Comment planifier vos employés

Empleada enseñado a un cliente dónde está el producto

Gérer vos employés peut prendre énormément de temps. Mais si vous faites un bon travail, c’est une activité très gratifiante. D’une part, le fait de disposer d’une équipe efficace et performante vous aide à gérer et à développer votre entreprise. Ensuite, être un gestionnaire efficace signifie que vous êtes en mesure d’encadrer vos employés, ce qui les prépare à réussir quoi qu’ils fassent au final (avec un peu de chance, ils en feront un peu plus dans votre entreprise).

Mais la gestion est une compétence qui demande beaucoup de pratique et de travail. Il s’agit à la fois d’avoir une vue d’ensemble (comme favoriser un environnement de travail sain et positif) et de gérer le quotidien (comme s’assurer que vous maîtrisez votre programmation des horaires).

Homebase, TSheets et When I WorkL offrent des outils de planification des quarts de travail que vous pouvez désormais connecter à notre logiciel de gestion des employés par l’intermédiaire de la plateforme d’applications Square. Ce sont des sociétés qui aident quotidiennement les entreprises à gérer efficacement leurs employés. Nous leur avons donc demandé de nous donner leurs meilleurs conseils :

Démarrez avec Gestion d’équipe Square.

Responsabilisez votre équipe tout en protégeant votre entreprise.

Recrutez et embauchez les meilleurs.

Tout commence par l’embauche, plus précisément par la personne que vous embauchez. Faites entrer dans votre équipe des personnes qui s’adapteront bien sur le plan culturel. Vous pouvez trouver plusieurs candidats qualifiés, intelligents et techniquement compétents, mais il s’agit de savoir comment ils s’intègreront à votre entreprise. La personnalité, les intérêts et les priorités font partie de ce qui rend une bonne équipe excellente.

Maintenez un canal de communication ouvert.

Votre entreprise peut évoluer rapidement, les informations changeant de mains à une vitesse vertigineuse. Il est tout aussi facile pour ces informations de se perdre dans la transmission. Votre personnel doit pouvoir suivre et enregistrer facilement les informations nécessaires, mais surtout, les lignes de communication doivent être parfaitement claires. Vos employés doivent se sentir plus qu’à l’aise pour vous communiquer des informations sensibles lorsqu’ils en ressentent le besoin.

Commencez l’intégration de vos employés avant le premier jour.

Le processus d’intégration doit avoir lieu avant qu’un nouvel employé ne se présente au travail. Il est important pour vous et votre entreprise de réduire la probabilité de roulement du personnel. La meilleure façon d’y parvenir est de préparer les employés actuels ainsi que les nouvelles recrues avant leur arrivée. Ajoutez leurs noms et leurs renseignements dans votre base de données et d’autres outils importants. Donnez-leur toutes les informations dont ils ont besoin pour commencer le travail avec enthousiasme et pour réussir.

Dirigez plutôt que gérez.

La gestion d’un service ou d’une équipe a beaucoup plus à voir avec le fait de diriger, de favoriser les liens et l’orientation, qu’avec le fait de simplement gérer. En fait, si vous demandiez à un employé actuel ou potentiel ce qu’il préfère entre être dirigé ou être géré, la réponse serait sans conteste : dirigé. Il s’agit d’inspirer votre équipe à accomplir des tâches et à atteindre des objectifs, puis en retour, l’inspiration continue parce que tout le monde est uni vers les mêmes objectifs et résultats finaux.

Donnez à vos employés l’accès aux technologies et aux outils.

Que vous disposiez de toute une gamme d’outils technologiques ou que vous soyez plus lent à les adopter, l’accès aux outils technologiques facilite tout simplement la vie professionnelle, ce qui rend le travail, puis son résultat final, d’autant meilleur. Le gain d’efficacité résultant d’un travail bien fait tend à accroître le bonheur et la réussite de l’ensemble de votre équipe.

Reconnaissez les efforts des employés.

En même temps, il arrive que vous ou les membres de votre équipe n’atteignent pas un objectif. Il est tout de même important de reconnaître l’effort fourni. Lorsque vous vous concentrez sur les échecs, vos employés font de même, puis le bonheur et la productivité d’ensemble diminuent. Mais lorsque vous reconnaissez l’effort, votre équipe travaillera encore plus fort pour mériter cette reconnaissance. Lorsque vous croyez en votre équipe, elle croit en elle-même.

Publiez un horaire au moins deux semaines à l’avance.

Il n’y a honnêtement rien de pire qu’un employeur qui :

  • Ne prépare jamais l’horaire à temps
  • Affiche l’horaire pour ensuite le modifier plusieurs fois
  • N’affiche jamais d’horaire, du tout

Si certains de vos employés sont flexibles, d’autres ont besoin de temps pour planifier des choses comme la garde d’enfants ou le transport. Vos employés ont avant tout besoin de cohérence. La meilleure façon d’y parvenir est d’afficher les horaires deux semaines à l’avance. Cela donne aux employés le temps de planifier leur emploi du temps personnel en fonction de leur horaire de travail. Cela vous aidera aussi à long terme, car les employés commenceront à demander leurs jours de vacances plus tôt, ce qui vous aidera également à planifier!

Donnez l’exemple.

Plus important encore, pour que vos employés soient excellents et s’efforcent toujours de s’améliorer, ils ont besoin d’un modèle à suivre et ce modèle, c’est vous. Pour mener votre équipe vers l’excellence, vous devez vous-même avoir du talent. Ne cessez jamais d’investir dans vos propres connaissances. Vous attirerez des personnes qui ont une excellente éthique de travail simplement en faisant preuve d’une éthique de travail exceptionnelle.

Évaluez régulièrement vos niveaux de personnel.

Si ce n’est pas encore évident, la programmation des horaires peut être difficile. Comment équilibrer les heures de travail de votre équipe pour être toujours dans la fameuse zone « idéale »? Suffisamment d’employés programmés, mais pas trop non plus, juste ce qu’il faut. Commencez à prêter attention aux éléments extérieurs à votre entreprise qui peuvent affecter votre planification, comme la météo ou les événements qui se déroulent dans votre ville. Vous pourrez alors vous adapter en fonction de ce qui a fonctionné par le passé.

Fixez des limites d’horaire qui allient flexibilité et prévisibilité.

Il est impossible de programmer l’horaire parfait. La disponibilité varie. Les gens peuvent contracter la grippe, connaître une urgence familiale, ou peut-être même recevoir une surprise de dernière minute comme des billets pour un match ou un concert. Bien que vous puissiez être accommodant pour la plupart des événements, si certains employés profitent de la possibilité de changer de quarts ou simplement d’être malade, cela peut nuire à toute votre équipe. Établissez et respectez un ensemble de règles indiquant les moments où les demandes de congés ne seront pas acceptées, par exemple le jour même. Cela peut permettre à toute votre équipe de planifier au mieux les demandes et de ne pas être prise au dépourvu.

Faites savoir à vos employés que vous leur faites confiance.

Si vous ne pouviez pas faire confiance à quelqu’un, vous ne l’engageriez probablement pas, n’est-ce pas? Si vous ne montrez pas que vous faites confiance à vos employés, le moral peut baisser de façon exponentielle. Au contraire, donnez des moyens à vos employés, montrez-leur que vous leur faites confiance en leur confiant de plus grandes responsabilités tout en leur permettant de prendre leurs propres décisions dans certaines situations. Non seulement cela renforcera vos employés qui sont vraiment exemplaires, mais cela vous aidera également à éliminer les employés qui abusent de votre confiance.

Pour simplifier la gestion de vos employés, inscrivez-vous à Gestion D’Équipe Square. Puis synchronisez votre compte Square avec When I Work, HomeBase ou Tsheets sur la plateforme d’applications Square.