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Le guide complet sur l’intégration d’un module d’enregistrement des ventes (MEV)

Table des matières

Introduction

Qu’est-ce qu’un MEV?

L’acronyme MEV signifie « module d’enregistrement des ventes ». Ce module enregistre chaque vente réalisée et génère un code à barres unique sur chaque reçu pour assurer la précision et la conservation des dossiers commerciaux. Le système de « boîte noire » fonctionne en association avec un système de point de vente SRS (système d’enregistrement des ventes) et d’une imprimante de reçus compatible avec le MEV.

Ce système de facturation obligatoire doit être utilisé par les restaurants, les services de traiteurs et les bars qui font des affaires au Québec. Il s’appliquera également aux camions de restauration à compter de 2019. À l’avenir, cette loi pourrait s’étendre à d’autres types d’entreprises; l’information ci-dessous vous renseignera davantage sur la nécessité d’utiliser un MEV.

Cet article est présenté à titre informatif seulement. Nous vous recommandons d’obtenir l’avis d’un conseiller fiscal ou juridique pour connaître vos obligations et savoir si les solutions proposées ici conviennent dans votre cas.

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Pourquoi ai-je besoin d’un MEV?

Revenu Québec (RQ) utilise l’information pour effectuer le suivi des ventes et des taxes perçues ou payées; le système a été introduit pour lutter contre la fraude fiscale potentielle dans les restaurants. Le propriétaire de l’entreprise a maintenant la responsabilité de s’assurer qu’un MEV est utilisé en tout temps. Les franchisés et les entreprises comptant des emplacements multiples apprécient habituellement le système MEV parce qu’ils n’ont plus à surveiller les heures que leurs employés pointent pour chaque vente. Les inspecteurs vérifient régulièrement la conformité des MEV et de lourdes amendes peuvent être exigées de ceux qui ne les utilisent pas. Le bris d’un appareil n’est pas excusable et Revenu Québec doit être informé dès qu’un système MEV est défaillant. Il vous faudra passer au mode « Continu » et raccorder le système de point de vente directement à l’imprimante en attendant la réparation. Si vous utilisez un système à base de tablettes, alors vous devrez avoir recours à une imprimante Ethernet de secours pour imprimer les reçus ou ne pas imprimer les reçus et aviser Revenu Québec le plus tôt possible.

Pour savoir si vous êtes assujetti à la facturation obligatoire du Québec, consultez le site Web de Revenu Québec.

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Achat du matériel MEV

Les installateurs de MEV sont les seules personnes autorisées à acheter de nouveaux MEV auprès du fournisseur, IBM Canada, pour la revente aux restaurateurs du Québec. Les MEV usagés peuvent être achetés auprès d’autres restaurateurs, mais seul un installateur autorisé peut procéder à sa configuration.

Le propriétaire d’entreprise a la responsabilité de choisir un installateur de MEV autorisé par Revenu Québec, bien qu’il vous soit possible d’installer et d’activer le MEV vous-même, à condition que vous communiquiez avec Revenu Québec en premier. Les installateurs autorisés doivent fournir un soutien technique pour le MEV qu’ils installent, alors tenter de le faire soi-même pourrait être coûteux advenant qu’un problème survienne.

Comment activer le MEV

Vous aurez besoin d’un système d’enregistrement des ventes (SRS) et d’une imprimante de reçus compatibles avec le MEV avant qu’il puisse être installé et activé. Chaque restaurant doit avoir un numéro d’établissement et un code d'accès pour activer son MEV et peut obtenir une version électronique en accédant à Transmission des renseignements sur les établissements : Service en ligne pour la facturation obligatoire de la section « Mon compte » de votre compte auprès de Revenu Québec ou par la poste en remplissant le formulaire VD-350.52.A-V, Transmission des renseignements sur les établissements : Facturation obligatoire dans les bars et restaurants.

Revenu Québec recommande d’assurer la confidentialité de votre code d’accès en l’entrant vous-même lors de l’activation de votre MEV. Avant de commencer, vous aurez besoin de votre numéro d’identification à 10 chiffres, des quatre chiffres du numéro de dossier indiqué sur votre certificat d’inscription au registre de la TVQ, ainsi que des quatre chiffres du numéro de l’établissement et du code d’accès. Une fois activé, vous recevrez une lettre de confirmation de Revenu Québec. Vérifiez les détails soigneusement pour vous assurer que l’information relative à votre MEV est exacte.

Production de rapports et de reçus avec un MEV

Une fois que le MEV est activé, vous devez présenter un sommaire périodique des ventes (SPV) à Revenu Québec chaque mois, même si aucune transaction commerciale n’a été enregistrée sur l’appareil durant cette période. Le SPV comporte un rapport de données transactionnelles. Chaque sommaire doit couvrir une période d’un mois et doit être présenté à Revenu Québec avant le dernier jour du mois suivant. Chaque MEV de votre établissement doit avoir son propre SPV.

Les propriétaires d’entreprise francophones peuvent transmettre les SPV par voie électronique par l’entremise des services en ligne Transmettre les sommaires périodiques des ventes (en français seulement). Enregistrez une copie du SPV sur une clé USB avant de présenter le rapport par voie électronique.

Tous les propriétaires doivent soumettre un rapport par courrier. Encore une fois, chaque MEV doit présenter un SPV et pour produire le rapport, vous devrez avoir accès à une imprimante de reçus correctement configurée. Les photocopies ne sont pas acceptées; vous devez soumettre le SPV original et vous assurer qu’il est parfaitement lisible.

Extraction des données avec un module d'enregistrement des ventes

Les rapports internes peuvent être extraits à partir de votre MEV, mais si pour des raisons internes vous reproduisez des factures, ces copies doivent indiquer « Copie du commerçant » (Merchant copy) ou « Document de formation » (Training document). Les autres rapports disponibles sont : « Informations générales » (General information), « Sommaire des ventes » (Sales summary), « Analyse transactionnelle » (Transaction analysis) et « Sommaire du journal des événements » (Event log summary), lesquels présentent l’information contenue dans les codes à barres figurant dans les sommaires périodiques des ventes. Les rapports « Détail des ventes » (Sales detail) et « Détail du journal des événements » (Event log detail) comportent le détail des données enregistrées dans votre MEV.

Intégration de Square et de Koomi

En raison du partenariat qui existe maintenant entre Square et Koomi, un partenaire de PDV compatible avec le MEV, les commerçants du secteur de l’alimentation et des boissons profiteront d’une expérience de classe mondiale tout en assurant la conformité de leur MEV.

Qu’est-ce que Koomi

Koomi est une solution PDV compatible avec le MEV établie à Montréal, qui permet aux petits commerçants du secteur de l’alimentation et des boissons du Québec de tirer profit de la plateforme de paiements Square, tout en utilisant un MEV conforme aux normes. Koomi associe des applications de commande mobiles intégrées avec une solution PDV créée précisément pour les clients en files d’attente, les commandes à emporter et les commandes au volant. Destinés aux services de traiteur aussi bien qu’aux restaurants à service rapide, aux cafés, aux camions de restauration et aux franchisés, les applications Koomi sont accessibles sur iOS et sont compatibles avec iPad.

Fonctionnalités de Koomi

La solution de Koomi comprend quatre applications différentes et un tableau de bord Web pour soutenir et gérer une variété de modes de commande. Koomi M est l’application iPad de caisse maîtresse pour la prise des commandes (au comptoir); Koomi K est l’affichage iPad en cuisine pour la réception des commandes; Koomi R est l’application d’accompagnement pour la prise des commandes des longues files d’attente ou aux tables; et Koomi + est l'application de commande de marque privée (personnalisée à l’image de votre marque) pour la prise des commandes à emporter. Un volet d’administration Web gère l’ensemble des éléments du menu des différents modes de commande et surveille les ventes en temps réel.

Voici quelques fonctionnalités qui s’ajoutent à la compatibilité MEV :
* Mise à jour des catégories du menu, des articles et des options
* Impression des reçus et transmission par messagerie
* Arrondi des espèces
* Taxe de vente conditionnelle
* Remises et remboursements
* Tickets en attente
* Paiement partagé
* Mode hors ligne
* Exportation des rapports de ventes
* Analyses de base des ventes (p. ex., articles les plus populaires par jour, par semaine, par mois)

Koomi n’offre pas le traitement des paiements de première partie. C’est donc ici qu’entre en jeu le partenariat avec Square, et pour l’application de marque privée Koomi+, les commandes peuvent être payées d’avance au moyen de l’API de commerce électronique de Square.

Sept avantages à utiliser Square et Koomi

  1. Conforme au MEV : Évitez les lourdes pénalités qu’entraînent une non-conformité en utilisant la solution PDV compatible avec le MEV de Koomi et Square pour les paiements.
  2. Paiements intégrés avec les applications de PDV et de commande : Gagnez du temps et évitez les erreurs en acceptant les paiements par carte.
  3. Réduisez les files d’attente et passez vite à la caisse : Augmentez vos ventes en réduisant les files d’attente grâce à l’application de commande Koomi et en acceptant les paiements sans contact avec Square.
  4. Sans contrat : Éliminez les contrats onéreux et ne payez rien durant la basse saison avec Koomi et Square.
  5. PDV numériques conçus pour les RSR : Laissez tomber les méthodes anciennes et les solutions PDV sur papier. Passez plutôt au numérique avec une solution de PDV et de paiement conçue pour vous aider à ne jamais rater une vente (p. ex., mode hors ligne et applications de commande).
  6. Protégez votre entreprise : Évitez les lourdes pénalités en étant conforme aux normes PCI pour MEV et obtenez une protection contre les rétrofacturations sans frais jusqu’à concurrence de 250 $ par mois couvrant la gestion des rétrofacturations admissibles et des litiges offerte par Square.
  7. Acceptez le paiement des commandes selon le mode que le client préfère : Grâce aux applications de commande de Koomi et aux offres de paiement en personne ou à distance de Square (p. ex., Factures et Terminal virtuel, vous avez maintenant différentes options pour vous faire payer.

Comment configurer le MEV avec Koomi et Square

Pour connecter les applications de Koomi avec le MEV, l’appareil MEV doit disposer d’une adresse IP et être raccordé par Ethernet au routeur Wi-Fi. Koomi fait affaire avec des partenaires d’installation qui peuvent fournir et configurer un appareil MEV. Ce processus d’installation peut prendre jusqu’à une semaine.

Les installateurs qui font l’installation du MEV installent également Koomi en entrant l’adresse IP, au lieu d’introduire un câble dans le MEV. L’utilisation d’un système sur tablette permet de n’avoir recours à aucun câble pour relier l’iPad à un périphérique, une installation simple et propre.

Installer et configurer le MEV

Les MEV peuvent tomber en panne et dans ce cas, il est préférable de passer en mode « Continu » pour continuer d’imprimer les reçus. Des redémarrages quotidiens du MEV peuvent faciliter le dépannage des problèmes de connexion touchant le PDV.

Configurez l’intégration des paiements avec Square en sélectionnant « Square » dans les paramètres de votre volet d’administration Koomi/Type de terminal, qui vous redirige vers la page oAuth. Les vendeurs nouvellement formés sur l’application Square devront commander le matériel avant d’autoriser l’intégration. Une fois que l’intégration est établie, vous pouvez effectuer le processus de saisie de la commande dans l’application Koomi. Un paiement Square est enclenché seulement après avoir sélectionné le mode de paiement par carte.