Credit Card Authorization Form Templates [Download]

Dès lors que vous encaissez un paiement par carte de crédit en l’absence de la carte, il y a certains risques. Afin de vous prémunir contre ces risques, notamment les rétrofacturations, vous pouvez demander au client de signer un document vous donnant la permission continue de porter les frais à sa carte. Ce formulaire est désigné « formulaire d’autorisation de carte de crédit ».

Qu’est-ce qu’un formulaire d’autorisation de carte de crédit?

Le titulaire d’une carte signe un formulaire d’autorisation de carte de crédit lorsqu’il veut autoriser un commerçant à porter des frais à sa carte pour des paiements récurrents pendant une période donnée, comme indiqué dans le document en question. Souvent, les entreprises utilisent le formulaire pour obtenir une autorisation continue, afin de facturer les frais de façon récurrente, que ce soit mensuellement, trimestriellement ou plus ponctuellement.

Les formulaires d’autorisation de carte de crédit contribuent-ils à prévenir les rétrofacturations abusives?

La rétrofacturation permet de protéger le consommateur contre les transactions non autorisées. Elle se produit lorsqu’un client conteste des frais facturés par votre entreprise et demande à l’émetteur de la carte de les annuler.

Cependant, les rétrofacturations peuvent constituer d’importants problèmes pour les entreprises, en grande partie parce que celles-ci n’auront pas accès aux fonds en litige tant que l’émetteur de la carte n’aura pas pris de décision. De plus, les rétrofacturations sont très chronophages pour les entreprises et exigent de multiples formalités.

Le formulaire d’autorisation de carte de crédit est un moyen de vous protéger contre les rétrofacturations. Si vous disposez d’un document signé de la part du titulaire vous autorisant à porter à sa carte les frais pour les services rendus, régler un litige avec l’émetteur sera plus simple, et la probabilité qu’il se règle en votre faveur sera plus élevée.

Découvrez d’autres moyens de protéger votre entreprise des rétrofacturations.

En tant qu’utilisateur de Square, quand devrais-je utiliser le formulaire d’autorisation?

Les formulaires d’autorisation de carte de crédit sont très utiles pour les transactions récurrentes, qu’il s’agisse de transactions récurrentes entrées manuellement en l’absence de carte ou de transactions récurrentes avec carte enregistrée. Le formulaire offre deux avantages : il réduit la possibilité pour les clients d’affirmer que les frais ont été facturés à tort et il procure des économies de temps.

Disons que votre restaurant prépare le dîner pour un bureau une semaine sur deux. Si vous disposez de son formulaire d’autorisation dans vos dossiers, vous savez que chaque fois que ce bureau appelle pour une livraison, vous pouvez porter les frais à sa carte. Il est inutile de vérifier le mode de paiement souhaité et de demander au client une signature chaque fois.

En outre, la facturation récurrente n’est pas la seule situation où le formulaire d’autorisation s’avère pratique. Vous pourriez utiliser un formulaire d’autorisation de carte de crédit pour encaisser l’acompte destiné à l’achat futur de biens, de services ou d’accessoires.

Cela s’avérera pratique si vous exploitez une entreprise qui offre de l’équipement coûteux à la location. Le formulaire d’autorisation de carte de crédit servira alors à bloquer une somme sur la carte jusqu’au retour de l’équipement.

Que comprend le formulaire d’autorisation de carte de crédit?

Le formulaire d’autorisation de carte de crédit n’est pas nécessairement compliqué. En général, il comprend :

• les données de la carte de crédit du titulaire;
  • le type de carte;
  • le nom figurant sur la carte;
  • le numéro de la carte;
  • la date d’expiration;
• les coordonnées professionnelles du commerçant;
• l’adresse de facturation du titulaire de la carte;
• la mention autorisant le commerçant à porter les frais à la carte enregistrée du client;
• le nom et la signature du titulaire de la carte;
• la date.

Téléchargez nos modèles pour démarrer

Square offre gratuitement au téléchargement deux formulaires d’autorisation de carte de crédit types. Vous n’avez pas à traiter les paiements avec Square pour utiliser ces modèles.

Vous pouvez utiliser les formulaires tels quels ou les modifier pour y inclure le nom et le logo de votre entreprise ou des mentions particulières liées à l’utilisation de la carte. Vous voudrez peut-être discuter avec un avocat du type de mentions que votre entreprise devrait inclure.

• Télécharger le formulaire en format Word
• Télécharger le formulaire en format PDF

En plus du modèle de formulaire d’autorisation de carte, nous avons créé une série de modèles de contrat gratuits qui pourraient vous êtes utiles pour divers usages dans le cadre de votre activité.

Questions fréquentes :

Ai-je l’obligation juridique d’utiliser les formulaires d’autorisation de carte de crédit?

Les formulaires d’autorisation de carte de crédit figurent à la liste des bonnes pratiques commerciales. La loi n’exige par leur utilisation, mais nous vous recommandons de demander à un avocat de vous indiquer dans quels cas il suggère de les employer.

Pourquoi ce formulaire d’autorisation de carte de crédit ne comporte-t-il pas de champ pour le CVV?

L’enregistrement du code de sécurité d’un client constitue une violation des normes PCI. C’est pourquoi aucun espace n’est prévu à cet effet. Si vous voulez saisir manuellement un paiement, vous devrez demander le code de sécurité (CVV) directement à l’acheteur chaque fois que vous entrez les renseignements de la carte. Si vous utilisez la fonctionnalité des cartes enregistrées de Square, vous n’aurez pas à saisir manuellement le code de sécurité.

Que sont les cartes enregistrées?

Elles permettent aux responsables d’entreprises, avec l’autorisation de leurs clients, de conserver en toute sécurité les informations relatives aux paiements avec Square. Il est ainsi plus facile de procéder à la facturation des frais pour les clients récurrents en ligne ou en personne par le biais de votre Solution PDV, de Factures Squares ou de notre API de commerce électronique. Si vous facturez régulièrement des frais à vos clients à distance (en saisissant les informations relatives à la carte), vous pouvez dorénavant utiliser la carte enregistrée pour porter des frais à leur carte sans aucune action supplémentaire.

De quelle façon dois-je conserver les formulaires signés et pendant combien de temps?

Les normes de conformité PCI exigent de toutes les entreprises traitant des données de carte de crédit qu’elles « restreignent l’accès physique aux données des titulaires de carte ». Assurez-vous de protéger la sécurité des données des titulaires en conservant les formulaires remplis dans un classeur ou un endroit sécurisé et restreignez-en l’accès aux employés dont les fonctions l’exigent. Vous pouvez également enregistrer les formulaires remplis dans un portail client privé et chiffré en utilisant une application de transfert de fichiers sécurisée. Envoyer un PDF par courriel n’est toutefois pas sans risque. Si vous envoyez une copie à votre client, protégez le PDF par un mot de passe et envoyez-le par un courriel chiffré. Les délais de rétrofacturation pouvant varier, nous vous recommandons de conserver tous les formulaires d’autorisation signés durant deux à trois mois après avoir terminé de porter des frais sur la carte enregistrée. Si vous utilisez Square, vous pouvez également enregistrer les informations de la carte grâce à la fonctionnalité « Carte enregistrée. »