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Comment encaisser des paiements à votre établissement de soins de la santé

Alise Bailey, Editor
Square

En tant que professionnel de la santé, vous savez que les clients heureux mènent à une pratique florissante et durable. Mais les soins aux clients vont au-delà de la réussite du traitement. Tous les aspects de l’expérience clinique rehausse la perception qu’ont les clients de votre travail, et les possibilités qu’ils vous adoptent comme professionnel de la santé.

Un point essentiel souvent négligé est le processus de traitement des paiements. Le choix d’une gamme d’options améliore le flux de trésorerie de votre clinique et augmente la satisfaction de vos clients. Ces deux éléments assurent une pratique rentable et respectée. Pour les cliniques qui offrent des services non couverts comme la dermatologie, la chirurgie plastique et les services paramédicaux, l’amélioration du service à la clientèle est essentielle.

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Les défis des pratiques de soins de santé

Vous savez que vous avez des concurrents. Si vous exercez dans une grande ville canadienne, des douzaines de collègues peuvent offrir les mêmes services à proximité. Cela signifie que vous partagez le même bassin de clients potentiels, qui peuvent opter pour un autre fournisseur de services pour de nombreuses et différentes raisons.

Si vous êtes chanceux, vous êtes occupés : Selon un sondage mené en 2016, au Canada, plus de la moitié des chiropraticiens voient entre 50 et 150 patients par semaine. Les patients ne sont pas seulement le principal élément générateur de recettes, ils sont également un important outil de marketing. Selon le même sondage, plus du trois quarts des pratiques se sont fiées à des références ou au bouche à oreilles pour promouvoir leurs entreprises.

Ces références peuvent être ignorées pour diverses raisons : pas assez de stationnement, difficulté à prendre un rendez-vous, longues files d’attente pour payer après un traitement. Comme plus de professionnels paramédicaux se joignent à ce secteur de l’industrie, et comme de plus en plus de clients se tournent vers les services médicaux privés, les clients sont plus susceptibles de partager leurs opinions en ligne et ailleurs. Pour les professionnels qui souhaitent que leur pratique soit rentable, les petits détails comptent énormément.

Évidemment, cela vient en tête de liste des nombreux défis entourant l’exploitation d’une pratique prospère. Vous avez probablement obtenu votre diplôme en démontrant d’excellentes habiletés cliniques, mais vous n’avez pas ou avez très peu été exposé au côté financier de votre secteur d’activité. C’est pourquoi certains professionnels, comme les dentistes, explorent un large éventail de nouveaux modèles de gestion pour garder une longueur d’avance.

Façons d’acquérir un avantage concurrentiel

Heureusement, vous n’avez pas à repenser entièrement votre modèle d’entreprise. Vous pouvez améliorer l’expérience dans votre clinique en apportant de petites modifications à vos processus. Chaque interaction avec un client peut accroître votre réputation ou lui porter atteinte à long terme, et c’est sur la base de cette réputation que vous aurez une longue carrière professionnelle.

Afin de déterminer comment créer une expérience extraordinaire, mettez-vous à la place de votre client. Cela vous procurera une nouvelle sorte d’empathie; pas seulement en ce qui concerne sa santé, mais également pour sa perception de votre pratique. Visualisez toutes les étapes que vos clients doivent suivre, en commençant par la prise du rendez-vous. Identifiez toutes les pertes de temps ou les tracasseries supplémentaires qui contribuent à une expérience frustrante.

Rester au fait de tout ce qui se passe en première ligne de votre clinique est essentiel, mais le service que vous offrez compte également. Vos clients veulent que leur traitement soit structuré et efficace. Ils peuvent avoir réservé un traitement au cours de leur heure de lunch ou durant les courts moments libres dont ils disposent entre le travail et la maison. Ils ne veulent pas perdre du temps à attendre à la réception pour régler la facture; ils souhaitent passer la plus grande partie de leur temps dans la salle de traitement.

Une fois que vous avez identifié les écarts dans l’expérience de votre patient, il pourrait être plus facile que vous ne le croyez d’améliorer cette dernière. Vous pouvez utiliser une application de prise de rendez-vous pour aider les clients à réserver une période de traitement. Cela vous simplifie également la vie grâce à des confirmations numériques en temps réel qui vous permettent de toujours savoir à quel moment vous devez voir votre prochain client.

Nouvelles options de paiement pour plus d’efficacité

Les paiements sont au cœur de l’administration de votre pratique. Si vous avez la possibilité de savoir de quelle façon et à quel endroit les patients paient pour des services, vous pouvez améliorer leur expérience globale. Cela est possible avec les outils techniques offerts par des entreprises comme Square, qui peuvent faciliter la rationalisation de tous les types de paiement pour soins médicaux.

Votre cliente type peut avoir un horaire chargé et ne voudra pas planifier un rendez-vous qui traîne en longueur uniquement pour remplir des formulaires d’inscription. Grâce à l’intégration Square et IntakeQ, vous pouvez créer des formulaires personnalisés que votre nouvelle cliente peut remplir dans ses temps libres, même si cela correspond aux cinq minutes dont elle dispose le matin avant de partir pour le travail.

À son arrivée, son temps d’attente est minimal, particulièrement si elle a déjà réservé au moyen de l’application de prise de rendez-vous. Son temps est passé principalement avec le praticien, ce qui contribue globalement à une impression favorable. Aucun temps perdu dans la salle d’attente, à remplir des formulaires compliqués.

Puis, vient le temps du paiement. Pour traiter facilement les paiements à la réception avant ou après un rendez-vous, optez pour du matériel épuré qui complémente votre bureau, comme le Square Terminal ou le Square Stand avec le Square Reader sans contact et cartes à puce. Vous pouvez également glisser les cartes sur l’ordinateur du bureau en utilisant le Terminal virtuel Square et le lecteur pour cartes magnétiques.

Si vous recherchez une option mobile vous permettant d’accepter les paiements dans une salle d’examen (podiatres, qui procèdent à votre examen), vous pourriez choisir une solution de paiement mobile. Vous serez en mesure d’accepter les paiements là où se trouve le patient avec le Square Terminal ou avec un iPad ou un iPhone en utilisant le Square Reader sans contact et cartes à puce ou avec un Square Reader pour cartes magnétiques (avec connecteur Lightning).

Non seulement votre client peut quitter la salle d’examen sans autre étape à franchir, mais de plus, cela ajoute un élément de confidentialité . Une discussion à la réception signifie que de l’information confidentielle sera échangée, comme le coût des traitements. Pour les dermatologistes, les chirugiens plastiques et les autres fournisseurs de services de soins de santé, ces conversations sont souvent très personnelles et confidentielles.

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Le maintien de la confidentialité de cette information est bénéfique pour tous. En plus de protéger des renseignements médicaux confidentiels et de préserver la dignité du patient, cela vous offre l’option, par exemple, de créer un plan de paiement avec un client. Il s’agit là du type de conversation que vous voulez avoir en privé, sans être entendu par les autres personnes présentes dans la salle d’attente.

Dans certains cas, il pourrait être approprié d’obtenir le paiement après qu’un patient ait visité votre clinique. Voici deux façons de le faire efficacement :

  • Utilisez un système de facturation en ligne qui vous permet de créer, de personnaliser, d’envoyer et de faire le suivi des factures à partir d’un tableau de bord convivial (de préférence, gratuitement).
  • Utilisez le Terminal virtuel Square et transformez votre ordinateur en un terminal « en personne ». Acceptez des paiements par carte en personne en ajoutant le lecteur Square Reader pour cartes magnétiques à votre ordinateur Apple ou Chromebook ou appelez simplement vos patients et saisissez les détails de leurs cartes.

Protection de la confidentialité et simplification de la comptabilité

Vous n’êtes peut-être pas le seul praticien à travailler à votre clinique. La mise en place de nouvelles options de paiement augmente l’efficacité de toutes les personnes qui souhaitent développer leurs activités à partir de votre espace de travail. Comme Square fonctionne avec vos programmes de comptabilité actuels, vous pouvez continuer à enregistrer avec précision les recettes et les dépenses de chaque fournisseur de services.

Comme avec tous les aspects des services de santé, la vie privée du patient est extrêmement importante. La solution Square peut facilement être intégrée aux systèmes de votre clinique à partir de n’importe où, mais sans compromettre la sécurité des renseignements. Pour les personnes qui sont de plus en plus préoccupées de savoir où vont leurs données et comment elles sont utilisées, cela est particulièrement rassurant.

Square offre des systèmes conformes aux normes PCI et la détection des fraudes. Vous éprouvez donc un sentiment de sécurité supplémentaire quand vous traitez les renseignements les plus importants de vos clients. C’est également à ce type de sécurité que vos clients s’attendent lorsqu’ils utilisent des systèmes à distance.

Simplifiez les choses, gardez vos clients heureux

Les systèmes de paiement des soins de santé n’ont pas à être complexes. Square fait résolument passer votre comptabilité à l’âge numérique, où il est aussi facile de servir vos clients que d’acheter un café à partir de votre téléphone.

Vous n’achetez pas des boissons, mais votre client l’a probablement fait avant de prendre son rendez-vous. L’analogie est pertinente : les clients veulent que leurs sessions de traitement soient des expériences positives, exemptes de tracasseries. Les professionnels des soins médicaux veulent appuyer et améliorer ces expériences afin que les clients reviennent. La constance des soins de santé est non seulement bénéfique pour les résultats nets de la pratique, elle améliore grandement la santé des patients.

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Alise is an editor at Square, where she writes about how to start, run, and grow a business, highlighting our sellers around the world.