Créer et envoyer des factures avec la nouvelle expérience de facturation
- Aux commerçants qui créent des factures simples, par lots, récurrentes ou des modèles de facture avec la nouvelle expérience de facturation sur le Tableau de bord Square.
- Aux commerçants ayant les autorisations de factures pour afficher, modifier, créer et supprimer des factures et des estimations. Définissez les autorisations dans le Tableau de bord Square.
À propos de Factures Square
Tous les abonnés à Factures Square Gratuit ou Plus peuvent créer des factures plus rapidement et plus efficacement grâce à notre nouvelle expérience simplifiée de création de factures. Cette nouvelle mise en page s’appliquera lorsque vous créez des factures uniques, groupées (abonnés à Factures Square uniquement) ou récurrentes via le Tableau de bord Square à partir d’un navigateur Web. Elle s’appliquera également lors de la création de nouveaux modèles à partir du Tableau de bord Square.
Avant de commencer
Les factures peuvent être créées, envoyées et gérées à partir du Tableau de bord Square, de l’application Factures Square ou de l’application Solution PDV Square à l’aide d’un appareil mobile pris en charge. La nouvelle mise en page n’aura d’impact que sur votre Tableau de bord Square.
Vous pouvez revenir à l’ancienne mise en page à tout moment en sélectionnant le lien Ancienne mise en page en haut de la page de création de facture. Lorsque vous faites ce choix, vous perdez toute modification non enregistrée pendant la création de la facture. Si vous choisissez de revenir à l’ancienne mise en page, ce choix n’est appliqué qu’à la session en cours.
Si vous avez un abonnement à Factures Square Plus, vous pouvez envoyer des factures en lots, accéder à plusieurs estimations, convertir automatiquement les estimations acceptées en factures et créer des champs personnalisés et des modèles de contenu.
Vous pouvez seulement créer des factures par lots à partir du Tableau de bord Square.
Créer une facture à partir du Tableau de bord Square
Les instructions ci-dessous s’appliquent uniquement à la nouvelle mise en page de facturation sur votre Tableau de bord Square. Pour en savoir plus sur l’utilisation de l’ancien affichage ou sur l’utilisation de l’application Factures Square ou Solution PDV Square, découvrez comment Créer et envoyer des factures.
Étape 1 : Détails de la facture
Tout d’abord, ajoutez les informations sur votre client, la fréquence de facturation et les options de paiement. Les factures récurrentes programmées seront envoyées automatiquement à votre client à 10 h (dans votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée.
Connectez-vous à votre Square Dashboard et cliquez sur Paiements > Factures.
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Vous pouvez créer une nouvelle facture de deux manières :
À la page Aperçu, cliquez sur Envoyer une facture.
À la page Factures, cliquez sur Créer une facture et sélectionnez Simple, Lot (abonnés à Factures Square Plus uniquement) ou Récurrente.
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Sous Détails, ajoutez un client existant ou cliquez sur Créer un nouveau client.
Si vous avez sélectionné les factures par lots, ajoutez jusqu’à 100 clients à ce lot en recherchant un nom de groupe ou de client individuel. Chaque destinataire recevra une facture distincte. Vous devez donc avoir une adresse courriel valide pour chacun.
Saisissez un titre de facture et, en option, ajoutez une date de service et un numéro de facture.
Saisissez manuellement un message destiné à votre client.
Étape 2 : Articles
Ajoutez des montants personnalisés, recherchez dans votre Catalogue d’articles ou créez de nouveaux articles. Il vous suffit de saisir un texte dans le champ + Ajouter un article. Vous pouvez également lire un code à barres pour propager automatiquement les articles. Modifiez les quantités d’articles au besoin.
En option : Ajoutez des remises, des frais d’expédition ou des frais de service.
En option : Ajoutez un calendrier de versements. Cela vous donne plus de contrôle sur la façon dont vos clients paient. Vous pouvez programmer l’acompte initial et diviser le solde restant en plusieurs paiements. Découvrez comment Manage invoice deposits and payment schedules.
Étape 3 : Pièces jointes et champs personnalisés (en option)
Pièces jointes : Cliquez sur Ajouter pour joindre jusqu’à 10 fichiers totalisant 25 Mo. Types de fichier pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations personnelles confidentielles ou de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléversez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
Champs personnalisés : Cliquez sur Ajouter pour inclure des données personnalisées qui seront affichées sur la facture présentée au client. Saisissez un titre de champ, un texte et un placement de champ. Cliquez sur Enregistrer. Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les abonnés à Factures Square Plus.
Contrats Square : Cliquez sur Ajouter pour ajouter un contrat existant à votre facture ou en créer un autre.
Étape 4 : Aperçu des paramètres
Programmer : Choisissez la date d’envoi et d’échéance.
Modes de paiement acceptés : Cochez ou décochez les options de paiement pertinentes : carte de crédit ou de débit, virement bancaire ACH, Cash App Pay, Afterpay et cyber carte cadeau ou physique Square. En savoir plus sur les frais et la tarification deFactures Square.
- Automatic Clearing House (ACH) is a network for electronic funds transfers among US financial institutions.
- With ACH processing, you receive a lower processing cost and a higher profit margin for your business. The ACH processing fee for Square Invoices is 1% with a minimum fee of $1 and no additional processing costs. For example, if your invoice is for $300, the processing fee will be 1% or $3.00.
- You can upgrade to Invoices Plus and get a $10 fee cap per ACH transaction. Fees are capped per payment request for progress invoices.
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Mode de paiement enregistré : Afin de traiter immédiatement le paiement des factures, sélectionnez la carte de paiement enregistrée ou cliquez sur Ajouter une carte pour enregistrer la carte d’un client dans votre répertoire de clients.
Pour ajouter une banque enregistrée, les acheteurs doivent choisir d’enregistrer leurs informations de paiement bancaire au moment du paiement de la facture. Découvrez comment Use Card on File with Square.
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Actions du client : Activez les options suivantes :
Pourboires : Cette option permet aux clients d’ajouter un pourboire facultatif au moment de payer leur facture.
Enregistrez le mode de paiement : Cette option autorise les clients à enregistrer les détails du paiement pour une utilisation ultérieure.
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Confirmation des biens et services : Demandez à votre client d’accepter que les biens et services soient livrés avant ou après le paiement de la facture. Une fois que le client accepte, la confirmation des biens et services apparaît sur la facture payée comme Acceptée. Cela constituera une preuve importante à utiliser dans le cas d’un litige concernant le crédit.
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Avant le paiement de la facture : Pour exiger que les clients acceptent que les biens et services soient livrés avant que la facture soit payée, activez l’option Confirmation des biens et services lors de la création de la facture. Cliquez sur Oui ou Non après avoir lu le message suivant.
Pour payer la facture, le client doit confirmer qu’il accepte les biens et services, et qu’il en est satisfait. Il s’agit uniquement des paiements finaux effectués après la livraison des biens et services.
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Après le paiement de la facture : Pour exiger que les clients acceptent que les biens et services soient livrés après le paiement de la facture, accédez à la facture payée sur le tableau de bord Square et cliquez sur Plus > Envoyer la confirmation des biens et services. Suivez les étapes pour soit programmer un rappel pour envoyer la confirmation, soit envoyer la confirmation au client immédiatement. Le client recevra un courriel contenant une case à cocher.
Une note personnalisée facultative peut être incluse avec la confirmation des biens et services.
Cette option ne sera pas disponible si une exigence de confirmation des biens et services a déjà été incluse sur la facture.
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Partager par : Cette option permet de choisir le mode de partage de la facture (par courriel, texto ou lien de partage). Cliquez sur Ajouter d’autres destinataires pour ajouter jusqu’à huit destinataires.
Rappels : Activez ou désactivez l’option Envoyer des rappels aux clients pour leur facture. Vous pouvez modifier des rappels ou les supprimer en cliquant sur l’icône de la corbeille.
Expédition : Si la livraison est requise, activez l’option Créer une commande à expédier et activez l’option Demander l’adresse de livraison (facultatif). Si sélectionnée, cette commande sera ajoutée au Gestionnaire d’expédition une fois que le client aura payé la facture. Découvrez comment Configurer l’expédition avec Factures Square.
Une fois que vous avez indiqué tous les détails de la facture, vous pouvez la prévisualiser, l’envoyer ou l’enregistrer comme brouillon pour l’envoyer ultérieurement.
- Les clients peuvent refuser les mises à jour par texto à tout moment via le message de bienvenue.
- Vous recevrez un courriel vous alertant et vous verrez que votre client s’est désinscrit dans le journal d’activité Facture à partir du Tableau de bord Square et de l’application PDV Square.
- Si un client choisit de ne pas recevoir des communications par texto, vous ne pourrez plus lui envoyer de facture par texto, à moins qu’il ne se réinscrive.
Faire le suivi des stocks et des ventes
Si vous faites le suivi des stocks au moyen de Square, vos articles seront uniquement ajustés lorsque la facture entière sera payée. Le paiement de l’acompte ne modifiera pas le nombre d’articles. Découvrez comment use inventory tracking for Square Invoices.
Avec les factures, les ventes s’enregistrent dans les rapports de vente seulement une fois l’intégralité de la facture Square payée. Les ventes sont attribuées à la date de paiement total de la facture et non à la date de paiement de l’acompte ou d’envoi de la facture.
Gérer les factures envoyées
Une fois que vous avez partagé une facture, vous pouvez rappeler aux clients de la payer, apporter des modifications si elle est impayée, accepter un paiement ou la marquer comme payé. Vous pouvez également l’annuler, la dupliquer, la partager, l’imprimer, la télécharger en format PDF ou l’archiver.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures.
- À côté de la facture correspondante, cliquez sur (•••) et sélectionnez l’action appropriée.
- Vous pouvez également cliquer sur la facture pour ouvrir un volet d’aperçu rapide, puis sur Plus pour sélectionner l’action appropriée.
- Dans l’application Factures Square ou Solution PDV Square, touchez Factures dans la barre de navigation. Dans l’application Solution PDV Square, touchez ≡ Plus > Factures.
- Sélectionnez la facture à gérer, puis touchez (•••).
- Choisissez parmi les options suivantes : envoyer un rappel, dupliquer, partager, annuler, archiver ou télécharger. Vous pouvez également Modifier la facture ou Ajouter un paiement.
Accepter le paiement d’une facture
Si votre client ne paie pas une facture en ligne, vous pouvez prendre le paiement manuellement et marquer la facture comme payée.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures.
- Il existe trois façons d’accepter un paiement à partir du tableau de bord :
a. À côté de la facture, cliquez sur (•••) > Accepter un paiement.
b. Cliquez sur la facture, puis sur Plus > Marquer comme payée.
c. Cliquez sur la facture, faites défiler vers le bas jusqu’à Paiements, puis cliquez sur Accepter un paiement. - Confirmez le montant, le mode de paiement et éventuellement une note personnelle destinée au client.
- Cliquez sur Facturer.
Si vous avez demandé une confirmation des biens et services à l’acheteur, mais que vous acceptez le paiement d’une facture sans avoir sa confirmation, celle-ci sera retirée de la facture. Le client renoncera ainsi à ses droits lors de la préparation des documents pour contester les litiges.
Si vous recevez le paiement intégral ou partiel d’une facture autrement que par Factures Square, par exemple en espèces, par chèque ou autre, vous pouvez marquer la facture comme payée à partir du tableau de bord. Voici comment faire :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures. 2. Il existe trois façons de marquer une facture comme payée à partir du tableau de bord :
a. À côté de la facture, cliquez sur (•••) > Marquer comme payée.
b. Cliquez sur la facture, puis sur Plus > Marquer comme payée.
c. Cliquez sur la facture, faites défiler vers le bas jusqu’à Paiements, puis cliquez sur Marquer comme payée. - Confirmez le montant, le mode de paiement et éventuellement une note personnelle destinée au client.
- Cliquez sur Enregistrer.
À partir des applications Factures Square et Solution PDV Square, vous pouvez recevoir un paiement intégral ou partiel par carte de crédit ou de débit (en connectant le matériel Square approprié ou en utilisant Paiement rapide sur iPhone ou Tap to Pay on Android), enregistrer une carte, une carte cadeau Square ou une saisie manuelle de carte.
Vous pouvez également marquer les factures comme payées en espèces, avec une autre carte ou un autre certificat cadeau, par chèque ou par un autre mode de paiement. Notez cependant que le montant n’est enregistré qu’à des fins de suivi. Vous ne recevrez pas d’acompte pour cette transaction.
Pour marquer une facture comme payée partiellement ou dans son intégralité :
- Dans l’application Factures Square, touchez Factures dans la barre de navigation. Dans l’application Solution PDV Square, touchez ≡ Plus > Factures.
- Dans l’onglet Paiements, sélectionnez Ajouter un paiement.
- Choisissez Montant restant ou Autre montant pour indiquer un paiement partiel. Touchez Suivant.
- Choisissez l’option de paiement.
- Une fois le paiement confirmé, touchez Nouvelle vente pour revenir à la facture.
Assistance
Pour toute question ou commentaire lors de l’utilisation de la nouvelle expérience de facturation, veuillez envoyer vos commentaires pour en faire part à nos équipes.