Crea y envía facturas con la nueva experiencia de facturación
- A vendedores que crean facturas individuales, por grupos, recurrentes o plantillas de facturas con la nueva experiencia de facturación en el Panel de Datos Square.
- A vendedores con permisos de facturas para consultar, editar, crear y eliminar facturas y presupuestos. Establece los permisos en el Panel de Datos Square.
Acerca de Facturas Square
Todos los suscriptores de Facturas Square Gratis o Plus pueden crear facturas de forma más rápida y eficiente con nuestra nueva experiencia simplificada de creación de facturas. Este nuevo diseño se aplicará cuando crees facturas individuales, grupales (solo para suscriptores de Facturas Square) o recurrentes a través del Panel de Datos Square en un navegador web. También aplicará para crear nuevas plantillas desde el Panel de Datos Square.
Antes de comenzar
Puedes crear, enviar y administrar facturas desde el Panel de Datos Square, la aplicación Facturas Square o la aplicación Punto de venta Square con un dispositivo móvil compatible. El nuevo diseño solo afectará a tu Panel de Datos Square.
Puedes volver al diseño anterior en cualquier momento seleccionando el enlace Diseño anterior en la parte superior de la página de creación de facturas. Al hacer esta selección, perderás los cambios que no hayas guardado durante la creación de la factura. Si decides volver al diseño anterior, solo será para la sesión actual.
Si te suscribes a Facturas Square Plus, puedes enviar varias facturas, acceder a presupuestos multipaquete, convertir automáticamente presupuestos en facturas y crear plantillas de contenido y campos personalizados.
Solo puedes crear facturas en grupo desde el Panel de Datos Square.
Crear una factura desde el Panel de Datos Square
Los siguientes pasos solo aplican para el nuevo diseño de facturación en el Panel de Datos Square. Para obtener más información sobre cómo usar el diseño anterior o cómo usar la aplicación Facturas Square o Punto de venta, consulta cómo Crea y envía facturas.
Paso 1: Información de la factura
Primero, agrega información sobre el cliente, la frecuencia de las facturas y las opciones de pago. Las facturas recurrentes programadas se enviarán automáticamente a tu cliente a las 10:00 a. m. (en tu zona horaria) en la fecha que seleccionaste.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Pagos > Facturas.
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Puedes crear una factura de dos formas:
En la página Vista general, haz clic en Enviar una factura.
En la página Facturas, haz clic en Crear factura y selecciona Individual, En grupo (solo para suscriptores de Facturas Square Plus) o Recurrente.
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En Detalles, selecciona un cliente existente o Crea un cliente nuevo.
Si seleccionaste Facturas en grupo, agrega hasta 100 clientes mediante la búsqueda de un nombre de un grupo o de un cliente individual. Cada destinatario recibirá una factura por separado. Por esto, es necesario que tengas una dirección de correo electrónico válida para cada uno de ellos.
Ingresa el título de la factura y, si lo deseas, el número de factura y la fecha del servicio.
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Agrega manualmente un mensaje para tu cliente o genera uno con Redactar con IA.
Haz clic en Redactar con IA para generar un mensaje profesional para tu cliente. El contenido es generado por OpenAI. Puedes indicar el contenido, la extensión y el tono del mensaje. Haz clic en Generar. Esta función está disponible para todos los usuarios de Square en Estados Unidos.
Paso 2: Artículos de línea
Ingresa importes personalizados, crea artículos o búscalos en tu surtido. Solo tienes que empezar a escribir en el campo + Agregar artículo. También puedes escanear un código de barras para que los artículos aparezcan automáticamente. Modifica las cantidades si es necesario.
Opcional: También puedes agregar descuentos, tarifas de envío y cobros por servicios.
Opcional: Haz clic en Agregar cargos por pago tardío para agregar un porcentaje o una tasa fija. Indica un período de gracia para que tus clientes puedan liquidar el monto después de la fecha límite sin cobrarles cargos por pago tardío. Haz clic en Guardar.
Opcional: Agrega un calendario de pagos: tendrás más control sobre cómo pagan tus clientes. Puedes programar el depósito inicial y dividir el saldo restante en varios pagos. Obtén más información sobre cómo Administra los depósitos de facturas y los calendarios de pago.
Paso 3: Archivos adjuntos y campos personalizados (opcional)
Archivos adjuntos: Haz clic en Agregar para adjuntar hasta 10 archivos que no superen los 25 MB en total. Los tipos de archivo compatibles son: JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP y PDF. No adjuntes información personal confidencial o contenido ilegal. Square puede usar el contenido que cargas para contestar devoluciones de pagos en tu nombre.
Campos personalizados: Haz clic en Agregar para personalizar los datos que se mostrarán en la factura para tu cliente. Indica el título, el texto y la ubicación del campo. Haz clic en Guardar. Esta función solo está disponible para suscriptores de Facturas Square Plus.
Contratos Square: Haz clic en Agregar para agregar un contrato a la factura o crear uno nuevo.
Paso 4: Resumen de los ajustes
Calendario: selecciona la fecha de envío y de vencimiento.
Formas de pago aceptadas: marca o desmarca las opciones de pago relevantes. Tarjeta de crédito o débito, transferencia bancaria ACH, Cash App Pay, Afterpay o Tarjeta de regalo. Obtén más información sobre las tarifas y los precios de Facturas Square.
- La Cámara de Compensación Automatizada (ACH, por sus siglas en inglés) es una red para la transferencia de fondos electrónicos entre instituciones financieras de los Estados Unidos.
- Con el procesamiento ACH, recibes un menor costo de procesamiento y un mayor margen de beneficio para tu negocio. La comisión de procesamiento de ACH para Facturas Square es solo del 1%, con una comisión mínima de $1 y sin costos de procesamiento adicionales. Por ejemplo, si tu factura es de $300, la comisión de procesamiento será del 1% o $3.00.
- Puedes actualizar a Facturas Plus y obtén un límite de comisión de $10 por transacción de ACH. Las comisiones se limitan por solicitud de pago para las facturas progresivas.
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Forma de pago guardada: selecciona la tarjeta de pago guardada o haz clic en Agregar tarjeta para guardar la de un cliente en tu directorio y procesar los pagos de las facturas de inmediato.
Para agregar un banco, el comprador debe elegir guardar la información al momento de pagar la factura. Obtén más información sobre cómo Usar Tarjetas guardadas con Facturas Square.
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Acciones de los clientes: Activa:
Propinas: ofrece a los clientes la opción de agregar una propina cuando paguen la factura.
Guardar forma de pago: ofrece a los clientes la opción de guardar los datos de pago para utilizarlos en el futuro.
Confirmación de productos y servicios: para pagar, tu cliente debe confirmar que está satisfecho con los productos y servicios. Esto solo cubre los pagos finales tras entregar los productos o prestar los servicios.
Compartir por: decide si deseas enviar la factura por correo electrónico, mensaje de texto o a través de un enlace. Haz clic en Agregar más destinatarios para agregar un máximo de 8 destinatarios.
Recordatorios: activa o desactiva la opción Enviar recordatorios de facturas a tus clientes. Haz clic en el ícono de la papelera para Modificar recordatorios o eliminarlos.
Tarifas de envío: Si se requiere un envío, activa la opción Crear pedido para envío y, opcionalmente, Solicitar dirección de entrega . En ese caso, el pedido se agregará al Administrador de envíos una vez que el cliente pague la factura. Obtén más información sobre cómo Configura el envío de Facturas Square.
Una vez agregados todos los detalles, escoge entre Vista previa, Guardar como borrador (para enviar la factura en otro momento) o Enviar.
- Los clientes pueden optar por no recibir actualizaciones por mensaje de texto en cualquier momento a través del texto de bienvenida.
- Recibirás un correo electrónico de alerta y verás que tu cliente optó por no participar en el registro de actividad de Facturas desde el Panel de Datos de Square y la aplicación PDV de Square.
- Una vez que el cliente cancela la suscripción, no podrás enviarle Facturas por mensajes de texto a no ser que vuelva a suscribirse.
Control de inventario y ventas
Si usas Square para controlar tu inventario, tus artículos se modificarán una vez que se pague la factura en su totalidad. Pagar el depósito no cambiará el recuento de artículos. Obtén más información sobre cómo usa el seguimiento de inventario para Facturas Square.
En facturas, las ventas no se registran en los informes de ventas hasta que se pague la factura Square en su totalidad. Las ventas se atribuyen a la fecha en la que se salda la factura, no a la fecha del depósito o en la que se envió la factura.
Administrar facturas enviadas
Una vez que hayas compartido una factura, puedes enviar recordatorios de pago a tus clientes, editar una factura sin pagar, aceptar un pago o marcarla como pagada. También puedes cancelar, duplicar, compartir, imprimir, descargar el PDF o archivar.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Pagos > Facturas > Facturas.
- Junto a la factura correspondiente, haz clic en (•••) y selecciona la acción correspondiente.
- También puedes hacer clic en la factura para abrir un panel de vista rápida y hacer clic en Más para seleccionar la acción correspondiente.
- Desde la aplicación Facturas Square o Punto de venta Square, pulsa Facturas en la barra de navegación. Desde la aplicación PDV Square, pulsa ≡ Más > Facturas.
- Selecciona la factura correspondiente para administrarla y pulsa (•••).
- Elige enviar un recordatorio, duplicar, compartir, cancelar, archivar o descargar. También puedes Editar o Agregar un pago.
Aceptar el pago de una factura
Si tu cliente no paga una factura en línea, puedes aceptar el pago manualmente y marcarla como pagada.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Pagos > Facturas > Facturas.
- Hay tres formas de aceptar un pago desde el panel de datos:
a. Junto a la factura, haz clic en (•••) > Aceptar un pago.
b. Haz clic en la factura y haz clic en Más > Marcar como pagada.
c. Haz clic en la factura, ve hasta Pagos y haz clic en Aceptar un pago. - Confirma el monto, la forma de pago y de manera opcional una nota personal o para el cliente.
- Haz clic en Cobrar.
Si solicitaste una confirmación de productos y servicios al comprador, pero aceptas un pago por una factura sin la confirmación del comprador, la confirmación se eliminará de la factura. Esto renunciará a los derechos defensivos al preparar documentos para impugnar disputas.
Si recibes un pago total o parcial por una factura fuera de Facturas Square, como efectivo, cheque u otro, puedes marcarla como pagada desde tu panel de datos. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Pagos > Facturas > Facturas. 2. Hay tres formas de marcar una factura como pagada desde el panel de datos:
a. Junto a la factura, haz clic en (•••) > Marcar como pagada.
b. Haz clic en la factura y haz clic en Más > Marcar como pagada.
c. Haz clic en la factura, desplázate hasta Pagos y haz clic en Marcar como pagada. - Confirma el monto, la forma de pago y de manera opcional una nota personal o para el cliente.
- Haz clic en Guardar.
Desde la aplicación Facturas Square y PDV Square, puedes recibir un pago total o parcial a través de tarjeta de crédito o débito (conectando el hardware Square o usando Tap to Pay en iPhone y Tap to Pay en Android), tarjeta guardada en el archivo, tarjeta de regalo Square, ingreso manual de tarjeta.
También puedes marcar las facturas como pagadas en efectivo, con otra tarjeta de regalo o certificado, cheque u otros tipos de pago, sin embargo, el monto registrado es solo para fines de seguimiento. No recibirás un depósito por esta transacción.
Para marcar una factura como total o parcialmente pagada:
- Desde la aplicación Facturas Square, pulsa Facturas desde la barra de navegación. Desde la aplicación PDV Square, pulsa ≡ Más > Facturas.
- En Pagos, selecciona Agregar pago.
- Elige Monto restante u Otro monto para marcar un pago parcial. Pulsa Siguiente.
- Elige la opción de pago.
- Una vez que se confirme el pago, pulsa Nueva venta para regresar a la factura.
Atención al Cliente
Si tienes alguna pregunta o comentario durante el uso de la nueva experiencia de envía tus comentarios facturación, compártelo con nuestros equipos.