Qu’est-ce qu’une facture pro forma et quand faut-il en utiliser une?

Personne n’aime avoir de mauvaises surprises à la réception d’une facture. Des coûts flous et un manque de détails peuvent entrainer des litiges avec vos clients, vous laissant sans votre argent et vous empêchant d’être payé. Envoyer un devis détaillé et précis à vos clients avant de commencer les travaux permet d’éviter les malentendus et d’être payé plus rapidement.

C’est là qu’une facture pro forma entre en jeu. Elles exposent l’intégralité de la vente avant l’engagement des ressources, donnant aux vendeurs et aux acheteurs plus de confiance dans la transaction qu’ils s’apprêtent à effectuer, ce qui est particulièrement important si vous avez des frais initiaux élevés ou si vous traitez du commerce transfrontalier.

Cet article couvre tout ce que vous devez savoir sur les factures pro forma: ce qu’elles sont, quand les utiliser et quels avantages elles peuvent offrir à votre entreprise.

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Qu’est-ce qu’une facture pro forma?

Une facture pro forma détaille l’ensemble des produits ou services à vendre, les coûts associés et les détails logistiques, tels que les conditions d’expédition, les taxes et les droits de douane. Elle sert de confirmation de commande avant la fin des travaux ou l’expédition des marchandises. Considérez-la comme un accord plus formel et détaillé entre acheteurs et vendeurs.

Gardez à l’esprit que les factures pro forma ne sont ni des factures finales ni des contrats formels. Elles ne constituent pas une demande de paiement, n’ont pas le statut juridique d’une facture commerciale et ne sont pas enregistrées dans les systèmes comptables.

Quel est le but d’une facture pro forma?

Grâce aux factures pro forma en main, les clients peuvent examiner et approuver les détails d’une vente avant que les produits ou services ne soient livrés et ils deviennent légalement tenus de payer une facture formelle.

Plus précisément, le but de l’utilisation d’une facture pro forma est de:

• Fournissez une estimation de bonne foi à vos clients potentiels pour les aider à comprendre les frais totaux des marchandises, des taxes, de l’expédition et des droits.
• Clarifiez les conditions de transaction, telles que les quantités de produits, les prix et le calendrier de livraison avant le début de la production ou de l’expédition.
• Aidez vos clients à obtenir l’approbation et le financement de leurs parties prenantes internes en fournissant une comptabilité complète de tous les coûts.
• Réduisez les malentendus et les litiges en vous alignant avec votre client sur les spécificités d’une vente avant que l’une ou l’autre des parties n’investisse du temps ou des ressources.

Dans les pays comme le Canada, où la règlementation commerciale internationale est stricte, les factures pro forma constituent une trace écrite importante pour protéger les importateurs et les exportateurs.

Les factures pro forma au Canada

L’une des raisons les plus courantes d’utiliser une facture pro forma est lors des transactions avec les douanes canadiennes pour le commerce transfrontalier. Ces documents sont utilisés dans la phase préalable à l’expédition d’une transaction commerciale pour aligner les attentes des acheteurs et des vendeurs sur les droits à payer et sur la personne responsable de leur paiement. De plus, ils aident les agents des douanes à comprendre et à vérifier la valeur totale des marchandises qui traversent la frontière.

Disons que vous êtes une entreprise qui importe des produits alimentaires spécialisés auprès d’un fournisseur européen. Les marchandises passeront par les douanes canadiennes et seront probablement soumises à des droits de douane et à des contrôles supplémentaires.

Pour vous aider à prévoir le coût final et la date de livraison, votre fournisseur vous envoie une facture pro forma détaillant l’étendue complète de la commande, le prix d’achat, le total des droits et des taxes, ainsi que la date de livraison prévue une fois les marchandises dédouanées. Vous obtiendrez ainsi les approbations budgétaires pour l’achat et pourrez planifier vos niveaux de stock en conséquence.

Il est important de noter que, bien qu’une facture pro forma soit utile pour planifier les transactions transfrontalières à destination et en provenance du Canada, elle ne remplace pas la facture des douanes canadiennes (FDC). Ce document est obligatoire pour tous les envois entrant au Canada.

Même si vous n’expédiez pas à l’international, les factures pro forma peuvent être très utiles pour évaluer et obtenir l’approbation des coûts et des délais d’expédition nationaux. Alors que les gouvernements fédéral et provinciaux travaillent ardemment pour éliminer les obstacles au commerce interprovincial, de plus en plus d’entreprises canadiennes vont probablement commencer à chercher davantage de clients à l’échelle nationale.

Si c’est votre cas, les factures pro forma peuvent être très utiles pour négocier et établir un devis sur les frais d’expédition et les délais de livraison dans d’autres provinces. Après tout, le Canada est un vaste pays, ce qui signifie que même les commandes « locales » peuvent entrainer des frais de transport, de manutention et des suppléments régionaux importants pour acheminer les produits du point A au point B.

À quoi ressemble une facture pro forma?

Tout comme chaque facture peut avoir une apparence différente, il n’existe pas de format obligatoire pour les factures pro forma. Cela dit, elles doivent avoir une apparence professionnelle et fournir toutes les informations pertinentes dont un acheteur aura besoin pour prendre sa décision d’achat.

Voici ce qui est généralement inclus dans une facture pro forma:

• Un en-tête bien visible indique clairement que le document est une « facture pro forma ». Cela permet d’éviter toute confusion avec une facture de vente finale.
• Informations sur le document et la date, notamment le numéro de facture pro forma et la date d’émission. Vous pouvez également indiquer la période de validité ou la date d’expiration de la facture. Ceci est utile pour le commerce international, où les taux de change et les frais d’expédition peuvent fluctuer.
• Fournissez les renseignements sur votre entreprise et les coordonnées de vos clients, tels que votre nom légal complet, votre raison sociale, votre adresse, vos coordonnées et vos points de contact. Veuillez également indiquer vos numéros de TPS/TVH ou un numéro RM d’importation/exportation, le cas échéant.
• Liste détaillée des biens ou services comprenant une description du produit, la quantité de chaque article, le prix unitaire et le prix total de chaque ligne. Ce niveau de détail garantit que les deux parties comprennent l’étendue de la transaction et s’accordent sur les coûts et les livrables.
• Sommaire financier ou ventilation détaillée de la transaction, y compris les taxes et droits applicables, les frais d’expédition et de manutention, ainsi que les remises offertes. La dernière ligne doit indiquer le montant total estimé dû. Les entreprises qui gagnent plus de 30 000$ sur quatre trimestres ou au cours d’un trimestre donné d’une année civile doivent également inclure les montants de TPS/TVH sur leurs factures pro forma ou la TVQ si vous êtes au Québec et la TVP en Colombie-Britannique.
• Expédition et conditions de vente, y compris des informations sur les méthodes d’expédition, la date de livraison estimée, les conditions de paiement et une clause de non-responsabilité claire indiquant que le document ne constitue pas une demande de paiement.

Avantage des factures pro forma

Les factures pro forma offrent de nombreux avantages aux acheteurs comme aux vendeurs, notamment en fournissant des informations transparentes sur les produits et des ventilations de coûts pour les transactions plus complexes, telles que les commandes en gros de pièces ou celles traversant les ports d’entrée et de sortie internationaux.

Pour les vendeurs, les factures pro forma offrent les avantages suivants :

• Réduisent les risques. Ils fournissent des conditions de vente claires et documentées afin d’éviter tout malentendu ou dérive des objectifs.
• Simplifient les processus de vente. Ils formalisent les conditions d’une commande en amont, réduisant ainsi le besoin de négociations supplémentaires avec l’acheteur une fois la phase de production lancée.
• Favorisent la planification interne. Ils aident les équipes commerciales à suivre les opportunités, les équipes opérationnelles à planifier les charges de travail à venir et les équipes de gestion des stocks à maitriser les niveaux de stock.
• Accélèrent les transactions. Ces documents officiels aident les acheteurs à obtenir un financement et des autorisations internes, contribuant ainsi à réduire, voire à supprimer, les difficultés lors du processus de vente.

Pour les acheteurs, les factures pro forma peuvent également aider à:

• Simplifier la budgétisation. Ils incluent un détail complet de tous les coûts à engager, y compris les taxes et les frais de livraison, permettant aux acheteurs d’obtenir du financement et des autorisations internes rapidement.
• Apaiser les inquiétudes. Ils garantissent aux acheteurs l’absence de frais imprévus ou de problèmes logistiques susceptibles de nuire ou de retarder les opérations de leur entreprise.
• Offre de la flexibilité. Ils servent de point de départ à des discussions plus approfondies avec le vendeur, permettant à l’acheteur de négocier des modifications de prix, de quantité, de remises ou de délai de livraison.

Comment les factures pro forma se comparent-elles aux autres factures?

Pour vous aider à comprendre comment et quand utiliser les factures pro forma, comparons-les avec d’autres types de factures courantes.

Facture pro forma par opposition au devis

• Les devis sont moins formels et utilisés pour estimer approximativement le coût d’un produit ou d’un service au début du processus de vente, souvent lorsqu’un client a fait une première demande. Les devis sont le plus souvent utilisés dans les secteurs du service, comme la restauration ou la construction.
• Les factures pro forma sont transmises aux clients une fois que le devis est approuvé et la vente conclue. Elles fournissent un coût précis et une description plus détaillée des services, constituant ainsi un document formel, mais non contraignant, permettant de clarifier tous les détails du projet.

Facture pro forma par opposition à la facture de vente

• Les factures de vente sont émises après la livraison d’un produit ou d’un service et constituent une demande de paiement juridiquement contraignante. Elles sont enregistrées dans les registres financiers du vendeur et de l’acheteur.
• Les factures pro forma sont émises avant la livraison des biens ou des services et sont non contraignantes. Elles détaillent l’étendue des prestations et les coûts, mais ne constituent pas une demande de paiement légale.

Facture pro forma par opposition à la facture commerciale

• Les factures commerciales, telles que les Factures des clients canadiens (FCC), sont des documents obligatoires et juridiquement contraignants requis pour le dédouanement au Canada. Elles servent également de demande officielle de paiement.
• Les factures pro forma ne sont pas contraignantes, mais servent à aider les acheteurs à comprendre l’étendue complète des coûts, y compris les taxes canadiennes et les autres droits de douane, avant toute expédition.

Voici un aperçu des différents types de factures en comparaison avec les factures pro forma:

Quand faut-il utiliser une facture pro forma?

Vous pouvez utiliser une facture pro forma lorsqu’un devis standard est trop informel, mais qu’une facture finale est trop rapide. Cette solution est idéale pour les ventes à coûts élevés, impliquant de nombreux produits et/ou impliquant des aspects logistiques, tels que l’expédition internationale et les formalités douanières.

Voici quelques scénarios dans lesquels les factures pro forma seraient utiles.

• Commerce international. Un torréfacteur de café de spécialité utilise une facture pro forma pour fournir à une chaine de cafés australienne une estimation du coût d’une importante commande de grains. L’entreprise australienne de café utilise cette facture pro forma pour informer son courtier en douane avant le passage de la marchandise à la frontière.
• Commandes personnalisées. Une boulangerie locale de Squamish, en Colombie-Britannique, envoie une facture pro forma à un client pour un grand gâteau de mariage personnalisé. Elle détaille le coût total estimé des ingrédients, de la main-d’œuvre et de la livraison afin d’obtenir l’approbation avant de casser des œufs.
• Accords de prépaiement. Une petite boutique de vêtements d’Halifax, en Nouvelle-Écosse, a décroché une importante commande de chandails teints sur mesure auprès d’un client local. Un acompte de 50% est requis avant le début de la production. Pour lancer la production, l’entreprise envoie une facture pro forma au client précisant le coût total, les modalités d’expédition et le montant de l’acompte requis.
• Expéditions non monétaires. Un brasseur torontois envoie des échantillons gratuits d’une nouvelle bière à aux clients restaurateurs potentiels aux États-Unis. Il doit fournir aux douanes une preuve écrite de l’absence de valeur commerciale de l’envoi afin d’éviter les droits de douane. Le brasseur établit une facture pro forma pour déclarer la valeur nulle de la marchandise avant l’expédition.
• Approvisionnement et financement des acheteurs. Un petit traiteur B2B de Montréal, au Québec, a conclu un accord potentiel avec une grande entreprise pour un an de déjeuners de bureau hebdomadaires. L’entreprise a besoin d’une facture pro forma pour obtenir l’approbation du budget et l’approbation interne de la dépense.

Comment créer une facture pro forma

Les entreprises peuvent créer des factures pro forma avec n’importe quel outil compatible, telles que QuickBooks, Microsoft Word ou même Microsoft Excel. Vous pouvez également télécharger l’un des modèles de facture gratuits de Square et le personnaliser avec votre logo et votre marque pour une touche d’élégance. L’essentiel est d’inclure toutes les informations essentielles détaillées dans cet article.

Factures Square vous permet de créer et d’envoyer des factures pro forma professionnelles à l’aide d’un modèle prédéfini ou personnalisé, de les joindre au profil client dans votre Tableau de bord Square et de les envoyer. Une fois votre demande approuvée, vous pouvez convertir cette facture pro forma en acte de vente final et percevoir les paiements depuis la même plateforme.

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FAQ sur les factures pro forma

Une facture pro forma est-elle juridiquement contraignante?

Non, une facture pro forma est un document juridiquement non contraignant utilisé pour fournir le coût des biens ou des services avant qu’un accord ou une transaction commerciale formelle ne soit finalisé.

Une facture pro forma peut-elle être annulée?

Oui, une facture pro forma peut être annulée, car il s’agit d’un document flexible et non contraignant. Dans la plupart des cas, elle peut être ajustée ou retirée avant l’émission de la facture de vente finale ou le début des travaux. Cependant, selon le type de projet, l’annulation de la facture pro forma peut être soumise aux conditions convenues, telles que des acomptes non remboursables, des délais d’annulation ou des pénalités si le vendeur a déjà commencé la production.

Quand dois-je envoyer une facture pro forma?

Vous devez envoyer une facture pro forma après l’acceptation d’un devis. Cependant, avant qu’une commande d’achat juridiquement contraignante ne soit passée et que les marchandises soient expédiées ou qu’un service soit effectué.

Puis-je effectuer un paiement sur une facture pro forma?

Non, une facture pro forma est une estimation préliminaire et non une demande officielle de paiement. Le paiement n’est dû qu’après l’envoi d’une facture commerciale ou de vente définitive après la livraison des biens ou des services.