Qu'est-ce qu'une facture et comment en créer une ?

Vous avez une entreprise de produits ou de services ? La facturation fait donc partie des outils indispensables de votre quotidien, tout comme la création d’un devis. Quelle est la définition d’une facture ? C’est un document que vous envoyez à vos clients qui indique les conditions de paiement de biens ou de services. Donc, la facture est nécessaire au bon déroulement de votre activité.

C’est pourquoi ce guide vous explique l’essentiel de la facturation pour les petites entreprises. Ainsi, il aborde les modèles de facture, les mentions obligatoires et la gestion des clients en retard. En outre, vous y découvrirez des conseils et des astuces pour automatiser le processus de facturation.

Questions fréquentes autour de la définition de la facture

Quelle est la définition d’une facture ?

Tout d’abord, une facture bien faite est composée d’une liste détaillée de produits ou services fournis à vos clients. Elle indique aussi le montant total dû et une méthode pour payer ces produits ou services. Vous pouvez envoyer des factures électroniques ou des factures papier. La facture peut être payée en un seul versement ou en plusieurs fois.

De plus, vous pouvez programmer plusieurs paiements sur une seule facture. Si vous utilisez Factures Square, vous pouvez filtrer et voir les factures au sein du Tableau de bord Square ou de l’application Solution PDV Square. En résumé, cet outil simplifie grandement la gestion des factures.

C’est quoi une facture bien rédigée et à quoi sert-elle ?

Dans la définition d’une facture donnée sur le site officiel d’information administrative pour les entreprises, on considère qu’elle est une preuve de vente d’un bien ou de réalisation d’un service en l’échange d’un certain prix. D’ailleurs, la facture doit préciser les conditions de l’échange commercial en spécifiant le montant dû par le client.

Enfin, elle permet de calculer le chiffre d’affaires, de faciliter la préparation des comptes annuels, de collecter ou déduire la TVA et, indirectement, de déterminer le montant de l’impôt. Sachez que des règles spécifiques de facturation peuvent s’appliquer selon le type d’entreprise que vous dirigez, c’est le cas notamment pour la microentreprise.

Comment créer une facture ?

Square propose un modèle de facture professionnel et prêt à l’emploi comprenant l’ensemble des informations essentielles à la facturation. Factures Square vous permet de créer, d’envoyer et de gérer des factures et des paiements directement depuis votre Tableau de bord Square. En savoir plus sur comment créer une facture.

Comment envoyer une facture ?

Vous pouvez envoyer des factures numériques directement dans la boîte de réception de vos clients grâce à Factures Square.

Comment gérer une facture ?

Le moyen le plus simple de gérer et de suivre les factures est de recourir à un système de facturation en ligne. En effet, les logiciels de facturation vous permettent d’envoyer rapidement et facilement des factures professionnelles à partir de votre bureau, votre ordinateur ou votre appareil mobile.

Les clients peuvent payer en un seul clic, et vous pouvez suivre les paiements et les retards dans un tableau de bord centralisé. Traditionnellement, les tâches manuelles telles que la comptabilité et la numérotation des factures sont toutes effectuées en amont, ce qui vous permet de garder facilement un œil sur votre trésorerie.

Comment choisir le meilleur système de facturation ?

Votre logiciel de facturation doit faciliter l’envoi et le suivi rapides des factures. Choisissez un système qui vous permet de créer et de distribuer des factures à vos clients en toute simplicité et d’encaisser facilement les paiements.

Mieux comprendre la définition de la facturation

Quelle est la définition de la facturation ?

La facturation est un document officiel qui retranscrit une transaction de biens ou de services entre un fournisseur et son client. Elle doit également proposer une méthode de paiement. En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez nécessairement besoin d’envoyer une facture quelle que soit votre activité. Le processus de facturation peut désormais être largement facilité grâce à l’automatisation.

Pourquoi est-il nécessaire de réaliser une facturation ?

Une bonne maîtrise de la facturation est essentielle à la réussite de votre entreprise. Si vous négligez cette fonction cruciale de votre entreprise, cela pourrait être considéré comme un manque de professionnalisme par vos clients. Par exemple, si vous êtes organisateur d’événements ou entrepreneur, cela risque de nuire à votre image de marque et à la fidélisation de votre clientèle.

Un processus et un flux de travail de facturation appropriés sont également essentiels pour gérer votre comptabilité. Si le processus est confus pour vos clients, il est probable que cela ait un impact négatif sur le délai de règlement de vos factures.

Quels sont les autres impacts d’une mauvaise gestion de la facturation ?

Mal gérer sa facturation est une mauvaise nouvelle pour la gestion de votre trésorerie et un gros problème pour votre comptabilité. La facturation est également extrêmement importante pour des raisons fiscales. Lorsque vous possédez votre propre entreprise, vous devez tenir minutieusement des registres, en précisant toutes les entrées et sorties d’argent. Vous devez garder des copies de toutes les factures.

Par conséquent, si vous n’êtes pas au fait de la définition ou de la gestion d’une facture, vous avez tout intérêt à prendre le temps d’apprendre à facturer de manière professionnelle. Vos résultats financiers (et votre comptable) vous en remercieront.

Quels sont les différents types de facture ?

En fonction de votre entreprise ou des services que vous fournissez, différents types de factures peuvent être utiles.

Formes de factures et autres documents commerciaux répandus

• Une proposition (ou une offre) : la proposition présente votre offre de service. Elle doit inclure une estimation des coûts des marchandises et de réalisation de la prestation. Veillez à ce qu’il soit clair pour tout le monde qu’il s’agit d’une estimation et non du prix final.
• Devis : ce document formalise votre proposition commerciale en indiquant les coûts liés à la réalisation des tâches pour un service ou à la fourniture de biens. Dans le cas d’une prestation de services, le devis mentionne le tarif ainsi que la durée estimée.
• Factures intermédiaires (ou progressives) : il peut être judicieux d’émettre des factures intermédiaires ou partielles , ce qui donne la possibilité aux clients de régler en plusieurs versements, plutôt que de devoir payer une grosse somme à la fin du projet. Les factures intermédiaires doivent être suivies d’une facture finale détaillant le travail accompli (et ce qui a été payé).
• Factures de feuilles de temps : ce type de facture est utile si vous avez une entreprise où vous facturez les clients pour le temps d’utilisation des services. Ces factures sont généralement utilisées par les consultants, les psychothérapeutes, etc., ou pour la location à durée déterminée d’un article (véhicules, équipements).

Autres factures possibles

• Factures pro forma : il s’agit d’une facture préliminaire de vente envoyée aux acheteurs avant qu’une expédition, une livraison ou un travail ne soit effectué. Ces factures sont utilisées pour la création d’une vente plutôt que pour la confirmation d’une vente. Il s’agit d’un engagement pour les biens et services à venir et elles ne peuvent pas être utilisées à des fins comptables. Une facture pro forma est plutôt utilisée comme un devis.
• Factures récurrentes : si vous avez une entreprise qui effectue des travaux réguliers et récurrents pour des clients (par exemple, si vous êtes une femme de ménage ou un promeneur de chiens), envoyez des factures récurrentes à intervalles réguliers et convenus avec votre client (hebdomadaires ou mensuelles, par exemple). Les paiements récurrents sont faciles à mettre en place avec Factures Square et simplifient la facturation en vous assurant d’être payé de manière mensuelle, hebdomadaire, quotidienne, voire annuelle.
• Factures finales : une facture finale détaille tous les services rendus pour un travail ou un projet particulier. Si des factures intermédiaires ont été émises, la facture finale doit les mentionner, ainsi que le montant final à payer.
• Factures en retard : si un client n’a pas payé une facture, vous devrez envoyer une autre facture pour tous les frais résultant des retards de paiement.

En quoi les factures diffèrent-elles des reçus et des bons de commande ?

Les factures sont des documents juridiquement exécutoires utilisés pour demander le paiement à un client. Elles sont souvent assorties de conditions convenues, telles que la date d’échéance du paiement pour les services rendus.

Un bon de commande est un document initié par l’acheteur et envoyé au vendeur. Il s’agit d’un résumé des biens et services que l’acheteur prévoit d’acheter au fournisseur.

Un reçu est un document attestant que le paiement a été reçu pour autoriser une vente.

Factures en ligne ou factures papier : laquelle privilégier ?

Envoyer une impression papier à un client est une option. Mais la facturation en ligne est une solution bien plus rationnelle, pratique et écologique. Le choix d’un logiciel de facturation en ligne présente de gros avantages pour les propriétaires de petites entreprises. En voici quelques-uns :

Paiement rapide

Par nature, le délai d’exécution d’un paiement par la poste est lent. Si un client paie par chèque, cela augmente le délai de paiement. À contrario, les paiements par carte bancaire sont déposés sur votre compte rapidement.

Avec Factures Square, vous pouvez envoyer des factures électroniques professionnelles directement dans la boîte de réception de vos clients. Le paiement se fait en un simple clic. Vous pouvez également envoyer des factures avec Square directement depuis votre appareil mobile à l’aide de l’application de facturation, ce qui est pratique lorsque vous êtes sur le terrain.

Par ailleurs, ce système permet de facturer immédiatement après l’exécution de la tâche. Ainsi, vous gagnez du temps et réduisez le délai de réception du paiement. Les factures envoyées par Square peuvent être payées le jour ouvrable suivant. Par conséquent, la facturation en ligne réduit considérablement les tâches administratives fastidieuses. Elle contribue aussi à obtenir les paiements en temps voulu.

Amélioration du flux de trésorerie

La facturation numérique est un excellent moyen de résoudre les difficultés de trésorerie. Les paiements sont plus rapides, ce qui augmente vos chances de maintenir votre équilibre budgétaire.

Plus facile à suivre et à gérer

Les factures papier ont tendance à s’empiler ou à se perdre dans les classeurs. Factures Square enregistre automatiquement vos factures dans votre Tableau de bord Square. Ainsi, vous pouvez les trouver rapidement si vous devez les consulter. Elles sont également beaucoup plus faciles à suivre.

L’outil filtre systématiquement vos factures en fonction de ce qui a été payé et de ce qui reste à payer. De cette manière, vous pouvez identifier les clients à relancer en un coup d’œil.

Moins de dépenses matérielles

Les frais d’envoi de factures par la poste peuvent vite monter. En effet, si vous envoyez régulièrement des factures, les frais d’affranchissement peuvent représenter une part importante de votre budget. L’envoi de factures par e-mail vous permet également d’économiser les coûts d’impression, de papier et d’encre.

Comment faire une facturation ?

Opter pour un modèle professionnel pour avoir une facture bien faite

Factures Square propose un modèle au rendu professionnel dans lequel vous pouvez indiquer toutes les informations pertinentes relatives au projet ou au travail. Si vous avez un commerce de détail, nous allons plus loin et incluons une zone où il est facile pour un client de laisser un pourboire ou d’envoyer un commentaire.

Les modèles de facture gratuits de Square sont entièrement personnalisables et disponibles aux formats Word, PDF ou Excel. Tout ce que vous avez à faire est de saisir les informations décrites dans le modèle. Ensuite, vous pouvez les partager avec votre client.

Les mentions obligatoires à inclure dans votre modèle de facture

Ce que vous devez inclure sur votre facture peut varier d’une entreprise à l’autre (un dentiste peut vouloir indiquer les codes de procédure pour des raisons d’assurance, par exemple), mais il existe quelques bonnes pratiques générales.

Ainsi, vous devez toujours inclure les mentions obligatoires suivantes :

• le nom et les coordonnées de votre entreprise ;
• le nom et les coordonnées de votre client ;
• le numéro de la facture, également appelé numéro de référence (pour vos dossiers) ;
• la date et les conditions de paiement (en indiquant précisément le délai dans lequel vous attendez d’être payé) ;
• le montant des frais de retard de paiement et les modalités ;
• le prix et la description des articles (ainsi que la quantité) ;
• le montant hors taxe et le montant total dû ou TTC, toutes taxes comprises ;
• les frais et les remises ;
• la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », pour les auto-entrepreneurs qui bénéficient du régime de la franchise.

Par ailleurs, sachez qu’une facture clairement détaillée contribue à optimiser votre comptabilité. De plus, la facture est plus facile à parcourir et à comprendre pour vos clients. Les mentions qui apparaissent dans la facture peuvent différer selon le type d’entreprise.

Les bonnes pratiques en matière de facturation

Lorsqu’il s’agit du processus de facturation de votre petite entreprise, vous devez être vigilant. Cela signifie que vous devez mettre en place des systèmes pour vous assurer que vous envoyez les factures et recevez les paiements en temps voulu et de manière organisée. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer le processus de facturation de votre petite entreprise:

Envoyer la facture rapidement

Vous ne serez pas payé si vous n’envoyez pas de facture. La première règle de la gestion des factures est donc d’envoyer les factures dès que vous avez terminé un travail. C’est facile à faire avec Factures Square, qui vous permet de créer et d’envoyer des factures directement à partir de la page d’accueil de votre site Web : application de facturation Square.

Envoyer la facture à la bonne personne

Votre client peut s’occuper lui-même de la comptabilité ou faire appel à un comptable. Avec Factures Square, vous pouvez envoyer un e-mail à la fois à votre client et au payeur. Cela vous permet de recevoir votre argent le plus rapidement possible.

Envoyer la facture en ligne

La facturation en ligne, ou facturation électronique, permet de ne pas oublier une facture une fois la tâche faite. Comme les factures en ligne sont envoyées sous format numérique, les clients peuvent toujours les trouver facilement : il leur suffit de consulter leur boîte de réception (plutôt que leur pile de courriers indésirables).

Fixer des conditions de paiement claires et nettes

Vous devez exposer clairement vos conditions générales à l’avance et sur la facture finale. Cela inclut les frais de retard associés aux paiements. Il est essentiel de tout mettre par écrit pour éviter les désagréments.

Disposer d’un système d’organisation

Vous devriez avoir des dossiers de toutes vos factures dans un seul endroit organisé. C’est essentiel, non seulement pour la comptabilité et les impôts, mais aussi pour garder le contrôle de la situation. Avec Factures Square, tout est stocké directement dans votre tableau de bord et trié en fonction du statut de la facture.

Comment être payé rapidement ?

À ce jour, le système de facturation Square a facilité le paiement de factures pour des montants qui se chiffrent en millions d’euros. Voici quelques stratégies intelligentes pour que vos factures soient payées rapidement et en toute transparence, basées sur les tendances et les données de Square.

Conseils à suivre

Respectez les règles françaises en matière de facturation et mettez-vous d’accord avec votre client sur les modalités de paiement :

• Les deux parties conviennent des conditions de paiement. Il faut également que ces conditions figurent clairement dans le devis. Le client peut aussi spécifier ses propres conditions de paiement dans le bon de commande.
• Le délai de paiement peut être inférieur à 30 jours. Il est possible d’être payé sur présentation de facture à l’occasion de la livraison d’un bien ou de l’exécution d’un service. Toutefois, il est courant que ces échéances soient plus longues, en particulier dans le domaine des services. Ainsi, le délai de règlement peut s’étendre sur 30, 45, voire 60 jours.

• En cas de dépassement du délai convenu, des frais de retard peuvent être imposés par le fournisseur à son client. Informez-vous sur les délais de paiement.

• Envoyez un accusé-réception de la facture : cela évite que votre client vous dise qu’il n’a pas reçu votre courrier.
• Faites des suivis et envoyez un rappel cordial à l’approche de la date d’échéance : indiquez à votre client que l’échéance est proche afin qu’il ne vous oublie pas.

Gérer les retardataires

Une fois la facture faite, il se peut que certains clients tardent à la payer. Ce phénomène est très courant, puisque les gens ont tendance à oublier de régler leurs factures. Plusieurs méthodes existent pour suivre les paiements de vos clients. Par exemple, un système de tri intégré au tableau de bord vous permettra de voir rapidement quelles factures ont été payées et celles qui ne l’ont pas encore été. À l’aide de notre plateforme de facturation, en cliquant sur « Renvoyer », vous pourrez envoyer un rappel sans avoir à rédiger un long message.

Prêt à créer une facturation professionnelle ?

Nous vous avons donné une définition de la facture et énuméré les bonnes pratiques en matière de facturation. Lancez vous désormais dans la création de votre première facture à l’aide de notre outil Factures Square. Cela vous permettra d’optimiser le processus de facturation en le rendant plus transparent, mais aussi plus clair et efficace.