“No prestaba mucha atención al conteo del inventario antes de poner en marcha mi tienda en línea”, afirma Julie Mitchell, propietaria de Fig + Oak, una tienda de regalos orientada a un propósito en Ashland (Ohio).
“Durante el cierre por la pandemia, lanzamos nuestro sitio web. Eso nos salvó. Pero al tener ahora un sitio web en funcionamiento, es frustrante que los clientes pidan productos y mi inventario no esté disponible”, explica Mitchell. “Por ejemplo, si solo tengo un rompecabezas disponible y mi inventario no es correcto, entonces el pedido en línea no se concretará porque no está en la tienda, ya sea porque contamos mal o porque se perdió”.
Para la mayoría de los minoristas como Mitchell, hacer un inventario es la única manera de evitar que eso ocurra. El conteo de artículos en existencia (o el conteo físico del inventario) consiste en contar toda la mercancía que tienes en la tienda y cotejarla con tus registros de inventario para detectar cualquier diferencia. Si la cantidad no es la misma, puede dar lugar a ventas perdidas, problemas logísticos y, en última instancia, una experiencia decepcionante para el cliente.
La tarea es agotadora pero esencial, sobre todo si vendes a través de múltiples canales y ubicaciones. La pandemia cambió algunas cuestiones sobre el conteo físico del inventario, pero también hizo que sea aún más importante como propietarios de negocios utilizar la creatividad con lo que que venden y dónde lo hacen.
Simplifica tu negocio con un inventario intuitivo
Con Square para Tiendas, puedes regularizar tus artículos en existencia.
¿Cuál es el propósito de un conteo completo del inventario?
El objetivo de un conteo del inventario es asegurarte de que las cifras totales del inventario en la tienda coincidan con tus registros. Si utilizas un sistema de PDV para tiendas, puedes comparar el conteo del inventario con los niveles registrados en tu software de PDV.
Un inventario preciso tiene un efecto dominó, ya que te permite tomar mejores decisiones sobre lo que debes comprar, presentar órdenes de compra a tiempo e identificar y resolver los problemas de manera más eficiente.
Por más que utilices un software de control de inventario, es posible que tengas que hacer el conteo a efectos fiscales. Los minoristas suelen realizar un conteo completo del inventario a finales de año o a principios del nuevo, cuando los artículos en existencia son más bajos, con el fin de que las cantidades sean correctas para la declaración de impuestos de final de año.
Buenas prácticas para el conteo del inventario
“Suelo hacerlo yo mismo”, dice Mitchell. “Comienzo en una parte de la tienda y la recorro. Conozco tan bien mis productos que sé cuándo hay algo que no está bien, así que vuelvo a revisar esa zona”.
Julie Mitchell detrás del mostrador de su tienda de regalos, Fig + Oak.
Para Mitchell, también es importante prestar atención a los productos más populares entre los clientes, para que el almacenamiento, la compra y la entrega se realicen sin problemas y no impidan las ventas. Esto es muy importante hoy en día, ya que las interrupciones en la cadena de suministro crearon plazos de entrega más largos para ciertas industrias. “Asegúrate de que tu inventario sea correcto para los productos que se están vendiendo muy bien”.
Estas son algunas buenas prácticas más que pueden ayudarte a hacer que el proceso de conteo sea más eficiente.
Busca un horario poco concurrido
Por lo general, el conteo físico del inventario requiere cerrar la tienda para que puedas sacar los productos, contarlos y anotar las cantidades. Haz el conteo fuera de horario comercial para no verte obligado a cerrar de forma temporal, especialmente si ya tienes un horario limitado debido a la pandemia.
En el caso de que tengas que hacer el conteo en el horario comercial, elige un momento poco concurrido y asegúrate de informar a los clientes de forma proactiva que tu tienda estará cerrada. Puedes actualizar tu mensaje de voz, revisar el horario en tu perfil comercial de Google, publicarlo en las redes sociales, enviar un correo electrónico y agregar carteles físicos en tu escaparate.
Utiliza un sistema de PDV para tiendas y un escáner de códigos de barras
Puedes contar los productos a mano, con hojas de conteo de inventario o puedes utilizar un escáner de códigos de barras para leer tus códigos SKU o UPC y luego enviar la información a tu sistema de PDV. El uso de un escáner es más rápido que las hojas de conteo de inventario, ya que no tienes que dedicar tiempo a anotar manualmente las cantidades. También evita los errores de conteo, ya que no tienes que contar y agregar esos recuentos a tu software después.
Haz que a los empleados les resulte sencillo hacerlo por cuenta propia
Realizar el conteo del inventario puede ser difícil en momentos de distanciamiento social. También es posible que tengas que limpiar la mercancía después de que la hayan manipulado los empleados. “Doy a los empleados artículos específicos para que los cuenten durante sus turnos, como velas, para que no se acumulen las personas”, comenta Mitchell. De este modo, los empleados tienen tareas establecidas y pueden mantener la distancia mientras realizan el conteo.
Para facilitar el conteo por parte de los empleados, organiza la sala y trastienda para que los artículos se encuentren en su sitio y estén etiquetados correctamente. Esto reducirá el tiempo empleado en ir de un lado a otro al intentar localizar los artículos. Incluso puedes crear un mapa de la tienda que incluya la ubicación de todos los expositores, escaparates, estanterías, estantes, maniquíes, cajones y otras áreas a las que tu equipo tendrá que acceder para encontrar la mercancía.
Organiza los artículos para que se puedan escanear rápido
Es importante que la mercadería se pueda escanear. Coloca los artículos de forma tal que los códigos de barras estén orientados hacia fuera, lo que facilita su lectura con un escáner de códigos de barras.
En el caso de las prendas de vestir, retira las etiquetas antes de escanearlas y, a continuación, desliza el artículo una vez que se haya contado. En el caso de productos más pequeños, como partes de herramientas o joyas, un enfoque es tener dos contenedores y colocar los artículos escaneados en el contenedor vacío una vez realizado el conteo.
Asigna la tarea a los empleados que conozcan lo que vendes
El conteo del inventario puede ser tedioso y requerir mucho tiempo, por lo que debes asegurarte de que los empleados que selecciones puedan realizar el trabajo con precisión. Elige a aquellos que tengan atención al detalle y una sólida comprensión de tu catálogo de productos. Si no tienes tiempo o personal, también puedes ponerte en contacto con un contador de inventario para que realice el conteo por ti. Contratar a una persona o empresa externa para que realice el conteo del inventario es más caro y suele ser habitual en negocios con inventarios más grandes, como las que tienen centros de distribución.
Puedes considerar la posibilidad de recompensar a tu equipo con comidas o refrigerios gratis, bonificaciones puntuales u otros tipos de recompensas.
Haz un análisis final
Cuando termines con el conteo total del inventario, actualiza los registros de tu sistema de PDV con las cantidades, nombres y precios reales del inventario físico. A continuación, analiza los resultados. ¿Qué productos estaban mal anotados y por qué? ¿Existe algún patrón, tal vez con un tipo de artículo específico o en un lugar determinado de tu tienda? Los informes de tu sistema de PDV pueden facilitar la parte de análisis del conteo del inventario.
Aunque un conteo completo del inventario puede parecer abrumador, el control inteligente del inventario es lo que hace que tu negocio sea ágil y te permite vender de la forma que mejor funcione para ti y tus clientes. Y no ocurre de la noche a la mañana. “Todavía estoy tratando de averiguar cómo hacer que funcione de manera consistente”, dice Mitchell. “Cuando el inventario es preciso, me da más confianza”.