre client peut cocher l’option Enregistrer ma carte auprès de (nom de votre entreprise) pour enregistrer sa carte de paiement qui sera débitée automatiquement à la date d’échéance de chaque facture de la série récurrente. Si sa carte est déjà enregistrée, elle sera débitée automatiquement. Vos fonds seront déposés conformément à votre calendrier des transferts.
Dupliquer les factures récurrentes
Vous serez en mesure de dupliquer facilement vos factures récurrentes afin d’envoyer rapidement une facture comportant des détails similaires à un autre client.
- Consultez la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez la facture récurrente que vous souhaitez dupliquer et cliquez sur les trois points situés à côté du montant et sélectionnez Dupliquer.
Remarque : La duplication d’une seule facture récurrente ne dupliquera qu’une seule facture et non la série entière.
Gérer une série récurrente
Modifiez et gérez une série de factures récurrentes à partir de votre Tableau de bord Square en ligne et de l’application Square.
Gérer une série récurrente
La gestion d’une série récurrente aura un impact sur toutes les factures récurrentes de cette série.
- Consultez la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur l’onglet Séries récurrentes.
- Cliquez sur « … » d’une série récurrente active.
- Sélectionnez Modifier la série récurrente pour modifier la série récurrente.
- Sélectionnez Afficher les factures récurrentes pour consulter toutes les factures récurrentes dans la série récurrente.
Gérer une facture récurrente
Gérer une facture récurrente n’aura d’impact que sur une seule facture. Pour gérer toute la série, suivez les instructions de la section « Gérer une série récurrente ».
- Consultez la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur « … » d’une série récurrente active. L’état des factures récurrentes sera marqué comme Récurrentes et elles respecteront une convention de dénomination dont la séquence ressemblera à celle-ci : 000001-R-0001.
- Pour modifier les détails d’une seule facture, cliquez sur Modifier la facture récurrente.
- Pour annuler une seule facture, cliquez sur Annuler la facture récurrente.
- Pour afficher les détails d’une série récurrente, cliquez sur Afficher la série récurrente.
- Pour dupliquer une seule facture, cliquez sur Dupliquer la facture récurrente.
Gérer une série récurrente
La gestion d’une série récurrente aura un impact sur toutes les factures récurrentes de cette série.
- Ouvrez l’application Factures Square et touchez Factures dans le menu de navigation.
- Touchez le filtre Tous les liens envoyés.
- Faites défiler jusqu’au bas de la liste des filtres et sélectionnez Actif sous Séries récurrentes.
- Touchez une des séries actives.
- Pour apporter des modifications aux informations de la série récurrente, comme les informations sur le client, les articles et le mode de paiement, touchez Modifier le lien.
- Pour afficher les factures récurrentes de la série récurrente, touchez Afficher les factures de la série.
Gérer une facture récurrente
Gérer une facture récurrente n’aura d’impact que sur une seule facture. Pour gérer toute la série, suivez les instructions de la section « Gérer une série récurrente ».
- Ouvrez l’application Factures Square et touchez Factures.
- Touchez une facture récurrente active. Les factures récurrentes respecteront une convention de dénomination dont la séquence ressemblera à celle-ci : 000001-R-0001.
- Pour apporter des modifications aux informations de la facture unique, comme les informations sur le client, les postes et le mode de paiement et touchez Modifier.
- Pour annuler une seule facture récurrente, faites défiler jusqu’au bas de la page et touchez Annuler la facture récurrente.