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Si vous envoyez souvent des factures à vos clients, vous avez peut-être déjà eu l’expérience de factures impayées. Ce genre de situation peut être frustrante et parfois difficile à éviter, toutefois il existe des solutions pour rendre le recouvrement des factures impayées moins stressant.
Avant d’en arriver là, examinons la distinction entre une facture impayée et une facture en souffrance.
Factures 101 : factures impayées et factures en retard
Il vous arrive sûrement parfois d’entendre les termes « factures impayées » et « en souffrance » utilisés de manière interchangeable. Cependant, ils ont une signification légèrement distincte.
Une facture impayée est une facture qui n’a pas encore été payée par le client. Vous pouvez envoyer une telle facture avant la date d’échéance pour vous assurer d’être payé plus rapidement.
Une facture en souffrance est un paiement non réglé par un client et dont la date d’échéance est dépassée. Les paiements en souffrance augmentent les risques commerciaux et affectent la trésorerie. Il est donc crucial d’effectuer des suivis et d’encourager les clients à payer avant que les factures impayées ne deviennent en souffrance.
Recouvrement des factures impayées et en souffrance
Si vous avez des clients qui passent régulièrement de factures impayées à des factures en souffrance, essayez ces conseils pour les aider à mieux gérer leurs paiements.
Établir des conditions claires
Pour vous assurer de recevoir le paiement de vos factures à temps, vous devez établir clairement vos conditions dès le départ. Lorsque vous envoyez à vos clients des factures via Square, un champ permet de préciser la date d’échéance. Si vos clients ont tendance à régulièrement payer en retard, vous pouvez ajouter une note de rappel concernant la date de paiement prévue dans la section « Message personnel ».
Envoyer un rappel amical
Avec la quantité de courriels que nous recevons de nos jours, il est possible que la facture de votre client se soit perdue dans sa boite de réception. Si une facture est impayée, n’hésitez pas à utiliser la fonction « Rappeler ». Il est aussi recommandé de lui adresser un message personnalisé accompagné d’un lien vers sa facture. Pour ce faire, cliquez sur une facture spécifique, puis sur le nom du client et enfin sur les trois points en bas à droite de la page. Si vous prévoyez un paiement en retard, vous pouvez configurer des notifications par courriel lors de la création de la facture.
Adoptez la vieille école
Nous favorisons l’utilisation de reçus électroniques pour réduire la consommation de papier. Cependant, si vos clients ne répondent pas à leurs courriels, il est peut-être temps de leur envoyer une bonne vieille facture papier par la poste. Il suffit de cliquer sur le menu déroulant « Plus » dans Factures Square pour accéder à l’option d’impression.
Quoi qu’il en soit, retrouver les factures impayées n’est pas toujours facile. Ces conseils devraient toutefois vous simplifier la tâche.
Créer des incitations et des pénalités
Vous pouvez également envisager de sanctionner les factures impayées, notamment si elles ont un impact sur votre trésorerie. De nombreuses entreprises imposent des pénalités aux clients qui paient en retard. Si vous adoptez une telle politique, assurez-vous de la mentionner dans tous vos contrats et accords avec vos clients.
