Qu'est-ce qu'une facture et comment en créer une ?

Comment établir une facture ? Venez découvrir la définition d’une facture, les variantes selon les prestations de service  et les réponses aux questions fréquentes.

Ce guide vous explique les tenants et les aboutissants de la facturation des petites entreprises, depuis les modèles de facture et le flux de travail jusqu'à la gestion des clients qui paient en retard.

Intro

Intro des factures pour petites entreprises

A partir du moment où votre entreprise est dans le domaine des services, la facturation fait partie intégrante du jeu. Une facture est un document que vous envoyez à vos clients en détaillant ce que vous avez fourni et comment ils peuvent vous payer pour ces biens ou services. Ce guide vous explique les tenants et les aboutissants de la facturation des petites entreprises, depuis les modèles de facture et le flux de travail jusqu’à la gestion des clients qui paient en retard. Vous en ressortirez avec des conseils et des astuces qui vous aideront à automatiser le processus de facturation, afin que cette expérience soit un jeu d’enfant pour vous et vos clients.

FAQ

5 questions fréquentes à propos des Factures

1. Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est une liste détaillée des produits ou services que vous avez fournis à vos clients, du montant total dû et d’une méthode leur permettant de vous payer pour ces produits ou services. Vous pouvez envoyer des factures électroniques ou des factures papier. Les factures peuvent être payées en un seul versement ou en plusieurs fois. Vous pouvez même programmer plusieurs paiements sur une seule facture. Si vous utilisez Factures Square, vous pouvez filtrer et voir les factures au sein de votre Tableau de bord Square ou l’application Solution PDV Square.

2. Comment créer une facture ?

Square propose un modèle de facture prêt à l’emploi, au rendu professionnel, qui comprend toutes les informations essentielles à la facturation. Factures Square vous permet de créer, d’envoyer et de gérer des factures et des paiements directement depuis votre Tableau de bord Square. En savoir plus sur comment créer une facture.

3. Comment envoyer une facture ?

Vous pouvez envoyer des factures numériques directement dans la boîte de réception de vos clients grâce à Factures Square.

4. Comment gérer les factures ?

Le moyen le plus simple de gérer et de suivre les factures est de recourir à un système de facturation en ligne. Les logiciels de facturation vous permettent d’envoyer rapidement et facilement des factures professionnelles à partir de votre bureau ou de votre ordinateur et appareil mobile. Les clients peuvent payer en un seul clic, et vous pouvez suivre les paiements et les retards dans un tableau de bord centralisé. Traditionnellement, les tâches manuelles telles que la comptabilité et la numérotation des factures sont toutes effectuées en arrière-plan/en amont, ce qui vous permet de garder facilement un œil sur votre trésorerie.

5. Comment choisir le meilleur système de facturation ?

Votre logiciel de facturation doit faciliter l’envoi et le suivi rapides des factures. Choisissez un système qui vous permet de créer et de distribuer des factures à vos clients en toute simplicité et d’encaisser facilement les paiements.

Plongée en profondeur

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facturation est un enregistrement des biens ou des services que vous fournissez à vos clients et à vos consommateurs et une méthode par laquelle ils peuvent vous payer pour ces biens ou services. Si vous êtes un auto-entrepreneur qui a réparé un toit, un maquilleur qui a participé à une séance photo ou un auto-entrepreneur qui vient de lancer une activité de conseil, il est probable que vous ayez besoin d’envoyer une facture.

Pourquoi est-il nécessaire de réaliser des facturations ?

Une bonne maîtrise de la facturation est essentielle à la réussite de votre entreprise. Si vous laissez les choses partir à la dérive ou si vous avez un processus de facturation désordonné, cela pourrait signifier un manque de professionnalisme. En particulier lorsque vous avez affaire à des projets coûteux (par exemple, si vous êtes organisateur d’événements ou entrepreneur), ce n’est pas vraiment bon pour votre marque ni pour l’obtention de clients réguliers.

Un processus et un flux de travail de facturation appropriés sont également essentiels pour gérer votre comptabilité. Si vous laissez les factures s’empiler, ou si le processus est confus pour vos clients, il est probable que vos factures prennent un temps excessif à être réglées. C’est une mauvaise nouvelle pour la gestion de votre trésorerie et un gros problème pour votre comptabilité. La facturation est également extrêmement importante pour des raisons fiscales. Lorsque vous possédez votre propre entreprise, vous devez tenir des registres méticuleux de toutes les entrées et sorties d’argent, ce qui inclut des copies de toutes les factures.

Par conséquent, si vous débutez (ou si vous êtes déjà établi et que vous avez du mal à garder le contrôle), vous avez tout intérêt à prendre le temps d’apprendre à facturer de manière professionnelle et efficace. Vos résultats financiers (et votre comptable) vous en remercieront.

Types de factures

En fonction de votre entreprise ou des services que vous fournissez, différents types de factures peuvent être utiles. Voici quelques formes courantes de factures :

  • Une proposition (ou une offre) : Si vous effectuez un travail considérable, créez une proposition ou une offre pour le travail. Elle doit détailler ce que vous estimez être le coût des services une fois la réalisation de la prestation de services effectuée. Veillez à ce qu’il soit clair pour tout le monde qu’il s’agit d’estimations pour le temps consacré à la réalisation du travail et non du prix final.

  • Factures intermédiaires (ou progressives) : Il peut être judicieux d’émettre des factures intermédiaires qui permettent aux clients de payer en plusieurs fois plutôt qu’une seule grosse somme d’argent lorsque tout est terminé. Les factures intermédiaires doivent être suivies d’une facture finale détaillant tout le travail accompli (et ce qui a été payé).

  • Factures de feuilles de temps : Ce type de facture est utile si vous avez une entreprise où vous facturez les clients pour le temps d’utilisation des services. Ces factures sont généralement utilisées par les consultants, les psychothérapeutes, les avocats et d’autres professionnels dont les services sont plus intellectuels. D’autres exemples incluent la location d’un article pour une durée déterminée, comme les véhicules et les équipements de construction.

  • Factures pro forma : Il s’agit d’une facture préliminaire de vente envoyée aux acheteurs avant qu’une expédition, une livraison ou un travail ne soit effectué. Ces factures sont utilisées pour la création de ventes plutôt que pour la confirmation d’une vente. Il s’agit d’un engagement pour les biens et services à venir et elles ne peuvent pas être utilisées à des fins comptables. Une facture pro forma est plutôt utilisée comme un devis.

  • Factures récurrentes : Si vous avez une entreprise qui effectue des travaux réguliers et récurrents pour des clients (par exemple, si vous êtes une femme de ménage ou un promeneur de chiens), envoyez des factures récurrentes à intervalles réguliers (convenus) (hebdomadaires ou mensuels, par exemple).
    Les paiements récurrents sont faciles à mettre en place avec Factures Square et simplifient la facturation en vous assurant d’être payé de manière mensuelle, hebdomadaire, quotidienne, voire annuelle.

  • Factures finales : Une facture finale détaille tous les services rendus pour un travail ou un projet particulier. Si des factures intermédiaires ont été émises tout au long du projet, la facture finale doit les mentionner, ainsi que le montant final à payer. Nous passerons en revue tout ce que vous devez inclure dans une facture finale dans une section ultérieure.

  • Factures en retard : Si un client n’a pas payé une facture, vous devrez peut-être envoyer une autre facture pour tous les frais résultant des retards de paiement des factures (qui étaient auparavant détaillés dans vos conditions générales).
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En quoi les factures diffèrent-elles des reçus et des bons de commande ?

Les factures sont des documents juridiquement exécutoires utilisés pour demander le paiement de clients ou de consommateurs. Elles sont souvent assorties de conditions convenues, telles que la date d’échéance du paiement pour les services rendus.

Un bon de commande est un document initié par l’acheteur et envoyé au vendeur. Il s’agit d’un résumé des biens et services que l’acheteur prévoit d’acheter au fournisseur.

Un reçu est un document attestant que le paiement a été reçu pour autoriser une vente, qui peut être utilisé comme preuve de propriété.

Factures en ligne vs. Factures papier

Envoyer une impression papier à un client est une option. Mais la facturation en ligne est une solution bien plus rationnelle, pratique et écologique. Le choix d’un logiciel de facturation en ligne présente de gros avantages pour les propriétaires de petites entreprises. En voici quelques-uns :

Paiement rapide

Par nature, le délai d’exécution pour être payé par la poste est lent. Si un client paie par chèque, la compensation des fonds peut prendre un certain temps, alors que les paiements par carte bancaire sont généralement déposés sur votre compte en quelques jours ouvrables.

Avec Factures Square, vous pouvez envoyer des factures électroniques professionnelles directement dans la boîte de réception de vos clients, où ils ont la possibilité de payer d’un simple clic. Vous pouvez également envoyer des factures avec Square directement depuis votre appareil mobile à l’aide de l’application de facturation, ce qui est pratique lorsque vous êtes sur le terrain. La possibilité d’envoyer une facture juste après avoir effectué un travail permet d’éviter de passer du temps administratif inutile devant votre ordinateur et d’accélérer le délai de réception du paiement. Les factures envoyées par Square sont payées aussitôt que le jour ouvrable suivant.

La facturation en ligne peut réduire considérablement les tâches administratives fastidieuses et contribuer à garantir des paiements en temps voulu.

Amélioration du flux de trésorerie

Nous avons déjà parlé de la trésorerie, et une autre façon d’atténuer les problèmes est d’opter pour la facturation en ligne. Des paiements plus rapides signifient que vous avez plus de chances de rester dans le vert.

Plus facile à suivre et à gérer

Les factures papier ont tendance à s’empiler ou à se perdre dans les profondeurs des classeurs. Factures Square enregistre automatiquement toutes vos factures dans votre Tableau de bord Square, de sorte qu’elles sont faciles à trouver lorsque vous devez les consulter. Elles sont également beaucoup plus faciles à suivre. L’outil filtre automatiquement vos factures en fonction de ce qui a été payé et de ce qui reste à payer, ce qui vous permet de voir rapidement quels sont les clients que vous devez relancer.

Moins de dépenses matérielles

Il ne s’agit peut-être que de quelques euros ici et là, mais les frais d’envoi de factures par la poste peuvent rapidement s’accumuler. Les frais d’affranchissement peuvent sembler peu élevés, mais si vous envoyez régulièrement des factures, ils peuvent représenter une part importante de votre budget. L’envoi de factures par e-mail vous permet également d’économiser les coûts d’impression, de papier et d’encre.

Comment démarrer la facturation

Commencer par un modèle de facture professionnel

Factures Square propose un modèle au rendu professionnel dans lequel vous pouvez indiquer toutes les informations pertinentes relatives au projet ou au travail. Nous allons plus loin et incluons une zone où il est facile pour un client de laisser un pourboire ou d’envoyer un commentaire.

Les modèles de facture gratuits de Square sont entièrement personnalisables et disponibles aux formats Word, PDF ou Excel. Tout ce que vous avez à faire est de saisir les informations décrites dans le modèle, puis de les partager avec votre client.

Ce qu’il faut inclure sur votre modèle de facture

Si ce que vous devez inclure sur votre facture peut varier d’une entreprise à l’autre (un dentiste peut vouloir indiquer les codes de procédure pour des raisons d’assurance, par exemple), il existe quelques bonnes pratiques générales.

Vous devez toujours inclure les éléments suivants :

  • le nom et les coordonnées de votre entreprise ;
  • le nom de votre client ;
  • le numéro de la facture, également appelé numéro de référence (pour vos dossiers) ;
  • la date et les conditions de paiement (en indiquant précisément le délai dans lequel vous attendez d’être payé) ;
  • le prix et la description des articles (ainsi que la quantité ;
  • le montant total dû ;
  • les taxes, les frais et les remises.

Le fait que tout soit clairement détaillé contribue à rationaliser votre comptabilité et rend la facture plus facile à parcourir et à comprendre pour vos clients. Ce que vous incluez dans votre La facture peut différer selon le type d’entreprise que vous possédez. Les factures d’une entreprise de photographie peuvent couvrir des domaines différents de ceux d’une entreprise de plomberie.

Le fait de consacrer du temps à la mise en place d’un flux de facturation évolutif peut vous faire gagner du temps et de l’argent sur le long terme.

Comment assurer le suivi de vos factures

Lorsqu’il s’agit du processus de facturation de votre petite entreprise, vous devez être vigilant. Cela signifie que vous devez mettre en place des systèmes pour vous assurer que vous envoyez les factures et recevez les paiements en temps voulu et de manière organisée. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer le processus de facturation de votre petite entreprise :

Envoyer une facture rapidement

Vous ne serez pas payé si vous n’envoyez pas de facture. La première règle de la gestion des factures est donc d’envoyer les factures dès que vous avez terminé un travail. C’est facile à faire avec Factures Square, qui vous permet de créer et d’envoyer des factures directement à partir de la page d’accueil de votre site Web : Application de facturation Square.

Envoyer une facture à la bonne personne (aux bonnes personnes)

Parfois, c’est votre client qui s’occupe lui-même de la comptabilité ou un comptable. Avec Factures Square, vous pouvez envoyer un e-mail à la fois à votre client et à la personne qui paie, afin de recevoir votre argent le plus rapidement possible.

Utilisation des factures en ligne

La facturation en ligne, ou facturation électronique, permet d’éviter que les choses ne se “perdent dans la nature”. Comme les factures en ligne sont envoyées sous forme numérique, les clients peuvent toujours les trouver facilement : il leur suffit de consulter leur boîte de réception (plutôt que leur pile de courrier indésirable).

Fixer des conditions de paiement claires et nettes

Vous devez exposer clairement vos conditions générales à l’avance et sur la facture finale. Cela inclut les frais de retard associés aux paiements. Il est essentiel de tout mettre par écrit pour éviter les désagréments.

Disposer d’un système d’organisation

Vous devriez avoir des dossiers de toutes vos factures dans un seul endroit organisé. C’est essentiel, non seulement pour la comptabilité et les impôts, mais aussi pour garder le contrôle de la situation. Avec Factures Square, tout est stocké directement dans votre tableau de bord et trié par statut.

Comment être payé rapidement

À ce jour, des millions de dollars ont été payés grâce aux factures Square. Sur la base des tendances et des données de Square, voici quelques stratégies intelligentes pour que vos factures soient payées rapidement et en toute transparence.

  • Envoyez les factures aux clients le jeudi. Nous avons constaté que les factures envoyées le jeudi ont le plus de chances d’être payées dans les deux jours.
  • Personnalisez la date d’échéance de chaque facture. Avec Factures Square, vous pouvez ajouter un message à l’intention du destinataire pour lui demander d’émettre le paiement dès réception. Cela peut conduire à des retours de paiement plus rapides.
  • Évitez de facturer les clients le dimanche. Les gens sont moins susceptibles de payer une facture reçue le dimanche : c’est le jour de la paresse, après tout.

Comment traiter les retardataires ?

C’est quelque chose de très commun : les gens oublient de payer leurs factures. Il existe plusieurs façons de garder le contrôle de vos comptes clients. Tout est trié dans votre tableau de bord qui fait mention de ce qui a été payé et de ce qui ne l’a pas été. pouvez rapidement cliquer sur le bouton Renvoyer pour ceux qui ont besoin d’un rappel. Cela vous évite d’avoir à rédiger une série d’e-mails maladroits.