Cambiar de proveedor de nómina
¿Te interesa hacer una transición de tus servicios de nómina a Nómina Square? Nuestro equipo facilita el cambio de proveedores sin importar la época del año.
Mira el video a continuación para ver un recorrido detallado de la incorporación a Nómina Square y el envío de tu primer pago, luego sigue las instrucciones en este artículo.
Haz la transición a Nómina Square en tres pasos:
Paso 1: Reúne la información del negocio requerida
Nombre comercial legal, tipo de negocio y dirección (tal y como está registrada con tu número de identificación del empleador (EIN))
Pago bruto hasta la fecha para cada uno de tus empleados (no es necesario si cambias al comienzo del nuevo año)
Informes de nómina de tu proveedor de nómina anterior. Obtén más información sobre cómo extraer informes de proveedores de nómina anterioresPara extraer estos informes, siga estos pasos.
Dirección de correo electrónico del empleado o contratista (en el caso de que estés habilitando cuentas en línea para empleados)
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Información del empleado y del contratista:
Dirección de correo física
Número de seguro social
Información de retención de impuestos
Dirección de correo electrónico (puedes enviarles una invitación para que ellos mismos completen sus datos fiscales y de depósito directo)
Información de exempleados W-2 para que podamos generar sus formularios W-2 a fin de año
Al configurar una cuenta, proporciona los registros de nómina anteriores para el año fiscal en curso a Nómina Square. Se requiere esta información para garantizar la declaración y retención precisas de los impuestos para los empleados actuales y pasados que se han agregado a la Nómina Square.
Puedes cargar este informe en el Panel de Datos de nómina. Si necesitas ayuda para localizar tu reporte, deberías poder pedirle instrucciones a tu proveedor anterior sobre cómo obtener este informe, o puedes comunicarte con atención al cliente para obtener más ayuda.
Si tienes contratistas con 1099 además de empleados con W-2, obtén más información sobre la transferencia de información histórica de pago de contratistas para realizar una declaración precisa en el Formulario 1099-NEC.
El comienzo del año es el mejor momento para cambiar porque no tendrás que pasar por la molestia de recopilar toda la información del año hasta la fecha y del trimestre hasta la fecha de tu proveedor anterior o de tus propios registros si administras la nómina por tu cuenta. Tu nuevo proveedor de nómina puede comenzar de cero para el nuevo año.
Para simplificar el proceso de cambio, asegúrate de que la última fecha de pago de este año sea con tu proveedor anterior y la primera fecha de pago del año nuevo sea con tu proveedor nuevo.
Paso 2: Ve a squareup.com/payroll y haz clic en Comenzar.
Si ya tienes una cuenta de Square, inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Nómina.
Introduce la información del negocio.
Activa verificación en dos pasos para proteger tu cuenta de accesos no autorizados y para agregar un nivel adicional de seguridad.
Una vez que llegues a la página de Vista general de nómina, ingresa tu información fiscal. La necesitamos para declarar y pagar impuestos en tu nombre.
Crea perfiles para cada miembro del equipo y define sus trabajos y nivel de acceso. Agrega tus empleados con formulario W-2 o contratistas con formulario 1099-MISC a Nómina Square. Obtén más información sobre Empleados W-2 o Contratistas con 1099.
Asocia una cuenta bancaria. Los salarios y los pagos de impuestos se retiran de esta cuenta. Puedes asociarla fácilmente mediante Plaid, que verifica tu cuenta bancaria al instante.
Selecciona el calendario de pagos. y detalles, como la frecuencia de pago y las fechas de inicio y finalización del período de pago. Si vinculas tu cuenta con Plaid, deberías calificar automáticamente para la velocidad de depósito directo de dos días (en lugar de la velocidad estándar de cuatro días).
Carga tus registros de nómina del año hasta la fecha.
Paso 3: Cierra tu cuenta de nómina anterior
Guarda todos los registros de nómina y de empleados. Esto incluye los desgloses de tus pagos brutos trimestrales y hasta la fecha, así como declaraciones anteriores de impuestos estatales y federales. Nota: Algunos proveedores de nómina restringen el acceso a esta información después de cerrar tu cuenta, así que asegúrate de descargar o solicitar estos datos antes de cancelar.
Mantén los registros de tus empleados. Nómina Square genera formularios W-2 para todos los empleados que pagaste durante el año calendario, incluidos aquellos que actualmente no trabajan para ti. Necesitamos las direcciones, números de seguro social (SSN) y pago bruto hasta la fecha con desglose de impuestos de tus empleados para estar seguros de que sus formularios W-2 sean correctos.
Si te cambias en medio de un trimestre, aclara qué pagos de impuestos y declaraciones está haciendo tu antiguo proveedor de nómina en tu nombre. Tu proveedor anterior debe reembolsarte los impuestos trimestrales recaudados pero no enviados al IRS o al estado (SUI, FUTA y ETT). Nómina Square recaudará y enviará esos impuestos específicos en tu nombre. Tu proveedor anterior debe pagar cualquier impuesto sobre la renta federal y estatal recaudado. Contáctanos si no lo hace, podemos asegurarnos de que tus pagos estén al día.
Obtén más información sobre Funciones de Nómina Square.