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Les factures sont essentielles à votre entreprise et sa trésorerie. Cependant, suivre les paiements peut s’avérer fastidieux. C’est alors que le choix du logiciel idéal devient indispensable.
Qu’est-ce qu’une facture? Il s’agit essentiellement d’une facture sous forme de liste de biens ou de services rendus. Un logiciel de facturation automatise la majeure partie du processus, vous permettant ainsi de gagner du temps autrement consacré à la création et au suivi des documents. Il est préférable d’utiliser un logiciel dès le départ pour faciliter la procédure fiscale en donnant à votre comptable un accès direct à vos factures et reçus. De cette manière, vous aurez également accès sur demande aux données de votre entreprise. Ainsi, la prochaine fois que vous vous demanderez si vous avez envoyé une facture, vous pourrez simplement vérifier sur votre téléphone et vous assurer de pouvoir dormir tranquille.
Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de facturation:
Tous les logiciels de facturation ne sont pas identiques.
À quoi sert ce type de logiciel? Vous fournissez un service pour lequel vous souhaitez créer des devis? Serait-il utile de pouvoir suivre le temps passé sur un projet? Avez-vous besoin de plusieurs factures par jour ou d’un service de comptabilité automatisé mensuel?
Des frais peuvent s’accumuler.
Réfléchissez au prix que vous êtes prêt à payer pour le logiciel. Certains logiciels de facturation sont proposés par abonnement, avec des essais gratuits ou des fonctionnalités de base offertes gratuitement. Recherchez les fonctionnalités que vous voulez inclure, telles que les paiements récurrents ou les rappels automatiques pour les paiements en retard.
Après avoir évalué le coût d’installation, renseignez-vous sur les frais mensuels liés au stockage des données dans le nuage, et assurez-vous que vous êtes satisfait de la méthode et du lieu de sauvegarde des données de votre entreprise. Avez-vous un accès facile aux informations importantes quand vous en avez besoin? Votre système de facturation est-il synchronisé avec votre système de point de vente et votre téléphone portable?
Facturation Square permet d’envoyer des factures directement depuis votre téléphone intelligent ou votre logiciel. Vous pouvez également les consulter sur votre compte bancaire en seulement un à deux jours. L’envoi est gratuit et vous ne payez que 2,75% du montant payé en ligne par le client qui reçoit la facture. D’autres fonctionnalités vous permettent de suivre le statut de vos factures payées ou impayées sur votre tableau de bord et d’ajouter directement des produits de votre bibliothèque Square à vos factures. Vos clients peuvent payer leurs factures en ligne par carte de débit ou de crédit, et vous pouvez les marquer comme payées. Vous pouvez également ajouter un champ personnalisé pour les pourboires sur vos factures afin de générer des revenus supplémentaires.
Un logiciel de facturation peut également simplifier votre comptabilité.
Automatisez votre comptabilité en utilisant les applications intégrées à votre système de point de vente Square. InvoiceASAP vous permet de payer et de générer des factures depuis votre iPad ou iPhone. Vous pouvez aussi opter pour une application qui génère des factures dans le cadre d’un système comptable global: Intuit QuickBooks, Xero et Kashoo sont des options idéales pour les petites entreprises. Ces deux applications peuvent être intégrées à votre tableau de bord Square. Vous pourrez ainsi suivre vos paiements et savoir facilement qui vous doit quoi et quand. Kashoo Cloud Accounting peut également synchroniser les données Square en temps réel.
La plupart des éditeurs de logiciels de facturation proposent des essais gratuits pour que vous puissiez découvrir celui qui répond le mieux à vos besoins. Pour plus de renseignements sur les applications intégrées, consultez la Plateforme d’applications Square.
