Create and send invoices with the new invoicing experience
- Aux commerçants qui créent des factures simples, par lots, récurrentes ou des modèles de facture avec la nouvelle expérience de facturation sur le Tableau de bord Square.
- Aux commerçants ayant les autorisations de factures pour afficher, modifier, créer et supprimer des factures et des estimations. Définissez les autorisations dans le Tableau de bord Square.
About Square Invoices
All Square Invoices Free or Plus subscribers can create invoices faster and more efficiently with our new and simplified invoice creation experience. This new layout will apply when you create single, batch (Factures Square subscribers only), or recurring invoices through your Square Dashboard on a web browser. It will also apply when creating new templates from Square Dashboard.
Before you begin
Invoices can be created, sent, and managed from your Square Dashboard, Square Invoices app, or the Square Point of Sale app using a supported mobile device. The new layout will only impact your Square Dashboard.
You can go back to the old layout at any time by selecting the Old layout link at the top of the invoice creation page. You’ll lose any unsaved changes during invoice creation when making this selection. If you choose to revert back to the old layout, it will only be for the current session.
If you subscribe to Factures Square Plus, you can send batch invoices, access multiple-package estimates, automatically convert accepted estimates to invoices, and create custom fields and content templates.
You can only batch create invoices from your Square Dashboard.
Create an invoice from your Square Dashboard
Instructions below only apply to the new invoicing layout on your Square Dashboard. For details on how to use the old layout, or how to use the Square Invoices or Point of Sale app, learn how to Créer et envoyer des factures.
Step 1: Invoice details
First, add information about your customer, invoice frequency, and payment options. Scheduled recurring invoices will be automatically sent to your customer at 10 a.m. (in your time zone) on the date you’ve selected.
Sign in to your Square Dashboard and click Payments > Invoices.
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You can create a new invoice one of two ways:
From the Overview page, click Send an invoice.
From the Invoices page, click Create invoice, and select Single, Batch (Factures Square Plus subscribers only), or Recurring.
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Under Details, add an existing customer or Create new customer.
If you've selected Batch invoices, add up to 100 customers to this batch by searching for a group or individual customer name. Each recipient will receive a separate invoice, so be sure you have a valid email address for everyone.
Enter an invoice title and add optional service date and invoice ID.
Manually enter a message to your customer.
Step 2: Line items
Add custom amounts, search your item library, or create new items. Just start typing in the + Add an item field. You can also scan a barcode to auto-populate items. Change the item quantities as needed.
Optional: Add any discounts, shipping fees, or service charges.
Optional: Add a payment schedule — this gives you more control over how your customers pay. You can schedule the initial deposit and split the remaining balance into multiple payments. Learn how to Manage invoice deposits and payment schedules.
Step 3: Attachments and custom fields (optional)
Attachments: Click Add to attach up to 10 files totalling 25 MB. Supported file types: JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP, and PDF. Do not attach sensitive personal information or illegal content. Square may use content you upload to fight chargebacks on your behalf.
Custom fields: Click Add to include custom data that will be displayed on the invoice presented to your customer. Enter a field title, text, and field placement. Click Save. This feature is available to Factures Square Plus subscribers only.
Square Contracts: Click Add to add an existing contract to your invoice or create a new one.
Step 4: Settings at a glance
Schedule: Choose the send and due date.
Accepted payment methods: Check/uncheck the relevant payment options; Credit or debit card, ACH bank transfer, Cash App Pay, Afterpay, and Square physical or eGift Card. Learn more about fees and pricing for Factures Square.
- Automatic Clearing House (ACH) is a network for electronic funds transfers among US financial institutions.
- With ACH processing, you receive a lower processing cost and a higher profit margin for your business. The ACH processing fee for Square Invoices is 1% with a minimum fee of $1 and no additional processing costs. For example, if your invoice is for $300, the processing fee will be 1% or $3.00.
- You can upgrade to Invoices Plus and get a $10 fee cap per ACH transaction. Fees are capped per payment request for progress invoices.
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Payment method on file: Select the saved payment card or click Add a card to save a customer’s card in your customer directory to immediately process invoice payments.
To add a bank on file, a buyer must elect to save bank payment information when paying the invoice. Learn how to Use Card on File with Square.
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Customer actions: Toggle on:
Tipping: Allow customers to add an optional tip when paying the invoice.
Save payment method: Allow customers to save payment details for future use.
Goods and services confirmation: In order to pay, your customer is required to confirm they accept the goods and services with satisfaction. This only covers final payments taken after goods and services have been delivered.
Share via: Choose to share the invoice by email, text message, or share link. Click Add additional recipients to add up to 8 recipients.
Reminders: Toggle Send customers reminders for their invoice on/off. You can Edit reminders or remove reminders by clicking the trash can icon.
Shipping: If shipping is required, toggle on Create order for shipping and toggle on Request delivery address (optional). If selected, this order will be added to the Shipment Manager once the customer pays the invoice. Learn how to Configurer l’expédition avec Factures Square.
Once you’ve completed all the invoice details, you can Preview, Save as Draft to send at a later date, or Send.
- Les clients peuvent refuser les mises à jour par texto à tout moment via le message de bienvenue.
- Vous recevrez un courriel vous alertant et vous verrez que votre client s’est désinscrit dans le journal d’activité Facture à partir du Tableau de bord Square et de l’application PDV Square.
- Si un client choisit de ne pas recevoir des communications par texto, vous ne pourrez plus lui envoyer de facture par texto, à moins qu’il ne se réinscrive.
Track inventory and sales
If you track inventory through Square, your items will only adjust when the entire invoice is paid. Paying the deposit will not change item counts. Learn how to use inventory tracking for Square Invoices.
With invoices, sales are not recorded within Sales Reports until the entire Square Invoice is paid. Sales are attributed to the date the invoice is paid off — not the deposit or the date the invoice was sent.
Manage sent invoices
Once you’ve shared an invoice, you can remind customers to pay, make edits to an unpaid invoice, take a payment, or mark as paid. You can also cancel, duplicate, share, print, download PDF, or archive.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures.
- À côté de la facture correspondante, cliquez sur (•••) et sélectionnez l’action appropriée.
- Vous pouvez également cliquer sur la facture pour ouvrir un volet d’aperçu rapide, puis sur Plus pour sélectionner l’action appropriée.
- Dans l’application Factures Square ou Solution PDV Square, touchez Factures dans la barre de navigation. Dans l’application Solution PDV Square, touchez ≡ Plus > Factures.
- Sélectionnez la facture à gérer, puis touchez (•••).
- Choisissez parmi les options suivantes : envoyer un rappel, dupliquer, partager, annuler, archiver ou télécharger. Vous pouvez également Modifier la facture ou Ajouter un paiement.
Take payment for an invoice
If your customer does not pay an invoice online, you can take the payment manually and mark the invoice as paid.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures.
- Il existe trois façons d’accepter un paiement à partir du tableau de bord :
a. À côté de la facture, cliquez sur (•••) > Accepter un paiement.
b. Cliquez sur la facture, puis sur Plus > Marquer comme payée.
c. Cliquez sur la facture, faites défiler vers le bas jusqu’à Paiements, puis cliquez sur Accepter un paiement. - Confirmez le montant, le mode de paiement et éventuellement une note personnelle destinée au client.
- Cliquez sur Facturer.
Si vous avez demandé une confirmation des biens et services à l’acheteur, mais que vous acceptez le paiement d’une facture sans avoir sa confirmation, celle-ci sera retirée de la facture. Le client renoncera ainsi à ses droits lors de la préparation des documents pour contester les litiges.
Si vous recevez le paiement intégral ou partiel d’une facture autrement que par Factures Square, par exemple en espèces, par chèque ou autre, vous pouvez marquer la facture comme payée à partir du tableau de bord. Voici comment faire :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Paiements > Factures > Factures. 2. Il existe trois façons de marquer une facture comme payée à partir du tableau de bord :
a. À côté de la facture, cliquez sur (•••) > Marquer comme payée.
b. Cliquez sur la facture, puis sur Plus > Marquer comme payée.
c. Cliquez sur la facture, faites défiler vers le bas jusqu’à Paiements, puis cliquez sur Marquer comme payée. - Confirmez le montant, le mode de paiement et éventuellement une note personnelle destinée au client.
- Cliquez sur Enregistrer.
À partir des applications Factures Square et Solution PDV Square, vous pouvez recevoir un paiement intégral ou partiel par carte de crédit ou de débit (en connectant le matériel Square approprié ou en utilisant Paiement rapide sur iPhone ou Tap to Pay on Android), enregistrer une carte, une carte cadeau Square ou une saisie manuelle de carte.
Vous pouvez également marquer les factures comme payées en espèces, avec une autre carte ou un autre certificat cadeau, par chèque ou par un autre mode de paiement. Notez cependant que le montant n’est enregistré qu’à des fins de suivi. Vous ne recevrez pas d’acompte pour cette transaction.
Pour marquer une facture comme payée partiellement ou dans son intégralité :
- Dans l’application Factures Square, touchez Factures dans la barre de navigation. Dans l’application Solution PDV Square, touchez ≡ Plus > Factures.
- Dans l’onglet Paiements, sélectionnez Ajouter un paiement.
- Choisissez Montant restant ou Autre montant pour indiquer un paiement partiel. Touchez Suivant.
- Choisissez l’option de paiement.
- Une fois le paiement confirmé, touchez Nouvelle vente pour revenir à la facture.
Support
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